財務合同管理制度

財務合同管理制度合同編號：__________甲方（公司名稱）：____________________法定代表人：____________________地址：____________________聯系方式：____________________乙方（公司名稱）：____________________法定代表人：____________________地址：____________________聯系方式：____________________一、總則1.目的和依據為了加強公司的財務合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、資金管理、風險管理等行為，維護公司的合法權益，根據《中華人民共和國合同法》等相關法律法規(guī)，結合公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各單位與外部單位簽訂的各類財務合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、借款合同、租賃合同、服務合同等。3.基本原則（1）合法性原則：財務合同的簽訂和履行必須符合國家法律法規(guī)和政策的規(guī)定。（2）平等互利原則：合同雙方應當在平等的基礎上，協商一致，實現互利共贏。（3）風險可控原則：在簽訂和履行合同過程中，應當充分考慮各種風險因素，采取有效的風險防范措施，保證公司的利益不受損害。（4）保密原則：合同雙方應當對合同內容及涉及的商業(yè)秘密、技術秘密等予以保密。二、財務合同的分類與編號1.合同分類（1）按照合同性質，分為采購類合同、銷售類合同、資金類合同、租賃類合同、服務類合同等。（2）按照合同金額，分為重大合同（合同金額在[具體金額]以上）、一般合同（合同金額在[具體金額]以下）。2.編號規(guī)則財務合同編號由公司代碼、合同類型代碼、簽訂年份、流水號組成。例如，公司代碼為ABC，采購類合同代碼為CG，簽訂年份為2023年，流水號為001，則合同編號為ABCCG2023001。三、財務合同的簽訂1.簽訂流程（1）合同起草：業(yè)務部門根據實際業(yè)務需求，起草合同文本，并填寫《合同審批表》。（2）內部審核：合同起草完成后，依次經過業(yè)務部門負責人、財務部門、法務部門審核。審核內容包括合同的合法性、完整性、可行性、風險性等。（3）合同談判：對于重大合同或涉及重要條款的合同，由業(yè)務部門組織與對方進行談判，達成一致意見后形成合同草案。（4）合同審批：合同草案經內部審核通過后，報公司領導審批。審批權限根據公司的授權管理制度執(zhí)行。（5）合同簽訂：經審批通過的合同，由法定代表人或授權代表與對方簽訂正式合同。合同簽訂后，加蓋公司公章。2.合同主體資格審查（1）在簽訂合同前，業(yè)務部門應當對對方的主體資格進行審查，包括對方的營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、資質證書等。（2）對于首次合作的單位，還應當進行實地考察，了解對方的生產經營情況、信譽狀況等。（3）審查過程中，如發(fā)覺對方存在主體資格不合法、信譽不良等問題，應當及時終止合同簽訂程序。3.合同條款的擬定與審核（1）合同條款應當包括合同主體、合同標的、數量、質量、價格、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等內容。（2）合同條款應當明確、具體、具有可操作性，避免使用模糊、含混的語言。（3）財務部門應當對合同中的價格條款、付款方式、結算方式等進行審核，保證合同價格合理、付款條件符合公司的財務政策。（4）法務部門應當對合同的合法性、完整性進行審核，保證合同條款符合法律法規(guī)的規(guī)定，不存在法律風險。四、財務合同的履行1.履行責任（1）合同簽訂后，業(yè)務部門應當負責合同的履行，保證合同按時、按質、按量完成。（2）財務部門應當按照合同約定，及時安排資金，保證款項支付的及時性和準確性。（3）其他相關部門應當按照各自的職責，配合業(yè)務部門做好合同的履行工作。2.履行監(jiān)督（1）業(yè)務部門應當定期對合同的履行情況進行跟蹤檢查，及時發(fā)覺并解決合同履行過程中出現的問題。（2）財務部門應當對合同款項的支付情況進行監(jiān)督，保證款項支付符合合同約定。（3）法務部門應當對合同的履行情況進行法律監(jiān)督，及時發(fā)覺并處理合同履行過程中的法律問題。3.合同變更與解除（1）在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化，需要對合同進行變更或解除的，應當由業(yè)務部門提出申請，填寫《合同變更（解除）審批表》，經內部審核通過后，報公司領導審批。（2）合同變更或解除應當符合法律法規(guī)的規(guī)定和合同約定，經雙方協商一致后，簽訂書面協議。（3）對于因對方違約導致合同變更或解除的，應當及時追究對方的違約責任，維護公司的合法權益。五、財務合同的資金管理1.資金預算與安排（1）業(yè)務部門在簽訂合同前，應當根據合同金額、履行期限等因素，編制資金預算，并報財務部門審核。（2）財務部門根據公司的資金狀況和經營計劃，對資金預算進行審核和平衡，合理安排資金，保證合同的順利履行。2.款項支付與結算（1）合同款項的支付應當按照合同約定的付款方式和時間進行。在支付款項前，業(yè)務部門應當填寫《付款申請單》，經內部審核通過后，報財務部門支付。（2）財務部門在支付款項時，應當對付款申請進行審核，保證付款金額、付款方式、收款單位等信息準確無誤。（3）合同結算應當按照合同約定的結算方式和時間進行。結算完成后，業(yè)務部門應當及時與對方核對賬目，保證結算結果的準確性。六、財務合同的風險管理1.風險評估（1）在簽訂合同前，業(yè)務部門應當對合同的風險進行評估，包括市場風險、信用風險、法律風險等。（2）風險評估應當采用定性和定量相結合的方法，對風險發(fā)生的可能性和影響程度進行分析和評估。（3）根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施，將風險控制在可承受的范圍內。2.風險防范措施（1）對于市場風險，應當加強市場調研，及時掌握市場動態(tài)，合理確定合同價格和履行期限。（2）對于信用風險，應當對對方的信用狀況進行調查和評估，建立客戶信用檔案。對于信用狀況不良的客戶，應當采取擔保、預付款等風險防范措施。（3）對于法律風險，應當加強合同管理，保證合同條款符合法律法規(guī)的規(guī)定。同時應當建立健全法律糾紛處理機制，及時處理合同糾紛。七、財務合同的檔案管理1.檔案的收集與整理（1）合同簽訂后，業(yè)務部門應當及時將合同文本及相關資料收集齊全，包括合同審批表、合同變更（解除）審批表、付款申請單、結算憑證等。（2）業(yè)務部門應當對收集的合同檔案進行整理，按照合同編號進行分類裝訂，保證檔案資料的完整性和準確性。2.檔案的保管與利用（1）合同檔案應當由專人負責保管，保管地點應當安全、防潮、防火、防蟲。（2）合同檔案的保管期限按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。保管期滿后，應當按照規(guī)定進行銷毀或移交檔案管理部門。（3）公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應當填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人批準后，方可查閱。查閱時，應當遵守檔案管理的有關規(guī)定，不得損壞、涂改、轉借檔案資料。八、財務合同的監(jiān)督檢查1.監(jiān)督檢查的內容（1）合同簽訂的合法性、完整性、可行性。（2）合同履行情況，包括合同進度、質量、款項支付等。（3）合同變更和解除的程序是否合規(guī)。（4）合同風險管理情況，包括風險評估、風險防范措施的落實等。（5）合同檔案管理情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。2.監(jiān)督檢查的方式（1）定期檢查：公司每年組織一次財務合同管理的全面檢查。（2）不定期抽查：根據實際情況，對部分財務合同進行不定期抽查。（3）專項檢查：對重大合同或存在問題較多的合同進行專項檢查。九、財務合同的糾紛處理1.糾紛的預防（1）在簽訂合同前，應當充分考慮可能出現的糾紛因素，在合同條款中明確約定爭議解決方式、違約責任等內容，以減少糾紛的發(fā)生。（2）在合同履行過程中，應當加強溝通協調，及時解決合同履行中出現的問題，避免糾紛的擴大化。2.糾紛的處理流程（1）當發(fā)生合同糾紛時，業(yè)務部門應當及時向公司領導報告，并采取積極措施，避免損失的擴大。（2）公司領導根據糾紛的情況，決定是否成立糾紛處理小組。糾紛處理小組由業(yè)務部門、財務部門、法務部門等相關人員組成，負責糾紛的處理工作。（3）糾紛處理小組應當對糾紛的情況進行調查和分析，收集相關證據，制定糾紛處理方案。（4）糾紛處理方案經公司領導批準后，由糾紛處理小組負責實施。糾紛處理方案可以包括協商解決、調解解決、仲裁解決、訴訟解決等方式。（5）在糾紛處理過程中，應當及時與對方溝通協調，爭取達成和解協議。如無法達成和解協議，應當按照糾紛處理方案，及時采取相應的法律措施，維護公司的合法權益。十、財務合同的績效考核1.考核指標（1）合同簽訂的及時性和準確性。（2）合同履行的情況，包括合同進度、質量、款項支付等。（3）合同風險管理情況，包括風險評估的準確性、風險防范措施的有效性等。（4）合同檔案管理情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。（5）合同糾紛的處理情況，包括糾紛的解決效率、損失的控制等。2.考核結果的應用（1）績效考核結果作為公司對各部門和員工進行獎懲的重要依據。（2）對于績效考核成績優(yōu)秀的部門和員工，公司給予表彰和獎勵。（3）對于績效考核成績不合格的部門和員工，公司給予批評和處罰，并要求其限期整改。十一、財務合同管理的信息化建設1.信息系統(tǒng)的功能（1）合同信息管理：實現合同的錄入、查詢、修改、刪除等功能，方便對合同信息進行管理和維護。（2）合同審批流程管理：實現合同審批流程的自動化，提高審批效率，保證審批流程的規(guī)范性和合法性。（3）合同履行跟蹤管理：實現對合同履行情況的實時跟蹤和監(jiān)控，及時發(fā)覺合同履行過程中出現的問題，并進行預警和處理。（4）合同風險管理：實現對合同風險的評估、分析和預警，為合同風險管理提供決策支持。（5）合同統(tǒng)計分析：實現對合同數據的統(tǒng)計分析，為公司的經營決策提供數據支持。2.信息安全保障（1）加強系統(tǒng)安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密等安全措施，保證系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。（2）建立用戶認證和授權機制，對用戶的訪問權限進行嚴格管理，保證合同信息的安全性和保密性。（3）定期對系統(tǒng)進行安全檢測和漏洞修復，及時發(fā)覺和處理系統(tǒng)安全隱患。（4）制定應急預案，對系統(tǒng)故障、數據丟失等突發(fā)情況進行及時處理，保證系統(tǒng)的正常運行和合同信息的安全。十二、