材設(shè)部工作流程

材設(shè)部工作流程材料設(shè)備采購管理工作流程到貨驗收調(diào)查詢價制訂采購計劃到貨驗收調(diào)查詢價制訂采購計劃簽訂合同副總經(jīng)理材設(shè)部各職能部門供應(yīng)商主辦部門材設(shè)部流程名稱材料設(shè)備采購管理工作流程編修部門簽發(fā)人簽發(fā)日期簽訂供貨合同發(fā)貨到貨收款開具發(fā)票結(jié)束審批開始1.提出采購需求2.編制計劃預(yù)算審核3.列入采購計劃4.市場調(diào)查5.詢價6.編制詢價報告7.詢價預(yù)算核對8.確認產(chǎn)品質(zhì)量9.合同談判預(yù)算核對10.簽訂供應(yīng)合同11.支付履約保證金12.組織貨物驗收驗收13.辦理結(jié)算單簽認審核14.付款15.發(fā)票入賬材料設(shè)備采購管理細則一、總則1、材料、設(shè)備管理。本規(guī)定中所指的材料、設(shè)備管理是指直接用于開發(fā)項目施工的所有材料、設(shè)備的選型、定位、采購、供應(yīng)、保管、結(jié)算、轉(zhuǎn)賬以及信息服務(wù)等管理活動。材設(shè)部下設(shè)供應(yīng)科和物資科兩個科室。2、管理職責(zé)。公司工程部負責(zé)材料、設(shè)備的選型、定位及質(zhì)量管理。公司材料組負責(zé)材料、設(shè)備的商務(wù)管理。公司財務(wù)部負責(zé)材料設(shè)備的賬務(wù)管理。3、管理方式。根據(jù)采購供應(yīng)對象不同，公司材料、設(shè)備管理分為甲供材料、設(shè)備管理和非甲供材料、設(shè)備管理。4、非甲供材料管理定位及管理。公司對非甲供材料的管理僅限于設(shè)計定位、質(zhì)量控制及信息服務(wù)管理。公司工程部應(yīng)在施工招標時以招標文件的形式明確主要非甲供材料規(guī)格、型號及質(zhì)量控制標準等，材料組據(jù)此提供相關(guān)材料價格信息，并確定施工招標標底，以此控制施工投標價。確定的主要非甲供材料規(guī)格、型號及質(zhì)量標準也是工程部在施工時控制材料進場的控制標準。5、對于材料單價不便直接從施工單價中剝離、公司直接實施分包的分項工程，工程部應(yīng)在材料組確定施工單價前明確主要材料的材質(zhì)標準及相應(yīng)規(guī)格、型號，并在施工合同中約定，作為主要合同條款。6、工程部應(yīng)根據(jù)項目整體開發(fā)計劃、單項工程施工組織設(shè)計計劃及施工合同約定，編制材料使用計劃，報經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，由材料組按計劃實施。7、為規(guī)范公司材料設(shè)備采購供應(yīng)管理，公司應(yīng)對合作成熟的材料供應(yīng)商實行合格材料供應(yīng)商名單管理制度。目的是通過對供應(yīng)商建檔案管理，建立與供應(yīng)商的長期信譽合作關(guān)系，對供應(yīng)商實行優(yōu)勝劣汰機制，以減少采購環(huán)節(jié)，節(jié)約采購費用。二、合格供應(yīng)商名單管理1、名單的建立材料組按供應(yīng)材料品種的不同，將于本公司合作的供應(yīng)商逐步進行分類建檔，詳細記錄供應(yīng)商供應(yīng)材料的品種、單價、材質(zhì)、規(guī)格、型號，供應(yīng)方式，合作次數(shù)及時間，供應(yīng)商的性質(zhì)，公司職能部門對其每次合作的評價，有無不良記錄等。具備條件的供應(yīng)商為合格供應(yīng)商，成熟的合格供應(yīng)商名單中單品種材料合格供應(yīng)商不少于3家（特殊情況除外）。合格供應(yīng)商需具備的條件是：1)具備合法資格，具有符合法規(guī)要求的產(chǎn)品生產(chǎn)許可證明，產(chǎn)品質(zhì)量達到或超過產(chǎn)品標準要求，材料處于穩(wěn)定期。2）材料單價一年內(nèi)無較大提價（行業(yè)原因除外），且與公司合作低于平均市場單價。3）與公司合作連續(xù)且正在合作；或合作兩次以上，且最后一次合作結(jié)束時間不超過一年。4）兩年內(nèi)累計不良合作記錄不超過兩次。2、材料供應(yīng)商合同執(zhí)行評價材料采購合同簽訂后，材料組應(yīng)對供應(yīng)商的合同執(zhí)行進行追蹤考評，目的是考評供應(yīng)商的履約能力，對履約表現(xiàn)做好記錄；合同履行完畢，公司相關(guān)部門應(yīng)對供應(yīng)商履約能力及履約表現(xiàn)做出綜合書面評價，條件成熟時，也可采用監(jiān)理公司、施工承包商的間接書面評價。履約評價記錄是合格供應(yīng)商檔案的重要組成部分。3、合格供應(yīng)商的確認符合合格供應(yīng)商條件的供應(yīng)商均為合格供應(yīng)商，供應(yīng)科將其列入合格供應(yīng)商名單。4、合格供應(yīng)商的淘汰1）名單中的供應(yīng)商不符合合格供應(yīng)商條件中任一款項時，應(yīng)即時淘汰，供應(yīng)科將其從名單中剔除。2）一年周期內(nèi)，單品種材料合格供應(yīng)商名單中的供應(yīng)商均合格，公司相關(guān)部門對所有供應(yīng)商進行綜合考評，將相對最差供應(yīng)商淘汰。3）淘汰的合格供應(yīng)商兩年內(nèi)不允許參加公司的相同品種材料招標及供應(yīng)。三、材料設(shè)備的采購與供應(yīng)1、公司原則上采購供應(yīng)所有設(shè)備。公司對具有下列情形之一的材料實施甲供。1）、材料對工程質(zhì)量有重大影響的。2）、材料對建筑物外觀效果有重大、直接影響的。3）、材料單價及總價對工程造價影響巨大或同品種材料單價差異較大，且材質(zhì)無明顯區(qū)別的。4）、其他特殊情況。2、材料設(shè)備的采購一般應(yīng)根據(jù)單項（單位）工程施工合同實施。屬同一開發(fā)項目應(yīng)用于不同單項（單位）工程的材料設(shè)備，具備條件成批次采購的，應(yīng)盡量進行批次購買。執(zhí)行批次采購時應(yīng)具備以下3個前提條件且缺一不可。1）、材料的品種、材質(zhì)相同，且規(guī)格、型號一致或相近；設(shè)備的品種、型號、性能相同或基本一致。2）、同一供應(yīng)商（或廠家）具備同批次全部待購貨源。3）、供應(yīng)時間跨度不超過3個月。3、公司采購材料設(shè)備的主要形式是招標（議標）。成套機組及成批次設(shè)備采購須委托招標代理招標購買。不采用招標（或議標）方式購買的材料、設(shè)備應(yīng)符合下列特點：1）、成批次、單種材料總價不超過5萬元且材質(zhì)、價格比較穩(wěn)定的常規(guī)材料。2）、供應(yīng)商為合格供應(yīng)商名單中的合格供應(yīng)商，供應(yīng)材料品種、材質(zhì)、規(guī)格、型號、色彩、單價均相同，且其上一次供應(yīng)時間距離本次供應(yīng)時間跨度不超過三個月。3）、無供應(yīng)周期的單品種、不超過5件、總價不超過2萬元的常規(guī)設(shè)備。4）在市場上處于無競爭地位的（新型材料或壟斷）材料（設(shè)備）。5）公司或項目開發(fā)有特殊要求的材料（設(shè)備）。4、材料設(shè)備的采購程序一般如下。1）、確定材質(zhì)標準或性能、色彩、規(guī)格、型號等方面。2）、確定采購數(shù)量。3）、進行招標或委托招標代理。4）、考察、篩選供應(yīng)商。5）、編制招標文件并組織評審。6）、議標并評標，確定供應(yīng)商。7）、簽署合同。8）、供應(yīng)商進行供貨。5、材料或設(shè)備的選型與定位由工程部具體負責(zé)。1）、實行固定施工總價合同的，施工招標或直接采購前，工程部應(yīng)以設(shè)計文件、施工圖或其他書面文件明確材料設(shè)備的材質(zhì)或性能、規(guī)格、型號、色彩等，并在招標文件中明確，施工合同條款中也應(yīng)有相關(guān)約定。2）、實行非固定施工合同的，材料或設(shè)備采購招標或詢價采購前，工程部應(yīng)以書面形式明確待采購材料、設(shè)備的材質(zhì)或性能、規(guī)格、型號、色彩等。6、確定采購數(shù)量的步驟如下。1）、工程所需材料由工程部與項目部根據(jù)設(shè)計圖的要求確定，工程需用設(shè)備數(shù)量由供應(yīng)科與工程部共同確定。2）、采用固定總價的施工合同時，發(fā)包人采購供應(yīng)材料總量、批次供應(yīng)量、批次供應(yīng)時間應(yīng)在合同中明確規(guī)定。（3）、采用非固定施工總價的施工合同，工程部應(yīng)在設(shè)計施工圖完善后，根據(jù)確定的施工進度計劃，與施工承包商一起確定發(fā)包人供應(yīng)材料總量、批次供應(yīng)量、批次供應(yīng)時間，并以補充協(xié)議（發(fā)包人、施工承包人、監(jiān)理公司）簽證的形式明確。7、供應(yīng)商的考察與篩選。供應(yīng)科根據(jù)工程部提供的材料設(shè)備定位要求初選潛在投標人。在合格供應(yīng)商名單完善的情況下，原則上名單中的合格供應(yīng)商均為潛在投標人，但每次招標時，非名單中的投標人不得少于一家。在材料設(shè)備合格供應(yīng)商名單不完善的情況下，應(yīng)盡量選擇供廠家參加投標，盡量少選經(jīng)銷商參加投標。公司內(nèi)部考察小組由公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)牽頭，材料組、工程部等相關(guān)部門派員參加，目的是考察材料設(shè)備的材質(zhì)（或性能）、規(guī)格、型號、色彩等是否符合采購要求，供應(yīng)商是否具備相應(yīng)的加工與供應(yīng)能力，以及信譽。合格供應(yīng)商的相應(yīng)檔案記錄即為其獲準參加投標的資格材料?？疾旌蟮臐撛谕稑巳藞蠊绢I(lǐng)導(dǎo)篩選，并最終確定投標人。8、招標文件的編制與審評工作。委托招標的招標文件由招標代理負責(zé)編寫，非委托招標的招標文件由供應(yīng)科根據(jù)項目情況制定招標文件（含采購合同）文本，由相關(guān)部門組織招標評審委員會審定。材料供應(yīng)科發(fā)送招標文件并進行答疑；材料供應(yīng)科接受單位投標文件，核對財務(wù)開具的繳納投標保證金收據(jù)。準備評標選票及《評審中標確認表》，通知招標評審委員會成員開標評審時間、地點（招標地點由招標評審委員會確定）。相關(guān)專業(yè)工程師由招標評審委員會同意后作為特邀代表出席。組織召開項目材料評標會。材料供應(yīng)科陳述招標考察情況后開標，統(tǒng)計投標單位綜合情況及報價，進行樣品價格比對，當(dāng)場電話聯(lián)系投標單位進行第二輪報價，根據(jù)二次報價、樣品及綜合比較情況，招標評審委員會成員進行討論，對存在的問題電話聯(lián)系投標單位進行詢問。評審?fù)戤呄蛟u委發(fā)選票，評委完成投票后收票，在監(jiān)事會監(jiān)督下統(tǒng)計投票結(jié)果，得票最多的單位為中標單位，如果得票相同，對相同票數(shù)的單位進行重新投票。投票情況當(dāng)場公布，確定中標單位。填寫《評審中標確認表》，參會人員簽字確認。整理收存招標、投標文件及評審資料，招標評審會議記錄，負責(zé)樣品登記并移交現(xiàn)場工程主管，作為現(xiàn)場收獲依據(jù)。對中標單位招標會中電話詢價下浮部分，中標單位須出具正式蓋章的投標價格單交材料供應(yīng)科存檔。材料供應(yīng)科向中標單位下達《中標通知書》，通知相關(guān)項目部通知相關(guān)項目部及財務(wù)科中標單位情況，中標價格及其他中標細節(jié)并與中標單位約定文本合同洽談簽訂時間。合同簽訂完畢后，由供應(yīng)科發(fā)送至相關(guān)部門存檔。鋼材、木材、水泥因進貨使用周期較長，市場價格變動頻繁，市場價格地域性價格差異較大，運費價格高等因素，實行詢價材料考察制度，供應(yīng)科對建材市場進行考察，填寫《詢價記錄》報分管經(jīng)理及招標評審委員會審定。在完成合同簽訂后，供應(yīng)科及時了解市場價格信息，每批次進貨前落實鋼材、木材、水泥的進貨數(shù)量、規(guī)格和價格，若有變動，及時制表通報招標委員會，按審核批準后意見執(zhí)行。9、詢價采購評審工作公司各開發(fā)項目預(yù)算材料甲方共材中，采購金額在5萬元以下的所有材料。供應(yīng)科負責(zé)進行材料市場價格考察，貨比三家，填寫《詢價記錄》，及采購合同，由分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報招標評審委員會成員審定，按審定的意見確定供方和產(chǎn)品。確定供方和產(chǎn)品后，供應(yīng)科進行合同整理，按照傳閱會審意見修改后與審定供方進行正式合同簽訂。物資科做好樣品整理存檔工作，作為現(xiàn)場收貨依據(jù)。10、與長期戰(zhàn)略合作單位的采購工作在相關(guān)戰(zhàn)略合作協(xié)議的有效期內(nèi)，供應(yīng)科依據(jù)現(xiàn)場材料使用情況，與相關(guān)戰(zhàn)略合作協(xié)議單位進行溝通，在相應(yīng)材料使用前2個月，提報戰(zhàn)略合作單位申請，報招標評審委員會審定，按審定意見與相關(guān)戰(zhàn)略合作單位進行溝通，提報材料計劃，簽訂供貨合同，進行供貨準備工作。11、采購物資合同簽訂工作1）、招標合同簽訂：供應(yīng)科根據(jù)相關(guān)中標材料中標情況，依據(jù)中標價格、明細、技術(shù)要求及合同傳閱會審意見等，與中標單位進行合同簽訂工作。2）、詢價材料合同簽訂：供應(yīng)科根據(jù)詢價記錄表中確定的價格、明細、技術(shù)要求及合同傳閱會審意見等，與確定的詢價單位進行合同簽訂工作。3）、公司分管經(jīng)理負責(zé)對簽訂合同的審閱工作。4)、供應(yīng)科組織正式合同簽訂，一式五份。先由供方簽字蓋章，再由經(jīng)辦人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)（異地由異地項目部經(jīng)理）簽字，最后報經(jīng)總經(jīng)理審簽。報公司辦公室登記備案，加蓋合同專用章或公章，異地項目部加蓋異地合同專用章或公章。5）、合同簽訂完畢后分發(fā)至：財務(wù)科、檔案室、物資科、供應(yīng)科各一份，供貨方一份，異地材料員留用合同復(fù)印件一份。合同在簽訂完成三日內(nèi)移交到位，設(shè)合同分發(fā)記錄本、樣品移交登記表，并做好分發(fā)記錄。6）、標準合同文件文本條款如有改動的，需招標評審委員會傳閱審議后確定。12、供應(yīng)材料設(shè)備供應(yīng)商根據(jù)合同約定的數(shù)量及日期直接向施工承包商提交貨物，同時物資科、工程部配合施工承包商驗收貨物，并由物資科開具公司入、出庫單（四聯(lián)單），供應(yīng)商、施工承包商、供應(yīng)科各執(zhí)一聯(lián)。四、材料款支付工作1、供應(yīng)科根據(jù)合同及發(fā)票開具情況，按月整理《月度材料用款計劃》報分管經(jīng)理審核簽字。2、由董事長審批月度材料用款支付數(shù)額。3、供應(yīng)科依照《月度材料用款計劃》辦理月度材料付款。4、供應(yīng)科辦理單據(jù)簽字手續(xù)。簽字程序依次為供應(yīng)科、物資科、財務(wù)科、分管經(jīng)理、董事長，由財務(wù)辦理支付。五、質(zhì)保金清退工作1、根據(jù)合同的約定，材料質(zhì)保期限已到的供貨單位，由供貨單位派出專人進行質(zhì)量回訪，回訪住戶、物業(yè)科，并填寫《質(zhì)保期滿供方回訪單》。2、擬清退質(zhì)保金的供貨單位到財務(wù)科核實是否到合同約定的清退時間及條件，由財務(wù)科負責(zé)出具可以辦理清退的說明。3、供貨單位持財務(wù)科《說明》及《回訪表》到售后服務(wù)部審核《回訪表》內(nèi)容的真實性，如存在未結(jié)案情況（或客戶因質(zhì)量問題欠費不繳的情況），則不能予以辦理清退，并由售后服務(wù)部協(xié)調(diào)責(zé)任單位及客戶解決問題達到100%結(jié)案率。以上回訪等工作全部完成，售后服務(wù)部確定沒有代扣的維修費用后，書面通知財務(wù)科。4、財務(wù)科收到售后服務(wù)部的書面通知，審核該材料質(zhì)保金清退額、應(yīng)扣代維修費用、財務(wù)對賬等完善后，辦理《保修費用結(jié)算清退會審表》。5、會審表由售后服務(wù)部、工程部、供應(yīng)科、財務(wù)科、分管經(jīng)理會簽，確實無遺留問題后簽署同意清退意見。6、各部門審核完成后，供應(yīng)科按照財務(wù)科提供的《質(zhì)保金清退明細表》辦理相關(guān)手續(xù)，按照合同金額與售后服務(wù)中心提供的需扣除的維修費用，與供方核實應(yīng)付款額。附件1承包單位供材管理辦法為加強和規(guī)范工程供材工作，提高供材工作質(zhì)量和效率，根據(jù)《建筑工程施工合同》及有關(guān)供材文件規(guī)定，制定如下供材管理辦法。一、供材范圍：鋼材、木材、水泥、商砼。及《預(yù)算材料總計劃》中所包含甲供的成品、半成品、設(shè)備等材料。二、供材計劃1、水泥、鋼材、木材、商砼材料計劃：施工單位根據(jù)預(yù)算材料計劃及工程現(xiàn)場情況分批次提報計劃，供應(yīng)科依次組織材料進場。2、半成品、成品等材料計劃：施工單位根據(jù)材料計劃及施工現(xiàn)場情況，分類別（如水、電、暖等）匯報、提報。3、施工單位提報材料計劃，按材料名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、使用部位、質(zhì)量要求、進場時間等列表，經(jīng)監(jiān)理、建筑公司、項目部、物資科、分管經(jīng)理、董事長簽字后，原件由物資科留存，復(fù)印件報供應(yīng)科。4、水泥、鋼材、木材提報時間：材料進場時間提前一周報材料計劃。半成品、成品等材料提報時間材料進場時間提前一個月報材料計劃。5、施工單位因少報、漏報、遲報材料計劃，影響施工，責(zé)任自負。三、材料供應(yīng)：1、材料供應(yīng)科依據(jù)施工單位材料計劃，組織材料采購招標及購貨合同。2、所有材料均采取供貨單位直接供貨方式送至施工現(xiàn)場。貨到現(xiàn)場，施工單位會同物資科、工程部及時組織材料的進場驗收工作。驗收清點后，物資科及時開具公司材料入、出庫單。3、所有材料進場后必須按照規(guī)定進行取樣送檢。附件2對材料出現(xiàn)問題的供應(yīng)單位處理辦法在項目部現(xiàn)場材料管理中，針對材料供應(yīng)商在現(xiàn)場材料進場、使用、售后過程中出現(xiàn)的以次充好、質(zhì)量問題、供應(yīng)不及時、服務(wù)不到位等影響項目質(zhì)量、工程進度的想象，現(xiàn)提出對相關(guān)責(zé)任單位處理辦法：一、對供貨單位未按現(xiàn)場要求時間進場，造成項目現(xiàn)場延期、誤工等損失，由現(xiàn)場項目部進行評估核算后，根據(jù)收集證據(jù)情況，通過法律途徑，向該單位進行索賠。二、材料進場后，經(jīng)現(xiàn)場初步檢驗，與招標或考察樣品不符或材料質(zhì)量達不到合同要求，供應(yīng)單位不配合退換貨的，由現(xiàn)場材料員對已進場材料進行封存，并通知財務(wù)科停止對該單位的一切付款，待供貨單位糾正錯誤后，再根據(jù)現(xiàn)場項目部意見進行付款。所造成延期、誤工等損失，由現(xiàn)場項目部進行評估核算后，處理意見報評審委員會審定，向該單位進行索賠。三、材料進場后，經(jīng)外觀驗收及質(zhì)監(jiān)站檢驗合格，但材料在使用中發(fā)現(xiàn)存在質(zhì)量問題的，由現(xiàn)場材料員對未使用材料進行封存并通知財務(wù)部門停止支付應(yīng)付材料款，對延期、誤工損失，由現(xiàn)場項目部進行評估核算后，處理意見報評審委員會審定，報財務(wù)部門根據(jù)招標評審委員會意見進行扣款處理。四、項目交工后，對材料出現(xiàn)問題的，掛賬材料及質(zhì)保金停止支付，用于維修更換費用，并對造成的影響及損失由售后服務(wù)部進行評估，處理意見報招標評審委員會審定，報財務(wù)科根據(jù)招標評審委員會意見從余款中扣除作為補償。五、對上述現(xiàn)場材料出現(xiàn)問題不配合的單位，公司停止其一切經(jīng)濟合作往來，停止撥付材料款，已入圍公司戰(zhàn)略合作伙伴單位的暫停其資格，并由項目部售后服務(wù)部評估直接、間接損失，由招標委員會審查通過后按照合同約定進行索賠或扣款。六、嚴格按照公司相關(guān)文件規(guī)定、嚴格現(xiàn)場驗收制度，杜絕不合格材料進場，把好材料進場關(guān)。供應(yīng)科應(yīng)對招標及考察樣品專人管理存放，貨到現(xiàn)場材料員協(xié)調(diào)施工單位、項目部、監(jiān)理單位共同對比驗收。施工工程中，工程管理人員同監(jiān)理進行過程控制把關(guān)。材料設(shè)備物資管理細則一、總則⑴材料，設(shè)備管理。本規(guī)定中所指的材料，設(shè)備管理是指房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)直接應(yīng)用于開發(fā)項目施工的所有材料，設(shè)備的選型、定位、采購、供應(yīng)、保管、結(jié)算、轉(zhuǎn)帳以及信息服務(wù)等管理活動。⑵管理職責(zé)。公司工程部負責(zé)材料、設(shè)備的選型、定位及質(zhì)量管理。公司物資科負責(zé)材料、設(shè)備的商務(wù)管理。公司財務(wù)科負責(zé)材料、設(shè)備的賬務(wù)管理。⑶管理方式。根據(jù)采購供應(yīng)的對象不同，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)材料、設(shè)備管理分為公司供應(yīng)材料、設(shè)備（甲供材料、設(shè)備）管理和非公司供應(yīng)材料、設(shè)備（非甲供材料、設(shè)備）管理。⑷非甲供材料管理定位及管理。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)對非甲供材料的管理僅限于設(shè)計定位、質(zhì)量控制及信息服務(wù)管理。公司工程部應(yīng)在施工招標時以招標文件的形式明確主要非甲供材料規(guī)格、型號及質(zhì)量控制標準等，物資科根據(jù)此提供相關(guān)材料價格信息，并確定施工招標標底，以此控制施工投標價。確定的主要非甲供材料規(guī)格、型號及質(zhì)量控制標準也是工程部（或監(jiān)理公司）在施工時控制材料進場的控制標準。⑸對于材料單價不便直接從施工單價中剝離、公司直接實施分包的分項工程，工程部應(yīng)在物資科確定施工單價前明確主要材料的材質(zhì)標準及相應(yīng)的規(guī)格型號，并在施工合同中約定，作為主要合同條款。物資科應(yīng)根據(jù)項目整體開發(fā)計劃、單項工程施工組織設(shè)計進度計劃及施工合同約定，編制材料詳細采購計劃、報分管領(lǐng)導(dǎo)后，明示工程部及財務(wù)科，物資科按計劃實施。二、物資保管⑴材料，設(shè)備的保管經(jīng)施工承包商、監(jiān)理驗收無誤后的材料、設(shè)備由施工承包商負責(zé)保管。公司應(yīng)保證施工合同中約定。施工承包商與材料、設(shè)備供應(yīng)商為同一責(zé)任人時（如電梯供應(yīng)與安裝），對方發(fā)貨前應(yīng)及時通知物資科，工程部負責(zé)協(xié)調(diào)材料、設(shè)備現(xiàn)場堆放場所。因工程保修需要而預(yù)留的材料（或設(shè)備配件），由施工承包商或物業(yè)公司接受并保管。供應(yīng)商持有的入庫單，由物資科組織辦理入、出庫單據(jù)，入、出庫單據(jù)上的材料、設(shè)備數(shù)量，規(guī)格，型號等必須由開發(fā)商簽發(fā)的收料單據(jù)一致，并且出庫單據(jù)上應(yīng)有開發(fā)商物資科人員簽字確認。（2）材料，設(shè)備進場檢驗要求①檢查進場材料，設(shè)備供貨廠商的法人，地址，營業(yè)執(zhí)照，資質(zhì)證書，合格證，檢測報告等資料是否相符齊全。②檢查進場材料，設(shè)備的數(shù)量是否符合合同要求及物資采購計劃要求。③檢查進場材料，設(shè)備的色澤及材質(zhì)（指材料），外觀等是否符合設(shè)計要求。檢查進場材料，設(shè)備的品牌是否符合合同要求。檢查進場材料，設(shè)備是否符合出廠標準或有關(guān)國家執(zhí)行標準及合同需要達到的要求。檢查進場材料，設(shè)備與材料樣品是否相符。檢查進場材料，設(shè)備合同要求的配件等是否齊全正確（指設(shè)備或管件）以上進場材料或設(shè)備的檢查必須做到100%，由工程部負責(zé)同監(jiān)理，供應(yīng)、物資等單位共同參與進行。（3）、材料查收：3.1憑證驗收：物資管理人員要認證核對入庫材料的質(zhì)保書、合格證、發(fā)貨清單，核對無誤后接收。3.2數(shù)量驗收：物資管理人員對入庫材料進行檢尺、量方、過磅、點數(shù)等。3.3質(zhì)量驗收：物資管理人員要認真查驗包裝是否完好，有無變質(zhì)，上銹、變形、規(guī)格是否符合要求等。3.4鋼材類查收：一車裝多種產(chǎn)品的，先檢斤過磅，按理論重量進行分攤，理論重量與檢斤重量的比例按≤8控制，倉庫按理論重量出具收到條。按檢斤進貨的鋼材類以實際檢斤計算，必需按檢斤數(shù)量打條。3.5線纜類查收：供貨商必須保證線纜實際長度與規(guī)格的準確率為100%，管理人員隨機查驗數(shù)量，與供貨清單相比短缺的數(shù)量，在出具收貨證明時加倍扣除。對按長度計量的小型電纜線材倉庫要逐一測量查驗標碼，不變測量的大型線纜由使用單位在實際使用過程中測量計算，倉庫以實際測量數(shù)確定收貨數(shù)量。3.6物資進入工地時采購員必須隨貨到現(xiàn)場進行清點交接，特殊情況不能隨貨清點的，采購員應(yīng)該主動將供應(yīng)商名稱及物資清單通知相關(guān)物資管理人員，否則物資管理人員一律拒絕收貨。3.7對于未能抽檢到的不合格物資，各使用單位如在使用過程中發(fā)現(xiàn)問題，要在2日內(nèi)向物管科報告，逾期不報者，由使用單位自己負責(zé)相關(guān)責(zé)任。禁止使用單位私自與供應(yīng)商調(diào)換，物資科接到反饋后，負責(zé)在當(dāng)天通知采購部門。如果是采購物資本身存在質(zhì)量問題，采購部門負責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商，積極做好退換貨及索賠等工作。采購部門應(yīng)及時處理，做到不影響各部門正常工作。3.8對部分物資的質(zhì)量問題，因我公司不具備鑒定能力的，由供應(yīng)商和施工單位共同指定權(quán)威部門進行鑒定，鑒定費用由雙方承擔(dān)。如果鑒定不合格，則鑒定費用由供應(yīng)商承擔(dān)并取消供應(yīng)商資格。3.9在入庫時，物資管理人員要按照采購計劃接收材料入庫，對于無計劃或超計劃采購的物資必須由分管經(jīng)理簽字補計劃，否則一律拒收。對鋼材等計檢斤入庫的特殊物資，因不好分割等原因造成的超計劃可適當(dāng)控制在5%以內(nèi)，予以酌情接收。（4）物資倉庫管理4.1供應(yīng)商進貨到→施工現(xiàn)場→由物資科接貨→項目部核對資料→物資科實物驗收→合格后→辦理入庫手續(xù)→由倉庫管理員進行查收、維護保養(yǎng)、定期盤點、→由物資科開具領(lǐng)料單→項目部簽字確認→倉庫管理員核對領(lǐng)料單→倉庫管理員清點材料→物資科辦理出庫憑證→倉庫管理員提交倉儲管理報告→由董事長審核→存檔、整理資料。4.2材料設(shè)備供應(yīng)商按照采購合同要求對材料設(shè)備進行出廠核對，核對無誤后，委托運輸方將其準時運抵交貨地點，并通知物資科派遣人員接貨。物資科協(xié)助項目部接貨。雙方進行統(tǒng)一驗收，驗收如果不合格的材料或設(shè)備由運輸方將其一并退回供應(yīng)商。此后事宜，供需雙方再做協(xié)商處理。對驗收合格的材料設(shè)備，由物資科專業(yè)人員建立賬目，并進行入庫處理。物資科倉庫管理員對驗收合格的材料設(shè)備進行分類并協(xié)同相關(guān)人員作入庫處理，每樣材料或設(shè)備均需進行詳細的編碼或者，按類型分類擺放，并做記錄，一便日后查驗和庫存管理。特殊的材料需要采用特定的方式保護（如密封等）倉庫管理員需要定期對材料設(shè)備進行盤點，并詳細記錄盤點情況，編制完成書面的《庫存盤點記錄》。（5）材料設(shè)備運輸管理制度為了確保材料設(shè)備在運輸過程中不受損失和損壞，特制定本制度。本制度適合用于對項目施工所用材料設(shè)備的運輸管理，其范圍既包括公司倉庫向分倉庫運輸，也包括由倉庫向施工現(xiàn)場的運輸。所運材料設(shè)備到達施工現(xiàn)場后，施工單位負責(zé)人同物資科人員根據(jù)《材料設(shè)備清單》共同進行材料設(shè)備的清點和材料設(shè)備質(zhì)量檢驗，并進行記錄簽字。材料設(shè)備的搬運質(zhì)量直接關(guān)系到工程的產(chǎn)品質(zhì)量，除上述條例在材料設(shè)備搬運時應(yīng)嚴格要求遵守外，對其他材料設(shè)備的運輸管理嚴格注意人員、設(shè)備及被搬運物資的安全，還要盡量避免材料設(shè)備在搬運過程中發(fā)生劃傷磕碰。有包裝的材料設(shè)備應(yīng)嚴格按照包裝上標注的標志作業(yè)，保證材料設(shè)備包裝完好無損，以確保材料設(shè)備在運輸過程中不受損壞。材料運輸中所產(chǎn)生的費用，所產(chǎn)生的費用由供應(yīng)商出具，若倉庫搬運施工工地時，應(yīng)有開發(fā)企業(yè)負責(zé)，制定《運輸單》由分管經(jīng)理簽字，董事長簽字后到財務(wù)科報銷。三、《物資采購計劃表》的編制施工單位提報《物資采購計劃表》↓工程部現(xiàn)場管理人員審核并簽字↓物資管理人員簽字↓分管經(jīng)理審核并簽字↓總經(jīng)理審批↓轉(zhuǎn)交采購人員啟動物資采購程序施工單位提報《物資采購計劃表》分以下階段1）基礎(chǔ)±0.00：鋼材、水泥、木材。2）1～5層：鋼材、水泥、木材、給排水管材、管件；配電箱、消防箱、屋面瓦、內(nèi)外墻磚、暖氣片等。3）6～11層、悶頂層：鋼材、水泥、木材、開關(guān)插座、燈具、單元門、進戶門、樓梯踏步、樓梯扶手、電梯、太陽能等。4）配套項目材料由配套施工單位提報，經(jīng)成本控制部、工程部審核。5）鋼材、水泥、木材計劃提前一周提報，其它材料提前十天提報，由材料員負責(zé)督促辦理。6）依據(jù)工程部確定使用材料、設(shè)備的質(zhì)量標準、規(guī)格型號和技術(shù)標準。根據(jù)工程進度，施工單位提出《物資采購計劃表》由工程部審核后交物資科，由物資科負責(zé)報副經(jīng)理審核總經(jīng)理審批，審批后轉(zhuǎn)交采購部啟動采購程序。7）材料采購員收到《物資采購計劃表》后根據(jù)物資使用日期及時進行招標采購及進貨工作。8）施工單位提報的材料計劃可控制在成本控制部預(yù)算材料計劃（正式計劃）的±5%范圍內(nèi)，超出預(yù)算材料計劃±5％部分需進行核查。9）對于鋼材等價格波動較頻繁且調(diào)整幅度較大的材料，供應(yīng)人員應(yīng)根據(jù)市場信息，及時與供貨商聯(lián)系，調(diào)整供貨價格，詳細記錄價格調(diào)整日期，報分管經(jīng)理審核。結(jié)算時依據(jù)《領(lǐng)料單》開具日期，確定鋼材價格。四、材料出入庫辦理流程供貨單位將材料送到施工現(xiàn)場↓物資人員和施工單位共同驗收后，由物資人員出具《材料入出庫單》↓供貨單位持《入庫單》、施工單位持《領(lǐng)料單》、物資科和供應(yīng)科各持一聯(lián)↓供貨單位持《入庫單》和發(fā)票到財務(wù)科辦理手續(xù)↓辦理《三大材》、《半成品材料》、《單體實供材料》《周轉(zhuǎn)材料》臺帳登記《材料入出庫單》分為四聯(lián)，由物資人員開具，物資、采購、供貨商、施工單位各一聯(lián)。五、工程竣工材料結(jié)算流程1、根據(jù)《出庫單》按格式編制完成后與財務(wù)核對材料定案↓與施工單位完成甲供材明細對帳↓完成明細對帳后按格式編制《甲方供材實供明細表》并簽字蓋章↓報公司成本控制部審核↓公司成本控制部提供《甲供材結(jié)算明細表》↓依據(jù)與財務(wù)、施工單位定案的《甲方供材實供明細表》及公司成本控制部提供的《甲供材結(jié)算明細表》編制《超欠供明細表》↓公司分管經(jīng)理、經(jīng)理審核簽字2、物資人員依據(jù)合同、《供貨清單》進行核對后，辦理材料入出庫并出具《入出庫單》，一份隨發(fā)票到財務(wù)，一份交采購部門，一份交項目部。根據(jù)施工單位提供的《領(lǐng)料單》辦理出庫，入庫材料數(shù)量、規(guī)格、型號必須和出庫數(shù)量、規(guī)格、型號一致。3、物資人員辦理完成材料出入庫手續(xù)后，由采購員持發(fā)票、《入庫單》到財務(wù)辦理付款憑證粘貼，由財務(wù)人員進行審核。每月31日前，物資部門出具當(dāng)月物資入庫總額、出庫總額、庫存總額報表，一份轉(zhuǎn)財務(wù)部門、一份轉(zhuǎn)供應(yīng)部門，三個部門同時對賬，確保賬賬相符。物資部門核對入庫單、領(lǐng)料單匯總，確保賬物相符。4.所有供貨商全部走完上述流程后，才能進入付款流程。5.項目結(jié)束后物資部門出具各項目部領(lǐng)料分類明細，經(jīng)項目部經(jīng)理簽字確認后轉(zhuǎn)成控部門。6、物資人員及時登記《單體工程實供材明細臺帳》，并根據(jù)《出庫單》及單體材料計劃，隨時掌握供應(yīng)情況并及時與材料采購部人員反饋，杜絕超供現(xiàn)象。7、工程現(xiàn)場使用的配套、臨三通等材料，辦理《周轉(zhuǎn)材料入庫單》，登記《周轉(zhuǎn)材料臺帳》，內(nèi)容包括：臨時用電電纜、變壓器、分線箱、水泵等材料、設(shè)備。可回收利用的必須在周轉(zhuǎn)材料臺帳中注明。8、回收入庫周轉(zhuǎn)材料，由工程項目部現(xiàn)場主管作為使用管理人辦理領(lǐng)用手續(xù)，經(jīng)工程部負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后方可辦理。9、現(xiàn)場使用管理人負責(zé)周轉(zhuǎn)材料使用過程中的保養(yǎng)、管理工作，確保材料設(shè)備的存放安全和正常使用。10、列入回收的周轉(zhuǎn)材料，現(xiàn)場使用管理人負責(zé)在工程完工后周轉(zhuǎn)材料的回收工作。無法回收的需書面由工程部負責(zé)人核準，報分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批后，與采購員辦理核銷手續(xù)。11、財務(wù)部門進行單體項目進度撥款時，如有供貨單位已供材未開發(fā)票，由采購員聯(lián)系供貨單位提供單體項目已供貨明細，報財務(wù)部。六、統(tǒng)計1物資管理人員在每月31日前對當(dāng)月的材料領(lǐng)用情況按項目部進行匯總統(tǒng)計，匯總內(nèi)容包括材料類別、數(shù)量、單價、金額等，分別傳遞給財務(wù)科、供應(yīng)科對賬。2物資管理人員在進行發(fā)票入庫時，要認真審核發(fā)票清單同收到條上的物資明細是否相符，發(fā)票所付貨物收到條是否齊全，收到條是否規(guī)范、真實，發(fā)票金額是否準確，審批手續(xù)是否齊全，確認無誤后方可辦理發(fā)票入庫手續(xù)。七、公司材料人員配置及主要工作物資管理員主要工作：現(xiàn)場材料的出入庫、倉庫管理、材料管理、臺帳登記，周轉(zhuǎn)材料的管理、建檔、回收等工作。重要設(shè)備招標采購管理制度第1章總則第1條為了規(guī)范公司公開招標的采購行為，確保合格供應(yīng)商中標，特制定本制度。第2條根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，本制度所指設(shè)備特指價值在5萬元以上的設(shè)備以及其他依照國家和行業(yè)規(guī)定，需要進行招標采購的設(shè)備。第3條權(quán)責(zé)主體。1．公司成立招標采購領(lǐng)導(dǎo)小組，全面負責(zé)招標采購過程的管理工作。2．材設(shè)部在采購領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下開展工作，包括招標的準備工作、組織工作以及合同管理等工作。第2章招標準備第4條確定招標期限。采購領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)公司采購管理制度，確定公開招標的期限和具體要求。第5條材設(shè)部根據(jù)采購設(shè)備的特征和類型，擬訂招標文件，并將文件報招標領(lǐng)導(dǎo)小組審核后公布。第6條招標文件的內(nèi)容。1．招標公告。2．招標書及其附件。（1）《招標邀請書》、投標人須知。（2）采購合同的通用條款、專用條款。（3）采購設(shè)備的型號等要求一覽表（格式）、技術(shù)規(guī)格（規(guī)范）、圖紙。（4）投標書格式；資格審查需要的報表、工程量清單、報價一覽表；投標保證金格式及其他補充資料表。（5）雙方簽署的協(xié)議書格式、履約保證金格式、預(yù)付款保函格式等。第3章發(fā)布招標公告和進行資格預(yù)審第7條發(fā)布招標公告。采購設(shè)備招標公告發(fā)布媒體要選擇行業(yè)內(nèi)熟知的報刊、信息網(wǎng)絡(luò)或者其他媒介，必須是國家正規(guī)媒體。第8條招標公告應(yīng)當(dāng)載明招標人的名稱和地址，招標項目的性質(zhì)、數(shù)量、實施地點和時間以及獲取招標文件的辦法等事項。第9條材設(shè)部負責(zé)投標文件的接收和登記工作，并接受相關(guān)投標事宜的咨詢。第10條采購領(lǐng)導(dǎo)小組對投標人在《招標邀請書》中提供有關(guān)資質(zhì)證明文件和業(yè)績等信息進行資格審核。資格預(yù)審主要內(nèi)容及條件包括以下6個方面。1．投標申請人企業(yè)資質(zhì)等級滿足招標項目的資質(zhì)要求，組成聯(lián)合體投標的，聯(lián)合體各成員單位資質(zhì)等級均需滿足要求，并明確規(guī)定聯(lián)合投標協(xié)議書的責(zé)任。2．投標申請人是獨立法人單位，具有獨立簽訂和履行合同的能力。3．投標申請人企業(yè)法定代表人或授權(quán)委托代理人要身份合法、證件齊全有效。4．投標申請人沒有處于被責(zé)令停業(yè)，被取消投標資格，財產(chǎn)被接管、凍結(jié)，破產(chǎn)的狀態(tài)。5．沒有因騙取中標或嚴重違約或發(fā)生重大質(zhì)量、安全事故而正處于被調(diào)查處理或停業(yè)整頓的階段。6．投標申請人提交的資格預(yù)審材料符合資格預(yù)審文件要求，并且齊全、真實、有效。第11條設(shè)備選型在確定3～5家供應(yīng)商之后進行，采購領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)設(shè)備的選型工作，并填寫下表所示的選型建議表。選型建議表廠家型號I廠家型號Ⅱ廠家型號Ⅲ廠家型號Ⅳ備注主要技術(shù)參數(shù)設(shè)備相關(guān)標準證明設(shè)備售后服務(wù)能力零配件供應(yīng)及時性報價情況付款方式市場調(diào)查材料設(shè)備部意見項目管理部意見總經(jīng)理批示簽名：年月日第12條招標人要求投標人提交投標擔(dān)保的，應(yīng)當(dāng)在招標文件中明確投標擔(dān)保的方式和金額。投標擔(dān)保可以采用投標保函或者投標保證金的方式。投標保證金可以使用支票、銀行匯票、現(xiàn)金等。投標擔(dān)保金額控制在投標總價的1%，最高金額不超過20萬元。第4章開標、評標和中標第13條開標應(yīng)當(dāng)在招標文件確定的提交投標文件截止時間的同一時間公開進行，開標地點應(yīng)當(dāng)是招標文件中預(yù)先確定的地點。第14條開標由招標人主持，邀請所有投標人參加。第15條開標時，由投標人或者其推選的代表檢查投標文件的密封情況，也可以由招標人委托的公證機構(gòu)檢查并公證；經(jīng)確認無誤后，由工作人員當(dāng)眾拆封，招標人宣讀投標人名稱、投標價格和投標文件的其他主要內(nèi)容。第16條招標人在招標文件要求提交投標文件的截止時間前收到的所有投標文件，開標時都應(yīng)當(dāng)當(dāng)眾予以拆封、宣讀。第17條開標過程應(yīng)當(dāng)記錄，并存檔備查。第18條評標由采購領(lǐng)導(dǎo)小組組建的評標委員會負責(zé)，委員會成員由外請專家和本公司招標代表組成。第19條采購領(lǐng)導(dǎo)小組必須確保評標過程的保密性。第20條評標委員會可以要求投標人對投標文件中含義不明確的內(nèi)容做必要的澄清或者說明，但是澄清或者說明不得超出投標文件的范圍或者改變投標文件的實質(zhì)性內(nèi)容。第21條評標委員會應(yīng)當(dāng)按照招標文件確定的評標標準和方法，對投標文件進行評審和比較。設(shè)有標底的，應(yīng)當(dāng)參考標底。評標委員會完成評標后，應(yīng)當(dāng)向招標人提出書面評標報告，并推薦合格的中標候選人。第22條采購領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)根據(jù)評標委員會提出的書面評標報告和推薦的中標候選人確定中標人。第23條采購領(lǐng)導(dǎo)小組向中標人發(fā)出中標通知書，并同時將中標結(jié)果通知所有未中標的投標人。第5章簽訂采購合同第24條公司按照招標文件和中標人的投標文件訂立書面合同，不可另行訂立背離合同實質(zhì)性內(nèi)容的其他協(xié)議。第25條在不違背合同根本條款的前提下，公司可以就合同的具體條款同中標人進行合同洽商和談判。第6章附則第26條公司嚴禁員工個人串通投標人騙取標底。嚴禁在招標過程中，員工向相關(guān)投標人泄露有關(guān)標書的任何信息。違者將處以扣除獎金、降職以至開除的處罰。第27條本制度由材設(shè)部擬訂，經(jīng)工程總監(jiān)審核，總經(jīng)理審批簽字后生效實施。第28條本制度未盡事宜，由材設(shè)部另行規(guī)定。相關(guān)部門指定材料采購管理細則第1章總則第1條為了維護公司利益，對國家相關(guān)部門指定產(chǎn)品的采購活動進行有效控制，確保第一時間解決問題，特制定本細則。第2條公司目前涉及的采購指定材料的部門主要是供電局與消防局。第3條本細則適用于對相關(guān)部門指定材料采購事項的管理。1．供電局指定產(chǎn)品包括住戶箱、電表箱、熔絲箱、分線箱、低壓動力柜、母線槽等。2．消防局指定產(chǎn)品包括滅火器、滅火器箱、消防箱及其他相關(guān)設(shè)備。第4條采購時相關(guān)部門的職責(zé)。1．指定材料的采購由材設(shè)部負責(zé)整個的采購過程。2．項目部、工程部、財務(wù)部協(xié)助材設(shè)部做好采購的工作。第2章供電局指定產(chǎn)品采購管理規(guī)定第5條供電局指定產(chǎn)品的采購程序。1．工程部負責(zé)提供電氣設(shè)備設(shè)計圖紙給予材設(shè)部進行參考。2．材設(shè)部接到工程部提供的電氣設(shè)備設(shè)計圖