第3章賬務處理與總賬子系統(tǒng)

會計信息系統(tǒng)AccountingInformationSystem章賬務處理與總賬子系統(tǒng)第一節(jié)賬務處理概述第二節(jié)賬務處理的流程分析第三節(jié)總賬子系統(tǒng)的總體設計 第四節(jié) 總賬子系統(tǒng)的初始設置 第五節(jié)憑證管理第六節(jié)出納管理 第七節(jié)期末處理與賬表輸出第八節(jié)輔助管理—往來和項目核算與管理第九節(jié)總賬子系統(tǒng)的改進---財務業(yè)務一體化策略 主要內容學習目標1掌握手工與IT環(huán)境下賬務處理的異同2掌握總賬子系統(tǒng)的基本原理和功能3掌握總賬子系統(tǒng)的數據文件設計和會計編碼的設計方法4理解總賬子系統(tǒng)的初始設置5理解憑證處理與記賬結賬6了解出納管理7了解賬簿輸出和會計報告8掌握輔助核算與管理第一節(jié)賬務處理概述賬務處理的基本概念賬務處理是指從價值管理的視角出發(fā)，主要運用貨幣形式的信息計量，借助于專門的會計核算方法，對各單位（會計主體）的經濟業(yè)務進行核算、控制，產生一系列財務信息和其他經濟信息，為企業(yè)內部和外部的信息使用者提供服務來創(chuàng)造價值。從信息系統(tǒng)角度看，賬務處理工作是由會計信息系統(tǒng)的子系統(tǒng)-總賬子系統(tǒng)來完成的?？傎~子系統(tǒng)的基本功能是通過采集數據、加工和存儲數據、報告財務信息，實現對企業(yè)經營活動進行核算和控制，保證會計信息的真實、準確和有效。投資人債權人管理者政府會計數據（賬簿、憑證）經濟業(yè)務流程數據采集數據加工與存儲報告信息原始憑證1．數據采集數據采集主要是從經濟業(yè)務流程中采集數據，為數據加工服務。這些數據包括:獲取/支付流程的數據轉換流程的數據銷售/收款流程的數據總賬子系統(tǒng)從業(yè)務流程采集數據2.數據加工與存儲加工與存儲是將反映經濟活動的原始憑證按照會計科目和“有借必有貸，借貸必相對”的原則編制記賬憑證、審核記賬憑證，然后對其進行分類、計算、求和，并將結果保存在各類賬簿中。3.報告信息

報告信息是以賬簿、記賬憑證為依據，編制內部報表和外部報表提交給投資人、債權人、管理者、政府部門等。賬務處理的基本特征

規(guī)范性強——采用借貸記賬法1.有借必有貸，借貸必相等；2.資產＝負債＋所有者權益3.總賬余額/發(fā)生額＝下屬明細賬余額/發(fā)生額之和綜合性強（產生的信息具有很強的綜合性和概括性）集成性要求高（是整個會計信息系統(tǒng)的核心）正確性要求高第二節(jié)賬務處理的流程分析手工處理流程記賬憑證核算形式科目匯總表核算形式匯總記賬憑證核算形式日記總賬核算形式多欄式日記賬核算形式差別：登記總賬的方法和依據不同。科目匯總表核算形式手工處理流程原始憑證記賬憑證收款憑證付款憑證轉賬憑證科目匯總表日記賬明細賬總賬期未處理編制報表報表編制科目匯總表編制和審核憑證登記日記賬登記各種明細賬登記總賬返回

手工環(huán)境下賬務處理流程的缺陷數據大量重復信息提供不及時準確性差工作強度大IT環(huán)境下賬務處理的流程分析

賬務處理流程中的主要角色業(yè)務人員：經濟業(yè)務執(zhí)行的主體（采購人員、銷售人員、后勤人員等）憑證編制人員：將經濟業(yè)務信息轉換成會計信息－記賬憑證的人員憑證審核人員：對憑證的正確性、合法性、合規(guī)性進行審核的財會人員，他與憑證編制人員互斥記賬與結賬人員：負責將憑證信息轉換成賬簿信息以及月末進行結賬的財會人員；查詢與分析人員：對于企業(yè)的財務信息有權查詢的人員以及對企業(yè)財務狀況和經營成果有權查詢的人員（包括財會人員、財務經理、總經理等）（一）IT環(huán)境下總賬子系統(tǒng)頂層數據流程圖用戶總賬子系統(tǒng)--賬務處理會計信息系統(tǒng)其他子系統(tǒng)⒈會計人員將初始化信息、原始憑證、記賬憑證、對賬單等輸入總賬子系統(tǒng)進行賬務處理；⒉總賬子系統(tǒng)處理之后，將結果信息如記賬憑證、成本費用分配信息等傳入會計信息系統(tǒng)中其他子系統(tǒng)（如工資子系統(tǒng)、固定資產子系統(tǒng)、成本子系統(tǒng)等）；⒊會計信息系統(tǒng)中其他子系統(tǒng)也會采用實時或批處理的方式向總賬子系統(tǒng)傳遞記賬憑證等信息。返回總賬子系統(tǒng)中間層數據流程圖原始憑證記賬憑證填制錄入憑證文件審核登記余額文件機制憑證自動轉賬期末處理賬簿輸出報表輸出單位銀行賬文件銀行對賬單輸入或者接收對賬單文件銀行對賬銀行原始單據錄入余額調節(jié)表各種報表余額調節(jié)表各種賬簿返回（三）銀行對賬的底層流圖對賬單錄入對賬單網絡或軟盤接賬銀行對賬單文件企業(yè)銀行賬文件錄入或轉入銀行記錄銀行原始記錄或憑證文件按條件進行對賬查詢輸出已達賬未達賬對賬單返回IT環(huán)境下和手工環(huán)境下賬務處理流程的異同數據處理的起點與終點不同數據處理方式不同數據存儲方式不同對賬的方式不同會計資料的查詢統(tǒng)計方式不同第三節(jié)總賬子系統(tǒng)的總體設計總賬子系統(tǒng)的目標總賬子系統(tǒng)的基本功能會計科目編碼及其體系設計總賬子系統(tǒng)主要數據文件設計總賬子系統(tǒng)的目標

1.及時、準確的采集和輸入各種憑證，保證進入計算機的會計數據及時、準確和全面；2.高效、正確地完成記賬等數據處理過程；3.隨時輸出某個時期內任意會計科目發(fā)生地所有業(yè)務，隨時輸出各個會計期間地各種賬表，為企業(yè)管理提供信息；4.建立總賬子系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的數據接口，實現會計數據的及時傳遞和數據共享。總賬子系統(tǒng)初始設置憑證管理期末處理會計報表輔助管理其他出納管理系統(tǒng)服務賬簿輸出總賬子系統(tǒng)的功能結構圖為什么需要進行會計科目的編碼？會計科目是對會計業(yè)務具體核算內容進行分類的名稱。會計科目編碼設計是根據會計制度的規(guī)定及會計科目的設置，按照一個系統(tǒng)的方案確定出各級科目唯一數字編碼的方法。會計科目編碼在手工操作下一般不使用，但是采用計算機處理會計數據時，則需要采用會計科目編碼。1.采用會計科目編碼便于反映會計科目間的邏輯關系2.保證會計科目的唯一性3.便于計算機處理和分類4.節(jié)省存儲空間5.提高處理速度會計科目編碼設計的必要性科目編碼方法與編碼原則

方法：順序編碼位數編碼分組編碼原則：規(guī)定性原則層次性原則1501 固定資產150101 固定資產——甲車間150101001 固定資產——甲車間——A型機床150101002 固定資產——甲車間——B型機床一致性原則簡短性原則擴展性原則會計科目編碼體系的設計定長定位不定長方式立體科目科目體系結構——定長定位方式科目體系結構：4－2－2三級科目最多設計99個二級科目最多設計99個一級科目最多設計9999個定長定位方法科目體系結構——不定長方式科目：660201013科目末級標志為“真”上級科目編碼66020科目級別：3級

科目體系結構立體科目方法是指將科目中大量重復的科目從科目體系中分離出來，按照項目進行存儲，并將項目和科目建立動態(tài)鏈接，在滿足優(yōu)化會計科目體系的同時，達到精細核算的目的?？傎~子系統(tǒng)主要數據文件設計計算機會計信息系統(tǒng)中，所有的賬、證、表都必須存放在計算機存儲器中，在存儲器上，各種數據均以文件(或數據文件)的形式存放。那么IT環(huán)境下總賬子系統(tǒng)中的賬、證、表以哪些文件、用何種結構在計算機中存儲呢？實際上，總賬子系統(tǒng)數據文件的設計與系統(tǒng)設計時產生的賬務處理流程有關、與設計人員的思路有關，還與數據管理系統(tǒng)等多種因素有關。三個關鍵文件科目文件匯總文件憑證文件第四節(jié)總賬子系統(tǒng)的初始設置總賬子系統(tǒng)是一個通用性較強的系統(tǒng)，為了使其能夠在各行各業(yè)應用，設計時重點考慮各單位會計核算和財務管理的一般特性。在進行賬務處理之前，首先要根據本單位的業(yè)務屬性進行具體設置，即將企業(yè)個性化特征的信息保存在相應的數據文件中，這種設置工作稱之為初始設置工作。設置流程初始設置－－設置賬套

設置賬套模塊的功能是建立核算單位，即在系統(tǒng)中為本企業(yè)建立一套核算賬套?？傎~子系統(tǒng)中的核算賬套實際上是相互關聯(lián)的賬務數據構成的數據文件。一般單位只有一套賬。具體設置賬套時，根據系統(tǒng)的提示對賬套進行參數的定義。賬套參數定義的內容賬套參數定義的內容主要包括：賬套（賬套號、賬套名稱、單位名稱、企業(yè)性質等）、會計科目編碼方案（即各級科目的編碼位長、位數）、啟用日期、記賬本位幣、會計主管姓名等。案例單位名稱：北京燕豐酒業(yè)股份有限公司（簡稱：燕豐酒廠）啟用日期：2001年4月1日會計期間：1月25日——12月25日記賬本位幣：人民幣（RMB）企業(yè)類型：商業(yè)行業(yè)性質：股份制會計科目編碼結構：4－2－2－2－2客戶分類編碼級次：2－2－3供應商分類編碼級次：2－2－3部門編碼級次：1－2－2結算方式編碼級次：1－2初始設置科目設置錄入余額人員權限設置結算方式設置案例第五節(jié)憑證管理憑證管理模塊的功能主要是完成對憑證的日常處理工作，它又可劃分為憑證輸入、憑證審核、憑證查詢打印、憑證匯總、記賬等功能模塊。憑證錄入與控制機制

憑證類型和憑證號。憑證號是記賬憑證的標識，按會計制度要求，不同類型憑證每月分別從1開始連續(xù)編號，不能有重號、漏號。因此，當用戶輸入憑證類型后，其控制機制為：系統(tǒng)檢查出該類最后一張憑證號，自動加一后生成當前憑證號。憑證日期。憑證日期用于標識經濟業(yè)務發(fā)生的時間，憑證日期必須為公立日期，憑證日期應該隨憑證號遞增而遞增等。因此，其控制機制為：憑證日期為公歷日期，輸入日期不能為非結賬月份的日期附單據數。即本憑證的附件張數。摘要。輸入本筆分錄的業(yè)務說明，摘要要求簡潔明了。憑證錄入與控制機制－科目

科目是經濟業(yè)務分類的主要依據，憑證錄入模塊提供對科目編碼設置一系列的控制機制：存在性檢查：即檢查憑證中科目編碼是否存在。財會人員在輸入記賬憑證時，輸入一科目編碼，如果財會人員在進行初始設置科目設置時設置了該科目編碼，即“科目文件”有該科目編碼存在，那么檢查結果為“正確”或“真”，否則，檢查結果為“錯誤”或“假”。

是否是明細記賬科目的檢查：檢查憑證中科目編碼是否為最底級科目編碼或記賬明細科目。在計算機條件下，科目是分級的。輸入記賬憑證時，只能輸入記賬明細科目或最底級科目，不能輸入控制性科目或父科目。如果輸入記賬明細科目，檢查結果為“正確”或“真”，否則，檢查結果為“錯誤”或“假”。

憑證錄入與控制機制－科目

與憑證類型是否相符的檢查：即檢查輸入的借方科目或貸方科目與憑證類型是否相符的檢查。特定的憑證類型有時要求憑證中必須出現某些科目。如付款憑證中貸方科目必須出現“現金”或“銀行存款”科目；收款憑證中，借方科目必須出現“現金”或“銀行存款”科目。若滿足上述條件，檢查結果為“正確”或“真”，否則，檢查結果為“錯誤”或“假”。憑證錄入與控制機制－科目

憑證錄入與控制機制－金額任何一張憑證都滿足“有借必有貸，借貸必相等”的原則。因此，對每一張憑證存入憑證文件之前，其控制機制為：自動進行借貸平衡檢查。如果平衡，檢查結果為“正確”或“真”，否則，檢查結果為“錯誤”或“假”。

只有當所有檢查結果都為“正確”或“真”，該張憑證被計算機接收，否則計算機拒絕接收。憑證錄入模塊中的其他功能1.科目聯(lián)機查詢功能2.計算器功能3.常用摘要輸入功能4.憑證修改錯誤憑證的“無痕跡”修改錯誤憑證的“有痕跡”修改憑證審核與記賬憑證審核的目的和功能憑證審核的方法1.靜態(tài)屏幕審核法2.二次輸入校驗法憑證審核模塊的控制功能無論是審核簽字還是取消審核，審核人和制單人不能是同一人；憑證一經審核，就不能修改、刪除，只有取消審核后才可以；取消審核只能由審核人自己完成。審核與記賬

臨時憑證文件科目編碼借貸金額，，，科目文件科目編碼科目性質父科目，，，歷史憑證文件科目編碼借貸金額，，，匯總文件科目編碼余額發(fā)生額，，，，，企業(yè)銀行賬文件科目編碼借貸金額，，，出納管理出納管理的功能支票管理（領用支票、修改、統(tǒng)計、刪除）獲取銀行對賬單（錄入、網絡獲取）銀行對賬（自動和手工輔助）輸出對賬的結果與核銷已達賬第一節(jié)賬務處理概述第二節(jié)賬務處理的流程分析第三節(jié)總賬子系統(tǒng)的總體設計 第四節(jié) 總賬子系統(tǒng)的初始設置 第五節(jié)憑證管理第六節(jié)出納管理 第七節(jié)期末處理與賬表輸出第八節(jié)輔助管理—往來和項目核算與管理第九節(jié)總賬子系統(tǒng)的改進---財務業(yè)務一體化策 主要內容轉賬業(yè)務及其特點期末轉賬就是把某個或某幾個會計科目中的余額或本期發(fā)生額結轉到一個或多個會計科目中。⑴期末轉賬業(yè)務大多數都在各個會計期的期末進行。⑵期末轉賬業(yè)務大多數只有會計人員自己編制的會計憑證，而不同于一般業(yè)務，沒有具體反映該業(yè)務的原始憑證。⑶期末轉賬業(yè)務大多數要從會計賬簿中提取數據，這就要求在處理期末轉賬業(yè)務前必須先將其他具體業(yè)務登記入賬。⑷有些期末轉賬業(yè)務必須依據另一些期末轉賬業(yè)務產生的數據，這就產生了期末轉賬業(yè)務的分批按步驟處理問題。自動轉賬實現方法在期末會計業(yè)務中存在幾類轉賬業(yè)務，它們每月反復有規(guī)律地重復出現，填制的轉賬憑證中摘要、借方和貸方科目相同，金額的來源或計算方法基本不變，只有憑證中的金額每月不等。轉賬業(yè)務種類（1）“費用分配”的結轉如：工資分配等（2）“費用分攤”的結轉如：如制造費用等（3）“稅金計算”的結轉如：所得稅等（4）“提取各項費用”的結轉如：提取福利費等（5）“年終收入、費用”的結轉如：收入轉利潤等期末轉賬借：本年利潤貸：產品銷售成本管理費用財務費用產品銷售費用產品銷售稅金及附加其他業(yè)務支出營業(yè)外支出期末自動轉賬的基本原理1.定義自動轉賬分錄模版2.生成轉賬憑證期末自動轉賬的基本原理科目文件自動轉賬分錄模板文件臨時憑證文件1定義自動轉賬分錄部門編碼文件2．生成轉賬憑證匯總文件自動結賬過程1.保存結賬前狀態(tài)2.結賬前必要的檢查工作帳表輸出歷史憑證文件匯總文件打印輸出賬簿和會計報告查詢輸出磁盤輸出綜合查詢綜合查詢日期：年月日到年月日科目：憑證號：摘要：金額：到客戶：供應商：部門：個人：項目：票號：結算方式：制單人：審核人：網絡財務報告的模式－XBRL網絡財務報告的需求傳統(tǒng)網絡報告的主要模式與問題第一節(jié)賬務處理概述第二節(jié)賬務處理的流程分析第三節(jié)總賬子系統(tǒng)的總體設計 第四節(jié) 總賬子系統(tǒng)的初始設置 第五節(jié)憑證管理第六節(jié)出納管理 第七節(jié)期末處理與賬表輸出第八節(jié)輔助管理—往來和項目核算與管理第九節(jié)總賬子系統(tǒng)的改進---財務業(yè)務一體化策 主要內容輔助管理—往來和項目1.往來核算與管理意義功能基本原理2.項目核算與管理意義功能原理第一節(jié)賬務處理概述第二節(jié)賬務處理的流程分析第三節(jié)總賬子系統(tǒng)的總體設計 第四節(jié) 總賬子系統(tǒng)的初始設置 第五節(jié)憑證管理第六節(jié)出納管理 第七節(jié)期末處理與賬表輸出第八節(jié)輔助管理—往來和項目核算與管理第九節(jié)總賬子系統(tǒng)的改進---財務業(yè)務一體化策 主要內容從價值鏈管理的視角剖析傳統(tǒng)會計核算模式的缺陷

會計流程是基于落后的勞動力分工論思想，導致會計系統(tǒng)以信息“孤島”存在。會計流程遠離業(yè)務流程和管理流程，導致會計信息的實時性、相關性、有用性受到極大的影響，無法滿足管理的需要。傳統(tǒng)會計流程限制了財會人員的工作視野，制約了會計實時控制職能的發(fā)揮參考《會計研究》2004.12解決業(yè)務問題需要了解企業(yè)的戰(zhàn)略、業(yè)務過程、組織結構、計量標準和IT環(huán)境的使用情況，當財會人員無法得到所需信息時就將視野局限于“會計問題”，而不是“業(yè)務問題”。

這種隔閡可能導致業(yè)務過程管理與財會工作之間不必要的緊張，而且無法有效地起到會計控制作用。例如，當財會人員遠離業(yè)務過程時，他們不知道物料的作用、質量、以及物料的真正實際價格。當一張價格嚴重失真的采購發(fā)票擺在他們面前時，只能根據發(fā)票付款起到一個記錄員而非控制員的作用。從價值鏈管理的視角看：傳統(tǒng)會計核算模式的設計建