公文寫作和公文處理流程

集團公司機關(guān)公文處理二○○七年七月

目錄

公文概述公文寫作根底知識集團公司公文處理流程公文常見錯誤例如公文概述——公文的定義公文是國家機關(guān)或其它社會組織〔企業(yè)〕在行使職權(quán)和實施管理的過程中形成的具有法定效用與標準格式的文件材料。小貼士文書：可以作為所有文件材料總稱，既可指公務文書，也可以指私人文書，是一個整體概念。最早出現(xiàn)于西漢。文件：廣義上說：它同文書一樣，既可指公務文件，也可指私人文件，有時也可以指文件材料的總稱。狹義上說：文件主要是指機關(guān)、組織制成和發(fā)布的具有固定格式和文件版頭的正式行文。最早出現(xiàn)于清末。公文：是指各機單位為了辦理公務而形成的文件材料。出現(xiàn)于東漢末年和三國時期。按發(fā)文機關(guān)性質(zhì)劃分

1.法規(guī)文件：是指由中央和地方各級權(quán)力機關(guān)、行政機關(guān)所制發(fā)的法律、法令和行政法規(guī)與規(guī)章文件。（包括：A.法律文件B.法令文件C.行政法規(guī)與規(guī)章文件。）2.行政文件：是指國家機關(guān)在日常公務活動中所形成和使用的文件。3.黨的文件：是指由中國共產(chǎn)黨的機關(guān)、組織形成和使用的文件。按秘密程度劃分1.秘密文件：指內(nèi)容涉及黨和國家的秘密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。3.公布文件：是指向人民群眾和國內(nèi)外公開發(fā)布的文件。2.普通文件：是指相對秘密文件而言的，從這個角度說，也可稱為非密文件。按行文關(guān)系劃分3.平行文：是指同級機關(guān)或者不相隸屬的，沒有領(lǐng)導與指導關(guān)系的機關(guān)之間的一種行文。（函）行文關(guān)系：指發(fā)文機關(guān)同收文機關(guān)間的公文往來關(guān)系。1.上行文：是指下級機關(guān)、下級業(yè)務部門向它所屬的上級領(lǐng)導機關(guān)和上級業(yè)務主管部門所發(fā)送的公文，是自下而上的行文，故稱上行文。（請示、報告）2.下行文：是指上級領(lǐng)導機關(guān)對所屬的下級機關(guān)的一種行文。（指示、決定、通知、批復）按公文來源劃分1.對外文件：簡稱發(fā)文。是指本機關(guān)（或部門）擬制的向外單位發(fā)出的文件。3.內(nèi)部文件：是指制發(fā)和使用都限于機關(guān)內(nèi)部的文件。2.收來文件：簡稱收文。是指由外機關(guān)擬制的作為傳達其自身機關(guān)的意圖，發(fā)送到本機關(guān)（或部門）來的文件。公文概述——公文的分類按公文內(nèi)容性質(zhì)劃分1.指揮性文件：是指上級領(lǐng)導機關(guān)對下級機關(guān)或群眾發(fā)出的用以領(lǐng)導和指導工作的公文。（命令、指示等）2.規(guī)范性文件：是指由機關(guān)、組織、社會團體制定的，要求其成員在活動，工作等方面嚴格遵守的行為規(guī)范3.報請性文件：是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、請示問題時所使用的陳述性，請求性公文。4.知照性文件：是指機關(guān)單位發(fā)布的需要周知或遵守，以及各部門之間聯(lián)系工作，通報情況所使用的公文。5.記錄性公文：是指各機關(guān)、組織用以記載公務活動以備查考的公文。公文概述——公文的種類公文概述——集團公司常用文種適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。適用于對重要問題提出見解和處理方法。適用于公布社會各有關(guān)方面應當遵守或者周知的事項。適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。適用于答復下級機關(guān)的請示事項。適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。適用于記載、傳達會議情況和議定事項。決定意見批復請示報告通報通知通告決定函公文概述——公文的格式公文概述——行文的規(guī)那么公文一般不得越級請示和報告。除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。部門內(nèi)設機構(gòu)除辦公廳〔室〕外不得對外正式行文。部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應當責令糾正或撤銷?！罢埵鲸暡坏贸推湎录墮C關(guān)?！皥蟾妯暡坏脢A帶請示事項。除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送“請示〞、“意見〞和“報告〞。目錄

公文概述公文寫作根底知識集團公司公文處理流程公文常見錯誤例如公文寫作根底知識——公文寫作特點被動寫作遵守性強講究格式標準性強…對象明確針對性強集思廣益群體性強…緊迫之作時限性強公文寫作公文寫作根底知識——公文起草1.由一人準備、選取材料并構(gòu)思布局直至擬寫成文。2.由多人共同討論、構(gòu)思和準備材料，最后由一人執(zhí)筆起草。3.由起草小組共同醞釀，多人分工執(zhí)筆，一人統(tǒng)稿貫穿成文。公文寫作根底——語言特點準確準確：是公文語言的主要特征和根本要求。簡明簡明：用最少的文字表達盡可能多的內(nèi)容。莊重莊重：指公文用語必須講究莊嚴、鄭重。得體得體：一是發(fā)適應行文的語體風格。二是要分清上下級關(guān)系，掌握好分寸。三是要多運用公文的專用語。公文寫作根底——公文構(gòu)成要素指定工程1.公文管理標識〔包括印制順號、秘密等級、緩急時限等〕2.發(fā)文機關(guān)版頭3.發(fā)文字號4.公文標題5.正文6.頁碼選擇工程1.簽發(fā)人2.題注3.主送機關(guān)4.無正文說明5.附件說明6.注釋及特殊要求說明7.主題檢索8.抄送機關(guān)和印發(fā)說明目錄

公文概述公文寫作根底知識集團公司公文處理流程公文常見錯誤例如承辦部門辦公室集團公司公文處理流程——收文交換室簽收、分送總經(jīng)理辦公室啟封、登記總經(jīng)理辦公室簽署分辦意見具體人員承辦集團公司分管領(lǐng)導辦后存檔年終送辦公室歸檔根據(jù)集團公司領(lǐng)導批示分送,催辦閱批報送集團公司公文處理流程——發(fā)文相關(guān)部室領(lǐng)導簽批辦公室核稿會簽部門會簽辦公室分辦送集團公司分管領(lǐng)導閱批辦公室印發(fā)集團公司公文處理流程——簽報〔請示、報告〕擬稿部室領(lǐng)導簽批、登記辦結(jié)后辦公室存檔會簽部門會簽辦公室分辦送集團公司分管領(lǐng)導閱批辦公室向呈送單位通報辦理情況有關(guān)部門辦理集團公司公文處理流程——印章使用是否是否需要集團公司主管領(lǐng)導簽批填寫用印單本部室領(lǐng)導簽字辦公室主任簽字集團公司主管領(lǐng)導簽批辦公室蓋章集團公司公文處理流程——合同審批填寫合同審批表集團公司分管領(lǐng)導簽批本單位綜合部門審查相關(guān)部室會審合同主管部門審查法人代表簽署目錄

公文概述公文寫作根底知識集團公司公文處理流程公文常見錯誤例如公文常見錯誤〔一〕簽報與發(fā)文先后次序問題一些重要文件在正式行文之前，需要通過簽報的形式報請集團公司領(lǐng)導審批，領(lǐng)導批示同意或提出意見，經(jīng)修改后，再正式行文。目前發(fā)現(xiàn)有的單位、部門簽報、發(fā)文流程并行，這樣做會破壞正常的辦公程序，干擾領(lǐng)導決策，影響發(fā)文的嚴肅性。發(fā)文的順序問題文種的使用問題請示與批復使用中的錯誤公文常見錯誤〔一〕簽報與發(fā)文先后次序問題發(fā)文應注意先后順序、因果聯(lián)系。有的單位要印發(fā)一個文，文中提到作為依據(jù)的文件卻還沒有形成；還有的指導意見還未下發(fā)，就已經(jīng)下發(fā)實施方案，這類問題應該防止。發(fā)文的順序問題文種的使用問題請示與批復使用中的錯誤公文常見錯誤〔一〕簽報與發(fā)文先后次序問題文種使用不當，最多見的是該用“函〞卻使用了“請示〞、“報告〞。如：主送財政部、國家稅務總局，標題是?中國郵政集團公司關(guān)于郵政企業(yè)與中國郵政儲蓄銀行及分行之間關(guān)聯(lián)交易收入免征營業(yè)稅的請示?。首先，作為“請示〞，主送兩個單位，多方請示，違反了請示公文主送機關(guān)只能是一個的行文規(guī)那么。另外，“請示〞的發(fā)送單位必須是與制發(fā)單位主體有隸屬關(guān)系的直接上級機關(guān)。而“函〞主要用于平級機關(guān)，或不相隸屬的機關(guān)之間的公務，可用于向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準等。所以這份公文的標題正確寫法應該是?中國郵政集團公司關(guān)于申請郵政企業(yè)與中國郵政儲蓄銀行及分行之間關(guān)聯(lián)交易收入免征營業(yè)稅的函?。同樣，主送財政部的?中國郵政集團公司關(guān)于行政事業(yè)單位資金清查工作的報告?，標題應該寫作?中國郵政集團公司關(guān)于報送行政事業(yè)單位資金清查工作報告的函?。發(fā)文的順序問題文種的使用問題請示與批復使用中的錯誤公文常見錯誤〔一〕簽報與發(fā)文先后次序問題有個別單位把性質(zhì)相同的多件事在同一個文中批復；還有的把