公司規(guī)章制度管理

公司規(guī)章制度管理

I.目的

明確公司規(guī)章制度的編制、修訂、審批、發(fā)放、和保存等具體要求，保證公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管

理活動(dòng)有章可循，有據(jù)可查。

2.適用范圍

Xxxx有限公司及下屬子公司

3.定義

3.1規(guī)章制度是由相關(guān)管理部門(mén)按一定程序制定的、用于指導(dǎo)和規(guī)范經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的文件總

稱(chēng)。規(guī)章制度必須以書(shū)面形式表達(dá)并進(jìn)行公開(kāi)發(fā)布。

3.2公司規(guī)章制度主要由三類(lèi)管理手冊(cè)組成：企業(yè)管理手冊(cè)、質(zhì)量管理手冊(cè)、環(huán)境管理手

冊(cè)（簡(jiǎn)稱(chēng)企管手冊(cè)、質(zhì)量手冊(cè)、環(huán)境手冊(cè)），還包括其它補(bǔ)充形式的制度，如規(guī)定及規(guī)定性

通知等。

企管手冊(cè)：是公司組織、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的綱領(lǐng)性文件，由本公司企業(yè)管理體系各級(jí)文

件構(gòu)成。

質(zhì)量手冊(cè)：是公司質(zhì)量活動(dòng)的綱領(lǐng)性文件，由公司質(zhì)量管理體系各級(jí)文件構(gòu)成。

環(huán)境手冊(cè)：是公司環(huán)境管理活動(dòng)的綱領(lǐng)性文件，由公司環(huán)境管理體系各級(jí)文件構(gòu)成。

3.3規(guī)定：是對(duì)工作或行為做出的具體要求或制定的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，是企業(yè)規(guī)章制度的一種形式。

3.4通知：可分為告知性、執(zhí)行性和規(guī)定性三種形式，其中執(zhí)行性和規(guī)定性通知也是企業(yè)規(guī)

章制度的補(bǔ)充形式。

告知性通知：以告知為主要目的，包括會(huì)議通知、代埋通知等；

執(zhí)行性通知：以開(kāi)展執(zhí)行某項(xiàng)工作為主要目的，如所涉及的工作具有經(jīng)常性或長(zhǎng)期性，

則應(yīng)在通知發(fā)出后三個(gè)月內(nèi)，修訂成相應(yīng)的管理制度文件或規(guī)定；

規(guī)定性通知：對(duì)工作或行為做出具體要求或制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，是公司制度的?種補(bǔ)充形

式。如所涉及的內(nèi)容是應(yīng)經(jīng)常性或長(zhǎng)期性遵守執(zhí)行的，則應(yīng)在通知發(fā)出后三個(gè)內(nèi)，修訂成

相應(yīng)的管理制度文件。

3.5管理手冊(cè)的制度文件組成層級(jí)

管理制度：描述公司各項(xiàng)活動(dòng)的基本方針政策，執(zhí)行時(shí)優(yōu)先于其他文件；

程序文件：規(guī)定如何開(kāi)展工作活動(dòng)的程序和過(guò)程；

工作指導(dǎo)書(shū)：對(duì)程序性文件的補(bǔ)充，對(duì)各個(gè)特定工作領(lǐng)域的工作開(kāi)展的細(xì)節(jié)進(jìn)行具體

描述。

4.負(fù)責(zé)部門(mén)

4.1人力資源管理部門(mén)、質(zhì)最管理部門(mén)、環(huán)保體系管理部門(mén)分別為三種手冊(cè)的統(tǒng)籌管理部門(mén)，

負(fù)責(zé)組織所屬管理體系文件的策劃和編制工作，并進(jìn)行文件的審核/審批；建立相應(yīng)的體系文

件目錄，并保持及時(shí)更新；根據(jù)公司內(nèi)、外審和實(shí)際工作需要，定期組織對(duì)所屬文件的規(guī)范

性、有效性進(jìn)行測(cè)評(píng)，制定相關(guān)整改計(jì)劃并對(duì)計(jì)劃的實(shí)施情況進(jìn)行持續(xù)跟蹤。

4.2各職能部門(mén)/科室：負(fù)責(zé)本部門(mén)/科室相關(guān)規(guī)章制度文件的編制、修訂；根據(jù)公司內(nèi)/外審、

手冊(cè)管理部門(mén)的要求和實(shí)際工作需要，實(shí)施文件的規(guī)范性、執(zhí)行性自評(píng)，并按計(jì)劃完成相關(guān)

整改。

4.管理程序及規(guī)定

5.1編制

5.1.1文件編號(hào)規(guī)則

5.1.2文件模板

5.1.2.1編制各類(lèi)規(guī)章制度文件時(shí)，須統(tǒng)一使用人力資源管理部門(mén)設(shè)計(jì)的模板。

5.122文件內(nèi)容

原則上，制度文件和程序文件必須對(duì)以下幾點(diǎn)作明確闡述；其它制度文件可根據(jù)實(shí)際需要，

確定相關(guān)內(nèi)容。

----目的

——適用范圍（用適用公司的名稱(chēng)表示）

----定義

負(fù)責(zé)部門(mén)

——管理程序的具體規(guī)定（描述該規(guī)章制度的執(zhí)行內(nèi)容、方式、流程以及相關(guān)規(guī)定）

一同時(shí)適用文件（對(duì)制度編制過(guò)程中，引用過(guò)其它制度或文件內(nèi)容的，必須在該條款載明

引用的文件編號(hào)和文件名稱(chēng)，同時(shí)注明“若適用文件有更改，則按更新文件執(zhí)行?！保┮灰?/p>

生效與替代（所有規(guī)章制度必須注明生效日期：若無(wú)說(shuō)明，自批準(zhǔn)之日起生效。對(duì)于修訂

文件，須同時(shí)載明被替代版本文件編號(hào)和文件名稱(chēng)）

一一文件歸檔（由相應(yīng)管理部門(mén)負(fù)責(zé)，同時(shí)必須明確文檔保存期限）

——更改服務(wù)（文件更改由原編制部門(mén)負(fù)責(zé)，更改后版本號(hào)后推一位，例如：版本AA改

為AB。文件更改后必須重新審批簽發(fā)）

——解釋權(quán)（手冊(cè)管理部］具有最終解釋權(quán)）

-發(fā)放（明確與該規(guī)章制度執(zhí)行相關(guān)的部門(mén)）

——附件（為能明確表述，可另加附件，如：流程圖、表格等，同時(shí)必須標(biāo)明附件號(hào)及名

稱(chēng)）

5.1.3引用

新編或修訂規(guī)章制度時(shí)，相關(guān)條款所涉及內(nèi)容在現(xiàn)有其它制度中已作規(guī)定，且內(nèi)容較多的，

應(yīng)采取引用的方式，以避免制度重復(fù)或沖突。同時(shí)必須在“同時(shí)適用文件”中注明被引用文

件的編號(hào)和名稱(chēng)，以備查詢(xún)。如引用內(nèi)容比較簡(jiǎn)短的，可直接抄錄。

5.2審批

5.2.1審批流程

5.2.1.1制度文件和程序文件：

編制簽字一編制科室經(jīng)理預(yù)審一編制部門(mén)總監(jiān)復(fù)審一相關(guān)責(zé)任部門(mén)會(huì)審一手冊(cè)管理部門(mén)總

監(jiān)審核f總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)

5.2.1.2工作指導(dǎo)書(shū)和規(guī)定：

面向部門(mén)內(nèi)部的工作指導(dǎo)書(shū)和規(guī)定：

編制簽字f編制科室經(jīng)理預(yù)審一編制部門(mén)總監(jiān)審批

涉及跨部門(mén)的工作指導(dǎo)書(shū)和規(guī)定：

編制簽字一編制科室經(jīng)理預(yù)審一編制部門(mén)總監(jiān)復(fù)審一相關(guān)部門(mén)總監(jiān)會(huì)簽一管理手冊(cè)負(fù)責(zé)部

門(mén)總監(jiān)審批簽發(fā)

如果涉及內(nèi)容特別重要的，須由總經(jīng)理或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。

5.2.2審批代理

文件審批過(guò)程中，若總監(jiān)職位暫時(shí)空缺，由相應(yīng)職能的科室經(jīng)理代理簽字；若科室經(jīng)理暫

缺，由直接領(lǐng)導(dǎo)筌字。若設(shè)有缺席代理人的，則由代理人員簽字。

5.3發(fā)布、使用和保管

5.3.1發(fā)布與公示

經(jīng)簽字批準(zhǔn)的各類(lèi)規(guī)章制度由相應(yīng)管理手冊(cè)的負(fù)責(zé)部門(mén)指定人員，通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)站在公

司制度平臺(tái)上發(fā)布。其中與員工切身利益相關(guān)的，還必須通過(guò)各種合適途徑進(jìn)行公示，廣泛

告知員工。

5.3.2使用和發(fā)放

公司員工可通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)站，登陸公司制度平臺(tái)，在線(xiàn)查閱各類(lèi)規(guī)章制度、打印相關(guān)表

格。

必須使用書(shū)面形式發(fā)放的文件（如各類(lèi)工藝、技術(shù)文件），由管理手冊(cè)的負(fù)責(zé)部門(mén)制作受控

文件，按實(shí)際需要發(fā)放。

533保管

主控文件：各手冊(cè)管理部門(mén)負(fù)責(zé)在規(guī)定期限內(nèi)妥善保管各類(lèi)規(guī)章制度的主控文件，并

對(duì)相應(yīng)的電子文件統(tǒng)一存檔。電子文件保存期限與書(shū)面文件保存期限相同。

受控文件：由接收部指定人員進(jìn)行交接記錄和妥善保管.

5.4貫徹執(zhí)行

規(guī)章制度一經(jīng)審批發(fā)布，即為公司的管理法規(guī)，全體員工必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行，違者視情節(jié)

給予批評(píng)教育或按相關(guān)制度處理。

5.5修訂

各部門(mén)/科室負(fù)