行政許可電子檔案管理規(guī)范

ICS03.081.01A12DB13代替DB/T2295-2015Administrativelicensingofelectronicarchivesmanagement河北省市場監(jiān)督管理局發(fā)布IDB13/XXXXX—XXXX本標準按照GB/T1.1-2020給出的規(guī)則起草。標準代替DB13/T2295—2015《行政許可電子檔案管理規(guī)范》，與DB13/T2295—2015相比，除了結(jié)構(gòu)調(diào)整和編輯改動外，主要技術變化如下：a)增加了規(guī)范性引用文件《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》（國辦發(fā)〔2023〕26號）。b)修改了術語和定義部分內(nèi)容，增加了數(shù)字檔案化，檔案數(shù)字化內(nèi)容。c)修改了總則內(nèi)容，完善了原則和建設。d)修改了歸檔要求，增加了數(shù)字檔案內(nèi)容。e)修改了保管期限，增加了保管期限和追溯年限內(nèi)容。f)增加了歸檔格式內(nèi)容。h)增加檔案遷移內(nèi)容。i)增加了檔案服務內(nèi)容。本標準由河北省數(shù)據(jù)和政務服務局提出。本標準由河北省服務標準化技術委員會歸口。本標準主要起草單位：河北省市場監(jiān)督管理局技術評價中心、河北省政務服務中心、河北省公共資源交易中心。本標準主要起草人：************。本標準及所代替文件的歷次版本發(fā)布情況為：-----2015年首次發(fā)布為DB13/T2295—2015。-----本次為第一次修訂。IDB13/XXXXX—XXXX1DB13/XXXXX—XXXX行政許可電子檔案管理規(guī)范本標準規(guī)定了行政許可電子檔案的術語和定義、總則、元數(shù)據(jù)、歸檔、整理、保管和利用。本標準適用于河北省內(nèi)各行政許可主管部門在行政許可過程中形成的電子檔案的管理與技術要求。2規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。國務院辦公廳《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》（國辦發(fā)〔2023〕26號）GB/TGB/TDA/T18894-201620988-2007電子文件歸檔與管理規(guī)范信息系統(tǒng)災難恢復規(guī)范檔案著錄規(guī)則3術語和定義下列術語和定義適用于本文件。3.1行政許可電子檔案在行政許可管理工作過程中形成的具有憑證、查考價值，對國家以及社會具有保存價值，并歸檔保存的電子文件及相關的元數(shù)據(jù)。數(shù)字檔案是指以數(shù)字形式存儲的各種形式的信息，包括文字、圖片、音頻、視頻等。數(shù)字化檔案是指由辦公自動化形成的電子文件歸檔后形成的檔案。檔案數(shù)字化是指計算機數(shù)字化技術在檔案信息領域的應用。3.2歸檔電子文件在履行職責過程中通過政務服務辦理系統(tǒng)形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的信息記錄，由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等組成的電子文件。3.3元數(shù)據(jù)描述組成行政許可電子檔案的歸檔電子文件的背景、結(jié)構(gòu)信息及整個管理過程的數(shù)據(jù)。3.4歸檔把行政許可電子檔案集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。3.5遷移2DB13/XXXXX—XXXX將源系統(tǒng)中的行政許可電子檔案向目的系統(tǒng)進行轉(zhuǎn)移存儲的方法與過程?？梢砸噪娮有问綒w檔并向檔案部門移交，除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交。4總則4.1檔案管理應遵循統(tǒng)一規(guī)劃、全程管理、規(guī)范標準、高效利用、安全可控的原則。4.2政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作，應當推動完善政務服務辦理系統(tǒng)歸檔功能，積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設。4.3應做好政務服務電子文件形成、辦理、歸檔和政務服務電子檔案保管、利用、移交等工作的。4.4應對數(shù)字檔案管理通過科學規(guī)劃，形成檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案?？梢愿玫乇Ｗo歷史檔案、提高信息利用效率和管理水平，為社會發(fā)展提供更好的信息服務。5元數(shù)據(jù)管理5.1元數(shù)據(jù)內(nèi)容5.1.1元數(shù)據(jù)內(nèi)容包括背景結(jié)構(gòu)信息和管理過程信息。5.1.2歸檔電子文件歸檔的生成日期、軟、硬件技術環(huán)境、相關軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式。5.1.3歸檔電子文件處理過程中相互銜接的各類責任者(如收件人、經(jīng)辦人、審核人、簽發(fā)人等)以及辦理結(jié)果。5.1.4歸檔電子文件處理過程中產(chǎn)生的責任憑證信息(批示、簽名、印章、代碼等)。5.1.5歸檔電子文件傳遞、交接過程中的其他標識。5.2元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)5.2.1背景結(jié)構(gòu)信息表1234567895.2.2管理過程信息表3DB13/XXXXX—XXXX123456786歸檔6.1歸檔要求6.1.1一般以辦件為基本單位進行歸檔整理，政務服務電子文件元數(shù)據(jù)和以數(shù)據(jù)共享形式調(diào)用的電子證照等電子文件及其元數(shù)據(jù)應當與該辦件辦理材料一并歸檔。涉及聯(lián)合辦理的政務服務，相關政務服務機構(gòu)應當按照各自職責做好政務服務電子文件歸檔工作。6.1.2數(shù)字檔案的收集與整理包括了對各種形式的數(shù)字信息的收集、整理、分類、編目等，注意信息的完整性、準確性、可靠性，保證數(shù)字檔案的長期可用性和安全性，確保數(shù)字檔案的規(guī)范性和可管理性。6.1.3歸檔電子文件應由各級電子文件形成的主辦部門根據(jù)本規(guī)范整理內(nèi)容進行預整理，及時填寫行政許可電子檔案管理登記表（參見表A.1、表A.2、表A.3），由負責人簽署審核意見后，移交給相應檔案部門實行集中統(tǒng)一管理。6.1.4把數(shù)字檔案集中拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應在解密后再制作拷貝；確需以加密方式保存的，應將其解密程序同時歸檔。6.1.5本管理規(guī)范推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為數(shù)字檔案長期保存的載體。6.1.6存儲數(shù)字檔案的載體上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的數(shù)字檔案載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)。6.2保管期限6.2.1電子檔案的保管期限應與相應的紙質(zhì)檔案保管期限一致。應當依據(jù)相關文件以及部門行政權力清單、責任清單、公共服務目錄等確定本單位政務服務電子文件歸檔范圍和檔案保管期限，并納入文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表進行管理。6.2.2行政許可電子檔案中的元數(shù)據(jù)保管期限應當與其內(nèi)容信息的保管期限一致。6.2.3電子檔案保管期限應不低于行政管理、訴訟、審計等活動所需的追溯年限。6.3歸檔格式6.3.1電子文件歸檔格式應當符合國家標準規(guī)范，并且通用、開放、不綁定軟硬件。加密的政務服務電子文件應當解除加密技術手段后歸檔。6.3.2電子文件歸檔一般采用在線實時歸檔方式，不具備在線歸檔條件的，可以采用離線歸檔方式，歸檔時間最遲不能超過辦理完畢后的第二年6月底。4DB13/XXXXX—XXXX6.3.3對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。收集時應將其轉(zhuǎn)換成通用格式，同時將源文件與相關軟件一并收集。文字型電子文件以pdf、wps、doc為通用格式。6.3.4對用計算機繪圖、掃描儀等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環(huán)境和相關數(shù)據(jù)，除了pdf、tif、jpg為通用格式以外圖形與掃描電子文件應同時與相關軟件一并收集。6.3.5矢量圖形電子文件收集時，同時將源文件與相關軟件一并收集。以MapGIS、SuperMap、ArcGIS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件格式為通用格式。6.3.6對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。6.3.7對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數(shù)和非通用格式的相關軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。6.4歸檔登記6.4.1紙介《行政許可電子檔案登記表》應與數(shù)字檔案同時保存，保管期限一致。6.4.2《行政許可電子檔案登記表》應制成電子表格，與電子文件一同保存，保管期限一致。6.5歸檔檢測6.5.1歸檔時，檔案部門應組織對歸檔電子文件的技術檢測工作，不應接收含有問題的電子文件。6.5.2歸檔技術檢測工作內(nèi)容包括：a)檢查電子文件在軟硬件環(huán)境下的可讀性；b)檢查電子文件內(nèi)容與元數(shù)據(jù)是否完整；c)檢查電子文件歸檔保存格式是否規(guī)范；d)檢查電子文件及其存儲介質(zhì)有無受到計算機病毒感染等。6.5.3歸檔電子文件形成部門和檔案部門均應認真、如實填寫《行政許可電子檔案登記表》（參見附錄A表2），一并歸檔保存。6.5.4歸檔檢測合格的歸檔電子文件內(nèi)容以及相應的元數(shù)據(jù)采用相應的技術手段固化保存。7整理7.1分類編號7.1.1電子檔案分類應遵循行政許可業(yè)務管理文件的形成規(guī)律，結(jié)合電子檔案管理的特點和要求，制定電子檔案分類編號辦法。7.1.2電子檔案宜按照年度-問題-保管期限的分類方法進行分類。7.1.3電子檔案宜按照保管期限-問題-年度的分類方法進行分類。7.2編目7.2.1電子檔案的整理、編目、排列應當反映行政許可管理文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于電子檔案的保管和利用。7.2.2電子檔案應按照DA/T18《檔案著錄規(guī)則》，建立規(guī)范的檔案目錄數(shù)據(jù)。所形成的檔案目錄數(shù)據(jù)應當與建立與數(shù)字檔案相鏈接。5DB13/XXXXX—XXXX7.2.3數(shù)字檔案卷內(nèi)文件材料按分類要求按問題、時間或重要程度順序排列。一般遵循以下排列原則：a）結(jié)論性文件在前，其他材料在后；b）上級文件在前，下級文件在后；c）文字在前,圖形在后。8保管8.1載體管理8.1.1存儲載體應存放在專用檔案裝具中，單片載體應裝盒，豎立存放，避免擠壓。8.1.2存儲載體應作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。8.1.3重要的檔案應根據(jù)GB/T20988-2007《信息系統(tǒng)災難恢復規(guī)范》要求進行備份。8.1.4檔案部門應每年組織一次檢查，對保存滿三年的數(shù)字檔案的讀取格式及其相應處理設備的更新情況進行檢查登記，填寫《行政許可電子檔案庫存情況檢查登記表》（參見附錄A表4），如發(fā)現(xiàn)問題應及時遷移。8.2遷移8.2.1檔案部門應具備電子文件存儲、遷移、備份等設施和保管條件，采取科學、有效的管理措施和技術手段，維護數(shù)字檔案的真實性、完整性和有效性。8.2.2數(shù)字檔案遷移操作必須在完整、準確和有保障的前提下，制定嚴密的遷移操作計劃，填寫《行政許可電子檔案遷移登記表》（參見附錄A表5）。8.2.3由于技術與設備原因，必須更新復制的數(shù)字檔案，在更新復制和補救新版后，原舊版或有問題的載體仍需保存3年。更新復制時，所有系統(tǒng)、載體介質(zhì)上的相對應數(shù)據(jù)必須同步更新，并做好更新記錄。8.2.4應當按照國家有關規(guī)定向檔案館移交政務服務電子檔案并附具開放利用意見。各級檔案館應當做好政務服務電子檔案接收工作，提升安全管理水平，按照國家有關規(guī)定對接收的政務服務電子檔案進行檢測，確保真實性、完整性、可用性和安全性。8.2.5電子檔案移交一般采用在線移交方式，不具備條件的可以采用離線移交方式。8.3鑒定銷毀8.3.1按GB/T18894-2002的9.8.1的規(guī)定，數(shù)字檔案的鑒定銷毀應按照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規(guī)定執(zhí)行，且應在辦理許可手續(xù)后實施。8.3.2屬于保密范圍的數(shù)字檔案，如信息儲存在不可擦除載體上，應當采用物理或化學的方法連同儲存載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡中徹底清除。8.3.3銷毀前應編制銷毀清冊，指定銷毀人，并確認信息徹底銷毀。9利用9.1檔案服務9.1.1數(shù)字檔案的利用與服務是數(shù)字檔案管理的核心環(huán)節(jié)，包括了對數(shù)字檔案的查詢、檢索、閱讀、復制、傳播等方面的管理和服務。6DB13/XXXXX—XXXX9.1.2檔案部門應當建立快捷、高效、準確服務的數(shù)字檔案利用網(wǎng)絡。檔案人員應會同計算機系統(tǒng)管理人員設定查詢歸檔數(shù)字檔案的權限。9.1.3數(shù)字檔案的提供利用范圍一般僅限于其內(nèi)容信息的開放利用，未經(jīng)批準不得查閱其元數(shù)據(jù)等相關信息。9.1.4數(shù)字檔案的利用應注意以下事項：數(shù)字檔案的封存保管載體不得外借使用；利用時應使用復制件；應嚴格遵守保密制度；對利用具有保密要求的數(shù)字檔案時，必須符合國家或有關部門的保密規(guī)定；查閱或復制應在權限規(guī)定的范圍之內(nèi)，未經(jīng)批準任何單位或個人不得擅自復制。9.1.5數(shù)字檔案需要注重用戶的需求和體驗，提供個性化的服務和定制化的解決方案，提高用戶滿意度和服務質(zhì)量。9.2檔案開放9.2.1檔案部門應當按照檔案開放要求和政府信息公開原則，定期開展電子檔案開放鑒定與解密劃控工作。9.2.2檔案部門應當整合數(shù)據(jù)資源，建立開放電子檔案數(shù)據(jù)庫，定期開展信息開放服務。7DB13/XXXXX—XXXX（規(guī)范性附錄）電子檔案歸檔表格表A.1行政許可電子檔案登記表數(shù)量：8DB13/XXXXX—XXXX表A.2行政許可電子檔案檢驗項目單位名稱移交單位：接收單位：歸檔電子文件設備情況登記設備兼容性檢驗磁性載體轉(zhuǎn)存登記真實性檢驗完整性檢驗有效性檢驗技術方法與相關軟件說明登記表、軟件、說明資料檢索填表人（簽名）