《計算機(jī)文化》課件-第10章

第10章電子表格制作軟件10.1Excel基礎(chǔ)知識10.2單元格的操作10.3工作表的格式化10.4工作表的操作和管理10.5圖表的使用10.6公式和函數(shù)的應(yīng)用10.7數(shù)據(jù)庫的管理習(xí)題

10.1Excel基礎(chǔ)知識

10.1.1Excel2003的啟動與退出

1．啟動Excel2003

可以使用以下幾種方法啟動Excel2003：

●利用開始菜單啟動：單擊“開始”菜單，在菜單中單擊“所有程序|MicrosoftOffice?|?MicrosoftExcel2003”項?！窭每旖莘绞絾樱弘p擊桌面上的“MicrosoftExcel2003”圖標(biāo)。

●利用現(xiàn)有電子表格文件啟動：雙擊以“.xls”為后綴名的文件。

用前兩種方法啟動Excel2003后，分別建立一個新的空白工作簿，用第三種方法打開已有工作簿文件，同時啟動Excel2003。

2．退出Excel2003

退出Excel2003的方法有以下幾種：

●利用菜單欄退出：單擊菜單欄上的“文件?|?退出”命令。

●利用窗口控制菜單圖標(biāo)：在Excel2003窗口左上角單擊窗口控制菜單圖標(biāo)，在彈出的控制菜單中選擇“關(guān)閉”選項，或者雙擊該窗口菜單圖標(biāo)。

●按Alt+F4組合鍵，或單擊Excel窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕。退出系統(tǒng)時，如果沒有將當(dāng)前工作簿保存，系統(tǒng)會自動彈出對話框，提示是否對文件進(jìn)行保存。選擇“是”，對文檔進(jìn)行保存；選擇“否”，將直接退出Excel2003，不對文檔進(jìn)行保存。選擇“取消”，則不作任何操作，返回當(dāng)前Excel2003工作簿窗口。10.1.2Excel2003的用戶界面及基本概念

在學(xué)習(xí)使用Excel2003前，首先來熟悉一下Excel2003的用戶界面以及一些基本概念。

1．Excel2003的用戶界面

啟動Excel2003后，打開一個空白工作簿Book1，如圖10-1所示。圖10-1Excel2003的用戶界面

Excel2003的工作窗口與Word相類似的有：標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄和狀態(tài)欄。

(1)標(biāo)題欄：顯示應(yīng)用程序名以及當(dāng)前打開工作簿的名稱，包含最大化、最小化和關(guān)閉按鈕。

(2)菜單欄：共有9個菜單命令，使用這9個命令可以完成Excel2003的所有操作。

(3)工具欄：Excel2003將常用的命令用圖標(biāo)按鈕表示，并將功能相近的圖標(biāo)集中到一起形成工具欄。如果要執(zhí)行某個命令，只要單擊相應(yīng)的按鈕即可。Excel2003的工具欄有多種，默認(rèn)情況下只有“常用”和“格式”工具欄顯示在窗口中。如果需要顯示其他的工具欄，可執(zhí)行“視圖?|?工具欄”命令，將彈出工具欄下拉菜單，單擊相應(yīng)名稱的工具欄即可。如果要隱藏某個工具欄，取消該名稱左側(cè)的標(biāo)記即可。

(4)狀態(tài)欄：用來顯示當(dāng)前有關(guān)的狀態(tài)信息。例如，準(zhǔn)備輸入單元格內(nèi)容時，狀態(tài)欄中會顯示“就緒”字樣。如果在表格中選中了一些數(shù)據(jù)，在狀態(tài)欄中有時會顯示一欄的求和信息，這是Excel2003的自動計算功能。

Excel2003與Word不同的部分有：名稱欄、編輯欄、工作表區(qū)、工作表標(biāo)簽及任務(wù)窗格。

(1)名稱欄：顯示當(dāng)前編輯的單元格的名稱。

(2)編輯欄：輸入或顯示當(dāng)前活動單元格中的常數(shù)、公式或文本等。

(3)工作表區(qū)：由多個單元格組成，用來輸入信息。

(4)工作表標(biāo)簽：顯示當(dāng)前工作簿中包含的工作表名稱。單擊工作表標(biāo)簽將激活相應(yīng)工作表。

(5)任務(wù)窗格：Excel2003的任務(wù)窗格包含“開始工作”、“幫助”、“新建工作簿”、“剪貼畫”、“剪貼板”、“信息檢索”、“搜索結(jié)果”、“共享工作區(qū)”、“文檔更新”、“XML源”等10個任務(wù)窗格，用戶可以在任務(wù)窗格中快捷地選擇所要進(jìn)行的部分操作，從而簡化從菜單欄中進(jìn)行操作的模式，為新建任務(wù)提供簡潔的提示界面。

2．單元格、工作表和工作簿

Excel2003的基本對象包括單元格、工作表、工作簿。工作簿位于Excel2003窗口的中央?yún)^(qū)域，由若干個工作表組成，每個工作表又由單元格組成。

1)單元格

單元格是Excel工作簿的基本組成單位，也是最小操作單元。工作表區(qū)中每一個長方形的小格就是單元格。在單元格內(nèi)可以輸入文字、數(shù)據(jù)、字符、公式等。每一個單元格的格式都是可變的，如字體、顏色、長度、寬度等。一個工作表有65?536×256個單元格。為了標(biāo)識單元格，給每個單元格一個唯一的坐標(biāo)，其坐標(biāo)由行號和列號構(gòu)成。例如，C8表示第C列第8行交叉位置上的單元格。為了區(qū)分不同工作表的單元格，可以在單元格地址前加上工作表名來區(qū)別。例如，Sheet1！D2表示該單元格為Sheet1工作表的D2單元格。

2)工作表

工作表也稱為電子表格，是工作簿的重要組成部分，也是Excel完成一項工作的基本單元。它由行號、列標(biāo)和網(wǎng)格線構(gòu)成，用來組織和管理數(shù)據(jù)。每個工作表由256列和65?536行組成，每一列列標(biāo)由Ａ，Ｂ，…，Z，AA，AB，…，AZ，…，IA，IB，…，IV表示，每一行行號由1，2，3，…，65?536表示。

3)工作簿

工作簿位于Excel2003窗口的中央?yún)^(qū)域，用來處理和存儲數(shù)據(jù)，由若干個工作表組成。當(dāng)啟動Excel2003時，系統(tǒng)自動打開一個新的空白工作簿Book1.xls，默認(rèn)情況下，該工作簿窗口包含三張工作表：Sheet1、Sheet2和Sheet3。根據(jù)需要，可以隨時插入新工作表。一個工作簿可以包括最多255張工作表和圖表。工作簿的底部是工作表標(biāo)簽，用來表示工作表的名字。通過單擊標(biāo)簽可以進(jìn)行工作表切換。新工作簿默認(rèn)的工作表數(shù)量可以根據(jù)需要進(jìn)行設(shè)置：

(1)選擇“工具?|?選項”命令，在彈出的“選項”對話框中選擇“常規(guī)”選項卡。

(2)在“新工作簿內(nèi)的工作表數(shù)”列表框中選擇設(shè)置新打開工作簿中包含的工作表數(shù)，單擊“確定”按鈕。

3．鼠標(biāo)指針及相關(guān)操作

對于不同的操作，鼠標(biāo)指針的形狀會隨著操作的不同而呈現(xiàn)不同的形狀。表10-1列出了Excel2003使用過程中常見的鼠標(biāo)指針的形狀以及相關(guān)操作。表10-1Excel2003鼠標(biāo)形狀及功能

10.1.3工作簿的基本操作

當(dāng)用戶啟動Excel?2003時，系統(tǒng)自動生成一個新的空白工作簿Book1，新建的工作簿默認(rèn)包含三個工作表Sheet1、Sheet2、Sheet3。根據(jù)需要，可以創(chuàng)建其他工作簿或者同時打開多個新工作簿，Excel2003自動依次將它們命名為Book1、Book2、……。下面，分別介紹一下工作簿的創(chuàng)建、打開、保存與關(guān)閉。

1．創(chuàng)建工作簿文件

在菜單欄上選擇“文件?|?新建”命令，彈出“新建工作簿”任務(wù)窗格。利用該任務(wù)窗格創(chuàng)建一個工作簿有以下幾種方法：

●新建一個空白工作簿。在“新建工作簿”任務(wù)窗格選擇“空白工作簿”選項，可以直接新建一個空白工作簿。單擊常用工具欄左邊的“新建”按鈕??或按Ctrl+N快捷鍵也可以直接新建一個空白工作簿?！窀鶕?jù)現(xiàn)有工作簿新建。在“新建工作簿”任務(wù)窗格選擇“根據(jù)現(xiàn)有工作簿”選項，彈出“根據(jù)現(xiàn)有工作簿新建”對話框，選擇已有文件后，單擊“創(chuàng)建”按鈕，即可創(chuàng)建一個與原工作簿完全一樣的新工作簿。

●根據(jù)模板新建。在“新建工作簿”任務(wù)窗格選擇“本機(jī)上的模板”選項，彈出“模板”對話框。該對話框包括“常用”和“電子方案表格”兩個選項卡。Excel2003提供了一些文件的應(yīng)用模板，從中選擇一個適當(dāng)模板，單擊“確定”按鈕，即可建立一個新的工作簿。如果電腦與互聯(lián)網(wǎng)連接，還可以到網(wǎng)絡(luò)上搜索模板。

2．打開工作簿文件

啟動Excel2003后，可以打開一個已經(jīng)建立的工作簿文件，也可以打開一些其他類型的文件。

●利用任務(wù)窗格打開現(xiàn)有工作簿文件。在“開始工作”任務(wù)窗格“打開”選項下列出了最近打開過的工作簿，選擇其中一個單擊打開。如果要打開其他的工作簿，可以選擇“其他…”選項，在彈出的“打開”對話框中選擇工作簿文件打開?！窭貌藛螜谶x項打開現(xiàn)有工作簿文件。在菜單欄“文件”下拉菜單選擇“打開”選項，或單擊常用工具欄上的“打開”按鈕，在彈出的“打開”對話框中選擇工作簿文件打開。

Excel2003允許用戶同時打開多個工作簿，最后打開的工作簿位于最前面。用戶可以在多個工作簿之間自由切換。系統(tǒng)允許打開工作簿的數(shù)量取決于計算機(jī)內(nèi)存的大小。

小技巧

在Excel中打開多個工作表時提示“內(nèi)存不足，不能執(zhí)行顯示”，怎么辦？

首先關(guān)閉所有的應(yīng)用程序，在桌面上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“屬性”選項，在打開的“顯示屬性”對話框中單擊“設(shè)置”選項卡，將“顏色”下拉列表框設(shè)置為256色，即可解決問題。

3．保存工作簿

當(dāng)完成一個工作簿文件的數(shù)據(jù)輸入、編輯操作后，退出前需要將該工作簿文件存盤。下面介紹幾種保存工作簿的方式：

●直接保存工作簿文件。在菜單欄“文件”下拉菜單中選擇“保存”選項，或單擊常用工具欄上的“保存”按鈕，當(dāng)前工作簿按原命名的文件存盤。如果當(dāng)前工作簿文件是未命名文件，系統(tǒng)將彈出“另存為”對話框，轉(zhuǎn)為另存為操作。●另存為工作簿文件。在菜單欄“文件”下拉菜單中選擇“另存為”選項，系統(tǒng)彈出“另存為”對話框。在“保存位置”列表選擇存放位置，在“文件名”文本框輸入文件名，在“保存類型”下拉列表框中選擇保存類型，默認(rèn)為“MicrosoftExcel工作簿”，最后單擊“確定”按鈕?！癖４婀ぷ鲄^(qū)。同時打開多個工作簿文件后，希望屏幕上的各工作簿外觀在下一次重新啟動時與當(dāng)前外觀一樣，可以使用保存工作區(qū)的方法。在菜單欄“文件”下拉菜單中選擇“保存工作區(qū)”選項，彈出“保存工作區(qū)”對話框。在“保存位置”列表選擇存放位置，在“文件名”文本框輸入文件名，在“保存類型”下拉列表框中選擇保存類型，默認(rèn)為“工作區(qū)”，最后單擊“確定”按鈕。

工作區(qū)文件并不包含各個工作簿本身，僅包含各工作簿的地址，窗口大小和屏幕位置，因此占用的空間較小。

4．關(guān)閉工作簿

關(guān)閉工作簿的方法有以下幾種：

●利用菜單欄退出。單擊菜單欄上的“文件”選項，并在下拉菜單中選擇“關(guān)閉”選項。

●利用工作簿窗口控制菜單圖標(biāo)退出。在工作簿窗口左上角單擊工作簿控制菜單圖標(biāo)，在彈出的控制菜單中選擇“關(guān)閉”選項；或者雙擊該菜單圖標(biāo)。

●單擊工作簿窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕退出。

退出系統(tǒng)時，如果沒有將當(dāng)前工作簿保存，系統(tǒng)會自動彈出對話框，提示是否對文件進(jìn)行保存。

10.2單元格的操作

10.2.1單元格及單元格區(qū)域的選定

區(qū)域是一組選定的單元格，既可以是連續(xù)的，也可以是不連續(xù)的。要對單元格及單元格區(qū)域進(jìn)行輸入或編輯等操作，需要先選定單元格或者單元格區(qū)域，使其成為活動單元格或者活動單元格區(qū)域。根據(jù)操作需要，可以選取單個單元格、單個單元格區(qū)域、不相鄰單元格區(qū)域、單行(列)、不相鄰的行(列)、全部單元格等。單元格及單元格區(qū)域的選定可以使用方向鍵或鼠標(biāo)移動單元格光標(biāo)完成，也可以通過“定位”的方式完成。經(jīng)過選定的單元格或單元格區(qū)域的邊框變?yōu)楹谏志€條，表示該單元格或單元格區(qū)域處于活動狀態(tài)。

(1)選定單個單元格。可以使用方向鍵“↑”、“↓”、“←”、“→”、Tab鍵或鼠標(biāo)左鍵單擊選定需要進(jìn)行操作的單元格，還可以在名稱框中直接輸入單元格的坐標(biāo)后回車選定單元格。如果需要選定當(dāng)前工作簿其他工作表中的單元格，就在菜單欄“編輯”下拉菜單中選擇“定位”選項，彈出“定位”對話框。在“引用位置”中輸入要選擇的單元格名(格式：工作表名！單元格名)。

(2)選定單個連續(xù)單元格區(qū)域。用鼠標(biāo)單擊所選單元格區(qū)域的左上角單元格，拖動鼠標(biāo)到選定區(qū)域的右下角單元格，松開鼠標(biāo)左鍵，則完成連續(xù)單元格區(qū)域的選定。其中，區(qū)域左上角單元格為白色，其他單元格為藍(lán)色。

(3)選定多個不連續(xù)單元格區(qū)域。每一個單元格區(qū)域的選定都按照單個連續(xù)單元格區(qū)域的選定方式進(jìn)行，只需要在選擇不同區(qū)域的同時按住Ctrl鍵即可。

(4)選定整行(列)。如果需要選定整行或整列，只需要單擊行標(biāo)或列標(biāo)。

(5)選定不相鄰行(或列)。如果需要選定不相鄰的行或列時，只需要在單擊不同行標(biāo)或列標(biāo)的同時按下Ctrl鍵即可。使用這個方法還可以選擇交叉的行和列區(qū)域。

(6)選定全部區(qū)域。如果要選定全部區(qū)域，可以按照Word里面選擇全部頁面的方法，使用Ctrl+A組合鍵實現(xiàn)。也可以單擊“全選單元格”，它是位于工作表區(qū)左上角列標(biāo)和行標(biāo)交叉處的空白單元格。

選定單元格或單元格區(qū)域后，若要取消當(dāng)前的選擇，只需要單擊工作表區(qū)內(nèi)選定區(qū)域之外的任意位置即可。10.2.2輸入數(shù)據(jù)

如果要對工作表進(jìn)行編輯和操作，首先要進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸入。在單元格中輸入數(shù)據(jù)，首先選定要輸入數(shù)據(jù)的單元格，使其成為活動狀態(tài)，然后再向其中輸入數(shù)據(jù)，最后按Enter鍵或單擊編輯欄前的“√”按鈕確定完成輸入。輸入數(shù)據(jù)時，狀態(tài)欄顯示目前處于“編輯”狀態(tài)，輸入的數(shù)據(jù)將同時顯示在編輯欄和單元格中。如果輸入出現(xiàn)差錯，可以使用Delete鍵或者單擊編輯欄前的“×”按鈕取消輸入。

Excel2003提供了多種數(shù)據(jù)類型，不同類型數(shù)據(jù)在表格中的顯示方式不同。在單元格中輸入的數(shù)據(jù)內(nèi)容包括文本、數(shù)字、日期和時間等。

1．輸入文本

在Excel2003中，文本可以是字符或任何數(shù)字和字符的組合。默認(rèn)狀態(tài)下，單元格中的文本自動左對齊，每個單元格最多可以包含32?000個字符。

在單元格中輸入文本時，首先選擇單元格，然后再輸入文本。如果輸入的文本全部由數(shù)字組成，如學(xué)號、商品條形碼等，輸入時必須在文本前加上“’”，如’325002；或者在數(shù)字前面加上一個等號并把整個內(nèi)容用雙括號括起來，如(“=325002”)。單引號表示輸入的文本左對齊。當(dāng)輸入文本長度超過單元格顯示寬度并且右邊單元格沒有數(shù)據(jù)時，允許在顯示文本時覆蓋右側(cè)相鄰的單元格，但實際上文本仍存放在原單元格內(nèi)。如果右邊單元格中含有數(shù)據(jù)，那么超出顯示寬度的部分不會顯示，但文本實際上沒有被截斷。單元格的寬度可以通過自動或手動調(diào)整。

小技巧

如何在一個單元格中顯示多行文本?

如果要在同一單元格中顯示多行文本，選中要換行的單元格，打開菜單欄“格式”下拉菜單“單元格”，選擇“對齊”選項，選中“自動換行”，然后單擊“確定”按鈕。這樣，單元格中的文本就可以自動換行了。

2．輸入數(shù)字

輸入的數(shù)字可以是貨幣、百分比、分?jǐn)?shù)、科學(xué)計數(shù)等形式，由數(shù)字字符0～9、+、﹣、(、)、/、$、%、E、e、￥等數(shù)值型數(shù)據(jù)組成，包括整數(shù)、分?jǐn)?shù)和小數(shù)。如果輸入的數(shù)字位數(shù)超過了單元格寬度，系統(tǒng)自動采用科學(xué)記數(shù)法表示，如3.85E+08。數(shù)值型數(shù)據(jù)在單元格中自動右對齊。在單元格中輸入數(shù)字時，用戶可以使用“格式”下拉菜單“單元格”命令，在彈出的“單元格格式”對話框的“數(shù)字”選項卡中選擇數(shù)據(jù)的顯示類型。例如，輸入數(shù)據(jù)87.5，在對話框“分類”列表框中選擇“貨幣”選項，設(shè)置“小數(shù)位數(shù)”為2，在“貨幣符號”下拉列表框中選擇?$?選項，單元格中顯示當(dāng)前數(shù)字為“$87.50”。

輸入負(fù)數(shù)時要在數(shù)字前面加一個負(fù)號，或?qū)?shù)字用圓括號括起來。輸入分?jǐn)?shù)時為避免系統(tǒng)將其識別為日期數(shù)據(jù)，需要在分?jǐn)?shù)前面鍵入相應(yīng)數(shù)字。例如，輸入3/4，需要鍵入“03/4”；輸入25.50，需要鍵入“251/2”。

3．輸入時間和日期

Excel2003中，當(dāng)在單元格中輸入系統(tǒng)可識別的時間和日期型數(shù)據(jù)時，單元格的格式就會自動轉(zhuǎn)換為相應(yīng)的“時間”或者“日期”格式，且采取右對齊方式。Excel2003能夠識別大部分時間和日期的常用表示格式。

輸入日期時，應(yīng)使用“YY/MM/DD”格式，即先輸入年份，再輸入月份，最后輸入日期。還可以使用Ctrl+;?快捷鍵輸入當(dāng)前日期。在單元格輸入一個日期后，Excel2003將它轉(zhuǎn)換成一個數(shù)，代表從1900年1月1日到該日期的總天數(shù)，這個數(shù)并不顯示在單元格窗口。輸入時間時，小時、分、秒之間用冒號分開。系統(tǒng)默認(rèn)輸入時間使用24小時制。如果要采用12小時制，需要在輸入時間數(shù)據(jù)后加上“a”或“p”，分別表示上午和下午，顯示為“AM”和“PM”。還可以使用Ctrl+@快捷鍵輸入當(dāng)前時間。

小技巧

如何在單元格中顯示當(dāng)前日期?

只要在單元格中輸入“=today()”，按回車，即能自動顯示當(dāng)前日期。

4．輸入批注

Excel2003中，用戶不僅可以輸入文本、數(shù)字、時間和日期，還可以輸入公式對工作表數(shù)據(jù)進(jìn)行計算，輸入批注對單元格進(jìn)行注釋，說明該單元格中數(shù)據(jù)的含義或強(qiáng)調(diào)某些信息。公式的輸入將在本章第6節(jié)討論。給單元格輸入批注，首先選定單元格，使用菜單欄“插入”下拉菜單中的“批注”命令，彈出一個如圖10-2所示的批注框，可在其中輸入批注內(nèi)容。單擊框外任意工作表區(qū)域，可關(guān)閉批注框。圖10-2輸入注釋的批注框10.2.3填充數(shù)據(jù)

輸入數(shù)據(jù)時，經(jīng)常會遇到在多個單元格輸入相同數(shù)據(jù)或者序列數(shù)據(jù)的情況，使用Excel2003自帶的自動填充功能，可以加快數(shù)據(jù)的輸入速度，簡化輸入的操作，提高輸入的效率。

1．在多個單元格中輸入相同數(shù)據(jù)

如果需要操作的單元格不相鄰，首先選定要輸入相同數(shù)據(jù)的若干單元格，除最后選定的單元格(活動單元格)為白色外，其他單元格變?yōu)樗{(lán)色。給活動單元格輸入需要輸入的數(shù)

據(jù)，按下Ctrl+Enter組合鍵即可完成多個單元格輸入相同數(shù)據(jù)的任務(wù)。如果需要操作的單元格相鄰，可采用以下三種方法進(jìn)行快速輸入填充：

(1)使用Ctrl+Enter組合鍵。選定需要輸入相同數(shù)據(jù)的連續(xù)單元格區(qū)域后，區(qū)域內(nèi)第一行第一列單元格(活動單元格)為白色，其他單元格變?yōu)樗{(lán)色。在活動單元格輸入需要輸入的數(shù)據(jù)后，使用Ctrl+Enter組合鍵可快速填充。

(2)使用菜單選項。在第一個單元格輸入需要輸入的數(shù)據(jù)后，使用“編輯”下拉菜單上的“填充”命令，彈出下級菜單，選擇填充方向。

(3)使用數(shù)據(jù)填充柄。在第一個單元格輸入需要輸入的數(shù)據(jù)后，使用鼠標(biāo)拖動活動單元格右下角十字形的數(shù)據(jù)填充柄。松開鼠標(biāo)時，數(shù)據(jù)被填充到了陰影掃過的單元格內(nèi)。使用數(shù)據(jù)填充柄進(jìn)行填充時，在填充數(shù)據(jù)右下方會出現(xiàn)“自動填充選項”標(biāo)志，單擊該標(biāo)志出現(xiàn)下拉列表，可選擇填充方式：

●復(fù)制單元格：填充的數(shù)據(jù)包含原單元格的數(shù)據(jù)和格式。

●僅填充格式：只對原單元格的格式進(jìn)行填充，不填充單元格的數(shù)據(jù)。

●不帶格式填充：只對原單元格的數(shù)據(jù)進(jìn)行填充，不填充原單元格的格式。

2．在多個工作表中輸入相同數(shù)據(jù)

每個工作簿中包含若干個工作表，在使用的時候經(jīng)常需要給不同的工作表內(nèi)輸入相同的數(shù)據(jù)內(nèi)容。例如，記錄員工考勤情況的考勤工作簿，每個月的考勤情況表占一個工作表，在這些工作表上員工的基本信息以及考勤選項都是相同的。給多個工作表輸入相同數(shù)據(jù)，可以使用以下兩種方法：

(1)首先要選定需要輸入的表格，按下Ctrl鍵的同時用鼠標(biāo)單擊選擇工作表標(biāo)簽欄內(nèi)的工作表名，經(jīng)選定的工作表標(biāo)簽欄變?yōu)榘咨Ｈ缓笤诋?dāng)前工作表選中的單元格或區(qū)域內(nèi)輸入數(shù)據(jù)，回車即可將相同數(shù)據(jù)輸入到選定的多個工作表中。

(2)在其中一個工作表內(nèi)輸入所需數(shù)據(jù)，保持單元格或區(qū)域的選定。按下Ctrl鍵的同時用鼠標(biāo)單擊選擇工作表標(biāo)簽欄內(nèi)的工作表名，選定需要輸入的工作表組。選擇菜單欄“編輯”下拉菜單中的“填充”命令，在級聯(lián)菜單中選擇“至同組工作表”，彈出“填充成組工作表”對話框，選擇填充類型。

3．自動填充序列數(shù)據(jù)

使用自動填充功能可以給單元格區(qū)域填充輸入數(shù)據(jù)，還可以根據(jù)需要輸入序列數(shù)據(jù)，如1，2，3，…或一月，二月，三月，…等，這里使用Excel2003提供的填充序列數(shù)據(jù)功能。Excel2003中提供了一些可擴(kuò)展序列，這些序列是默認(rèn)的可自動填充的數(shù)列，包括時間和日期，填充時相鄰單元格的數(shù)據(jù)將按照設(shè)置，采用遞增或遞減的方式進(jìn)行填充。使用自動填充序列數(shù)據(jù)功能，首先需要選定首個單元格輸入初始值，然后用鼠標(biāo)拖動自動填充柄至所需填充區(qū)域最后一個單元格，松開鼠標(biāo)后，相同的數(shù)值自動填充到掃過的區(qū)域。區(qū)域右下角出現(xiàn)“自動填充選項”，用鼠標(biāo)單擊向下鍵頭，在下拉列表中選擇“以序列方式填充”。此時，數(shù)據(jù)更新為按照遞增或遞減順序自動填充的序列。

我們也可以不使用“自動填充選項”下拉列表進(jìn)行序列填充。首先選定區(qū)域前幾個單元格輸入相應(yīng)初始值序列，然后選定所有已輸入值的單元格區(qū)域，用鼠標(biāo)點擊該區(qū)域右下角出現(xiàn)的自動填充柄并拖動掃過需要填充的單元格區(qū)域。松開鼠標(biāo)后，數(shù)據(jù)就自動以序列方式填充了。

4．自定義自動填充數(shù)列

有時候需要輸入的序列數(shù)據(jù)不是Excel2003自身提供的預(yù)定義序列，這時可以使用自定義序列的功能，將經(jīng)常用到的序列自定義后供自動填充序列數(shù)據(jù)使用。在Excel2003中按以下步驟自定義序列：

(1)選擇工具欄的“工具|選項”命令，彈出“選項”對話框。

(2)選擇“自定義序列”選項卡，單擊“輸入序列”編輯框，在編輯框中輸入自定義序列，每輸完一項以Enter鍵結(jié)束。輸入完成后單擊“添加”按鈕即可。

經(jīng)過自定義序列添加操作后，用戶就可以使用自動序列填充功能按照自己定義的序列進(jìn)行填充了。10.2.4單元格的基本操作

在對一個Excel工作表進(jìn)行單元格的輸入操作時，經(jīng)常使用一些簡單的單元格編輯操作以減少輸入數(shù)據(jù)的工作量。

1．單元格的命名

單元格的名字在默認(rèn)的情況下就是它的地址，也可以根據(jù)需要給單元格或單元格區(qū)域命名。這樣做的好處在于：可以實現(xiàn)在工作表中的快速定位；使一些特殊的單元格更容易記憶；在編寫公式時使用名字更容易理解等。命名一個單元格或單元格區(qū)域時，首先選定需命名的區(qū)域，然后選擇菜單欄“插入?|?名稱”選項，在級聯(lián)菜單中選擇“定義”命令，彈出“定義名稱”對話框，在該對話框中可添加單元格名稱。

命名時需按照命名的規(guī)則進(jìn)行：名字只能由字母、數(shù)字、下劃線和句點構(gòu)成，第一個字符必須是字母或文字，長度不超過255個字符，命名不區(qū)分英文字母的大小寫等。

2．插入和刪除單元格

當(dāng)需要在工作表中插入數(shù)據(jù)的時候，首先應(yīng)插入相應(yīng)數(shù)量的單元格，然后再對空單元格進(jìn)行輸入。當(dāng)需要刪除工作表中的數(shù)據(jù)及所在單元格的時候，只需要直接進(jìn)行單元格的刪除操作。

(1)插入單元格。插入單元格就是要在選定的位置插入新的單元格，而原位置的單元格將根據(jù)插入方式移動到其他位置上去。插入單元格的操作步驟如下：

●選定需要插入單元格的位置。

●在菜單欄“插入”下拉菜單中選擇“單元格”選項，或單擊右鍵，選擇“插入”命令，彈出“插入”對話框。選擇單元格的插入方式，單擊“確定”按鈕。選擇單元格的插入方式時有以下四種情況：

①選擇“活動單元格右移”：在活動單元格位置處插入單元格，活動單元格自身右移。

②選擇“活動單元格左移”：在活動單元格位置處插入單元格，活動單元格自身左移。

③選擇“整行”：在活動單元格位置處插入與所選單元格區(qū)域行數(shù)相同的行，原區(qū)域所在行下移。

④選擇“整列”：在活動單元格位置處插入與所選單元格區(qū)域列數(shù)相同的列，原區(qū)域所在列右移。

(2)插入行或列。插入行或列的操作方法如下：

●選擇需要插入行或列位置的后面一行或右面一列。

●在菜單欄“插入”下拉菜單中選擇“行”或“列”選項，或單擊右鍵，選擇“插入”命令，在彈出的“插入”對話框中選擇“整行”或“整列”插入方式，單擊“確定”按鈕。

(3)刪除單元格。刪除單元格就是指將選定的單元格或單元格區(qū)域從工作表中刪除，并根據(jù)刪除方式選擇用周圍其他的單元格來填補(bǔ)留下的空白。刪除操作和清除操作不一樣。清除僅清除單元格中的信息，保留單元格，而刪除則將選定的單元格連同其中的內(nèi)容一起刪除。刪除單元格的方法步驟為：

●選定需要刪除的單元格或單元格區(qū)域。

●在菜單欄“編輯”下拉菜單中選擇“刪除”選項，或單擊右鍵，選擇“刪除”命令，彈出“刪除”對話框。選擇單元格的刪除方式，單擊“確定”按鈕。

選擇單元格的刪除方式時有以下四種情況：

①選擇“活動單元格左移”：被選中區(qū)域右側(cè)的單元格向左移動填補(bǔ)被刪除區(qū)域。

②選擇“活動單元格上移”：被選中區(qū)域下方的單元格向上移動填補(bǔ)被刪除區(qū)域。

③選擇“整行”：被選擇單元格所在行被刪除。

④選擇“整列”：被選擇單元格所在列被刪除。

(4)刪除行或列。刪除行或列的操作方法如下：

●選擇需要刪除的行或列。

●在菜單欄“編輯”下拉菜單中選擇“刪除”選項，在彈出的“刪除”對話框中選擇“整行”或“整列”刪除方式，單擊“確定”按鈕?；騿螕粲益I，選擇“刪除”命令，此時將不會出現(xiàn)對話框，直接將選中的行或列刪除。

3．復(fù)制、粘貼和移動單元格

復(fù)制單元格或單元格區(qū)域是指將某個選定的單元格或單元格區(qū)域復(fù)制到指定位置，原位置的數(shù)據(jù)仍然存在。而移動是指將選定的單元格或單元格區(qū)域中的數(shù)據(jù)移動到其他位置，原位置的數(shù)據(jù)不再存在。

如果要在文本中重復(fù)輸入相同的數(shù)據(jù)，則使用復(fù)制、粘貼操作可以減少輸入的工作量。這里，復(fù)制與粘貼是一個互相關(guān)聯(lián)的操作，以下用復(fù)制表示。利用移動操作還可以根據(jù)需要在工作表中調(diào)整單元格數(shù)據(jù)的位置。復(fù)制、粘貼和移動的操作可以使用菜單命令或鼠標(biāo)拖動完成，具體操作分別如下：

(1)使用剪貼板復(fù)制或移動數(shù)據(jù)。使用剪貼板復(fù)制或移動數(shù)據(jù)也就是使用菜單命令進(jìn)行復(fù)制或移動操作。操作步驟如下：

●選定需要復(fù)制或移動的單元格或單元格區(qū)域。

●在菜單欄中選擇“編輯?|?復(fù)制或剪切”命令，或單擊工具欄上的“復(fù)制”或“剪切”按鈕。

●選定要粘貼或移動的目的單元格區(qū)域左上角的單元格。

●在菜單欄中選擇“編輯?|?粘貼”命令，或單擊工具欄上的“粘貼”按鈕。當(dāng)選擇“復(fù)制”命令時，最后粘貼執(zhí)行的是復(fù)制操作；當(dāng)選擇“剪切”命令時，最后粘貼執(zhí)行的是移動操作，也就是將原來位置的區(qū)域剪切下來后移動到目標(biāo)位置。

利用這種復(fù)制和移動的方法還可以完成在不同工作表中甚至不同工作簿中相應(yīng)的操作。

(2)使用鼠標(biāo)復(fù)制或移動數(shù)據(jù)。這種方法比較適合短距離小范圍的數(shù)據(jù)復(fù)制和移動，實現(xiàn)速度更快。

用鼠標(biāo)拖放的方法復(fù)制或移動單元格或單元格區(qū)域的操作步驟如下：

●選定需要復(fù)制或移動的單元格或單元格區(qū)域。

●將鼠標(biāo)指向被選區(qū)域的邊框，呈現(xiàn)箭頭狀時，按住鼠標(biāo)拖動至目標(biāo)位置，然后釋放鼠標(biāo)。拖動鼠標(biāo)時，一個選定區(qū)域大小的虛線框隨著鼠標(biāo)箭頭移動。此時，便完成了移動單元格或單元格區(qū)域的操作。如果要完成復(fù)制的操作，只需要在拖動鼠標(biāo)的同時按住Ctrl鍵即可。

(3)用“選擇性粘貼”復(fù)制、粘貼。除了復(fù)制選定單元格或單元格區(qū)域外，Excel還可以通過“選擇性粘貼”命令實現(xiàn)對所選單元格中的特定內(nèi)容的移動或復(fù)制。例如，只對公式、數(shù)字、格式等進(jìn)行復(fù)制。

操作步驟如下：

●選中需要復(fù)制的數(shù)據(jù)區(qū)域，執(zhí)行“復(fù)制”操作。

●選定需要粘貼區(qū)域的左上角單元格。

●單擊菜單欄“編輯”下拉菜單中的“選擇性粘貼”命令。

●在“選擇性粘貼”對話框中選擇粘貼方式，單擊“確定”按鈕。

4．查找與替換單元格

Excel2003和Word一樣，也提供查找和替換功能，以方便在工作表中快速定位要查找的信息，并且有選擇地用指定值代替。查找和替換的對象可以是文字、數(shù)字、公式等。

(1)查找。在菜單欄“編輯”下拉菜單中選擇“查找”命令，彈出“查找”對話框。在“查找內(nèi)容”文本框內(nèi)輸入需要查找的對象，點擊“選項”按鈕，選擇查找的范圍和搜索方式。

(2)替換。在菜單欄“編輯”下拉菜單中選擇“替換”命令，彈出“替換”對話框。在“查找內(nèi)容”文本框內(nèi)輸入需要查找的對象，點擊“替換為”文本框內(nèi)輸入指定的替換值，點擊“選項”按鈕，選擇查找的范圍和搜索方式，單擊“替換”或“全部替換”按鈕，分別替換已查找到的單元格或全部符合搜索條件的單元格數(shù)據(jù)。10.2.5導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)

Excel2003還可以將不同格式的外部數(shù)據(jù)文件導(dǎo)入到工作簿中，轉(zhuǎn)換成能夠被Excel2003識別的數(shù)據(jù)。所謂外部數(shù)據(jù)，是指存儲在Excel以外的財務(wù)軟件系統(tǒng)、大型機(jī)或數(shù)據(jù)庫等位置的數(shù)據(jù)。導(dǎo)入數(shù)據(jù)之后，就不必在Excel中手動鍵入它們了。

要導(dǎo)入外部的數(shù)據(jù)文件，首先單擊選擇用來放置文件數(shù)據(jù)的單元格，需要確保所選擇的單元格右下方?jīng)]有任何數(shù)據(jù)。然后選擇菜單欄中的“數(shù)據(jù)?|?導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)?|?導(dǎo)入數(shù)據(jù)”命令，彈出“選取數(shù)據(jù)源”對話框。在該對話框中選擇需要導(dǎo)入的數(shù)據(jù)文件，單擊“打開”按鈕。在彈出的“文本導(dǎo)入向?qū)А?步驟之1”對話框中，根據(jù)原始文本選擇導(dǎo)入的文件類型。

在彈出的“文本導(dǎo)入向?qū)А?步驟之2”對話框中，根據(jù)原始文本選擇分隔符號類型。

在彈出的“文本導(dǎo)入向?qū)А?步驟之3”對話框中，根據(jù)原始文本選擇每列數(shù)據(jù)類型。

最后在彈出的“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”對話框中輸入或手動選擇數(shù)據(jù)存放的位置。導(dǎo)入的數(shù)據(jù)可以放到“現(xiàn)有工作表”也可以放到“新建工作表”中。單擊“確定”按鈕完成外部數(shù)據(jù)的導(dǎo)入。

10.3工作表的格式化

創(chuàng)建并完成對工作表的輸入以后，所有的數(shù)據(jù)都使用默認(rèn)格式。為了使其中包含的數(shù)據(jù)更容易被訪問和理解，還必須對工作表中的一些數(shù)據(jù)進(jìn)行一定的格式化。Excel2003為用戶提供了豐富的格式化功能，如設(shè)置單元格格式、設(shè)置行高和列寬、設(shè)置工作表邊框和底紋、自動套用格式等。使用這些功能可以使工作表的內(nèi)容正確顯示，便于閱讀，而且更加清晰、美觀。10.3.1設(shè)置單元格格式

設(shè)置單元格格式之前，應(yīng)先選擇要設(shè)置格式的單元格、單元格區(qū)域、一個或多個工作表。在完成對單元格格式的設(shè)置后，單擊“確定”按鈕，所選中的單元格將自動套用新設(shè)置好的單元格格式。

1．設(shè)置單元格字體

Excel2003中的字體格式包括字體、字號、字形、顏色和特殊效果等。設(shè)置單元格字體格式的操作步驟如下：

●選定要設(shè)置字體格式的單元格或單元格區(qū)域。

●選擇菜單欄中的“格式?|?單元格格式”命令，彈出“單元格格式”對話框。

●選擇“字體”選項卡，根據(jù)選項卡提示設(shè)置字體、字形、字號、下劃線、顏色、特殊效果等。

如果只是對字體、字號、字形等方面進(jìn)行簡單的設(shè)置，則可以使用常用工具欄中的工具按鈕。

2．設(shè)置文本對齊方式

文本默認(rèn)的對齊方式是：單元格中的文本左對齊，數(shù)字右對齊。用戶可以自己設(shè)置單元格對齊方式：

●選定要設(shè)置對齊方式的單元格或單元格區(qū)域。

●選擇菜單欄中的“格式?|?單元格格式”命令，彈出“單元格格式”對話框。

●選擇“對齊”選項卡，可以根據(jù)需要設(shè)置文本的對齊方式，如水平對齊、垂直對齊、縮進(jìn)、文本控制、文本方向等。

3．設(shè)置單元格數(shù)字格式

在工作表的單元格中輸入的數(shù)字，通常按常規(guī)格式顯示，例如整數(shù)、小數(shù)、科學(xué)記數(shù)方式。但是這些格式無法滿足用戶所有的要求，例如，財務(wù)報表需要顯示貨幣格式，而系統(tǒng)自動格式是化為整數(shù)或小數(shù)格式顯示。為解決格式顯示問題，Excel2003提供了多種數(shù)字顯示格式，如貨幣、日期、時間、百分比、分?jǐn)?shù)、自定義等。設(shè)置單元格數(shù)字格式的步驟如下：

●選定要設(shè)置數(shù)字格式的單元格或單元格區(qū)域。

●選擇菜單欄中的“格式?|?單元格格式”命令，彈出“單元格格式”對話框。

●選擇“數(shù)字”選項卡，可以根據(jù)需要設(shè)置數(shù)字格式選擇分類列表中的數(shù)字分類和類型。

如果只是對數(shù)據(jù)的格式作一些比較簡單的設(shè)置，可以直接通過“格式”工具欄上的設(shè)置數(shù)據(jù)格式的快捷按鈕來實現(xiàn)。如果Excel提供的數(shù)字格式不夠用，還可以根據(jù)自己的需要定義數(shù)據(jù)格式。創(chuàng)建自定義格式時最多可以定義四種格式。創(chuàng)建自定義格式的步驟如下：

●選定要設(shè)置數(shù)字格式的單元格或單元格區(qū)域。

●選擇菜單欄中的“格式?|?單元格格式”命令，彈出“單元格格式”對話框。

●選擇“數(shù)字”選項卡，在分類列表中選擇“自定義選項”，在類型列表中選擇一個最接近需要的格式并進(jìn)行修改。單擊“確定”按鈕保存自定義格式。

創(chuàng)建的自定義格式有四個部分，各部分用分號分隔，每部分依次定義整數(shù)、負(fù)數(shù)、零值和文本格式。

4．設(shè)置行高和列寬

在單元格中太長的數(shù)據(jù)內(nèi)容將會延伸顯示到相鄰的單元格中，如果相鄰的單元格中已有內(nèi)容，那么該數(shù)據(jù)內(nèi)容在編輯欄中內(nèi)容不變，但在單元格中顯示的是一串“#”，提示用戶該單元格無法顯示這個數(shù)據(jù)內(nèi)容。因此，為了滿足實際工作的需要，應(yīng)適當(dāng)對工作表的行高和列寬進(jìn)行調(diào)整。

(1)設(shè)置行高。工作表中每行的行高默認(rèn)為14.25，并且任意一行的所有單元格的高度總是相等的。行高會自動隨著字體而發(fā)生變化，用戶也可以根據(jù)需要設(shè)置適當(dāng)行高。

使用菜單欄命令設(shè)置行高的步驟如下：

●選定需要設(shè)置行高的行。

●選擇菜單欄中的“格式?|?行”命令，在級聯(lián)菜單中選擇“行高”命令，彈出“行高”對話框。

●在文本框中輸入要設(shè)置的行高值，單擊“確定”按鈕。行高值可以選擇0～409之間的整數(shù)?！褚部梢栽诩壜?lián)菜單中選擇“最適合的行高”命令，系統(tǒng)自動調(diào)整所選的行高為一個最小必要值，使所選內(nèi)容充分顯示。

使用鼠標(biāo)也可以設(shè)置行高。將鼠標(biāo)移動到行號區(qū)所選行號數(shù)字的上或下邊框處，鼠標(biāo)變?yōu)樾?，按照需要向上或向下拖動鼠?biāo)，松開鼠標(biāo)完成設(shè)置。也可以在上或下邊框處雙擊鼠標(biāo)，行高自動設(shè)置為適合顯示當(dāng)前行的大小。

(2)設(shè)置列寬。工作表中的列和行有所不同。工作表默認(rèn)單元格的寬度為8.38，不會根據(jù)數(shù)據(jù)的增長而自動調(diào)整列寬，但用戶可以根據(jù)自己需要設(shè)置列的寬度。

使用菜單欄命令設(shè)置列寬的步驟如下：

●選定需要設(shè)置列寬的列。

●選擇菜單欄中的“格式?|?列”命令，在下一級菜單中選擇“列寬”命令，彈出“列寬”對話框。

●在文本框中輸入要設(shè)置的列寬值，單擊“確定”按鈕。也可以選擇“最適合的列寬”命令，系統(tǒng)自動調(diào)整所選的列寬為一個最小必要值，使所選內(nèi)容充分顯示。使用鼠標(biāo)也可以設(shè)置列寬。將鼠標(biāo)移動到列標(biāo)區(qū)所選列標(biāo)符號的左或右邊框處，鼠標(biāo)變?yōu)樾?，按照需要向左或向右拖動鼠?biāo)，松開鼠標(biāo)完成設(shè)置。也可以在左或右邊框處雙擊鼠標(biāo)，列寬自動設(shè)置為適合顯示當(dāng)前列數(shù)據(jù)的大小。

5．設(shè)置單元格邊框

在工作表中給單元格加上不同的邊框線，可以起到美化工作表的目的，使工作表更加清晰明了。設(shè)置單元格邊框的步驟如下：

●選定需要增加邊框的單元格或單元格區(qū)域。

●選擇菜單欄中的“格式?|?單元格”命令，彈出“單元格格式”對話框。

●選擇“邊框”選項卡，在“線形”列表框中為邊框選擇一種線形，在“顏色”下拉列表中為邊框選擇一種顏色，再利用“預(yù)置”框中的各種按鈕為選定區(qū)域設(shè)置不同位置的邊框。

●要刪除所選單元格的邊框，可以單擊“預(yù)置”選項區(qū)中的“無”選項。

6．設(shè)置合并居中

設(shè)計表格時，標(biāo)題名常常放在第一行和第一列，但在打印或瀏覽的時候，都希望標(biāo)題名稱放在整個數(shù)據(jù)表格的第一行中間。我們可以使用單元格合并和居中的方法，完成標(biāo)題單元格的設(shè)置，步驟如下：●選擇要居中顯示的多個單元格。

●選擇菜單欄中的“格式?|?單元格格式”命令，彈出“單元格格式”對話框。

●選擇“對齊”選項卡，在“水平對齊”下拉菜單中選擇“居中”，然后將“文本控制”選項中的“合并單元格”項前的方框打上“√”?；蛘咧苯訂螕簟案袷健惫ぞ邫谥械摹昂喜⒓熬又小卑粹o

。10.3.2設(shè)置條件格式

在工作表的應(yīng)用過程中，可能需要將滿足某些條件的單元格按照指定的樣式進(jìn)行顯示。用戶可以設(shè)置單元格需要滿足的條件，并設(shè)置滿足條件的單元格應(yīng)使用的格式。系統(tǒng)會在選定的區(qū)域中搜索符合條件的單元格，并將設(shè)定的格式應(yīng)用到符合條件的單元格上。假設(shè)一個成績表如圖10-3所示，要求將平均分70分以上、80分以下和90分以上的單元格分別以不同的格式顯示。步驟如下：

●選定要設(shè)定條件格式的單元格區(qū)域。

●選擇菜單欄中的“格式?|?條件格式”命令，彈出“條件格式”對話框。

●在“條件1”區(qū)域左側(cè)的“條件”下拉列表框中選擇“單元格數(shù)值”和“介于”選項，在后面兩個文本框中依次輸入“70”、“80”。●單擊“格式”按鈕，將彈出“單元格格式”對話框，在該對話框中設(shè)置單元格字體、邊框以及圖案格式，單擊“確定”按鈕，返回“條件格式”對話框。

●單擊“添加”按鈕，展開“條件2”選項，在“條件”下拉列表框分別選擇“單元格數(shù)值”、“大于”，輸入“90”。

●單擊“格式”按鈕，將彈出“單元格格式”對話框，在該對話框中設(shè)置另一特定格式，單擊“確定”按鈕，返回“條件格式”對話框。圖10-3成績表由圖10-4可以看到，原來工作表中滿足條件的單元格分別按照設(shè)置使用了兩種特定的格式。Excel2003默認(rèn)最多可以設(shè)置3個條件格式。

對于已經(jīng)存在的條件格式，可以對其進(jìn)行修改和刪除。只需要在彈出的“條件格式”對話框中單擊“刪除”按鈕，在新彈出的“刪除條件格式”對話框中選擇需要刪除的條件即可。圖10-4使用條件格式后的成績表10.3.3自動套用格式

如果對所建工作表沒有特殊的要求，用戶可以不必自己對工作表進(jìn)行太多設(shè)置。因為Excel2003內(nèi)置了大量的工作表格式，這些格式中組合了數(shù)字、字體、對齊方式、邊框、列寬和行高等屬性?？梢赃x擇其中一種格式自動套用到選定的工作表單元格區(qū)域，既可以美化工作表，也可以提高用戶的工作效率。自動套用表格的步驟如下：●選定要套用自動格式的單元格區(qū)域。

●選擇菜單欄中的“格式?|?自動套用格式”命令，彈出“自動套用格式”對話框。

●在示例框中選擇需要的格式，在“要應(yīng)用的格式”中選取需要修改的應(yīng)用格式，單擊“確定”按鈕結(jié)束設(shè)置。10.3.4使用樣式

樣式是應(yīng)用于所選區(qū)域的格式組合。使用一種樣式，就是采用該樣式中定義的所有格式組合格式化單元格。樣式包括內(nèi)部樣式和自定義樣式，內(nèi)部樣式是Excel內(nèi)部預(yù)定義的樣式，可以直接使用，自定義樣式是用戶創(chuàng)建的各種格式的組合。

1．使用內(nèi)部樣式

首先選定應(yīng)用樣式的單元格區(qū)域，在菜單欄“格式”下拉菜單中選擇“樣式”命令，彈出“樣式”對話框。在“樣式名”下拉列表中選擇一個樣式，單擊“確定”按鈕完成內(nèi)部樣式的使用。

2．創(chuàng)建、修改和刪除樣式

用戶也可以將常用的一些數(shù)據(jù)格式定義為樣式。首先需要設(shè)置好單元格格式，并選定該單元格。在菜單欄“格式”下拉菜單中選擇“樣式”命令，彈出“樣式”對話框。在“樣式名”文本框中輸入新樣式的名稱，在“樣式包括”列表框選定格式類型，最后單擊“添加”按鈕完成自定義樣式的創(chuàng)建。

同樣也可以在該對話框中刪除和修改樣式。修改時先選擇要修改的樣式名，單擊“修改”按鈕，在彈出的“單元格格式”對話框中修改已定義的樣式。刪除時先選擇要刪除的樣式名，單擊“刪除”按鈕即可。10.3.5隱藏行和列

編輯工作表時，只希望那些需要修改的行或列顯示在屏幕上，而其他不需要修改的行或列隱藏起來，這就可以使用Excel2003的隱藏行和列功能。

要隱藏行或列，首先選定要隱藏的行或列，選擇菜單欄中的“格式?|?行或列”命令，單擊下一級菜單中的“隱藏”指令。

如果想要重新顯示被隱藏的行或列，先選定跨越被隱藏的行或列的單元格區(qū)域，然后選擇菜單欄中的“格式?|?行”或“格式?|?列”命令，單擊下一級菜單中的“取消隱藏”指令即可。10.3.6設(shè)置底紋和工作表背景

為了改變工作表的視覺效果，可以為工作表單元格添加底紋和背景，以突出顯示、美化單元格，增強(qiáng)可讀性。

1．設(shè)置底紋

使用菜單添加底紋的具體操作步驟如下：

●選定需要添加底紋的單元格區(qū)域。

●選擇菜單欄中的“格式?|?單元格”命令，彈出“單元格格式”對話框。

●單擊“圖案”選項卡，在“顏色”和“圖案”選項中選擇所要的底紋格式。在“示例”選項區(qū)可以瀏覽所選底紋圖案和顏色的效果。單擊“確定”按鈕完成設(shè)置。

2．設(shè)置工作表背景

Excel默認(rèn)的工作背景為白色。用戶可以自己選擇背景圖案，像Windows的墻紙一樣平鋪在工作表數(shù)據(jù)后面。具體設(shè)置步驟如下：

●選定需要設(shè)置背景的工作表。

●選擇菜單欄中的“格式?|?工作表?|?背景”命令，彈出“工作表背景”對話框。

●選擇用戶的背景圖案，單擊“插入”按鈕將圖案插入工作表，作為工作表背景。

如果要刪除工作表中的背景圖案，選擇菜單欄中的“格式?|?工作表?|?刪除背景”命令即可。

10.4工作表的操作和管理

使用工作表可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行組織和管理。新建一個工作簿時，Excel會在工作簿中自動產(chǎn)生3個工作表。如果需要可以建更多的工作表，一個工作簿最多可以包含255個工作表。如果工作簿中包含的工作表比較多，就需要用到Excel中工作表的操作和管理功能。10.4.1工作表的基本操作

工作表的基本操作包括工作表的選擇、移動、復(fù)制、插入、刪除、重命名等。

1．工作表的選擇

新建的工作簿中，總是將Sheet1作為活動工作表。對于包含有多個工作表的工作簿，如果要對活動工作表以外的其他工作表進(jìn)行操作，就需要激活其他工作表，使其成為活動的工作表或工作表組。

(1)選擇單個工作表。只需要用鼠標(biāo)單擊需要選定的工作表標(biāo)簽，當(dāng)標(biāo)簽變?yōu)榘咨珪r，該工作表即成為當(dāng)前的活動工作表。

(2)選擇多個工作表。選擇多個工作表的方法有以下兩種：

●按住Ctrl鍵，同時用鼠標(biāo)單擊需要選擇的工作表標(biāo)簽即可，這樣可以選擇不相鄰的一組工作表。

●按住Shift鍵，單擊第一個和最后一個工作表標(biāo)簽，可以選擇相鄰的連續(xù)的工作表組。

(3)選定全部工作表。如果要選定工作簿中的所有工作表，可以在任意工作表的標(biāo)簽上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“選定全部工作表”，則所有工作表標(biāo)簽變?yōu)榘咨?，都處于全部選定的狀態(tài)。

如果要取消對工作表的選擇，可以用鼠標(biāo)左鍵單擊未選中的工作表標(biāo)簽，或者用鼠標(biāo)右鍵單擊某個選定的工作表標(biāo)簽，然后在彈出的快捷菜單中選擇“取消成組工作表”選項。

2．插入、刪除、復(fù)制和移動工作表

(1)插入工作表。插入工作表有兩種方法：

●選定工作表，在菜單欄“插入”下拉菜單中選擇“工作表”命令，可以在當(dāng)前工作表之前插入一個新的工作表。

●使用鼠標(biāo)在選定的工作表標(biāo)簽上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入”選項，然后在彈出的“插入”對話框中選擇需要的模板。最后單擊“確定”按鈕完成工作表的插入。

(2)刪除工作表。如果用戶不需要工作簿中的某張工作表了，可以將其刪除。刪除工作表也有兩種方法：

●首先選定需要刪除的工作表，然后在菜單欄“編輯”下拉菜單中選擇“刪除工作表”命令，在彈出的對話框中單擊“確定”按鈕即可刪除當(dāng)前工作表。同時，和它相鄰的后一個工作表成為活動工作表。

●使用鼠標(biāo)在選定的工作表標(biāo)簽上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”選項，完成工作表的刪除。

(3)移動和復(fù)制工作表。Excel允許在同一個或多個工作簿間移動或復(fù)制工作表。

如果移動、復(fù)制操作位于同一工作簿中，可以使用鼠標(biāo)或菜單命令實現(xiàn)，具體方法有：

●在工作表標(biāo)簽區(qū)使用鼠標(biāo)直接移動或復(fù)制工作表。需要先選中要移動的工作表標(biāo)簽，用鼠標(biāo)直接拖動到當(dāng)前工作簿的某張工作表前(后)，完成工作表的移動。如果是復(fù)制、粘貼某張工作表，只需要在拖動鼠標(biāo)的同時按住Ctrl鍵，就可以將該工作表副本復(fù)制到其他工作表之前(后)，原工作表仍存在。●使用菜單命令移動或復(fù)制工作表。先選定要移動的工作表，然后選擇菜單欄中的“編輯?|?移動或復(fù)制工作表”命令，彈出“移動或復(fù)制工作表”對話框。在“下列選定工作表之前”列表框中，單擊選擇需要在其前面插入移動或復(fù)制的工作表。如果需要將工作表添加或移動到目標(biāo)工作簿的最后，則選擇“移動到最后”。●如果是復(fù)制、粘貼工作表，只需要在“建立副本”前打上“√”。

如果要將工作表復(fù)制或移動到不同的工作簿中，首先應(yīng)保證兩個工作簿都是打開的，然后使用上面提到的使用菜單命令移動或復(fù)制工作表的方法操作，不同之處在于彈出的“移動或復(fù)制工作表”對話框中，需要在“工作簿”下拉列表中選擇其他的工作簿名稱?！跋铝羞x定工作表之前”和“建立副本”選項與在同一工作表中的操作一致。

3．重命名工作表

新建工作簿中工作表的默認(rèn)名為Sheet1、Sheet2、Sheet3，用戶也可以根據(jù)工作表的內(nèi)容對工作表進(jìn)行重命名，以方便工作表的管理。

使用菜單欄對工作表進(jìn)行重命名時，首先要選定需要重命名的工作表，在菜單欄“格式”下拉菜單中選擇“工作表”選項，在下一級菜單中選擇“重命名”命令。該活動工作表的標(biāo)簽會處于編輯狀態(tài)，此時用戶可以輸入新的名稱。

還可以使用鼠標(biāo)對工作表進(jìn)行重命名。用鼠標(biāo)右鍵單擊需要重命名的工作表標(biāo)簽，在彈出的快捷菜單中選擇“重命名”選項，標(biāo)簽進(jìn)入編輯狀態(tài)后輸入新命名即可完成重命名操作。

4．隱藏工作表

在Excel中，可以有選擇地隱藏工作簿的一個或多個工作表，使其工作表名在標(biāo)簽欄不顯示，但工作表仍存在于工作簿中。

隱藏工作表的具體操作步驟如下：

●選定需要隱藏的工作表或工作表組。

●選擇菜單欄中的“格式?|?工作表?|?隱藏”命令即可。

如果要取消隱藏，只需要選擇菜單欄中的“格式?|?工作表?|?取消隱藏”命令，在彈出的“取消隱藏”對話框中選擇要取消隱藏的工作表，單擊“確定”按鈕即可。

5．設(shè)置標(biāo)簽顏色

為了突出顯示一些工作表，可以將這些工作表的標(biāo)簽設(shè)置為不同顏色。具體步驟如下：

●選定需要設(shè)置的工作表或工作表組。

●選擇菜單欄中的“格式?|?工作表?|?工作表標(biāo)簽顏色”命令，彈出“設(shè)置工作表標(biāo)簽顏色”對話框。

●在該對話框中選擇所需設(shè)置顏色，單擊“確定”按鈕即可。

或者使用鼠標(biāo)右鍵單擊工作表標(biāo)簽，在彈出的菜單中選擇“工作表標(biāo)簽顏色”命令，彈出“設(shè)置工作表標(biāo)簽顏色”對話框，然后選擇顏色。10.4.2視圖的切換

如果工作表中的數(shù)據(jù)很多，不能在工作簿窗口中完全顯示出來，可以通過對視圖的設(shè)置來顯示工作表。

1．全屏顯示

選擇菜單欄中的“視圖?|?全屏顯示”命令，這時將會全屏顯示當(dāng)前工作表，但全屏顯示也有可能無法完全顯示工作表中的數(shù)據(jù)。

2．改變顯示比例

選擇菜單欄中的“視圖?|?顯示比例”命令，彈出“顯示比例”對話框。在此對話框中可以選擇適當(dāng)?shù)娘@示比例。也可以在常用工具欄上直接設(shè)置縮放比例?？s放比例數(shù)在10～400之間。

3．分頁顯示

如果縮放和全屏顯示仍不能滿足顯示需要，還可以使用視圖的分頁顯示。選擇菜單欄中的“視圖?|?分頁瀏覽”命令，這個時候當(dāng)前工作表按照默認(rèn)格式分頁。在該瀏覽視圖中，還可以用鼠標(biāo)拖動虛線，進(jìn)行手動分頁。

4．使用視圖管理器

視圖管理器可以為工作表創(chuàng)建不同視圖并管理視圖。執(zhí)行菜單欄中的“視圖?|?視圖管理器”命令，彈出“視圖管理器”對話框。在該對話框中可以自己添加視圖，也可以在用戶已定義的視圖中快速切換顯示。

(1)視圖的命名。選定一個數(shù)據(jù)區(qū)域后，執(zhí)行菜單欄中的“視圖?|?視圖管理器”命令，彈出“視圖管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，在出現(xiàn)的對話框的“名稱”欄中輸入視圖名稱，單擊“確定”按鈕完成命名。

(2)視圖的切換。執(zhí)行菜單欄中的“視圖?|?視圖管理器”命令，彈出“視圖管理器”對話框后，在“視圖”文本框中選擇要顯示的視圖名稱，單擊“顯示”按鈕完成視圖的切換。10.4.3工作簿的窗口操作

1．新建和排列窗口

當(dāng)同時打開多個工作簿時，為了比較不同工作簿或不同工作表中的數(shù)據(jù)，可以對窗口進(jìn)行重新排列。

(1)新建窗口。新建窗口可以在多個窗口中顯示一個工作簿。選擇菜單欄中的“窗口?|新建窗口”命令，屏幕出現(xiàn)兩個窗口，這兩個窗口顯示的是同一個工作簿，名稱分別為“工作簿：1”和“工作簿：2”。這樣就可以在兩個窗口中對比同一工作簿的不同工作表。

(2)排列工作簿窗口。當(dāng)同時打開多個工作表窗口時，可以根據(jù)設(shè)置進(jìn)行自定義排列。選擇菜單欄中的“窗口?|?重排窗口”命令，彈出“重排窗口”對話框，根據(jù)需要選擇不同的排列方式。如果只是要同時顯示活動工作簿中的工作表，選中“當(dāng)前活動工作簿的窗口”復(fù)選框即可。

2．工作表的拆分

當(dāng)工作表的行數(shù)和列數(shù)很多時，屏幕顯示只能看到工作表的部分?jǐn)?shù)據(jù)。如果需要對照比較工作表中相距較遠(yuǎn)的數(shù)據(jù)，可以將工作表窗口按照水平和垂直方向拆分。拆分工作表就是把當(dāng)前工作簿窗口拆分成幾個窗格，每個窗格都可以用滾動條顯示工作表的各個部分。拆分工作表可以使用以下兩種方法：

●使用拆分框。水平滾動條的右端和垂直滾動條的頂端都有一個小方塊，稱為“拆分框”。使用鼠標(biāo)點擊拆分框，然后拖動至需要拆分的位置，釋放鼠標(biāo)后，可將窗口拆分為不同的部分。

●使用菜單命令。先選定需要拆分的分隔點(單元格)，在菜單欄“窗口”下拉菜單中選擇“拆分”命令，系統(tǒng)將以選中單元格的左上角為交點，將窗口分為四個窗口。拆分后的窗格各自都有一個滾動欄，可以用鼠標(biāo)分別選擇查看窗格內(nèi)的單元格。還可以用鼠標(biāo)指向水平和垂直的分隔線交點，拖動交點改變窗格分隔位置。

要取消拆分，只需要在菜單欄“窗口”下拉菜單中選擇“取消拆分”命令即可。

3．工作表的凍結(jié)

拆分工作表可以讓用戶在每個窗格都能瀏覽整個工作表。但有些數(shù)據(jù)要求在瀏覽時始終顯示在窗口中，如學(xué)生的學(xué)號、姓名、班級等，這時可以使用工作表的凍結(jié)功能。凍結(jié)工作表實際上也是將當(dāng)前窗口拆分成窗格。不同的是，活動工作表的上、左側(cè)窗格被凍結(jié)，被凍結(jié)區(qū)域保持不動，其他內(nèi)容可以通過滾動條的移動查看。具體步驟是：先選定單元格，在菜單欄“窗口”下拉菜單中選擇“凍結(jié)窗格”命令。系統(tǒng)將以選中單元的左上角為分界線，將窗口分隔為四個窗格。該單元格上面和左面的所有單元格被凍結(jié)，當(dāng)滾動右側(cè)和下面的滾動條時，被凍結(jié)的單元格始終顯示。

要撤消凍結(jié)，可以在菜單欄“窗口”下拉菜單中選擇“撤消凍結(jié)窗格”命令。10.4.4保護(hù)設(shè)置

為了向用戶提供對工作簿不同級別的訪問權(quán)限，避免工作表中的數(shù)據(jù)受到破壞和信息泄露，Excel為工作簿提供了多級的安全保護(hù)機(jī)制，可以根據(jù)不同的情況對工作簿、工作表和單元格進(jìn)行保護(hù)。

1．保護(hù)工作簿

為了限制工作簿的訪問權(quán)限，可用兩種方式對工作簿進(jìn)行不同程度的保護(hù)。

第一種是給工作簿設(shè)置密碼，防止未授權(quán)用戶訪問工作簿。首先選擇菜單欄中的“工具?|?選項”命令，彈出“選項”對話框，如圖10-5所示。選擇“安全性”選項卡，在“打開權(quán)限密碼”文本框中輸入密碼，密碼可由15個以下的字符組成。單擊“確定”按鈕后確認(rèn)密碼，再單擊“確定”按鈕完成設(shè)置。當(dāng)再次打開工作簿時，需要在彈出的密碼對話框中輸入正確密碼后才能打開工作簿。圖10-5“選項”對話框第二種是對工作簿設(shè)置結(jié)構(gòu)或窗口的保護(hù)，用戶訪問時如果沒有修改密碼就不能對相應(yīng)內(nèi)容進(jìn)行修改。首先要選定工作簿中的任意工作表，然后選擇菜單欄中的“工具?|?保護(hù)?|保護(hù)工作簿”，彈出“保護(hù)工作簿”對話框，如圖10-6所示。

在復(fù)選框內(nèi)可以選擇保護(hù)對象：結(jié)構(gòu)和窗口。在密碼文本框中可以輸入密碼，單擊“確定”按鈕后確認(rèn)密碼，再單擊“確定”按鈕完成設(shè)置。要撤消工作簿的保護(hù)，可以選擇菜單欄中的“工具?|?保護(hù)?|?撤消保護(hù)工作簿”。圖10-6“保護(hù)工作簿”對話框

2．保護(hù)工作表

設(shè)置了對工作簿的保護(hù)，可以防止對工作簿的結(jié)構(gòu)或窗口進(jìn)行修改，但不能防止對工作表數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。因此需要對工作表設(shè)置保護(hù)，實現(xiàn)對工作表各元素的保護(hù)。

首先使要保護(hù)的工作表成為活動工作表，然后選擇菜單欄中的“工具?|?保護(hù)?|?保護(hù)工作表”命令，彈出“保護(hù)工作表”對話框，如圖10-7所示。選中“保護(hù)工作表及鎖定的單元格內(nèi)容”復(fù)選框。在“允許此工作表的所有用戶進(jìn)行”列表框中選擇用戶可以進(jìn)行的操作。在“取消工作表保護(hù)時使用的密碼”欄中輸入密碼，單擊“確定”按鈕確認(rèn)密碼后，再單擊“確定”按鈕完成設(shè)置。要撤消對工作表的保護(hù)，可以選擇菜單欄中的“工具?|?保護(hù)?|?撤消保護(hù)工作表”。圖10-7“保護(hù)工作表”對話框

3．保護(hù)單元格

如果單元格或單元格區(qū)域需要鎖定，不允許其他人員修改其中內(nèi)容，或者隱藏單元格中的計算公式，可以選擇單元格保護(hù)方式。

首先要選定需要鎖定、隱藏的單元格或單元格區(qū)域，然后選擇菜單欄中的“格式?|?單元格”命令，彈出“單元格格式”對話框，選擇“保護(hù)”選項卡，如圖10-8所示。選擇鎖定或隱藏復(fù)選框，單擊“確定”按鈕完成設(shè)置。圖10-8“單元格格式”對話框中的“保護(hù)”選項卡10.4.5打印工作表

完成對工作表數(shù)據(jù)的輸入和編輯后，就可以將其打印輸出了。為了使打印出的工作表準(zhǔn)確并清晰，需要對打印作一些設(shè)置。這些設(shè)置包括頁面設(shè)置、打印預(yù)覽、打印選項設(shè)置等。

1．頁面設(shè)置

選擇菜單欄中的“文件?|?頁面設(shè)置”命令，彈出“頁面設(shè)置”對話框。在該對話框中可以對頁面、頁邊距、頁眉/頁腳、工作表進(jìn)行設(shè)置。

(1)頁面設(shè)置。選擇“頁面”選項卡，如圖10-9所示。在其中可以對頁面打印的方向、縮放尺寸、紙張大小、打印質(zhì)量、起始頁碼等進(jìn)行設(shè)置。圖10-9“頁面設(shè)置”對話框中的“頁面”選項卡

(2)頁邊距設(shè)置。選擇“頁邊距”選項卡，如圖10-10所示。其中有“上”、“下”、“左”、“右”數(shù)字增減框，可以分別調(diào)整文檔到上、下、左、右的頁邊距離。

圖10-10“頁面設(shè)置”對話框中的“頁邊距”選項卡

(3)頁眉頁腳設(shè)置。選擇“頁眉/頁腳”選項卡，如圖10-11所示?？梢栽谄渲性O(shè)置用戶定義的頁眉/頁腳的文字格式，包括字體、字形、下劃線和特殊效果等。頁眉/頁腳格式包括Excel內(nèi)部格式和自定義格式兩種。

(4)工作表設(shè)置。選擇“工作表”選項卡，如圖10-12所示?？梢栽O(shè)置打印的區(qū)域、打印出來的標(biāo)題行或列，打印順序等。圖10-11“頁面設(shè)置”對話框頁眉頁腳選項卡圖10-12“頁面設(shè)置”對話框中的“工作表”選項卡

2．打印預(yù)覽

在打印工作表之前，可以使用打印預(yù)覽來查看工作表的效果和工作表格式設(shè)置情況，也可以在打印預(yù)覽狀態(tài)下修改頁面設(shè)置，避免在打印完成后出現(xiàn)錯誤的麻煩。

通過菜單欄中的“文件?|?打印預(yù)覽”命令或常用工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕，切換到“打印預(yù)覽”窗口。在打印預(yù)覽窗口可以直接修改頁面設(shè)置。

3．打印選項設(shè)置

設(shè)置完頁面后就可以進(jìn)行打印。選擇菜單欄中的“文件?|?打印”命令或常用工具欄上的“打印”按鈕，彈出“打印內(nèi)容”對話框。在該對話框中可以選擇打印機(jī)設(shè)置、頁面設(shè)置、打印范圍、打印內(nèi)容和打印份數(shù)等。

小技巧

如何讓打印的每頁都有相同的標(biāo)題?

在菜單欄“文件”下拉菜單的“頁面設(shè)置”中選擇“工作表”選項卡，在“打印標(biāo)題”欄中可以設(shè)計上標(biāo)題和左標(biāo)題?？梢赃x擇標(biāo)題行或列，再進(jìn)行打印預(yù)覽，就會看到每頁都自動加上了標(biāo)題。

10.5圖?表?的?使?用

使用Excel?2003的圖表功能可以直觀而形象地表示數(shù)值的大小，使復(fù)雜的數(shù)據(jù)更加生動、易懂。當(dāng)工作表中的數(shù)據(jù)發(fā)生變化時，圖表中對應(yīng)的對象也會自動更新。

Excel中，圖表可以分為兩種類型：一種位于單獨的工作表中，與源數(shù)據(jù)不在同一個工作表上，這種圖表稱為工作表圖表，打印時與數(shù)據(jù)表分開打印；另一種圖表與源數(shù)據(jù)在同一個工作表上，作為該工作表中的一個對象，稱為嵌入式圖表，打印時與工作表一起打印。10.5.1建立圖表

Excel2003提供了約14種類型、一百多種不同格式的圖表供選擇，其中包括二維圖表和三維圖表?？梢酝ㄟ^兩種方式創(chuàng)建圖表：使用“圖表向?qū)А眲?chuàng)建圖表；使用圖表工具欄或F11鍵快速創(chuàng)建圖表。

1．使用“圖表向?qū)А眲?chuàng)建圖表

使用“圖表向?qū)А眲?chuàng)建圖表的步驟如下：

(1)選定生成圖表的數(shù)據(jù)源。選擇作為圖表數(shù)據(jù)源的單元格范圍，如果圖表包含標(biāo)題，應(yīng)將標(biāo)題包含在所選區(qū)域內(nèi)。

(2)選擇菜單欄中的“插入?|?圖表”命令，彈出“圖表向?qū)А睂υ捒?。用“圖表向?qū)А眲?chuàng)建圖表總共分為四步：●打開“圖表向?qū)А?步驟之1—圖表類型”對話框。在“圖表類型”對話框中選擇“標(biāo)準(zhǔn)類型”選項卡，該選項卡下的“圖表類型”列表中顯示了Excel2003內(nèi)置的14種圖表類型，用戶可以根據(jù)需要選擇相應(yīng)的圖表類型。在“子圖表類型”列表中選擇該類型中的某種圖表樣式。如果用戶不能確定選擇的圖表是否合適，可在“按下不放可查看示例”按鈕上按住鼠標(biāo)左鍵，在對話框中預(yù)覽圖表的效果。設(shè)置完成后，單擊“下一步”按鈕。

如果對圖表類型很熟悉，也可以選擇“自定義類型”選項卡，自定義圖表類型。●打開“圖表向?qū)А?步驟之2—圖表源數(shù)據(jù)”對話框。“圖表源數(shù)據(jù)”對話框默認(rèn)使用打開圖表向?qū)е坝脩暨x取的數(shù)據(jù)區(qū)域。如果需要修改，可以在“數(shù)據(jù)區(qū)域”文本框中重新輸入數(shù)據(jù)區(qū)域的引用，并在“系列產(chǎn)生在”選項區(qū)設(shè)置數(shù)據(jù)系列是橫向(行)還是縱向(列)。橫向是指將所選數(shù)據(jù)區(qū)域的第一行作為X軸的刻度單位，縱向是指將所選數(shù)據(jù)區(qū)域的第一列作為Y軸的刻度單位。設(shè)置完成后，單擊“下一步”按鈕。●打開“圖表向?qū)А?步驟之3—圖表選項”對話框。“圖表選項”對話框包含六個選項卡，主要是對圖表的一些選項進(jìn)行設(shè)置。根據(jù)需要，可以選擇“標(biāo)題”、“坐標(biāo)軸”、“網(wǎng)格線”、“圖例”、“數(shù)據(jù)標(biāo)志”、“數(shù)據(jù)表”等選項卡進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置。設(shè)置完成后，單擊“下一步”按鈕。

●打開“圖表向?qū)А?步驟之4—制表位置”對話框。在“制表位置”中可以設(shè)置創(chuàng)建的圖表是作為工作表圖表還是嵌入式圖表插入當(dāng)前工作表。單擊“完成”按鈕結(jié)束圖表的創(chuàng)建。

2．使用其他方法創(chuàng)建圖表

除了使用“圖表向?qū)А眲?chuàng)建圖表外，還可以使用工具欄和快捷鍵F11創(chuàng)建簡單圖表。

使用工具欄創(chuàng)建圖表時，首先選擇菜單欄中的“視圖?|?工具欄?|?圖表”命令，即可打開“圖表”工具欄對話框，如圖10-13所示。然后在工作表中選定圖表源數(shù)據(jù)，在“圖表”工具欄上打開“圖表類型”的下拉列表，選擇所需要的圖表類型，即可創(chuàng)建圖表。

或者按下F11鍵，直接就可以生成一個獨立的圖表，名為“Chart1”。圖10-13“圖表”工具欄10.5.2圖表的編輯和格式化

1．圖表的編輯

完成了對圖表的創(chuàng)建工作后，圖表上的信息都是按照缺省的外觀顯示的，可以利用Excel2003提供的工具進(jìn)一步編輯、修飾圖表，例如制作圖表標(biāo)題、向圖表中添加文本、設(shè)置圖表選項、移動和復(fù)制圖表等。根據(jù)生成圖表的位置不同，選中圖表的方式也不同。對于工作表圖表，可以用鼠標(biāo)單擊工作表標(biāo)簽進(jìn)行選定。對于嵌入式圖表，用鼠標(biāo)單擊該圖表選中。

(1)選中圖表的對象。一個圖表由多個圖表項即圖表對象組成。為了對圖表進(jìn)行編輯，首先應(yīng)選定需要編輯的圖表對象。在Excel里，可以在“圖表”工具欄上的“圖表對象”下拉列表中選擇需要編輯的圖表對象，也可以在圖表中直接用鼠標(biāo)選中某個圖表對象。

(2)設(shè)置圖表選項。首先選擇菜單欄中的“圖表?|?圖表選項”命令，彈出“圖表選項”對話框?？梢钥吹焦灿辛鶄€選項卡，分別可以設(shè)置“標(biāo)題”、“坐標(biāo)軸”、“網(wǎng)格線”、“圖例”、“數(shù)據(jù)標(biāo)志”、“數(shù)據(jù)表”等。

(3)縮放、移動、復(fù)制和刪除。對于嵌入式圖表，可以將圖表拖動到工作表的任何區(qū)域。單擊圖表區(qū)的任何位置，當(dāng)圖表邊框出現(xiàn)八個小黑方塊時，用鼠標(biāo)將其拖動到目的位置，松開鼠標(biāo)即完成圖表的移動操作。

如果要改變一個嵌入式圖表的尺寸，單擊該圖表，當(dāng)出現(xiàn)黑色小方塊(操作點)時使用鼠標(biāo)指向操作點，拖動鼠標(biāo)可改變圖表大小。對于工作表圖表，需要在“常用”工具欄的“顯示比例”列表框中輸入或選擇新的比例實現(xiàn)縮放。

單擊圖表區(qū)的任何位置選定圖表，在菜單欄“編輯”下拉菜單中選擇“剪切”、“復(fù)制”、“粘貼”、“刪除”選項可以完成對圖表的移動、復(fù)制和刪除。操作方法與在Word中的一樣。

(4)更改圖表類型。如果覺得創(chuàng)建好的圖表不能很好地表達(dá)工作表中的數(shù)據(jù)內(nèi)容，可以重新確定圖表類型。首先選擇需要改變類型的圖表，在菜單欄“圖表”下拉菜單中選擇

“圖表類型”命令，彈出“圖表類型”對話框，在此對話框中選擇需要的圖表類型，單擊“確定”按鈕完成類型改變。

(5)添加、刪除數(shù)據(jù)系列。建立圖表后，如果向數(shù)據(jù)區(qū)域添加了新數(shù)據(jù)，還可以把該數(shù)據(jù)系列添加到圖表中。首先選定圖表，在菜單欄“圖表”下拉菜單中選擇“源數(shù)據(jù)”選項，彈出“源數(shù)據(jù)”對話框。在“系列”選項卡中單擊“添加”按鈕，在“名稱”文本框中輸入字段名，然后選擇源數(shù)據(jù)范圍。單擊“返回”和“確定”按鈕，可完成數(shù)據(jù)系列的添加。

只需要在工作表中選定需要刪除的數(shù)據(jù)系列直接刪除，就可以在圖表中刪除整個數(shù)據(jù)系列了。

2．格式化圖表

圖表的格式化就是對圖表的各個對象進(jìn)行格式設(shè)置，包括圖表外觀、顏色、文字和數(shù)字的格式。首先要選中圖表，然后在菜單欄“格式”的下拉菜單中選擇“圖表區(qū)”選項，或在“圖表選項”工具欄選擇“圖表區(qū)格式”，設(shè)置圖表的圖案和字體。在菜單欄“圖表”下拉菜單中選擇“圖表選項”命令，彈出“圖表選項”對話框，根據(jù)需要選擇不同選項卡進(jìn)行設(shè)置。10.5.3應(yīng)用趨勢線

有時候要分析一串?dāng)?shù)據(jù)的發(fā)展趨勢，可以用趨勢線進(jìn)行預(yù)測分析。在Excel中，可以用圖表生成趨勢線，并根據(jù)實際數(shù)據(jù)對數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢進(jìn)行模擬，使用戶直觀地看出一系列數(shù)據(jù)的發(fā)展方向。生成趨勢線的具體操作如下：

●選擇要添加趨勢線的數(shù)據(jù)系列。

●選擇菜單欄中的“圖表?|?添加趨勢線”命令，彈出“添加趨勢線”