股份制企業(yè)合同審查及管理辦法

股份制企業(yè)合同審查及管理辦法一、合同審查的基本原則與流程1.1基本原則的明確在股份制企業(yè)中，合同審查的基本原則。首先是合法性原則，合同必須符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，不能有違法違規(guī)的內(nèi)容。比如，涉及到知識(shí)產(chǎn)權(quán)的合同，要保證其符合相關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律的要求，避免侵權(quán)糾紛。其次是公平性原則，合同雙方的權(quán)利和義務(wù)應(yīng)相對(duì)平衡，不能一方過度強(qiáng)勢(shì)而另一方處于弱勢(shì)地位。例如在股權(quán)轉(zhuǎn)讓合同中，股權(quán)轉(zhuǎn)讓價(jià)格應(yīng)合理公正，不能明顯低于市場(chǎng)價(jià)值。再者是真實(shí)性原則，合同所涉及的信息必須真實(shí)可靠，不能有虛假陳述。像在買賣合同中，貨物的規(guī)格、數(shù)量等信息必須準(zhǔn)確無誤。最后是嚴(yán)謹(jǐn)性原則，合同條款應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，避免模糊不清或存在歧義的地方，以免引發(fā)后續(xù)的糾紛。比如在合同中對(duì)付款方式、交貨時(shí)間等關(guān)鍵條款的表述要清晰明確。1.2審查流程的規(guī)范合同審查流程需規(guī)范有序。首先由承辦部門提交合同草案，詳細(xì)說明合同的背景、目的等信息。然后交由法律部門進(jìn)行初步審查，法律部門會(huì)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性等方面進(jìn)行把關(guān)。在初步審查過程中，若發(fā)覺問題，會(huì)及時(shí)與承辦部門溝通，要求其進(jìn)行修改。修改后的合同再次提交給法律部門，進(jìn)行進(jìn)一步的審核。審核通過后，還需經(jīng)過公司內(nèi)部的審批流程，包括相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字批準(zhǔn)等。經(jīng)過所有審批環(huán)節(jié)的合同，才能正式簽訂。整個(gè)審查流程保證了合同的質(zhì)量和合法性。1.3各部門職責(zé)分工各部門在合同審查及管理中有著明確的職責(zé)分工。法律部門主要負(fù)責(zé)合同的法律審查，保證合同符合法律法規(guī)的要求，識(shí)別和評(píng)估法律風(fēng)險(xiǎn)。承辦部門則負(fù)責(zé)提供合同的具體內(nèi)容和相關(guān)背景信息，配合法律部門進(jìn)行審查，并根據(jù)審查意見對(duì)合同進(jìn)行修改。財(cái)務(wù)部門主要關(guān)注合同中的財(cái)務(wù)條款，如付款方式、金額等，保證財(cái)務(wù)方面的合規(guī)性。風(fēng)控部門則負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，識(shí)別可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并提出相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制措施。各部門密切配合，共同做好合同的審查及管理工作。二、合同文本的審核要點(diǎn)2.1合同主體的審核合同主體的審核是合同審查的重要環(huán)節(jié)。要仔細(xì)核對(duì)合同雙方的主體資格，保證其具有簽訂合同的合法身份。比如，對(duì)于企業(yè)法人，要審查其營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否真實(shí)有效，經(jīng)營(yíng)范圍是否與合同內(nèi)容相符。對(duì)于自然人，要核實(shí)其身份證件的真實(shí)性和合法性。同時(shí)還要關(guān)注合同主體的信用狀況，了解其過往的履約情況，避免與信用不良的主體簽訂合同。若合同涉及到第三方，也需要對(duì)第三方的主體資格進(jìn)行審核，保證其具備相應(yīng)的能力和資質(zhì)。2.2合同條款的審核合同條款的審核需全面細(xì)致。首先要審查合同的基本條款，如合同的名稱、當(dāng)事人、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式等，保證這些條款完整且明確。對(duì)于一些重要的條款，如違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等，要特別關(guān)注其約定是否合理、可行。例如，違約責(zé)任的約定應(yīng)具體明確，不能過于籠統(tǒng)，以便在發(fā)生違約情況時(shí)能夠有明確的依據(jù)進(jìn)行處理。同時(shí)還要審查合同條款之間的邏輯關(guān)系是否嚴(yán)密，是否存在相互矛盾或沖突的地方。如果發(fā)覺條款之間存在問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改和調(diào)整。2.3法律風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估在合同審查過程中，必須對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。要分析合同可能面臨的各種法律風(fēng)險(xiǎn)，如合同無效的風(fēng)險(xiǎn)、違約風(fēng)險(xiǎn)、侵權(quán)風(fēng)險(xiǎn)等。對(duì)于可能出現(xiàn)的法律風(fēng)險(xiǎn)，要提出相應(yīng)的防范措施和建議。例如，對(duì)于合同無效的風(fēng)險(xiǎn)，可以通過完善合同條款、保證合同符合法律法規(guī)的要求等方式來降低風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于違約風(fēng)險(xiǎn)，可以在合同中明確違約責(zé)任的承擔(dān)方式和范圍，以增強(qiáng)對(duì)違約行為的約束。通過對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估和防范，可以有效保障股份制企業(yè)的合法權(quán)益。三、合同簽訂的管理規(guī)定3.1簽訂前的準(zhǔn)備工作簽訂合同前，需要做好充分的準(zhǔn)備工作。首先要對(duì)合同進(jìn)行全面的審查，保證合同內(nèi)容符合企業(yè)的利益和要求，不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)要收集和整理與合同相關(guān)的資料，如對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明等，以備簽訂合同時(shí)使用。還需要與對(duì)方進(jìn)行充分的溝通和協(xié)商，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，解決可能存在的分歧和爭(zhēng)議。在簽訂合同前，應(yīng)盡量達(dá)成一致意見，避免在簽訂后出現(xiàn)不必要的糾紛。3.2簽訂過程中的注意事項(xiàng)簽訂合同過程中，要注意以下幾個(gè)方面。一是合同的簽訂地點(diǎn)應(yīng)符合法律規(guī)定，一般應(yīng)在企業(yè)所在地或雙方約定的地點(diǎn)簽訂。二是合同的簽訂日期要準(zhǔn)確無誤，以明確合同的生效時(shí)間。三是合同的簽字蓋章要規(guī)范，簽字人應(yīng)具有相應(yīng)的授權(quán)，蓋章應(yīng)清晰可辨。四是要注意合同的文本格式和排版，保證合同的整潔、美觀和易讀性。在簽訂合同過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，以保證合同的合法性和有效性。3.3合同簽訂后的備案登記合同簽訂后，需要進(jìn)行備案登記。備案登記的目的是為了便于企業(yè)對(duì)合同進(jìn)行管理和查詢，同時(shí)也可以作為企業(yè)的法律依據(jù)。備案登記的內(nèi)容包括合同的基本信息、簽訂日期、雙方當(dāng)事人等。備案登記可以通過企業(yè)內(nèi)部的合同管理系統(tǒng)進(jìn)行，也可以到相關(guān)部門進(jìn)行備案。通過合同簽訂后的備案登記，企業(yè)可以更好地掌握合同的情況，及時(shí)發(fā)覺和處理合同中的問題。四、合同履行的監(jiān)督與控制4.1履行過程中的跟蹤與檢查在合同履行過程中，要加強(qiáng)對(duì)合同履行情況的跟蹤與檢查。定期與對(duì)方溝通，了解合同履行的進(jìn)度和存在的問題。對(duì)于重要的合同，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)跟蹤和檢查，及時(shí)掌握合同履行的動(dòng)態(tài)。同時(shí)要對(duì)合同履行的情況進(jìn)行記錄和歸檔，以便日后查詢和分析。通過對(duì)合同履行過程的跟蹤與檢查，可以及時(shí)發(fā)覺和解決合同履行中存在的問題，保證合同的順利履行。4.2糾紛處理的機(jī)制與流程當(dāng)合同履行過程中出現(xiàn)糾紛時(shí)，需要及時(shí)啟動(dòng)糾紛處理機(jī)制。企業(yè)應(yīng)建立健全糾紛處理的機(jī)制和流程，明確糾紛處理的責(zé)任部門和人員。在處理糾紛時(shí)，要遵循法律規(guī)定和合同約定，采取合理、合法的方式進(jìn)行解決?？梢酝ㄟ^協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式來處理糾紛。在處理糾紛過程中，要注意保留相關(guān)的證據(jù)，如合同文本、往來函件、會(huì)議紀(jì)要等，以便在需要時(shí)能夠提供有力的證據(jù)支持。4.3違約情況的處理辦法如果出現(xiàn)違約情況，企業(yè)應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。首先要確定違約方的責(zé)任，根據(jù)合同約定和法律規(guī)定，要求違約方承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。違約責(zé)任的承擔(dān)方式可以包括支付違約金、賠償損失、繼續(xù)履行等。在處理違約情況時(shí)，要注意保留相關(guān)的證據(jù)，如違約通知、催告函等，以便在需要時(shí)能夠證明違約方的違約行為。同時(shí)要與違約方進(jìn)行溝通和協(xié)商，盡量尋求雙方都能接受的解決方案，避免糾紛的進(jìn)一步擴(kuò)大。五、合同變更與解除的管理5.1變更與解除的條件合同變更與解除需要滿足一定的條件。一般來說，在雙方協(xié)商一致或者出現(xiàn)法定事由的情況下，才可以變更或解除合同。協(xié)商一致是指雙方通過友好協(xié)商，達(dá)成一致意見，對(duì)合同的內(nèi)容進(jìn)行修改或解除。法定事由是指法律規(guī)定的可以變更或解除合同的情形，如不可抗力、一方違約等。在變更或解除合同之前，雙方應(yīng)充分協(xié)商，明確變更或解除的內(nèi)容和方式，并簽訂書面的變更或解除協(xié)議。5.2變更與解除的程序合同變更與解除的程序也需要嚴(yán)格遵守。一般來說，需要先由一方提出變更或解除的申請(qǐng)，然后雙方進(jìn)行協(xié)商。協(xié)商一致后，應(yīng)簽訂書面的變更或解除協(xié)議，并按照協(xié)議的約定履行相關(guān)的手續(xù)。如果是一方違約導(dǎo)致合同解除的，違約方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任，并按照合同約定和法律規(guī)定進(jìn)行處理。在變更或解除合同過程中，要注意保留相關(guān)的證據(jù)，如變更或解除申請(qǐng)、協(xié)商記錄、書面協(xié)議等，以便在需要時(shí)能夠提供有力的證據(jù)支持。5.3相關(guān)文件的處理在合同變更與解除后，需要對(duì)相關(guān)的文件進(jìn)行處理。對(duì)于已經(jīng)履行完畢的合同，應(yīng)將合同文本、履行記錄等相關(guān)文件進(jìn)行歸檔保存。對(duì)于尚未履行完畢的合同，應(yīng)將變更或解除協(xié)議、原合同文本等相關(guān)文件進(jìn)行整理和保管，以備日后查詢和分析。同時(shí)要對(duì)變更或解除后的合同進(jìn)行跟蹤和管理，保證合同的履行符合變更或解除后的約定。六、合同檔案的管理與保存6.1檔案的分類與整理合同檔案的管理需要進(jìn)行分類和整理?？梢园凑蘸贤念愋?、簽訂時(shí)間、當(dāng)事人等因素進(jìn)行分類，將合同檔案整理成有序的檔案體系。在整理合同檔案時(shí)，要注意對(duì)合同文本、相關(guān)附件、審批文件等進(jìn)行統(tǒng)一整理，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。6.2檔案的借閱與使用合同檔案的借閱和使用需要嚴(yán)格遵守規(guī)定。一般來說，經(jīng)過授權(quán)的人員才能借閱合同檔案，借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案。在使用合同檔案時(shí)，要注意保護(hù)檔案的安全和保密，不得將檔案泄露給他人或用于非法用途。6.3檔案的銷毀與清理合同檔案的銷毀和清理需要按照規(guī)定的程序進(jìn)行。對(duì)于已經(jīng)超過保存期限的合同檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。在銷毀檔案之前，要對(duì)檔案進(jìn)行清理和鑒定，保證檔案已經(jīng)沒有使用價(jià)值。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督和處理，以保證檔案的安全銷毀。七、合同違規(guī)行為的處理7.1違規(guī)行為的界定合同違規(guī)行為的界定需要明確具體的標(biāo)準(zhǔn)和范圍。一般來說，合同違規(guī)行為包括合同簽訂過程中的違規(guī)行為、合同履行過程中的違規(guī)行為、合同變更與解除過程中的違規(guī)行為等。對(duì)于不同類型的違規(guī)行為，要根據(jù)其具體情況進(jìn)行界定和判斷。7.2處理的方式與程序合同違規(guī)行為的處理需要采取相應(yīng)的方式和程序。對(duì)于輕微的違規(guī)行為，可以采取口頭警告、書面檢討等方式進(jìn)行處理；對(duì)于較為嚴(yán)重的違規(guī)行為，應(yīng)根據(jù)合同約定和法律規(guī)定，采取罰款、解除合同、追究法律責(zé)任等方式進(jìn)行處理。在處理合同違規(guī)行為時(shí)，要遵循公平、公正、公開的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理，保證處理結(jié)果的合法性和有效性。7.3責(zé)任追究的落實(shí)合同違規(guī)行為的責(zé)任追究需要落實(shí)到具體的責(zé)任人。對(duì)于違規(guī)行為的責(zé)任人，要根據(jù)其違規(guī)的性質(zhì)和程度，追究其相應(yīng)的法律責(zé)任、經(jīng)濟(jì)責(zé)任或行政責(zé)任。在追究責(zé)任時(shí)，要做到事實(shí)清楚、證據(jù)確鑿、責(zé)任明確，以保證責(zé)任追究的公正性和嚴(yán)肅性。八、合同管理的培訓(xùn)與考核8.1培訓(xùn)的內(nèi)容與方式合同管理的培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括合同審查的基本原則與流程、合同文本的審核要點(diǎn)、合同簽訂的管理規(guī)定、合同履行的監(jiān)督與控制、合同變更與解除的管理、合同檔案的管理與保存等方面的知識(shí)和技能。培訓(xùn)方式可以采用集中培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、案例分析等多種形式，以提高培訓(xùn)的效果和質(zhì)量。8.2考核的標(biāo)準(zhǔn)與方法合同管理的考核標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確具體，包括合同審查的準(zhǔn)確性、合同簽訂的合