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文檔簡介

企業(yè)郵件歸檔表格：郵件歸檔方案與策略郵件歸檔信息具體內(nèi)容歸檔策略備注一、郵件類型內(nèi)部郵件、外部郵件、往來郵件等根據(jù)郵件類型劃分歸檔類別二、歸檔期限國家規(guī)定、公司規(guī)定、項目規(guī)定等設(shè)定合理歸檔期限三、歸檔介質(zhì)磁盤、光盤、云存儲等根據(jù)存儲需求選擇介質(zhì)四、歸檔格式HTML、PDF、TXT等保持郵件原始格式五、歸檔工具郵件服務(wù)器、第三方軟件等選擇合適歸檔工具六、安全措施加密、訪問權(quán)限控制等保障郵件安全七、備份策略定期備份、異地備份等防止數(shù)據(jù)丟失八、歸檔流程收集、整理、審核、歸檔等明確歸檔流程九、歸檔人員歸檔管理員、歸檔操作員等明確責(zé)任分工十、歸檔效果歸檔郵件的完整性、可檢索性等評估歸檔效果歸檔編號郵件類型歸檔期限（年）存儲介質(zhì)歸檔格式歸檔系統(tǒng)訪問權(quán)限安全級別備注[序號][郵件類別][歸檔期限][存儲介質(zhì)][文件格式][歸檔工具][權(quán)限設(shè)置][安全等級][詳細信息]歸檔項詳細信息歸檔標準管理措施驗收準則備注郵件分類按部門、項目、主題等分類根據(jù)公司政策與業(yè)務(wù)需求設(shè)定明確的分類規(guī)則分類清晰無誤歸檔周期設(shè)定歸檔時間點法規(guī)要求與業(yè)務(wù)需要定期自動歸檔或手動觸發(fā)符合預(yù)設(shè)周期存儲介質(zhì)磁盤、云存儲、紙質(zhì)等考慮成本、安全性和便捷性根據(jù)數(shù)據(jù)量和訪問需求選擇保證數(shù)據(jù)可恢復(fù)搜索功能快速檢索郵件內(nèi)容需要高效率和準確性實施全文搜索或關(guān)鍵詞搜索檢索結(jié)果符合預(yù)期訪問控制設(shè)定誰可以訪問歸檔郵件基于角色或權(quán)限實施嚴格的身份驗證和權(quán)限管理避免未授權(quán)訪問安全措施數(shù)據(jù)加密、防火墻等符合行業(yè)標準和合規(guī)要求定期更新安全協(xié)議數(shù)據(jù)安全得到保障驗證備份定期進行備份檢查保證備份完整性和可用性實施備份驗證流程備份成功且可恢復(fù)備份周期數(shù)據(jù)備份的時間間隔考慮業(yè)務(wù)連續(xù)性和恢復(fù)時間目標定期自動備份備份計劃得到執(zhí)行審計

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