醫(yī)療技術(shù)檔案管理制度

醫(yī)療技術(shù)檔案管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及醫(yī)院實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于醫(yī)院各臨床科室、醫(yī)技科室以及涉及醫(yī)療技術(shù)相關(guān)的職能部門所產(chǎn)生的醫(yī)療技術(shù)檔案的管理。3.定義醫(yī)療技術(shù)檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療技術(shù)實(shí)踐活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄，包括醫(yī)療技術(shù)項(xiàng)目的立項(xiàng)、開展、評(píng)估、改進(jìn)等全過(guò)程資料。

二、管理職責(zé)1.醫(yī)院檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中統(tǒng)一管理醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。對(duì)各科室醫(yī)療技術(shù)檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)。參與醫(yī)院重大醫(yī)療技術(shù)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作。2.科室兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本科室醫(yī)療技術(shù)檔案的收集、整理、初步分類和日常保管工作。按照醫(yī)院檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交醫(yī)院檔案管理部門。協(xié)助醫(yī)院檔案管理部門開展檔案的查詢、借閱等利用工作。3.醫(yī)療技術(shù)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)在醫(yī)療技術(shù)項(xiàng)目開展過(guò)程中，負(fù)責(zé)形成并積累相關(guān)檔案資料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。項(xiàng)目完成后，督促相關(guān)人員及時(shí)整理項(xiàng)目檔案，并移交科室兼職檔案員。

三、檔案的收集與整理1.收集范圍醫(yī)療技術(shù)項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、論證材料等。醫(yī)療技術(shù)操作規(guī)程、質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)、診療規(guī)范等。醫(yī)療技術(shù)項(xiàng)目開展過(guò)程中的病例資料、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、治療記錄等。醫(yī)療技術(shù)項(xiàng)目的評(píng)估報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、科研成果等。與醫(yī)療技術(shù)相關(guān)的學(xué)術(shù)交流材料、培訓(xùn)資料、進(jìn)修學(xué)習(xí)記錄等。醫(yī)療技術(shù)設(shè)備的購(gòu)置合同、使用說(shuō)明書、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。其他與醫(yī)療技術(shù)有關(guān)的文件、資料。2.收集要求各科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)醫(yī)療技術(shù)檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整收集。對(duì)于醫(yī)療技術(shù)項(xiàng)目開展過(guò)程中形成的各類文件材料，應(yīng)在形成后及時(shí)收集，不得積壓或散失。收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體符合要求。3.整理原則與方法遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持其有機(jī)整體性。按照醫(yī)療技術(shù)項(xiàng)目的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，一般可分為項(xiàng)目管理類、技術(shù)操作類、質(zhì)量控制類、科研成果類等。每份文件材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編制目錄，填寫備考表，確保檔案便于查找和利用。

四、檔案的保管1.保管期限醫(yī)療技術(shù)檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和利用價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期和短期。涉及醫(yī)院核心醫(yī)療技術(shù)、重大科研成果、重要醫(yī)療事件等檔案應(yīng)永久保存。一般醫(yī)療技術(shù)項(xiàng)目檔案、醫(yī)療技術(shù)質(zhì)量控制資料等保存期限為長(zhǎng)期，一般不少于15年。臨時(shí)性醫(yī)療技術(shù)活動(dòng)、短期培訓(xùn)資料等檔案保存期限為短期，一般不少于5年。2.保管條件醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)具備專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，確保檔案安全。檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。檔案應(yīng)分類存放于檔案柜或檔案架上，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。3.檔案的數(shù)字化管理逐步推進(jìn)醫(yī)療技術(shù)檔案的數(shù)字化管理，將重要檔案進(jìn)行掃描錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、篡改或泄露。

五、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作醫(yī)院檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的醫(yī)療技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、醫(yī)療專家、相關(guān)職能部門人員組成的鑒定小組。鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見。2.銷毀程序經(jīng)鑒定小組審核同意銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。銷毀清冊(cè)經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。

六、檔案的利用1.利用原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和醫(yī)院的相關(guān)規(guī)定，確保檔案利用的合法性、安全性和規(guī)范性。遵循保密原則，對(duì)涉及患者隱私、醫(yī)院機(jī)密等內(nèi)容的檔案，嚴(yán)格限制查閱范圍，履行審批手續(xù)。積極為醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供服務(wù)，提高檔案的利用效率。2.利用方式查閱：因工作需要查閱醫(yī)療技術(shù)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)醫(yī)院檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)檔案供查閱，并做好查閱登記。借閱：確因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人、醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失，按時(shí)歸還。復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。

七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查醫(yī)院檔案管理部門定期對(duì)各科室醫(yī)療技術(shù)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等情況。對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)科室限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.考核評(píng)價(jià)建立醫(yī)療技術(shù)檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將檔案管理工作納入科室綜合目標(biāo)考核體系?？己藘?nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案質(zhì)量、檔案利用效果等。對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的科室和個(gè)人，給予