快遞費用管理暫行規(guī)定

快遞費用管理暫行規(guī)定?一、總則1.目的為了加強公司快遞費用的管理，規(guī)范快遞寄發(fā)行為，降低快遞成本，提高快遞服務(wù)效率，特制定本暫行規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司各部門因工作需要產(chǎn)生的快遞費用支出。3.基本原則快遞費用管理遵循"合理控制、規(guī)范操作、節(jié)約成本、提高效益"的原則。

二、職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理公司快遞服務(wù)供應(yīng)商，與快遞供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，確定快遞價格、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等條款。定期對快遞服務(wù)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進行評估和考核，根據(jù)考核結(jié)果決定是否繼續(xù)合作或調(diào)整合作條件。負(fù)責(zé)審核各部門的快遞寄發(fā)申請，對不符合規(guī)定的申請予以退回并說明理由。負(fù)責(zé)統(tǒng)計、分析公司每月的快遞費用支出情況，編制快遞費用報表，并定期向公司管理層匯報。2.各部門負(fù)責(zé)本部門快遞寄發(fā)需求的發(fā)起，填寫快遞寄發(fā)申請表，詳細(xì)注明寄件人、收件人、寄件地址、收件地址、快遞物品名稱、重量、數(shù)量等信息，并按照規(guī)定流程提交行政部門審核。負(fù)責(zé)對本部門快遞費用的控制和管理，合理安排快遞寄發(fā)，避免不必要的快遞費用支出。配合行政部門做好快遞服務(wù)供應(yīng)商的評估和考核工作，及時反饋快遞服務(wù)過程中出現(xiàn)的問題。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對快遞費用報銷進行審核，確保報銷憑證真實、合法、有效，報銷金額符合公司規(guī)定。按照公司財務(wù)制度，及時、準(zhǔn)確地記錄快遞費用支出，進行賬務(wù)處理。協(xié)助行政部門對快遞費用進行分析和控制，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)和建議。

三、快遞寄發(fā)流程1.寄發(fā)申請各部門因工作需要寄發(fā)快遞時，由寄件人填寫快遞寄發(fā)申請表（見附件1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，提交至行政部門。申請表應(yīng)詳細(xì)填寫寄件人、收件人、寄件地址、收件地址、快遞物品名稱、重量、數(shù)量、寄件原因等信息，確保信息準(zhǔn)確無誤。2.審核行政部門收到快遞寄發(fā)申請表后，對申請內(nèi)容進行審核。審核要點包括：寄件原因是否合理、收件信息是否準(zhǔn)確、快遞物品是否符合公司規(guī)定（如是否涉及違禁品等）。對于不符合規(guī)定的申請，行政部門應(yīng)及時與寄件人溝通，說明退回理由，并要求其重新填寫申請表。對于審核通過的申請，行政部門根據(jù)快遞物品的重量、體積、目的地等因素，選擇合適的快遞服務(wù)供應(yīng)商，并填寫快遞單號、預(yù)估費用等信息。3.寄發(fā)行政部門將審核通過的快遞寄發(fā)申請表交予快遞服務(wù)供應(yīng)商，由快遞服務(wù)供應(yīng)商安排取件或寄件人自行送件至快遞公司指定網(wǎng)點。寄件人應(yīng)確?？爝f物品包裝完好，符合快遞公司的寄件要求，并妥善保管快遞單號。在快遞寄發(fā)過程中，如出現(xiàn)快遞延誤、丟失、損壞等問題，寄件人應(yīng)及時與行政部門和快遞服務(wù)供應(yīng)商溝通，按照相關(guān)規(guī)定進行處理。4.費用結(jié)算快遞服務(wù)供應(yīng)商每月定期向行政部門提供快遞費用明細(xì)清單，行政部門核對無誤后，提交財務(wù)部門進行費用結(jié)算。財務(wù)部門根據(jù)快遞費用明細(xì)清單和公司財務(wù)制度，對快遞費用進行審核報銷。報銷憑證應(yīng)包括快遞寄發(fā)申請表、快遞單號、發(fā)票等。對于快遞費用超支的部門，行政部門應(yīng)及時與該部門溝通，分析原因，采取措施控制費用支出。

四、快遞服務(wù)供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇行政部門負(fù)責(zé)通過市場調(diào)研、招標(biāo)、詢價等方式，選擇具有良好信譽、服務(wù)質(zhì)量高、價格合理的快遞服務(wù)供應(yīng)商。選擇快遞服務(wù)供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮以下因素：快遞價格、服務(wù)范圍、服務(wù)質(zhì)量（如時效性、準(zhǔn)確性、安全性等）、響應(yīng)速度、增值服務(wù)等。對擬合作的快遞服務(wù)供應(yīng)商進行實地考察或背景調(diào)查，確保其具備合法經(jīng)營資質(zhì)和良好的商業(yè)信譽。2.合作協(xié)議簽訂行政部門與選定的快遞服務(wù)供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合作協(xié)議應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：快遞服務(wù)價格、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、費用結(jié)算方式、服務(wù)期限、違約責(zé)任等。在簽訂合作協(xié)議前，應(yīng)仔細(xì)審核協(xié)議條款，確保協(xié)議內(nèi)容符合公司利益和相關(guān)法律法規(guī)要求。3.服務(wù)質(zhì)量評估與考核行政部門定期對快遞服務(wù)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進行評估和考核，評估周期為每季度一次。評估內(nèi)容包括：快遞時效性、準(zhǔn)確性、安全性、服務(wù)態(tài)度、問題處理能力等。制定詳細(xì)的服務(wù)質(zhì)量評估指標(biāo)和考核標(biāo)準(zhǔn)（見附件2），通過對快遞服務(wù)供應(yīng)商的實際服務(wù)情況進行統(tǒng)計分析，計算各項指標(biāo)得分，得出綜合評估結(jié)果。根據(jù)服務(wù)質(zhì)量評估結(jié)果，對快遞服務(wù)供應(yīng)商進行相應(yīng)的獎懲措施。對于服務(wù)質(zhì)量優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予續(xù)簽合同、增加業(yè)務(wù)量等獎勵；對于服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的供應(yīng)商，應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，可考慮終止合作。4.供應(yīng)商調(diào)整根據(jù)快遞服務(wù)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量評估結(jié)果、市場變化情況以及公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，行政部門適時對快遞服務(wù)供應(yīng)商進行調(diào)整。調(diào)整快遞服務(wù)供應(yīng)商時，應(yīng)按照供應(yīng)商選擇的流程進行，確保新的供應(yīng)商能夠滿足公司快遞服務(wù)需求，且服務(wù)質(zhì)量和價格具有競爭力。在更換快遞服務(wù)供應(yīng)商前，應(yīng)提前通知相關(guān)部門，做好交接工作，確?？爝f寄發(fā)業(yè)務(wù)不受影響。

五、快遞費用標(biāo)準(zhǔn)1.基礎(chǔ)快遞費用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)不同的快遞服務(wù)供應(yīng)商、快遞重量、目的地等因素，制定基礎(chǔ)快遞費用標(biāo)準(zhǔn)（見附件3）?；A(chǔ)快遞費用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)定期根據(jù)市場價格變化進行調(diào)整，確保公司快遞費用處于合理水平。2.特殊情況費用標(biāo)準(zhǔn)對于重量超過基礎(chǔ)快遞費用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的上限、體積較大或需要特殊包裝、運輸?shù)目爝f物品，行政部門應(yīng)根據(jù)實際情況，與快遞服務(wù)供應(yīng)商協(xié)商確定額外的費用標(biāo)準(zhǔn)。對于加急快遞、到付快遞等特殊情況，行政部門應(yīng)在快遞寄發(fā)申請表上注明，并按照快遞公司的收費標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行相應(yīng)的費用。3.費用審批權(quán)限快遞費用在[X]元以下的，由部門負(fù)責(zé)人審批；快遞費用在[X]元至[X]元之間的，由部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批；快遞費用超過[X]元的，由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司總經(jīng)理審批。各部門應(yīng)嚴(yán)格按照費用審批權(quán)限進行快遞費用申請，未經(jīng)審批的快遞費用，財務(wù)部門不予報銷。

六、快遞費用報銷規(guī)定1.報銷憑證要求快遞費用報銷必須提供合法有效的報銷憑證，包括快遞寄發(fā)申請表、快遞單號、發(fā)票等。發(fā)票應(yīng)加蓋快遞服務(wù)供應(yīng)商的發(fā)票專用章，且發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與快遞寄發(fā)申請表和快遞單號一致?？爝f寄發(fā)申請表應(yīng)詳細(xì)填寫寄件人、收件人、寄件地址、收件地址、快遞物品名稱、重量、數(shù)量、寄件原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字?？爝f單號應(yīng)清晰可辨，便于查詢和核對快遞物流信息。2.報銷時間限制快遞費用應(yīng)在快遞寄發(fā)后[X]個工作日內(nèi)報銷，逾期未報銷的，財務(wù)部門有權(quán)拒絕受理。如有特殊情況需要延期報銷的，應(yīng)提前向財務(wù)部門說明原因，并經(jīng)財務(wù)部門同意。3.報銷方式快遞費用報銷采用費用報銷單進行報銷，報銷人應(yīng)按照費用報銷單的格式要求填寫相關(guān)信息，并將快遞寄發(fā)申請表、快遞單號、發(fā)票等附在費用報銷單后面。報銷人將填寫完整的費用報銷單提交至本部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人審批通過后，再提交至財務(wù)部門進行審核報銷。財務(wù)部門審核通過后，按照公司財務(wù)制度進行付款，報銷款項將直接支付到報銷人指定的銀行賬戶。

七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對公司快遞費用管理情況進行審計監(jiān)督，檢查快遞費用管理制度的執(zhí)行情況、費用支出的合理性、報銷憑證的真實性等。審計部門可通過抽查快遞寄發(fā)申請表、快遞單號、發(fā)票等報銷憑證，核實快遞費用的實際發(fā)生情況。對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.日常監(jiān)督檢查行政部門負(fù)責(zé)對公司各部門快遞寄發(fā)情況進行日常監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括快遞寄發(fā)申請表的填寫是否規(guī)范、快遞費用審批流程是否執(zhí)行到位、快遞服務(wù)供應(yīng)商的選擇和管理是否符合規(guī)定等。行政部門可定期對各部門的快遞費用支出情況進行統(tǒng)計分析，對費用支出異常的部門進行重點關(guān)注，及時發(fā)現(xiàn)和糾正不合理的快遞費用支出行為。3.違規(guī)處理對于違反本規(guī)定的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理：對于未按照規(guī)定流程申請快遞寄發(fā)、費用報銷的，責(zé)令其限期整改，并給予警告處分；對于虛報、冒領(lǐng)快遞費用的，除追回違規(guī)報銷的費用外，給予相關(guān)責(zé)任人記過處分；情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動合同，并依法追究其法律責(zé)任；對于因工作失誤導(dǎo)致快遞費用超支較大的部門，對部門負(fù)責(zé)人進行誡勉談話，并要求其采取措施控制費用支出；如因管理不善導(dǎo)致快遞費用長期居高不下的，對部門負(fù)責(zé)人進行降職或免職處理。

八、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。2.本規(guī)定由行政部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。在執(zhí)行過程中，