外來人員登記制度

外來人員登記制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本單位（場所）的安全管理，規(guī)范外來人員進(jìn)出秩序，確保單位（場所）的人員安全和正常運營，特制定本外來人員登記制度。

（二）適用范圍本制度適用于本單位（場所）范圍內(nèi)所有外來人員的登記管理，包括但不限于訪客、供應(yīng)商、施工人員、臨時工作人員等。

（三）原則1.嚴(yán)格登記原則：所有外來人員必須進(jìn)行詳細(xì)登記，確保信息準(zhǔn)確、完整。2.安全第一原則：在登記過程中，注重安全審查，防止無關(guān)人員或危險物品進(jìn)入單位（場所）。3.服務(wù)與管理并重原則：既要保障單位（場所）安全，又要為合法合規(guī)的外來人員提供必要的服務(wù)和便利。

二、登記管理部門及職責(zé)（一）管理部門本單位（場所）設(shè)立專門的外來人員登記管理辦公室，負(fù)責(zé)外來人員登記工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。一般設(shè)在單位（場所）的入口處或安保部門。

（二）職責(zé)1.登記管理辦公室工作人員負(fù)責(zé)外來人員的接待、登記、驗證等工作。告知外來人員本單位（場所）的相關(guān)規(guī)定和注意事項。及時處理登記過程中出現(xiàn)的問題，如發(fā)現(xiàn)異常情況及時向上級報告。2.安保人員協(xié)助登記管理辦公室工作人員對進(jìn)入單位（場所）的外來人員進(jìn)行安全檢查，防止攜帶危險物品進(jìn)入。維護(hù)登記現(xiàn)場秩序，確保登記工作順利進(jìn)行。對登記后的外來人員進(jìn)行引導(dǎo)，告知其前往的具體地點。3.被訪人員提前告知外來人員來訪的相關(guān)要求和流程，包括需要攜帶的證件等。對來訪事由的真實性負(fù)責(zé)，確保外來人員是因正當(dāng)業(yè)務(wù)需要進(jìn)入單位（場所）。在規(guī)定時間內(nèi)接待外來人員，如遇特殊情況需及時與登記管理辦公室溝通協(xié)調(diào)。

三、登記流程（一）預(yù)約來訪1.外來人員如需進(jìn)入本單位（場所），應(yīng)提前與被訪人員取得聯(lián)系，說明來訪目的、時間、人數(shù)等信息。2.被訪人員確認(rèn)來訪事宜后，告知外來人員本單位（場所）的登記要求和注意事項，并在規(guī)定時間內(nèi)通過電話、郵件或其他指定方式向登記管理辦公室報備外來人員信息，包括姓名、身份證號碼、聯(lián)系電話、來訪時間、來訪事由、被訪部門及人員等。

（二）現(xiàn)場登記1.外來人員到達(dá)本單位（場所）入口處后，前往登記管理辦公室。2.登記管理辦公室工作人員首先核對被訪人員是否已提前報備。若已報備，工作人員向外來人員發(fā)放《外來人員登記表》，指導(dǎo)其如實填寫以下內(nèi)容：個人基本信息：姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯(lián)系電話。來訪信息：來訪日期、來訪時間、來訪事由、被訪部門、被訪人員姓名。其他信息：攜帶物品清單（如有）、預(yù)計停留時間等。3.外來人員填寫完畢后，將表格交回登記管理辦公室工作人員。工作人員對照身份證等有效證件對填寫內(nèi)容進(jìn)行逐一核對，確保信息準(zhǔn)確無誤。

（三）驗證身份1.工作人員使用身份證識別設(shè)備或其他有效方式對外來人員的身份進(jìn)行驗證，確認(rèn)其身份真實性。2.對于無法提供有效身份證件或身份信息存疑的外來人員，工作人員應(yīng)進(jìn)一步詢問核實，并與被訪人員取得聯(lián)系，確認(rèn)情況屬實后再辦理登記手續(xù)。如仍無法確認(rèn)，禁止其進(jìn)入單位（場所）。

（四）安全檢查1.安保人員對登記后的外來人員及其攜帶的物品進(jìn)行安全檢查。檢查內(nèi)容包括但不限于是否攜帶危險物品（如易燃易爆物品、管制刀具等）、違禁物品（如毒品、淫穢物品等）。2.對于攜帶物品較多的外來人員，可要求其自行打開包裹、箱包等接受檢查，確保無安全隱患。3.如發(fā)現(xiàn)外來人員攜帶危險物品或違禁物品，安保人員應(yīng)立即采取措施予以扣留，并及時報告上級主管部門。

（五）發(fā)放臨時出入證1.經(jīng)身份驗證和安全檢查合格的外來人員，登記管理辦公室工作人員為其發(fā)放臨時出入證。臨時出入證應(yīng)包含外來人員姓名、照片、有效期、編號、單位名稱、被訪部門及人員等信息。2.工作人員告知外來人員臨時出入證的使用規(guī)定和注意事項，如僅限本人使用、不得轉(zhuǎn)借他人、在規(guī)定區(qū)域內(nèi)活動、離開單位（場所）時交還等。3.外來人員妥善保管臨時出入證，憑臨時出入證在安保人員的引導(dǎo)下進(jìn)入單位（場所）。

（六）離開登記1.外來人員離開單位（場所）時，應(yīng)前往登記管理辦公室辦理離開登記手續(xù)。2.工作人員收回臨時出入證，在《外來人員登記表》上記錄離開時間，并確認(rèn)外來人員是否在單位（場所）內(nèi)有遺留物品。3.外來人員如有遺留物品，應(yīng)及時歸還；如無遺留物品，工作人員在確認(rèn)后予以放行。

四、特殊情況處理（一）未提前預(yù)約來訪1.對于未提前預(yù)約來訪的外來人員，登記管理辦公室工作人員應(yīng)先與被訪人員取得聯(lián)系，核實來訪事由和真實性。2.如被訪人員同意接待，工作人員按照正常登記流程為外來人員辦理登記手續(xù)，但需在備注欄注明"未提前預(yù)約"字樣。3.如被訪人員不同意接待，工作人員應(yīng)禮貌地向外來人員說明情況，并請其離開單位（場所）。

（二）緊急情況來訪1.對于因緊急情況來訪且無法提前預(yù)約的外來人員，登記管理辦公室工作人員應(yīng)簡化登記流程，優(yōu)先處理。2.工作人員迅速與相關(guān)部門或人員取得聯(lián)系，確認(rèn)情況屬實后，在確保安全的前提下，允許外來人員進(jìn)入單位（場所），并進(jìn)行簡要登記。3.緊急情況處理完畢后，外來人員應(yīng)按照本制度要求補(bǔ)辦完整的登記手續(xù)。

（三）身份信息不符或異常1.在登記過程中，如發(fā)現(xiàn)外來人員身份信息與填寫內(nèi)容不符、存在偽造證件等異常情況，登記管理辦公室工作人員應(yīng)立即扣留其證件，并禁止其進(jìn)入單位（場所）。2.工作人員及時通知安保部門和上級主管領(lǐng)導(dǎo)，對該外來人員進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)查核實。如涉及違法犯罪行為，應(yīng)及時報警處理。

（四）臨時延長停留時間1.外來人員因特殊情況需要臨時延長在單位（場所）的停留時間，被訪人員應(yīng)提前向登記管理辦公室提出申請，并說明延長原因和預(yù)計停留時間。2.登記管理辦公室工作人員審核申請，如情況屬實且符合單位（場所）相關(guān)規(guī)定，在《外來人員登記表》上注明延長后的停留時間，并通知安保人員做好相應(yīng)安排。3.外來人員需在規(guī)定時間內(nèi)到登記管理辦公室辦理延長停留時間的確認(rèn)手續(xù)，否則視為違規(guī)。

五、登記信息管理（一）信息錄入1.登記管理辦公室工作人員在完成外來人員登記手續(xù)后，應(yīng)及時將登記信息錄入單位（場所）的外來人員登記管理系統(tǒng)。錄入信息應(yīng)與《外來人員登記表》內(nèi)容一致，確保信息準(zhǔn)確、完整。2.信息錄入內(nèi)容包括但不限于外來人員基本信息、來訪信息、證件號碼、臨時出入證編號、進(jìn)入時間、離開時間等。

（二）信息存儲1.外來人員登記管理系統(tǒng)應(yīng)對錄入的信息進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲期限按照相關(guān)法律法規(guī)和單位（場所）規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。2.同時，應(yīng)妥善保存紙質(zhì)《外來人員登記表》，按照日期、類別等進(jìn)行分類歸檔，以便查閱和追溯。紙質(zhì)檔案保存期限與電子檔案一致。

（三）信息查詢與使用1.單位（場所）內(nèi)部因工作需要查詢外來人員登記信息的，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行申請。經(jīng)批準(zhǔn)后，可在登記管理系統(tǒng)中查詢相關(guān)信息，但不得擅自對外提供或泄露。2.涉及對外提供外來人員登記信息的，如司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門等依法需要查詢的，應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)要求，履行相關(guān)審批手續(xù)，并由專人負(fù)責(zé)提供。提供信息時應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性和合法性，不得提供未經(jīng)授權(quán)或超出審批范圍的信息。

（四）信息更新與維護(hù)1.定期對登記管理系統(tǒng)中的外來人員信息進(jìn)行檢查和更新，確保信息的時效性和準(zhǔn)確性。如外來人員聯(lián)系方式發(fā)生變化、來訪信息有變動等，應(yīng)及時通知登記管理辦公室進(jìn)行修改。2.對于已離職或不再與本單位（場所）有業(yè)務(wù)往來的外來人員信息，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行清理和注銷，防止信息冗余和泄露。

六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.本單位（場所）設(shè)立監(jiān)督小組，定期對登記管理辦公室的工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，包括登記流程執(zhí)行情況、信息錄入準(zhǔn)確性、安全檢查落實情況等。2.監(jiān)督小組可采取現(xiàn)場檢查、抽查登記記錄、調(diào)閱監(jiān)控錄像等方式進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.安保部門負(fù)責(zé)日常對外來人員登記情況的巡查，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時制止并報告登記管理辦公室和上級主管部門。

（二）考核機(jī)制1.建立對外來人員登記管理工作的考核機(jī)制，將登記管理辦公室工作人員的工作表現(xiàn)納入績效考核體系。2.考核內(nèi)容包括登記準(zhǔn)確率、接待服務(wù)質(zhì)量、問題處理及時性、信息管理規(guī)范性等方面。對于工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員給予獎勵；對于工作失誤、違反規(guī)定的工作人員進(jìn)行相應(yīng)處罰。3.定期對考核結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析，針對存在的問題及時調(diào)整和完善外來人員登記管理制度和工作流程，不斷提高登記管理工作水平。

七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織登記管理辦公室工作人員和安保人員進(jìn)行外來人員登記管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括登記流程、身份驗證方法、安全檢查要點、信息管理要求、應(yīng)急處理措施等。2.通過內(nèi)部培訓(xùn)、案例分析、模擬演練等多種形式，提高工作人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，確保登記管理工作規(guī)范、高效開展。3.鼓勵工作人員參加外部培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動，及時了解和掌握最新的登記管理政策法規(guī)和先進(jìn)經(jīng)驗，不斷提升工作水平。

（二）宣傳1.通過單位（場所）內(nèi)部宣傳欄、網(wǎng)站、公告欄等多種渠道，向全體員工宣傳外來人員登記制度的重要性和具體要求，提高員工的安全意識和配合度。2.在單位（場所）入口處、主要通道等顯著位置張貼外來人員登記制度宣傳海報，提醒外來人員遵守登記規(guī)定。3.對外來人員進(jìn)行宣傳告知，在辦理登記手續(xù)時向其詳細(xì)說明本單位（場所）的登記制度和相關(guān)規(guī)定，確保外來人員清