公司行政管理制度全

公司行政管理制度全?1.目的為規(guī)范公司行政事務管理，提高工作效率，確保公司各項工作順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.基本原則合法性原則：各項行政管理制度應符合國家法律法規(guī)及相關政策要求。規(guī)范化原則：明確各項行政事務的流程、標準和要求，確保工作有序進行。效率原則：優(yōu)化行政事務處理流程，提高工作效率，降低運營成本。服務原則：以服務公司員工和業(yè)務發(fā)展為宗旨，提供優(yōu)質、高效的行政支持。二、組織架構與職責1.行政部門組織架構行政部門設部門經理一名，下轄行政專員、前臺文員、后勤保障人員等崗位。2.職責分工部門經理全面負責行政部門的日常管理工作，制定工作計劃并組織實施。協(xié)調行政部門與其他部門之間的工作關系，確保行政工作的順利開展。負責行政費用的預算編制與控制，合理安排行政資源。參與公司重要決策和規(guī)章制度的制定，提供行政支持與建議。行政專員負責公司文件、檔案的起草、審核、印發(fā)、歸檔與保管工作。組織安排公司各類會議、活動，做好會議記錄和活動策劃、執(zhí)行工作。負責公司辦公用品、固定資產的采購、管理與發(fā)放工作。協(xié)助部門經理做好行政費用的核算與報銷工作。負責公司證照的辦理、年檢及資質維護工作。前臺文員負責公司前臺接待工作，接聽電話、來訪登記、引導訪客等。負責公司信件、包裹的收發(fā)與登記工作。協(xié)助行政專員做好辦公用品的庫存管理工作。維護公司前臺區(qū)域的整潔與秩序。后勤保障人員負責公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清掃與維護工作。負責公司水電、空調、電梯等設施設備的日常維護與保養(yǎng)工作。負責公司食堂、宿舍的管理工作，保障員工飲食和住宿需求。協(xié)助做好公司車輛的調度與管理工作。三、辦公環(huán)境管理1.辦公區(qū)域規(guī)劃根據(jù)公司業(yè)務需求和人員規(guī)模，合理規(guī)劃辦公區(qū)域，劃分不同的功能區(qū)域，如辦公區(qū)、會議室、接待區(qū)、休息區(qū)等。明確各功能區(qū)域的標識，確保員工能夠快速準確地找到相應區(qū)域。2.辦公設施配備為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機、復印機等辦公設備，確保設備正常運行。根據(jù)工作需要，為各部門配備相應的文件柜、檔案盒等辦公用品，方便文件資料的存放與管理。3.環(huán)境衛(wèi)生維護制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確清潔標準和責任分工。每天定時對辦公區(qū)域進行清掃，保持地面干凈、桌面整潔、門窗明亮。定期對辦公區(qū)域的衛(wèi)生死角進行清理，確保環(huán)境整潔無異味。鼓勵員工保持個人辦公區(qū)域的整潔，共同維護良好的辦公環(huán)境。4.安全管理加強辦公區(qū)域的安全管理，配備必要的消防器材和安全設施，如滅火器、消火栓、應急照明等，并定期進行檢查和維護，確保其處于良好狀態(tài)。制定安全管理制度，規(guī)范員工的安全行為，如禁止在辦公區(qū)域吸煙、私拉亂接電線等。加強對辦公區(qū)域的門禁管理，嚴格控制人員進出，確保公司安全。定期組織安全培訓和演練，提高員工的安全意識和應急處理能力。四、辦公用品管理1.采購管理行政部門負責制定辦公用品采購計劃，根據(jù)公司實際需求和庫存情況，定期采購辦公用品。選擇具有良好信譽和質量保證的供應商，建立供應商檔案，對供應商的供貨質量、價格、交貨期等進行評估和管理。在采購辦公用品時，應嚴格按照公司相關規(guī)定進行審批，確保采購流程規(guī)范、透明。2.庫存管理設立辦公用品倉庫，對采購回來的辦公用品進行分類存放，并建立庫存臺賬，詳細記錄辦公用品的出入庫情況。定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)庫存短缺或損壞等情況，應及時查明原因并進行處理。根據(jù)庫存情況和使用需求，合理控制辦公用品的采購數(shù)量，避免積壓浪費。3.發(fā)放管理員工根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領用申請表，經部門負責人審批后，到行政部門領取辦公用品。行政部門按照審批后的申請表，發(fā)放相應的辦公用品，并做好發(fā)放記錄。對于一些貴重或限量使用的辦公用品，如筆記本電腦、打印機等，應嚴格按照公司規(guī)定進行領用審批和管理。五、固定資產管理1.固定資產定義與分類固定資產是指公司為生產商品、提供勞務、出租或經營管理而持有的，使用壽命超過一個會計年度的有形資產。固定資產分為房屋及建筑物、辦公設備、電子設備、運輸設備、其他設備等類別。2.購置管理各部門根據(jù)工作需要，提出固定資產購置申請，填寫固定資產購置申請表，詳細說明購置資產的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。行政部門對購置申請進行審核，經公司領導審批后，按照公司采購流程進行采購。固定資產購置后，行政部門應及時組織驗收，確保資產的質量和數(shù)量符合要求。驗收合格后，辦理固定資產入庫手續(xù)，并填寫固定資產驗收單。3.登記與入賬行政部門負責建立固定資產臺賬，對固定資產的購置、使用、轉移、報廢等情況進行詳細記錄。財務部門根據(jù)固定資產驗收單和購置發(fā)票等相關憑證，及時進行賬務處理，將固定資產入賬。4.使用與維護管理各部門負責本部門固定資產的日常使用和維護管理，確保資產的正常運行。行政部門定期組織對固定資產進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。對于需要維修的固定資產，填寫固定資產維修申請表，經審批后安排維修。員工在使用固定資產過程中，應嚴格按照操作規(guī)程進行操作，愛護資產，如因個人原因造成資產損壞或丟失的，應照價賠償。5.轉移與報廢管理因工作需要，公司內部各部門之間固定資產發(fā)生轉移時，由轉出部門填寫固定資產轉移申請表，經轉入部門和行政部門審核后，辦理資產轉移手續(xù)，并更新固定資產臺賬。對于已達到規(guī)定使用年限或因技術進步、損壞等原因無法繼續(xù)使用的固定資產，由使用部門提出報廢申請，填寫固定資產報廢申請表，經行政部門和財務部門審核后，報公司領導審批。審批通過后，辦理固定資產報廢手續(xù)，并進行賬務處理。六、文件與檔案管理1.文件管理文件分類：公司文件分為行政文件、業(yè)務文件、財務文件等類別，行政文件又可細分為通知、報告、請示、批復、制度等。文件起草與審核：文件起草由相關部門或人員負責，起草完成后應提交行政部門審核。行政專員對文件的格式、內容、邏輯等進行審核，確保文件規(guī)范、準確。文件印發(fā)：審核通過的文件，由行政部門按照公司規(guī)定的印發(fā)流程進行編號、排版、打印、蓋章，并分發(fā)給相關部門和人員。文件傳閱與存檔：需要傳閱的文件，由行政部門按照規(guī)定的傳閱范圍進行傳閱，并做好傳閱記錄。文件傳閱完畢后，及時收回存檔。重要文件應進行電子存檔，以便查詢和管理。2.檔案管理檔案分類：公司檔案分為文書檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等類別。檔案收集與整理：各部門負責本部門檔案的收集、整理工作，定期將檔案移交至行政部門。行政部門對接收的檔案進行分類、編號、裝訂，并建立檔案目錄。檔案保管與查閱：行政部門設立專門的檔案庫房，對檔案進行妥善保管。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經部門負責人和行政部門審批后，在指定地點查閱。查閱檔案時應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復印、轉借檔案。檔案銷毀：對于已失去保存價值的檔案，由行政部門提出銷毀申請，填寫檔案銷毀申請表，經公司領導審批后，按照規(guī)定的程序進行銷毀，并做好銷毀記錄。七、會議與活動管理1.會議管理會議分類：公司會議分為定期會議和不定期會議，定期會議包括周例會、月例會、季度總結會等，不定期會議根據(jù)工作需要臨時召開。會議組織：行政部門負責會議的組織安排工作，包括確定會議時間、地點、參會人員、會議議程等。提前通知參會人員會議相關信息，并準備好會議所需的資料、設備等。會議記錄：會議過程中，安排專人負責會議記錄，詳細記錄會議內容、討論事項、決議等。會議記錄應及時整理、歸檔，并存檔電子版。會議決議執(zhí)行：會議結束后，行政部門負責跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，及時向相關部門和人員催辦，并定期向公司領導匯報。2.活動管理活動策劃：公司組織的各類活動，如團建活動、培訓活動、節(jié)日慶?；顒拥?，由行政部門負責策劃?；顒硬邉潙鶕?jù)公司文化、員工需求和工作安排，制定詳細的活動方案，包括活動主題、時間、地點、內容、預算等?；顒咏M織與實施：活動方案經公司領導審批后，行政部門負責組織實施。活動過程中，要做好各項準備工作，確?；顒禹樌M行。同時，要注意活動的安全管理，保障員工的人身安全?；顒涌偨Y：活動結束后，行政部門負責對活動進行總結，收集員工的反饋意見，評估活動效果。針對活動中存在的問題，提出改進措施和建議，為今后組織類似活動提供參考。八、車輛管理1.車輛配置與調度根據(jù)公司業(yè)務需求，合理配置車輛，確保車輛滿足工作需要。行政部門負責車輛的調度管理工作，根據(jù)工作任務和員工申請，合理安排車輛使用。車輛調度應遵循先急后緩、高效合理的原則。2.車輛使用登記員工使用車輛時，應填寫車輛使用申請表，注明使用時間、地點、事由等信息，經部門負責人審批后，到行政部門辦理車輛使用手續(xù)。行政部門對車輛使用情況進行登記，記錄車輛的出車時間、返回時間、行駛里程等信息。3.車輛維護與保養(yǎng)行政部門負責制定車輛維護保養(yǎng)計劃，定期組織車輛進行維護保養(yǎng)，確保車輛性能良好。車輛發(fā)生故障時，駕駛員應及時報告行政部門，行政部門安排維修人員進行維修。維修完成后，駕駛員應進行驗收，并在車輛維修記錄上簽字確認。4.車輛安全管理加強車輛安全管理，駕駛員應嚴格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。定期組織駕駛員進行安全培訓，提高駕駛員的安全意識和駕駛技能。車輛應配備必要的安全設備，如滅火器、急救箱等，并定期進行檢查和維護，確保其處于良好狀態(tài)。行政部門定期對車輛進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。對于違反車輛安全管理規(guī)定的行為，應進行嚴肅處理。九、證照與資質管理1.證照辦理與年檢行政部門負責公司各類證照的辦理、年檢及資質維護工作，如營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、生產許可證、資質證書等。根據(jù)證照的辦理要求和年檢時間，提前準備相關資料，及時辦理證照的申請、變更、年檢等手續(xù)，確保公司證照合法有效。2.資質維護關注行業(yè)動態(tài)和相關政策法規(guī)的變化，及時了解資質標準和要求的調整情況。組織相關部門和人員做好資質維護工作，確保公司資質滿足行業(yè)準入條件。如涉及資質升級、延續(xù)等工作，應提前規(guī)劃，做好各項準備工作，確保資質維護工作順利進行。十、費用報銷管理1.報銷范圍公司行政費用報銷范圍包括辦公用品、固定資產購置、差旅費、業(yè)務招待費、通訊費、水電費、車輛費用等。具體報銷范圍和標準按照公司相關財務制度執(zhí)行。2.報銷流程員工發(fā)生費用支出后，應及時收集相關發(fā)票、收據(jù)等報銷憑證，并按照公司報銷憑證粘貼要求進行粘貼。填寫費用報銷單，詳細注明費用發(fā)生的時間、地點、事由、金額等信息，并經部