物資管理制度及流程

物資管理制度及流程?1.目的為了加強物資管理，規(guī)范物資采購、驗收、存儲、發(fā)放、使用、盤點及報廢等流程，確保物資的合理配置與有效利用，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，降低成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有物資的管理，包括但不限于原材料、輔助材料、設備備件、辦公用品、勞保用品等。3.職責分工采購部門：負責物資的采購工作，包括供應商選擇、采購合同簽訂、采購訂單下達等，確保所采購物資的質(zhì)量、價格和交貨期符合公司要求。倉庫管理部門：負責物資的驗收、存儲、發(fā)放和盤點等工作，保證物資的安全存儲，準確記錄物資的出入庫情況。使用部門：負責提出物資需求計劃，合理使用物資，對物資的使用情況進行反饋和監(jiān)督。財務部門：負責物資采購資金的審核與支付，參與物資采購合同的評審，對物資成本進行核算與分析。二、物資采購管理1.采購計劃制定需求預測：各使用部門應根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、設備運行狀況、庫存水平等因素，定期對物資需求進行預測，并填寫《物資需求預測表》，提交給采購部門。采購計劃編制：采購部門根據(jù)各使用部門提交的《物資需求預測表》，結(jié)合庫存情況，編制月度、季度和年度采購計劃，并報相關領導審批。采購計劃應明確物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計采購時間等信息。2.供應商選擇與管理供應商篩選：采購部門應建立供應商檔案，對潛在供應商進行調(diào)查和評估，包括供應商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面。根據(jù)評估結(jié)果，篩選出合格的供應商，并納入供應商名錄。供應商評價與考核：采購部門定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格執(zhí)行情況、售后服務等進行評價和考核。根據(jù)評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對不符合要求的供應商進行警告、限期整改或淘汰處理。3.采購合同簽訂合同起草：采購部門根據(jù)采購計劃和選定的供應商，起草采購合同。采購合同應明確物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。合同評審：采購合同初稿完成后，應提交給財務部門、法務部門等相關部門進行評審。評審內(nèi)容包括合同條款的合法性、合理性、完整性，以及對公司利益的保護等方面。經(jīng)評審通過后，采購部門方可與供應商簽訂采購合同。合同執(zhí)行與變更：采購部門應嚴格按照采購合同的約定執(zhí)行，跟蹤合同的履行情況。如因特殊原因需要變更合同條款，應及時與供應商協(xié)商，并簽訂補充協(xié)議。補充協(xié)議應報相關部門備案。4.采購訂單下達訂單生成：采購部門根據(jù)采購合同，生成采購訂單，并發(fā)送給供應商。采購訂單應明確物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨期、交貨地點等信息。訂單跟蹤：采購部門應定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時采取措施解決，并向相關領導匯報。三、物資驗收管理1.驗收準備制定驗收計劃：倉庫管理部門根據(jù)采購合同和采購訂單，制定物資驗收計劃。驗收計劃應明確驗收時間、驗收人員、驗收標準、驗收方法等內(nèi)容。準備驗收工具和場地：倉庫管理部門應準備好驗收所需的工具和場地，如量具、檢測設備、驗收區(qū)域等，確保驗收工作的順利進行。2.到貨通知供應商通知：采購部門在物資到貨前，應及時通知倉庫管理部門做好驗收準備工作。倉庫接收：倉庫管理部門接到到貨通知后，應安排專人負責物資的接收工作。在物資到貨時，應核對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、包裝等信息，確保與采購訂單一致。3.驗收實施數(shù)量驗收：驗收人員按照采購訂單和相關標準，對物資的數(shù)量進行清點。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應及時與供應商溝通，查明原因并處理。質(zhì)量驗收：驗收人員根據(jù)質(zhì)量標準，對物資的質(zhì)量進行檢驗。檢驗內(nèi)容包括物資的外觀、尺寸、性能、質(zhì)量證明文件等方面。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應及時通知采購部門和供應商，協(xié)商處理辦法。驗收記錄：驗收人員應如實填寫《物資驗收單》，記錄物資的驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量情況、驗收結(jié)論等信息?！段镔Y驗收單》應經(jīng)相關人員簽字確認后存檔。4.驗收結(jié)果處理合格物資：經(jīng)驗收合格的物資，倉庫管理部門應及時辦理入庫手續(xù)，并按照規(guī)定進行存儲。不合格物資：經(jīng)驗收不合格的物資，倉庫管理部門應及時通知采購部門和供應商，協(xié)商處理辦法。如供應商同意退換貨，采購部門應及時安排辦理退換貨手續(xù)；如供應商不同意退換貨，采購部門應根據(jù)實際情況，與供應商協(xié)商賠償事宜。四、物資存儲管理1.倉庫規(guī)劃與布局倉庫選址：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，合理選擇倉庫的位置，確保倉庫交通便利、通風良好、安全可靠。倉庫分區(qū)：倉庫應根據(jù)物資的類別、特性、用途等進行分區(qū)，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、備品備件區(qū)、辦公用品區(qū)、勞保用品區(qū)等。不同區(qū)域應設置明顯的標識牌，便于物資的存放和管理。貨架設置：根據(jù)物資的特點和存儲要求，合理設置貨架。貨架應排列整齊、穩(wěn)固可靠，便于物資的存放和取用。2.物資入庫入庫手續(xù)辦理：倉庫管理部門在物資驗收合格后，應及時辦理入庫手續(xù)。入庫人員應根據(jù)《物資驗收單》，核對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等信息，無誤后將物資存入相應的倉庫區(qū)域，并填寫《物資入庫單》?！段镔Y入庫單》應經(jīng)相關人員簽字確認后存檔。物資標識：入庫物資應在顯著位置標明物資的名稱、規(guī)格型號、批次、入庫日期等信息，便于識別和管理。3.物資存儲分類存放：倉庫管理部門應按照物資的類別、特性、用途等進行分類存放，確保物資存放有序、便于查找。存儲條件要求：對于有特殊存儲條件要求的物資，如易燃易爆物資、易腐蝕物資、貴重物資等，倉庫管理部門應按照相關規(guī)定，提供相應的存儲環(huán)境和防護措施，確保物資的安全存儲。庫存盤點：倉庫管理部門應定期對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次。盤點結(jié)束后，應編制《庫存盤點表》，對盤點結(jié)果進行分析和總結(jié)，如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因并處理。4.物資保管與養(yǎng)護日常巡查：倉庫管理人員應定期對倉庫進行巡查，檢查物資的存儲狀況、貨架的穩(wěn)固情況、消防設施的完好情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。物資養(yǎng)護：對于易受潮、易生銹、易變質(zhì)的物資，倉庫管理部門應采取相應的養(yǎng)護措施，如防潮、防銹、防蟲、防霉等，確保物資的質(zhì)量不受影響。安全管理：倉庫管理部門應加強安全管理，制定安全管理制度和操作規(guī)程，配備必要的消防器材和安全設施，確保倉庫的安全。嚴禁在倉庫內(nèi)吸煙、明火作業(yè)等，防止發(fā)生火災、爆炸等事故。五、物資發(fā)放管理1.發(fā)放原則按需發(fā)放：物資發(fā)放應根據(jù)使用部門的實際需求進行，嚴格控制發(fā)放數(shù)量，避免浪費。先進先出：物資發(fā)放應遵循先進先出的原則，確保庫存物資的質(zhì)量。手續(xù)齊全：物資發(fā)放必須憑有效的領料憑證辦理，領料憑證應填寫完整、準確，經(jīng)相關人員簽字確認后生效。2.領料憑證領料單：使用部門需要領用物資時，應填寫《領料單》，注明物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息?！额I料單》應由使用部門負責人簽字批準后，提交給倉庫管理部門。限額領料單：對于有定額消耗的物資，使用部門應填寫《限額領料單》，注明物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、定額消耗標準等信息?！断揞~領料單》經(jīng)相關部門審核批準后，倉庫管理部門按照限額發(fā)放物資。3.物資發(fā)放審核領料憑證：倉庫管理部門收到領料憑證后，應認真審核領料憑證的真實性、完整性和有效性。如發(fā)現(xiàn)領料憑證存在問題，應及時與使用部門溝通，查明原因并處理。發(fā)放物資：審核無誤后，倉庫管理人員根據(jù)領料憑證，按照規(guī)定的數(shù)量發(fā)放物資。發(fā)放物資時，應認真核對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，確保發(fā)放的物資與領料憑證一致。發(fā)放完畢后，應在領料憑證上簽字確認，并填寫《物資發(fā)放記錄》。特殊情況處理：如因生產(chǎn)急需等特殊情況，使用部門需要超限額領用物資時，應填寫《超限額領料申請單》，說明原因，并經(jīng)相關領導批準后，倉庫管理部門方可發(fā)放物資。六、物資使用管理1.使用部門職責合理使用物資：使用部門應按照物資的性能、用途和操作規(guī)程，合理使用物資，確保物資的正常運行和使用壽命。節(jié)約使用物資：使用部門應加強物資管理，教育員工樹立節(jié)約意識，杜絕浪費現(xiàn)象，降低物資消耗成本。反饋物資使用情況：使用部門應定期向倉庫管理部門反饋物資的使用情況，如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或使用效果不佳等情況，應及時通知采購部門和倉庫管理部門。2.物資使用監(jiān)督定期檢查：倉庫管理部門應定期對使用部門的物資使用情況進行檢查，了解物資的使用效果和消耗情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促使用部門整改。數(shù)據(jù)分析：財務部門應定期對物資消耗數(shù)據(jù)進行分析，掌握物資消耗的規(guī)律和趨勢，為物資管理決策提供依據(jù)。如發(fā)現(xiàn)物資消耗異常，應及時查明原因并采取措施。七、物資盤點管理1.盤點計劃制定盤點周期確定：倉庫管理部門應根據(jù)公司實際情況，確定物資盤點的周期。一般情況下，每月或每季度進行一次全面盤點，每年進行一次年終盤點。盤點人員安排：倉庫管理部門應成立盤點小組，明確盤點人員的職責分工。盤點小組應由倉庫管理人員、財務人員、使用部門代表等組成。盤點范圍確定：盤點范圍應包括公司內(nèi)所有倉庫存儲的物資，以及各使用部門在用的物資。2.盤點實施準備工作：盤點前，盤點小組應做好各項準備工作，如制定盤點計劃、準備盤點工具、清理倉庫物資等。實地盤點：盤點人員按照盤點計劃，對物資進行實地盤點。盤點過程中，應認真核對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時記錄差異情況，并查明原因。盤點記錄：盤點人員應如實填寫《庫存盤點表》，記錄物資的盤點情況，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、賬面數(shù)量、實際數(shù)量、差異數(shù)量、差異原因等信息?！稁齑姹P點表》應經(jīng)相關人員簽字確認后存檔。3.盤點結(jié)果處理差異分析：盤點結(jié)束后，財務部門應根據(jù)《庫存盤點表》，對盤點結(jié)果進行差異分析，查明賬實不符的原因。差異原因主要包括物資收發(fā)錯誤、物資損耗、物資丟失、記賬錯誤等方面。處理措施：根據(jù)差異分析結(jié)果，采取相應的處理措施。如屬于物資收發(fā)錯誤，應及時調(diào)整賬目；如屬于物資損耗，應按照規(guī)定進行核銷；如屬于物資丟失，應查明責任，追究相關人員的責任；如屬于記賬錯誤，應及時更正賬目?？偨Y(jié)報告：倉庫管理部門應根據(jù)盤點結(jié)果，編制盤點總結(jié)報告，對盤點工作進行總結(jié)和評價，提出改進措施和建議。盤點總結(jié)報告應提交給公司領導和相關部門。八、物資報廢管理1.報廢申請報廢原因：物資因損壞、老化、過期、淘汰等原因無法繼續(xù)使用時，使用部門應填寫《物資報廢申請單》，注明物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息。審批流程：《物資報廢申請單》經(jīng)使用部門負責人簽字后，提交給倉庫管理部門審核。倉庫管理部門審核通過后，報財務部門審批。財務部門審批通過后，報公司領導批準。2.報廢鑒定技術鑒定：對于價值較高或技術復雜的物資，公司應組織相關技術人員進行報廢鑒定。技術鑒定人員應根據(jù)物資的實際情況，出具鑒定報告，明確物資是否符合報廢條件。報廢鑒定記錄：報廢鑒定過程中，應做好記錄工作，包括鑒定時間、鑒定人員、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)論等信息。鑒定記錄應作為物資報廢處理的依據(jù)之一。3.報廢處理報廢物資回收：經(jīng)批準報廢的物資，倉庫管理部門應及時組織回收，并妥善保管。回收的報廢物資應按照規(guī)定進行分類存放，便于后續(xù)處理。報廢物資處置：對于可回收利用的報廢物資，公司應按照相關規(guī)定進行回收利用，如出售給廢品收購站等。對于不可回收利用的報廢物資，公司應按照環(huán)保要求進行妥善處理，如委托有資質(zhì)的單位