合格供應(yīng)商檔案的建立及管理程序

合格供應(yīng)商檔案的建立及管理程序?本程序旨在規(guī)范合格供應(yīng)商檔案的建立、維護和管理，確保所采購的物資和服務(wù)符合質(zhì)量、成本、交貨期等要求，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供可靠的供應(yīng)商支持。二、適用范圍本程序適用于公司所有采購物資和服務(wù)的合格供應(yīng)商檔案的建立、管理和維護。三、職責(zé)1.采購部門負責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇和日常管理。組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進行實地考察和評審。負責(zé)合格供應(yīng)商檔案的建立、更新和維護。定期對供應(yīng)商進行績效評估，并根據(jù)評估結(jié)果提出改進措施或淘汰建議。2.質(zhì)量部門參與供應(yīng)商的評估和選擇過程，提供質(zhì)量方面的專業(yè)意見。對采購物資和服務(wù)進行檢驗和驗證，確保符合質(zhì)量要求。協(xié)助采購部門處理供應(yīng)商質(zhì)量問題，提出整改要求和跟蹤整改結(jié)果。3.技術(shù)部門參與供應(yīng)商的評估和選擇過程，提供技術(shù)方面的專業(yè)意見。對采購物資和服務(wù)的技術(shù)要求進行明確和溝通，協(xié)助解決技術(shù)問題。4.財務(wù)部門參與供應(yīng)商的評估和選擇過程，提供財務(wù)方面的專業(yè)意見。負責(zé)審核供應(yīng)商的付款申請，確保付款符合公司財務(wù)規(guī)定。5.其他相關(guān)部門根據(jù)需要參與供應(yīng)商的評估和選擇過程，提供本部門相關(guān)的專業(yè)意見。四、程序內(nèi)容（一）供應(yīng)商開發(fā)1.需求識別采購部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和物資需求情況，識別需要開發(fā)供應(yīng)商的物資和服務(wù)類別。2.信息收集通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、同行交流等渠道，收集潛在供應(yīng)商的相關(guān)信息，包括公司名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。對收集到的信息進行初步篩選，整理出具有合作潛力的供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商調(diào)查對于初步篩選后的供應(yīng)商，采購部門組織相關(guān)人員進行實地調(diào)查，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)能力、人員素質(zhì)等情況。實地調(diào)查可以采用面談、參觀生產(chǎn)現(xiàn)場、查閱文件記錄等方式進行。4.供應(yīng)商資料提交供應(yīng)商應(yīng)向采購部門提交以下資料：營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件稅務(wù)登記證副本復(fù)印件組織機構(gòu)代碼證副本復(fù)印件法定代表人身份證明書授權(quán)委托書產(chǎn)品質(zhì)量認證證書（如ISO9001質(zhì)量管理體系認證、ISO14001環(huán)境管理體系認證等）產(chǎn)品檢驗報告生產(chǎn)許可證（如有要求）產(chǎn)品樣本、說明書報價單其他相關(guān)資料（二）供應(yīng)商評估與選擇1.評估小組組建采購部門組織質(zhì)量部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成評估小組，負責(zé)對供應(yīng)商進行評估和選擇。2.評估內(nèi)容質(zhì)量能力：評估供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系是否健全，產(chǎn)品質(zhì)量是否穩(wěn)定，是否具備有效的質(zhì)量控制手段和檢測設(shè)備。生產(chǎn)能力：評估供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)備、生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)規(guī)模是否滿足公司的采購需求，是否具備按時、按質(zhì)、按量交付產(chǎn)品的能力。技術(shù)水平：評估供應(yīng)商的技術(shù)研發(fā)能力、技術(shù)創(chuàng)新能力、對新技術(shù)的應(yīng)用能力等，是否能夠為公司提供符合技術(shù)要求的產(chǎn)品和服務(wù)。價格水平：評估供應(yīng)商的報價是否合理，是否具有成本優(yōu)勢，是否能夠滿足公司的價格預(yù)算要求。交貨期：評估供應(yīng)商的交貨期是否能夠滿足公司的生產(chǎn)計劃安排，是否具備良好的交貨信譽。售后服務(wù)：評估供應(yīng)商的售后服務(wù)體系是否完善，是否能夠及時響應(yīng)公司的售后服務(wù)需求，解決產(chǎn)品質(zhì)量問題和技術(shù)問題。財務(wù)狀況：評估供應(yīng)商的財務(wù)狀況是否良好，是否具備足夠的資金實力和償債能力，是否存在財務(wù)風(fēng)險。信譽和合作意愿：評估供應(yīng)商的商業(yè)信譽、市場口碑、合作意愿等，是否能夠與公司建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。3.評估方法問卷調(diào)查：向供應(yīng)商發(fā)放評估問卷，要求供應(yīng)商填寫相關(guān)信息，評估小組根據(jù)問卷內(nèi)容進行打分。實地考察：評估小組對供應(yīng)商進行實地考察，觀察其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系運行情況、生產(chǎn)設(shè)備狀況等，并與供應(yīng)商相關(guān)人員進行交流，了解其實際情況，進行打分。數(shù)據(jù)分析：收集供應(yīng)商的歷史供貨數(shù)據(jù)、質(zhì)量數(shù)據(jù)、交貨期數(shù)據(jù)等，進行數(shù)據(jù)分析，評估其績效表現(xiàn)，進行打分。綜合評價：評估小組根據(jù)問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等結(jié)果，對供應(yīng)商進行綜合評價，確定其得分和排名。4.選擇決策根據(jù)評估小組的綜合評價結(jié)果，采購部門提出供應(yīng)商選擇建議，報公司管理層審批。公司管理層根據(jù)采購部門的建議，結(jié)合公司的采購戰(zhàn)略和實際需求，確定最終的合格供應(yīng)商名單。（三）合格供應(yīng)商檔案建立1.檔案內(nèi)容合格供應(yīng)商檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：供應(yīng)商基本信息：包括公司名稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人、經(jīng)營范圍、注冊資本等。供應(yīng)商評估記錄：包括評估時間、評估小組組成人員、評估內(nèi)容、評估方法、評估結(jié)果等。供應(yīng)商合作記錄：包括合作項目、采購物資或服務(wù)名稱、采購數(shù)量、采購金額、交貨日期、質(zhì)量情況、付款情況等。供應(yīng)商質(zhì)量體系文件：包括質(zhì)量管理手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量檢驗記錄等。供應(yīng)商生產(chǎn)設(shè)備清單：包括設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、使用狀況等。供應(yīng)商人員情況：包括員工總數(shù)、技術(shù)人員數(shù)量、管理人員數(shù)量、人員資質(zhì)證書等。供應(yīng)商財務(wù)狀況：包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等財務(wù)報表。供應(yīng)商產(chǎn)品樣本和說明書：包括產(chǎn)品規(guī)格、型號、性能、用途、技術(shù)參數(shù)等。供應(yīng)商報價單和合同：包括采購物資或服務(wù)的報價單、采購合同副本等。供應(yīng)商售后服務(wù)記錄：包括售后服務(wù)承諾、售后服務(wù)響應(yīng)時間、售后服務(wù)處理結(jié)果等。其他相關(guān)資料：如供應(yīng)商獲獎情況、行業(yè)排名、媒體報道等。2.檔案建立流程采購部門負責(zé)收集供應(yīng)商的相關(guān)資料，并進行整理和分類。將整理好的供應(yīng)商資料錄入公司的供應(yīng)商管理系統(tǒng)，建立電子檔案。同時，采購部門將供應(yīng)商資料紙質(zhì)版進行歸檔保存，建立紙質(zhì)檔案。檔案建立完成后，采購部門應(yīng)及時將供應(yīng)商檔案信息共享給質(zhì)量部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門在工作中能夠及時查閱和使用。（四）供應(yīng)商日常管理1.供應(yīng)商溝通與協(xié)調(diào)采購部門定期與供應(yīng)商進行溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、交貨期情況等，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。對于重要的采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門與供應(yīng)商進行專題會議，明確采購要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期要求等，確保雙方達成共識。2.供應(yīng)商績效評估采購部門定期對供應(yīng)商進行績效評估，評估周期一般為每季度一次。績效評估內(nèi)容包括質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等方面，具體評估指標(biāo)和權(quán)重由采購部門根據(jù)公司實際情況確定。采購部門根據(jù)績效評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理：優(yōu)秀供應(yīng)商：績效評估得分在[X]分以上，給予表揚和獎勵，增加采購份額，優(yōu)先考慮合作項目。良好供應(yīng)商：績效評估得分在[X][X]分之間，繼續(xù)保持合作，提出改進建議，督促其不斷提高績效。合格供應(yīng)商：績效評估得分在[X][X]分之間，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，考慮減少采購份額或終止合作。不合格供應(yīng)商：績效評估得分在[X]分以下，立即終止合作，并將其列入黑名單，不再與之合作。3.供應(yīng)商改進與輔導(dǎo)對于績效評估結(jié)果不理想的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商進行溝通，分析原因，提出改進建議，并協(xié)助供應(yīng)商制定改進計劃。采購部門可以組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進行輔導(dǎo)，幫助其提高質(zhì)量管理水平、生產(chǎn)效率、交貨期管理能力等，提升其綜合績效。4.供應(yīng)商變更管理如供應(yīng)商發(fā)生名稱、地址、法定代表人、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)設(shè)備、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量管理體系等重大變更，應(yīng)及時通知采購部門。采購部門收到供應(yīng)商變更通知后，應(yīng)組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進行重新評估，如評估合格，更新供應(yīng)商檔案信息；如評估不合格，終止合作。（五）供應(yīng)商檔案維護與更新1.定期維護采購部門定期對供應(yīng)商檔案進行維護，檢查檔案內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，如有缺失或錯誤，及時進行補充和修正。2.動態(tài)更新根據(jù)供應(yīng)商的日常合作情況、績效評估結(jié)果、變更情況等，及時對供應(yīng)商檔案進行動態(tài)更新，確保檔案信息的時效性和準(zhǔn)確性。如供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)問題、交貨期延誤、價格調(diào)整等情況，采購部門應(yīng)在供應(yīng)商檔案中記錄相關(guān)信息，并及時進行分析和處理。3.檔案備份與安全管理采購部門定期對供應(yīng)商檔案進行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。供應(yīng)商檔案應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和修改檔案內(nèi)容，防止檔案信息泄露。（六）供應(yīng)商淘汰與重新選擇1.淘汰條件供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一，應(yīng)予以淘汰：連續(xù)兩次績效評估不合格。提供的產(chǎn)品或服務(wù)存在嚴(yán)重質(zhì)量問題，給公司造成重大損失。交貨期嚴(yán)重延誤，影響公司生產(chǎn)計劃安排。價格嚴(yán)重不合理，高于市場同類產(chǎn)品或服務(wù)價格。商業(yè)信譽差，存在欺詐、違約等行為。發(fā)生重大變更，經(jīng)重新評估不合格。其他不符合公司要求的情況。2.淘汰流程采購部門提出供應(yīng)商淘汰建議，報公司管理層審批。公司管理層審批通過后，采購部門通知供應(yīng)商終止合作，并將其從合格供應(yīng)商名單中刪除。采購部門對淘汰供應(yīng)商的檔案進行封存，保存一定期限后進行銷毀。3.重新選擇對于被淘汰的供應(yīng)商所采購的物資和服務(wù)，采購部門應(yīng)及時組織重新開發(fā)供應(yīng)商。重新開發(fā)供應(yīng)商的流程與供