煙酒禮品使用管理辦法

煙酒禮品使用管理辦法?（一）目的為了加強公司煙酒禮品的使用管理，規(guī)范禮品使用行為，確保禮品使用合理、合規(guī)、透明，充分發(fā)揮煙酒禮品在公司業(yè)務(wù)拓展、客戶維護等方面的積極作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機構(gòu)在業(yè)務(wù)活動中涉及煙酒禮品使用的相關(guān)行為。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：煙酒禮品的采購、使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及公司內(nèi)部規(guī)定。2.必要性原則：禮品使用應(yīng)基于業(yè)務(wù)需要，避免不必要的浪費。3.適度性原則：根據(jù)業(yè)務(wù)活動的性質(zhì)和規(guī)模，合理確定禮品的檔次和數(shù)量，體現(xiàn)適度、得體。4.審批性原則：所有煙酒禮品的使用均需按照規(guī)定流程進行審批。二、煙酒禮品的采購管理（一）采購計劃1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前制定煙酒禮品采購計劃，詳細說明所需禮品的種類、數(shù)量、預(yù)算等信息。2.采購計劃需經(jīng)部門負責人審核后報公司行政管理部門匯總。（二）采購渠道1.公司統(tǒng)一通過正規(guī)的、信譽良好的供應(yīng)商進行煙酒禮品采購。優(yōu)先選擇與公司長期合作、具有良好產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)的供應(yīng)商。2.行政管理部門負責對采購渠道進行篩選和評估，建立合格供應(yīng)商名錄，并定期更新。（三）采購流程1.行政管理部門根據(jù)匯總后的采購計劃，向合格供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確禮品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間等詳細信息。2.供應(yīng)商按照采購訂單要求及時供貨，公司安排專人負責驗收。驗收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否與采購訂單一致。3.驗收合格后，行政管理部門辦理入庫手續(xù)，并將相關(guān)采購信息記錄在案。三、煙酒禮品的庫存管理（一）庫存設(shè)置1.公司設(shè)立專門的煙酒禮品倉庫，用于存放采購入庫的禮品。倉庫應(yīng)具備安全、防潮、防火等基本條件。2.倉庫管理人員負責對煙酒禮品進行分類存放，并建立庫存臺賬，詳細記錄禮品的出入庫時間、數(shù)量、規(guī)格、領(lǐng)用部門等信息。（二）庫存盤點1.定期對煙酒禮品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為[具體周期，如每月/每季度]。2.盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制庫存盤點報告，說明盤點情況。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因并進行處理。（三）庫存安全1.加強倉庫安全管理，采取必要的防盜、防火、防潮等措施，確保煙酒禮品的安全。2.倉庫管理人員應(yīng)嚴格遵守倉庫管理制度，未經(jīng)授權(quán)不得擅自允許無關(guān)人員進入倉庫。四、煙酒禮品的使用審批（一）使用申請1.各部門因業(yè)務(wù)需要使用煙酒禮品時，應(yīng)填寫《煙酒禮品使用申請表》，詳細說明使用禮品的業(yè)務(wù)活動名稱、預(yù)計使用時間、禮品種類及數(shù)量、受贈對象等信息。2.《煙酒禮品使用申請表》需經(jīng)部門負責人簽字確認后提交公司行政管理部門。（二）審批流程1.行政管理部門收到《煙酒禮品使用申請表》后，根據(jù)禮品使用的必要性、適度性等原則進行初步審核。2.對于金額較小、使用情況較為簡單的禮品使用申請，行政管理部門審核通過后即可批準。3.對于金額較大、涉及重要客戶或重要業(yè)務(wù)活動的禮品使用申請，需提交公司分管領(lǐng)導審批。公司分管領(lǐng)導根據(jù)申請情況進行綜合評估后做出審批決定。4.所有審批意見應(yīng)明確記錄在《煙酒禮品使用申請表》上。五、煙酒禮品的發(fā)放與使用（一）發(fā)放方式1.根據(jù)審批通過的《煙酒禮品使用申請表》，由行政管理部門安排專人負責煙酒禮品的發(fā)放。2.發(fā)放方式包括直接送達受贈對象、通過郵寄等方式送達。對于重要禮品，可考慮安排專人陪同贈送，以體現(xiàn)公司重視。（二）使用記錄1.禮品發(fā)放后，發(fā)放人員應(yīng)及時將禮品發(fā)放情況記錄在《煙酒禮品發(fā)放登記表》上，包括發(fā)放時間、禮品名稱及數(shù)量、受贈對象、發(fā)放人等信息。2.《煙酒禮品發(fā)放登記表》應(yīng)妥善保存，作為禮品使用管理的重要檔案資料。（三）使用監(jiān)督1.各部門應(yīng)確保煙酒禮品按照審批用途合理使用，不得擅自改變禮品用途或挪作他用。2.公司行政管理部門有權(quán)對禮品使用情況進行監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用行為，應(yīng)及時責令糾正，并追究相關(guān)人員責任。六、煙酒禮品使用的登記與統(tǒng)計（一）登記制度1.建立煙酒禮品使用登記制度，詳細記錄每一次禮品使用的相關(guān)信息，包括申請時間、審批情況、發(fā)放時間、使用情況反饋等。2.登記信息應(yīng)準確、完整，以便于后續(xù)的查詢和統(tǒng)計分析。（二）統(tǒng)計分析1.行政管理部門定期對煙酒禮品使用情況進行統(tǒng)計分析，包括禮品使用數(shù)量、金額、涉及業(yè)務(wù)活動類型、受贈對象分布等。2.通過統(tǒng)計分析，總結(jié)禮品使用規(guī)律和趨勢，為合理制定采購計劃、優(yōu)化禮品使用管理提供數(shù)據(jù)支持。七、煙酒禮品使用的財務(wù)處理（一）費用核算1.煙酒禮品的采購費用按照公司財務(wù)制度進行核算，計入相應(yīng)的成本或費用科目。2.對于用于業(yè)務(wù)招待的煙酒禮品，應(yīng)在"業(yè)務(wù)招待費"科目中核算；對于用于市場推廣等其他業(yè)務(wù)活動的禮品，應(yīng)根據(jù)具體業(yè)務(wù)性質(zhì)計入相應(yīng)科目。（二）報銷管理1.禮品使用后，相關(guān)人員應(yīng)按照公司報銷制度及時辦理報銷手續(xù)。報銷時需提供《煙酒禮品使用申請表》、發(fā)票、《煙酒禮品發(fā)放登記表》等相關(guān)憑證。2.財務(wù)部門對報銷憑證進行審核，確保報銷內(nèi)容真實、合規(guī)、手續(xù)齊全。審核通過后予以報銷。八、煙酒禮品使用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對煙酒禮品使用管理情況進行審計監(jiān)督，檢查采購、庫存、使用、審批等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.審計部門有權(quán)調(diào)閱相關(guān)文件、記錄和憑證，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.積極接受政府相關(guān)部門、社會公眾等外部監(jiān)督，確保公司煙酒禮品使用行為合法合規(guī)。2.對于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，公司應(yīng)認真對待，及時進行整改，并將整改情況反饋。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用煙酒禮品。2.擅自改變禮品用途或挪作他用。3.虛報禮品使用情況或提供虛假報銷憑證。4.在禮品采購、使用過程中存在收受回扣、謀取私利等不正當行為。（二）處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，責令相關(guān)責任人立即糾正，并追回違規(guī)使用的禮品或款項。2.根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重，對相關(guān)責任人給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。3.對于