公司采購管理辦法

公司采購管理辦法?1.目的為規(guī)范公司采購行為，加強(qiáng)采購管理，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有物資、服務(wù)的采購活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、固定資產(chǎn)、外包服務(wù)等。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司實(shí)際需求進(jìn)行采購，避免盲目采購和過度儲(chǔ)備。質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的參與機(jī)會(huì)。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂或不正當(dāng)利益。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)對重大采購項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購決策委員會(huì)由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，其職責(zé)包括：審議采購戰(zhàn)略和政策；審批年度采購預(yù)算；決策重大采購項(xiàng)目的采購方式、供應(yīng)商選擇等事項(xiàng)。2.采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部，作為采購執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作。采購部的職責(zé)包括：制定采購計(jì)劃和采購方案；組織采購活動(dòng)，包括供應(yīng)商選擇、詢價(jià)、談判、合同簽訂等；跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題；建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，評(píng)估供應(yīng)商績效；收集、整理采購信息，分析采購數(shù)據(jù)，為采購決策提供支持。3.需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出物資和服務(wù)的需求申請，配合采購部進(jìn)行采購工作。需求部門的職責(zé)包括：準(zhǔn)確填寫采購需求申請表，詳細(xì)說明需求的物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等；參與供應(yīng)商的選擇和評(píng)估，提供技術(shù)支持和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；負(fù)責(zé)采購物資和服務(wù)的驗(yàn)收工作，及時(shí)反饋驗(yàn)收結(jié)果。三、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購需求申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至采購部。采購需求申請表應(yīng)包括以下內(nèi)容：采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、交貨時(shí)間、用途說明等。2.采購審批采購部收到采購需求申請表后，對其進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括需求的合理性、預(yù)算的準(zhǔn)確性等。對于金額較小的采購項(xiàng)目，由采購部經(jīng)理審批；對于金額較大的采購項(xiàng)目，采購部應(yīng)提交采購決策委員會(huì)審批。經(jīng)審批通過的采購需求申請表，采購部方可進(jìn)行下一步采購操作。3.供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購部根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。采購部對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽(yù)狀況等。采購部組織對合格供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況、售后服務(wù)等。采購部根據(jù)供應(yīng)商的綜合表現(xiàn)，建立供應(yīng)商檔案，并對供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)估。評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等。4.采購談判與合同簽訂采購部與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，談判內(nèi)容包括產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等。采購部應(yīng)根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同，并提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核。經(jīng)法務(wù)部門審核通過的采購合同，由采購部與供應(yīng)商簽訂。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等。5.采購訂單下達(dá)采購部根據(jù)采購合同，下達(dá)采購訂單給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確采購項(xiàng)目的詳細(xì)信息，如產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等。采購部將采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商的同時(shí)，應(yīng)抄送需求部門，以便需求部門跟蹤采購進(jìn)度。6.采購跟蹤與催貨采購部負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量狀況、交貨期等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時(shí)交貨，采購部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的催貨措施，確保采購項(xiàng)目按時(shí)完成。7.到貨驗(yàn)收采購物資到貨前，需求部門應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括制定驗(yàn)收方案、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。采購物資到貨后，需求部門按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。對于驗(yàn)收合格的采購物資，需求部門應(yīng)在驗(yàn)收報(bào)告上簽字確認(rèn)；對于驗(yàn)收不合格的采購物資，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購部，采購部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決。8.付款結(jié)算采購部根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，填寫付款申請單，并提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門審核通過后，按照采購合同約定的付款方式進(jìn)行付款結(jié)算。四、采購方式1.招標(biāo)采購對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭激烈的采購項(xiàng)目，采用招標(biāo)采購方式。招標(biāo)采購應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序進(jìn)行，包括發(fā)布招標(biāo)公告、發(fā)售招標(biāo)文件、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等環(huán)節(jié)。招標(biāo)采購應(yīng)邀請至少三家符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)，以確保充分競爭。2.詢價(jià)采購對于金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場貨源充足的采購項(xiàng)目，采用詢價(jià)采購方式。詢價(jià)采購應(yīng)向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。采購部根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)情況，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商進(jìn)行采購。3.競爭性談判采購對于采購項(xiàng)目具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購，或者采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的采購項(xiàng)目，采用競爭性談判采購方式。競爭性談判采購應(yīng)邀請至少三家符合條件的供應(yīng)商參與談判，談判過程中應(yīng)明確采購需求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格等關(guān)鍵要素，通過多輪談判，確定最終供應(yīng)商。4.單一來源采購對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資或服務(wù)，采用單一來源采購方式。單一來源采購應(yīng)提供充分的理由和依據(jù)，并經(jīng)采購決策委員會(huì)審批通過。五、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購部應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，編制年度采購預(yù)算。年度采購預(yù)算應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額等詳細(xì)信息，并按照采購項(xiàng)目的類別進(jìn)行分類匯總。采購部在編制采購預(yù)算時(shí)，應(yīng)充分考慮市場價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商價(jià)格調(diào)整等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。2.預(yù)算審批年度采購預(yù)算編制完成后，采購部應(yīng)提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門審核通過后，年度采購預(yù)算提交至采購決策委員會(huì)審批。經(jīng)采購決策委員會(huì)審批通過的年度采購預(yù)算，作為公司年度采購工作的依據(jù)。3.預(yù)算執(zhí)行與控制采購部應(yīng)嚴(yán)格按照年度采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部應(yīng)填寫預(yù)算調(diào)整申請表，詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的金額等，并提交至財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核通過后，預(yù)算調(diào)整申請表提交至采購決策委員會(huì)審批。經(jīng)采購決策委員會(huì)審批通過后，方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。六、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部應(yīng)根據(jù)公司采購需求，積極開發(fā)新的供應(yīng)商。供應(yīng)商開發(fā)渠道包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加行業(yè)展會(huì)等。采購部對新開發(fā)的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查和實(shí)地考察，確保其具備供應(yīng)能力和質(zhì)量保證能力。2.供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購部根據(jù)采購項(xiàng)目的要求，從合格供應(yīng)商中選擇合適的供應(yīng)商參與采購活動(dòng)。采購部定期對供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等。根據(jù)供應(yīng)商的評(píng)估結(jié)果，采購部對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多的合作機(jī)會(huì)，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。3.供應(yīng)商檔案管理采購部建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、評(píng)估結(jié)果等。供應(yīng)商檔案應(yīng)及時(shí)更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。采購部應(yīng)定期對供應(yīng)商檔案進(jìn)行整理和歸檔，以便查閱和管理。4.供應(yīng)商培訓(xùn)與溝通采購部定期組織供應(yīng)商培訓(xùn)，向供應(yīng)商傳達(dá)公司的采購政策、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨要求等信息，提高供應(yīng)商的服務(wù)水平和供應(yīng)能力。采購部與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、市場動(dòng)態(tài)等信息，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。七、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別采購部應(yīng)識(shí)別采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、交貨期風(fēng)險(xiǎn)等。采購部應(yīng)定期對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施針對不同類型的采購風(fēng)險(xiǎn)，采購部應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。對于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，采購部應(yīng)選擇信譽(yù)良好的供應(yīng)商，簽訂詳細(xì)的采購合同，并加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理；對于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，采購部應(yīng)加強(qiáng)對采購物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)收，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，并定期對供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估；對于價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)，采購部應(yīng)關(guān)注市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，通過招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式，爭取合理的采購價(jià)格，并與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款；對于交貨期風(fēng)險(xiǎn)，采購部應(yīng)與供應(yīng)商明確交貨時(shí)間和違約責(zé)任，加強(qiáng)對采購訂單的跟蹤和催貨，確保采購物資按時(shí)到貨。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警采購部應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估。如發(fā)現(xiàn)采購風(fēng)險(xiǎn)有上升趨勢，采購部應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。八、采購績效評(píng)估1.評(píng)估指標(biāo)采購績效評(píng)估指標(biāo)包括采購成本、采購質(zhì)量、采購效率、供應(yīng)商管理等方面。采購成本指標(biāo)包括采購價(jià)格、采購費(fèi)用等；采購質(zhì)量指標(biāo)包括物資合格率、退貨率等；采購效率指標(biāo)包括采購周期、訂單處理及時(shí)率等；供應(yīng)商管理指標(biāo)包括供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商投訴率等。2.評(píng)估方法采購績效評(píng)估采用定性與定量相結(jié)合的方法，定期對采購部的工作進(jìn)行評(píng)估。定量評(píng)估方法包括數(shù)據(jù)分