公司、企業(yè)采購管理制度流程

公司、企業(yè)采購管理制度流程?1.目的本采購管理制度旨在規(guī)范公司采購行為，確保采購活動(dòng)的高效、有序進(jìn)行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營所需物資的及時(shí)供應(yīng)，降低采購成本，保證物資質(zhì)量，維護(hù)公司利益。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有物資的采購活動(dòng)，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等。3.原則按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求進(jìn)行采購，避免盲目采購和庫存積壓。質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購物資符合公司質(zhì)量要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。公平公正原則：采購活動(dòng)應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，嚴(yán)禁接受供應(yīng)商的賄賂和不正當(dāng)利益。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門負(fù)責(zé)公司采購管理制度的制定、修訂和執(zhí)行。根據(jù)公司需求，編制采購計(jì)劃，組織實(shí)施采購活動(dòng)。開發(fā)、評(píng)估、選擇供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案和管理體系。負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂和執(zhí)行跟蹤。協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。定期對(duì)采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。2.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，向采購部門提交物資采購申請(qǐng)。參與采購物資的選型、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)制定等工作。協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)估和選擇。負(fù)責(zé)對(duì)采購物資的驗(yàn)收工作，及時(shí)反饋物資質(zhì)量問題。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用。參與采購合同的審核，確保合同條款符合財(cái)務(wù)規(guī)定。辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)，進(jìn)行賬務(wù)處理。對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。4.質(zhì)量管理部門制定采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范。參與供應(yīng)商評(píng)估和選擇，對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)對(duì)采購物資進(jìn)行檢驗(yàn)和抽檢，確保物資質(zhì)量符合要求。對(duì)不合格物資進(jìn)行處理，跟蹤整改情況。三、采購流程1.采購申請(qǐng)需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間、技術(shù)要求等信息?！恫少徤暾?qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購計(jì)劃編制采購部門收到采購申請(qǐng)后，進(jìn)行匯總和分析。結(jié)合公司庫存情況、采購周期、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，編制《采購計(jì)劃》?！恫少徲?jì)劃》應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間、采購預(yù)算等內(nèi)容?！恫少徲?jì)劃》經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集供應(yīng)商的相關(guān)資料，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況等。組織相關(guān)部門對(duì)篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為合格供應(yīng)商、優(yōu)秀供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)評(píng)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行調(diào)整或淘汰。4.采購談判與合同簽訂采購部門選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，談判內(nèi)容包括物資價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購人員應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，掌握談判技巧，爭取有利的采購條件。談判達(dá)成一致后，起草《采購合同》，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、完整?！恫少徍贤方?jīng)采購部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂《采購合同》。5.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)簽訂的《采購合同》，下達(dá)《采購訂單》，《采購訂單》應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。將《采購訂單》發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。6.物資驗(yàn)收物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量管理部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。物資到貨時(shí)，采購人員應(yīng)及時(shí)通知需求部門和質(zhì)量管理部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量、外觀等方面。驗(yàn)收合格后，填寫《物資驗(yàn)收單》，由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購部門，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決。7.采購付款采購物資驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)單據(jù)，如采購合同、采購訂單、物資驗(yàn)收單、發(fā)票等。將整理好的單據(jù)提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門審核無誤后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間辦理付款手續(xù)。采購人員應(yīng)跟蹤采購款項(xiàng)的支付情況，確?？铐?xiàng)及時(shí)、準(zhǔn)確支付給供應(yīng)商。四、采購預(yù)算管理1.采購預(yù)算編制采購部門根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和物資需求情況，編制年度采購預(yù)算。年度采購預(yù)算應(yīng)明確各類物資的采購金額、采購時(shí)間、采購數(shù)量等內(nèi)容。采購預(yù)算經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購預(yù)算執(zhí)行采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算組織采購活動(dòng)，確保采購金額控制在預(yù)算范圍內(nèi)。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部門應(yīng)提出書面申請(qǐng)，說明調(diào)整原因和調(diào)整金額。采購預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購預(yù)算分析財(cái)務(wù)部門定期對(duì)采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析，對(duì)比實(shí)際采購金額與預(yù)算金額的差異，分析差異原因。將采購預(yù)算分析結(jié)果反饋給采購部門和公司領(lǐng)導(dǎo)，為采購決策提供參考依據(jù)。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購部門應(yīng)定期對(duì)采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，如市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、物資質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等。針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，可以通過簽訂長期合同、套期保值等方式進(jìn)行規(guī)避。對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，增加備用供應(yīng)商，簽訂違約賠償條款等。對(duì)于物資質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)嚴(yán)格把控物資驗(yàn)收環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理。對(duì)于法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警建立采購風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信號(hào)，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)損失。六、采購績效評(píng)估1.評(píng)估指標(biāo)設(shè)定采購部門應(yīng)建立采購績效評(píng)估指標(biāo)體系，包括采購成本、采購質(zhì)量、采購效率、供應(yīng)商管理等方面的指標(biāo)。采購成本指標(biāo)可以包括采購價(jià)格降低率、采購費(fèi)用率等。采購質(zhì)量指標(biāo)可以包括物資合格率、退貨率等。采購效率指標(biāo)可以包括采購周期、訂單處理及時(shí)率等。供應(yīng)商管理指標(biāo)可以包括供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商投訴率等。2.評(píng)估方法采用定量與定性相結(jié)合的評(píng)估方法，對(duì)采購績效進(jìn)行評(píng)估。定量評(píng)估主要通過數(shù)據(jù)分析來進(jìn)行，如計(jì)算各項(xiàng)指標(biāo)的實(shí)際完成值與目標(biāo)值的差異。定性評(píng)估主要通過問卷調(diào)查、訪談等方式來進(jìn)行，了解相關(guān)部門對(duì)采購工作的滿意度和意見建議。3.評(píng)估周期采購績效評(píng)估周期為季度或年度。每季度或年度結(jié)束后，采購部門應(yīng)進(jìn)行采購績效評(píng)估工作。4.評(píng)估結(jié)果應(yīng)用根據(jù)采購績效評(píng)估結(jié)果，對(duì)采購部門和采購人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲。對(duì)于采購績效優(yōu)秀的部門和人員，給