印章使用管理制度

印章使用管理制度?1.目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，防范印章使用風(fēng)險，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分公司、子公司等印章的管理與使用。3.印章種類公司印章包括但不限于：公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、部門章、業(yè)務(wù)專用章等。二、印章的刻制與啟用1.印章刻制公司印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。因工作需要刻制印章時，需由使用部門填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交行政部門辦理。行政部門根據(jù)審批意見，選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時組織驗收，檢查印章的規(guī)格、樣式、文字等是否符合要求。驗收合格的印章，應(yīng)在《印章刻制申請表》上簽字確認(rèn)，并登記備案。2.印章啟用新刻制的印章啟用前，行政部門應(yīng)在《印章啟用申請表》上填寫印章啟用日期、啟用范圍等信息，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報法定代表人批準(zhǔn)。印章啟用時，行政部門應(yīng)將啟用信息以書面形式通知公司各部門，并在公司內(nèi)部發(fā)布公告。同時，行政部門應(yīng)將印章的印模留存一份，分別交公司檔案室、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。三、印章的保管1.保管原則公司印章實行專人保管制度，確保印章安全。印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章保管規(guī)定，不得擅自將印章交予他人保管或使用。印章保管應(yīng)實行"雙人保管、相互監(jiān)督"原則，即對于重要印章（如公司公章、法定代表人章、合同專用章等），應(yīng)由兩名保管人員分別保管印章的實物和鑰匙，使用時需兩人同時在場。2.保管職責(zé)公司公章由行政部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。保管人員應(yīng)妥善保管公章，確保公章存放安全，不得隨意放置。如因特殊情況需攜帶公章外出，必須經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。法定代表人章由法定代表人本人或其授權(quán)的專人保管。保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照法定代表人的指示使用印章，不得擅自使用。合同專用章由合同管理部門指定專人保管。保管人員應(yīng)負(fù)責(zé)合同專用章的日常保管和使用登記工作，確保合同專用章的使用符合公司合同管理制度的要求。財務(wù)專用章由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。保管人員應(yīng)按照財務(wù)管理制度的規(guī)定使用財務(wù)專用章，負(fù)責(zé)財務(wù)票據(jù)的蓋章等工作。發(fā)票專用章由財務(wù)部門指定專人保管。保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照發(fā)票管理規(guī)定使用發(fā)票專用章，確保發(fā)票開具的真實性和合法性。部門章、業(yè)務(wù)專用章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。保管人員應(yīng)在部門負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，按照本部門的工作需要使用印章，并做好使用登記工作。3.保管場所印章應(yīng)存放在安全可靠的場所，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。印章保管場所應(yīng)保持清潔、干燥，不得存放易燃易爆物品或其他雜物。四、印章的使用1.使用原則公司印章的使用應(yīng)嚴(yán)格遵循"審批在先、用印在后"的原則，未經(jīng)審批不得擅自使用印章。印章使用應(yīng)確保用途合法、文件真實有效。使用印章時，應(yīng)認(rèn)真審核用印文件的內(nèi)容，確保文件內(nèi)容與公司的利益和政策相符。印章使用應(yīng)規(guī)范、清晰，不得在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因工作需要確需在空白紙張上加蓋印章的，必須經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，并在空白紙張上注明用途、日期等信息。2.使用流程填寫《印章使用申請表》：用印部門或個人應(yīng)根據(jù)用印事項填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事由、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。審批：根據(jù)用印事項的性質(zhì)和金額大小，按照公司的審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般事項由部門負(fù)責(zé)人審批；重要事項或金額較大的事項，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、法定代表人審批。用?。河≌卤９苋藛T在收到經(jīng)審批的《印章使用申請表》后，應(yīng)認(rèn)真核對申請表上的各項信息，確保無誤。在用印過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照用印要求進(jìn)行操作，確保印章清晰、端正地加蓋在文件規(guī)定的位置上。登記：用印完成后，印章保管人員應(yīng)在《印章使用登記簿》上詳細(xì)記錄用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印事由、審批人等信息，并由用印人簽字確認(rèn)。3.特殊情況用印如遇緊急情況，無法按照正常審批流程用印時，用印部門或個人應(yīng)電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，先予用印，但事后必須及時補辦審批手續(xù)。如因工作需要在異地使用印章的，可采取傳真或掃描等方式將《印章使用申請表》及相關(guān)文件傳至公司總部，經(jīng)審批后，由印章保管人員將印章加蓋在文件上，并通過郵寄等方式將文件送達(dá)用印部門或個人。五、印章的停用與銷毀1.印章停用因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時，由行政部門填寫《印章停用申請表》，詳細(xì)說明停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報法定代表人批準(zhǔn)。印章停用后，行政部門應(yīng)及時將停用信息以書面形式通知公司各部門，并在公司內(nèi)部發(fā)布公告。同時，印章保管人員應(yīng)將停用印章的實物交回行政部門，并辦理交接手續(xù)。2.印章銷毀對于停用的印章，行政部門應(yīng)按照公司的規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀印章時，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀印章的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報法定代表人批準(zhǔn)。印章銷毀應(yīng)采取粉碎、熔化等方式進(jìn)行，確保印章無法再使用。銷毀過程應(yīng)由行政部門、審計部門等相關(guān)人員共同監(jiān)督，并在《印章銷毀記錄》上簽字確認(rèn)。印章銷毀后，行政部門應(yīng)將《印章銷毀申請表》、《印章銷毀記錄》等相關(guān)資料存檔保存，以備查閱。六、印章使用的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司審計部門應(yīng)定期對印章的使用情況進(jìn)行審計檢查，重點檢查印章使用是否符合規(guī)定、審批流程是否健全、登記記錄是否完整等。行政部門應(yīng)加強(qiáng)對印章保管人員的日常管理和監(jiān)督，定期檢查印章保管情況，確保印章安全。如發(fā)現(xiàn)印章保管人員存在違規(guī)行為，應(yīng)及時進(jìn)行糾正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.外部監(jiān)督公司應(yīng)接受上級主管部門、監(jiān)管部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合外部機(jī)構(gòu)對印章使用情況的檢查工作。對于外部機(jī)構(gòu)提出的意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真整改，不斷完善印章使用管理制度。七、責(zé)任追究1.違規(guī)責(zé)任對于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于：批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。如構(gòu)成犯罪的，將依法追究其刑事責(zé)任。2.保管責(zé)任印章保管人員如因保管不善導(dǎo)致印章丟失、被盜、損壞等情況，應(yīng)及時向公司報告，并采取相應(yīng)的補救措施。如因保管人員的過錯給公司造成損失的，保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。印章保管人員如違反印章保管規(guī)定，擅自將印章交予