2025【合同管理】合同歸檔與查閱制度

2025【合同管理】合同歸檔與查閱制度第一章總則第一條為規(guī)范合同的歸檔與查閱管理，保障合同的完整性和安全性，明確合同管理的責(zé)任和程序，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，特制定本制度。第二條本制度適用于本單位在履行職責(zé)過(guò)程中所簽訂的所有合同（包括但不限于服務(wù)合同、采購(gòu)合同、租賃合同等）的歸檔與查閱管理工作。第三條合同歸檔與查閱管理應(yīng)當(dāng)遵循規(guī)范、安全、高效的原則，確保合同信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，保障合同信息的安全，防止信息泄露或失竊。第四條合同歸檔與查閱管理工作由本單位合同管理部負(fù)責(zé)組織實(shí)施。合同管理部應(yīng)當(dāng)配備專門的合同管理人員，負(fù)責(zé)合同的歸檔、查閱及日常管理工作。第二章合同歸檔管理第五條合同歸檔是指將已經(jīng)簽訂的合同及相關(guān)文件資料按照規(guī)定的程序和要求，進(jìn)行分類、整理、登記和保存的行為。合同歸檔是合同管理的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格規(guī)范。第六條合同歸檔范圍包括但不限于以下內(nèi)容：合同文本及其附件；合同審批表及審批過(guò)程中的相關(guān)文件；合同談判記錄；乙方提供的資質(zhì)證明文件；合同履行過(guò)程中的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等文件；其他與合同相關(guān)的文件資料。第七條合同歸檔管理的基本要求：合同歸檔應(yīng)當(dāng)在合同簽訂后15日內(nèi)完成，特殊情況需經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，歸檔時(shí)間不得超過(guò)30日；合同歸檔應(yīng)當(dāng)按合同編號(hào)分類整理，建立完善的檔案目錄；歸檔的合同資料應(yīng)當(dāng)保證完整、真實(shí)、合法；合同檔案應(yīng)當(dāng)由專人管理，并妥善保存，確保檔案的安全和完整。第八條合同歸檔的具體步驟：接收合同資料：合同簽訂完成后，合同承辦人應(yīng)當(dāng)將簽訂的合同文本及相關(guān)資料提交至合同管理部進(jìn)行歸檔；分類整理：合同管理部對(duì)合同資料進(jìn)行分類整理，按照合同類型、簽訂日期、合同編號(hào)等進(jìn)行分類；檔案編號(hào)：對(duì)整理后的合同資料進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，建立檔案目錄；檔案登記：在合同檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記，記錄合同的基本信息、歸檔日期、檔案編號(hào)等內(nèi)容；檔案保存：將合同資料存放在安全、防火、防潮、防霉、防蟲(chóng)的檔案室或檔案柜中，確保檔案的安全。第九條合同檔案的管理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)印或者外借合同檔案。第三章合同查閱管理第十條合同查閱是指在履行職責(zé)或辦理業(yè)務(wù)過(guò)程中，需要查閱已歸檔的合同檔案的行為。合同查閱應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格控制，確保檔案的安全和完整。第十一條合同查閱的權(quán)限：本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)合同管理部負(fù)責(zé)人審批后方可查閱；外部人員查閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)合同管理部負(fù)責(zé)人審核，并報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；涉及國(guó)家秘密或商業(yè)秘密的合同檔案，查閱權(quán)限另行規(guī)定。第十二條合同查閱的具體流程：申請(qǐng)查閱：查閱人填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，提交至合同管理部；審批：合同管理部對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，必要時(shí)報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批；查閱：經(jīng)審批同意后，查閱人在合同檔案管理人員的監(jiān)督下查閱合同檔案；登記：查閱完成后，合同檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在《合同檔案查閱登記簿》中登記查閱情況，包括查閱人、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。第十三條合同查閱的注意事項(xiàng)：查閱人應(yīng)當(dāng)愛(ài)護(hù)合同檔案，不得在檔案上涂改、折疊或者標(biāo)記；未經(jīng)許可，查閱人不得將合同檔案帶出檔案室或進(jìn)行復(fù)印、拍照等操作；合同檔案查閱應(yīng)當(dāng)在檔案室內(nèi)進(jìn)行，不得攜帶私人物品進(jìn)入檔案室；合同檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保合同檔案的安全。第十四條合同檔案的借閱管理：因工作需要需借用合同檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)合同管理部負(fù)責(zé)人審批后方可借閱；借閱期限不得超過(guò)15日，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)當(dāng)重新辦理借閱手續(xù)；借閱期間，借閱人應(yīng)當(dāng)妥善保管合同檔案，不得損壞或遺失；借閱到期后，借閱人應(yīng)當(dāng)及時(shí)將合同檔案歸還合同管理部，并由檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后予以接收。第四章合同檔案的安全管理第十五條合同檔案的安全管理應(yīng)當(dāng)貫穿合同歸檔與查閱管理的全過(guò)程，確保合同檔案的安全和完整。第十六條合同檔案的保密管理：合同檔案涉及國(guó)家秘密或商業(yè)秘密的，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理和查閱；合同檔案管理人員應(yīng)當(dāng)簽訂保密協(xié)議，承諾對(duì)檔案內(nèi)容保密；合同檔案查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)全程監(jiān)督，防止信息泄露。第十七條合同檔案的備份管理：合同檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行電子備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保檔案的安全；電子備份的合同檔案應(yīng)當(dāng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改；合同檔案的電子備份應(yīng)當(dāng)定期檢查，確保備份的有效性。第十八條合同檔案的應(yīng)急處理：發(fā)生合同檔案損毀、丟失等突發(fā)事件時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即采取應(yīng)急措施，防止事態(tài)擴(kuò)大；合同檔案損毀、丟失的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)查找，必要時(shí)向相關(guān)部門報(bào)告；合同檔案損毀、丟失的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行補(bǔ)救，必要時(shí)重新簽訂合同。第五章責(zé)任追究第十九條合同檔案管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定，做好合同檔案的歸檔與查閱管理工作。因工作失職導(dǎo)致合同檔案損毀、丟失或泄露的，應(yīng)當(dāng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第二十條違反本制度規(guī)定，擅自查閱、復(fù)印或外借合同檔案的，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、紀(jì)律處分等處理；情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。第二十一