公文處理中的若干規(guī)范公文(發(fā)文)辦法

韋思德先生

西門子（中國）有限公司執(zhí)行副總裁

信息通訊集團總裁

2007年9月12日張強忠

學(xué)校辦公室

公文處理中的若干規(guī)范一、機關(guān)公文種類二、我校公文文號類型三、幾種公文的格式四、公文辦理程序五、校內(nèi)公文報送的規(guī)范六、需要注意的幾個問題七、精簡文件主要內(nèi)容一、機關(guān)公文種類行政機關(guān)公文種類（共13種）：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀要二、我校公文文號類型（四）大工校字：用于印制向教育部、省、市人民政府報告或請示工作及向其他非主管部門報告或請示重要事項的公文。（五）大工辦發(fā)：用于校內(nèi)印發(fā)經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)同意的公文，如成立或撤銷一般機構(gòu)、工作通知等。（六）大工辦字：用于印發(fā)經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)同意、以學(xué)校辦公室名義向有關(guān)機構(gòu)請示、報告工作的公文。

二、我校公文文號類型

校內(nèi)各單位以學(xué)校名義就某一專門工作向上級主管部門或無隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管部門請示匯報工作以及在校內(nèi)印發(fā)的公文，可以印制公文，以“大工×[××××]×號”為發(fā)文字號，如“大工教[2000]1號”。

二、我校公文文號類型三、公文格式公文一般由公文版頭、發(fā)文字號、秘密等級、緊急程度、標題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名(印章)、成文時間、主題詞、抄送機關(guān)、印制機關(guān)、印制時間、印制數(shù)量等部分組成。2.發(fā)文字號：包括機關(guān)代字、年份、序號三部分，多個部門聯(lián)合行文，只標明主辦單位發(fā)文字號。

4.緊急程度：急辦公文根據(jù)需要標注緊急程度，包括特急、加急、急件。

5.簽發(fā)人：上報的公文應(yīng)當在發(fā)文字號右側(cè)標注“簽發(fā)人”，簽發(fā)人后面標注簽發(fā)人姓名。

三、公文格式

6.標題：應(yīng)準確簡要概括公文的主要內(nèi)容，并準確標明公文種類，標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱可用書名號外，一般不用標點符號。7.主送機關(guān)：應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱，位于正文上方，頂格排印。

8.正文：是公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于標題或主送機關(guān)下方。

9.附件：如有附件，應(yīng)在文件正文之后發(fā)文機關(guān)署名之前注明附件順序和名稱。

三、公文格式

10.發(fā)文機關(guān)署名：應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱，位于正文右下方。

11.成文時間：應(yīng)為領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的時間，如多人聯(lián)合簽發(fā)，則為最后一人簽發(fā)時間。

12.印章：除會議紀要和印制的有特定版頭的普發(fā)性公文外，公文應(yīng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章。

13.主題詞：文件應(yīng)標注主題詞。上報教育部文件，原則上應(yīng)按教育部公文主題詞表標引。

三、公文格式仿宋三號正文文字仿宋三號行距28-31可調(diào)整華文中宋三號華文中宋二號12磅楷體三號黑體三號無特殊說明的，字體為一律為仿宋三號，數(shù)字為TimesNewRoman阿拉伯數(shù)字行政類公文樣式行政公文版頭仿宋三號正文文字仿宋三號行距28-31可調(diào)整主題詞華文中宋三號華文中宋二號12磅楷體三號黑體三號無特殊說明的，字體為一律為仿宋三號，數(shù)字為TimesNewRoman大寫漢字數(shù)字

14.印制機關(guān)：大工委發(fā)、大工委字、大工校發(fā)、大工校字、大工函一般由大連理工大學(xué)學(xué)校辦公室印制，大工辦發(fā)、大工辦字一般由學(xué)校辦公室秘書科、行政科或信息科印制。

15.印制時間：應(yīng)為簽發(fā)時間的當日或次日。

16.公文用紙：一般為A4。2頁以上打印頁碼，左側(cè)裝訂。張貼公文根據(jù)需要選用紙型。

三、公文格式四、公文制發(fā)程序

學(xué)校辦公室秘書科送呈校領(lǐng)導(dǎo)審批學(xué)校辦公室秘書科審核、修改文稿校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（會簽）學(xué)校辦公室核對用印核對用印擬稿單位（學(xué)校各職能部門）有關(guān)部門會簽學(xué)校辦公室主任審核、擬辦文件報送文件歸檔上網(wǎng)發(fā)布（主任審定）六、需要注意的幾個問題（三）“請示”應(yīng)當一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。

（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”第四層為“（1）”。

（一）公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內(nèi)的一些列銜接有序的工作。

六、需要注意的幾個問題（五）在文件標題中除《》””標點符號以外，不能使用其它標點符號。最好在文件標題中使用發(fā)文單位的名稱。（六）對于上級機關(guān)的來文不可橫傳，應(yīng)當交還機要秘書之后，尤其送給相關(guān)單位及領(lǐng)導(dǎo)。（七）公文附件應(yīng)當至于主件之后，與主件裝釘在一起，并在正文之后，發(fā)文機關(guān)署名之前注明附件的名稱（八）公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理，收文辦理包括公文的簽收、登記、擬辦、請辦、分發(fā)、傳閱、承辦、催辦等程序。發(fā)文辦理包括公文的核發(fā)、登記、印制和分類等程序。（九）秘密公文應(yīng)當通過機要交通（或機要通信）傳遞，密電傳輸或者計算機網(wǎng)絡(luò)加密傳輸，不得密電明傳，明電密電混用。（十）銷毀秘密公文履行登記手續(xù)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準，有兩人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。個人不得擅自銷毀公文。七、力求精簡文件一、切實精簡文件數(shù)量2、控制文件規(guī)格。由學(xué)校各部門行文能夠解決問題的，不以學(xué)?；?qū)W校辦公室名義行文；由學(xué)校辦公室行文能夠解決問題的，不以學(xué)校名義行文；學(xué)校各部門向上級對口部門請示、報告工作或轉(zhuǎn)發(fā)上級對口部門文件，由各部門直接上報或轉(zhuǎn)發(fā)，確有必要的可以學(xué)校辦公室或?qū)W校名義上報、轉(zhuǎn)發(fā)。

4、實行計劃行文。擬以學(xué)校或?qū)W校辦公室名義印發(fā)文件，起草部門要提前10天填寫《行文審批表》，報學(xué)校辦公室秘書科，學(xué)校辦公室秘書科提出制發(fā)意見和行文計劃，報學(xué)校辦公室主