高速公路資料員崗前培訓高速公路竣工文件編制管理

主講人：鄭長安湖南省交通科學研究院二○○九年八月湖南省高速公路

竣工文件編制管理培訓內(nèi)容前言概述組織與管理準備工作文件的編制管理監(jiān)督與檢查工程檔案的整理工程檔案的移交案例前言《細則》是在《范本》及有關規(guī)定的基礎上編寫的；細則適用于該高速公路建設全過程中形成的文件材料的編制、收集、整理、歸檔及其管理工作；《細則》與《范本》應配套使用，若有矛盾，以細則為準，并及時告知管理組。概述公路工程竣工檔案的定義指新建和改建公路工程從建設項目的提出、立項、審批、勘察設計、施工到交工和竣工驗收的全過程中形成的具有保存和利用價值的各種文字、圖表、聲像等各種載體形式的歷史記錄。概述公路工程竣工檔案的特點原始性、真實性專業(yè)性成套性綜合性、內(nèi)容繁多全過程、周期長涉及面廣（單位、人）概述竣工檔案整理的意義和目的竣工檔案是公路建設項目不可缺少的重要組成部分建設活動成果反映的一種形式法規(guī)性文件規(guī)定質量追蹤、追查質量責任的依據(jù)管理、營運、養(yǎng)護、維修、改造的依據(jù)是工程項目竣工驗收的必備條件之一利用概述管理不嚴概述實施對策

制定標準管理人員的統(tǒng)一培訓嚴格執(zhí)行制度參與單位與建設單位的協(xié)調合作管理不嚴概述過程：建檔、歸檔、用檔目的：利用公路工程竣工檔案整理的內(nèi)容竣工文件的編制整理：形成——積累——收集——鑒定——分類——組卷——排列——編目——裝訂——臨時歸檔，由參建單位完成；竣工檔案的整理：將整理成冊的工程管理文件進行系統(tǒng)化，包括案卷分類——排列——編目——裝盒——排架——移交驗收；要想保證竣工檔案的質量，實現(xiàn)竣工檔案完整、準確、系統(tǒng)的基本要求，首先要做好文件材料的形成、積累和管理工作。組織與管理---組織機構業(yè)主公司由合約部/工程部負責文件材料的編制、整理和歸檔的領導工作，并設立專職檔案人員負責業(yè)主方的文件材料的編制、整理和歸檔的管理工作。管理組由專業(yè)人員組成，根據(jù)工作實際，在保證正常開展的前提下，設立成員若干名。監(jiān)理單位設立主管領導（駐地或副駐地監(jiān)理工程師擔任）、文件材料負責人和專職資料員。施工單位設立主管領導（項目總工、經(jīng)理或副經(jīng)理擔任）、文件材料負責人和專職資料員。施工、監(jiān)理單位專職資料員一經(jīng)確定，不得隨意更換，如特殊原因需要更換需上報中心試驗室和管理組批準。組織與管理---機構圖

業(yè)主及總監(jiān)辦檔案管理分管部門業(yè)主及總監(jiān)辦檔案人員試驗測量人員各承包人文件材料主管領導各承包人資料員各駐地監(jiān)理處文件材料主管領導圖1高速公路文件材料編制組織機構圖駐地監(jiān)理處資料員第三方檔案管理咨詢服務機構（管理組）業(yè)主及總監(jiān)辦檔案管理主管領導計劃進度人員安全環(huán)保人員質量管理人員合同管理人員辦公室人員施工質檢人員試驗測量人員安全環(huán)保人員計劃進度人員合同管理人員組織與管理交通行業(yè)主管部門實行統(tǒng)一領導和業(yè)務管理檔案行政管理機關實行監(jiān)督和業(yè)務指導項目建設公司對竣工文件材料的形成、積累和整理歸檔實行具體領導和監(jiān)督，并負責接收整理歸檔和檔案室的建設監(jiān)理單位對施工單位竣工文件的形成、積累和整理的檢查、監(jiān)督和審查設計、施工、監(jiān)理等單位負責各自竣工文件材料的形成、積累和整理、移交組織與管理管理不嚴組織與管理管理組職責（1）全過程中培訓、指導，檢查、督促檔案管理工作。（2）協(xié)助業(yè)主制定本項目工程檔案編制管理辦法。（3）編寫本項目文件材料編制管理的實施細則。（4）對文件材料進行完整性和規(guī)范性審查，并把審查結果提交給合約部/工程部，及時反饋資料審查情況，并提出處理措施。（5）統(tǒng)一表格形式，并指導表格的填寫和運用。（6）對遞交的文件材料進行整理、匯總和最終的歸檔，協(xié)助業(yè)主進行竣工檔案的移交。（7）協(xié)助業(yè)主完成工程檔案專項驗收。管理不嚴組織與管理監(jiān)理單位的職責（1）明確分管領導，配備專職人員，建立臨時檔案室，積極協(xié)調施工單位與管理組的關系。（2）及時完成與監(jiān)理工作有關的文件材料（監(jiān)理文件）的收集、整理、歸檔、保護和送交工作。（3）及時全面審查承包人上報的文件材料，認真行使個人簽字權，對已簽認文件的原始性、準確性、真實性和完整性負責，及時閉合和完善監(jiān)理和業(yè)主、承包人之間交叉的文件材料。（4）監(jiān)理單位除完成自身的文件材料編制管理工作外，還應負責對承包人的文件材料編制管理工作進行檢查和督促。管理不嚴組織與管理承包人的職責（1）明確分管領導,配備專職管理人員,建立臨時檔案室。（2）及時完成與工程施工有關的文件材料（施工文件）的收集、整理、歸檔、保護和送交工作。（3）對上報的文件材料的真實性、準確性和完整性負全責，即使得到監(jiān)理、管理組和業(yè)主的簽認，承包人仍不能免除在該方面的責任。（4）在每期計量前必須將監(jiān)理已簽認的質量保證資料送交管理組，只有得到管理組的簽認，方可進行當期的工程計量與支付。管理不嚴管理流程編制管理的步驟

形成收集初步鑒定立卷歸檔檔案的整理檔案的移交管理不嚴管理不嚴文件的形成文件的收集文件的初步鑒定檔案的移交文件的歸檔檔案的整理文件的立卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)排列、頁碼、備考表的編制和案卷的裝訂編制案卷目錄、裝盒、貼簽、檔號、排列、上架等范圍、時間、份數(shù)、要求建設單位和各養(yǎng)護參與單位的文件公路工程檔案形成流程圖

管理不嚴管理流程圖

統(tǒng)一標準，制定制度確定文件管理人員人員培訓立卷建設單位檔案管理員初步鑒定檔案整理監(jiān)理審核、初步鑒定建設單位文件收集檢測科研機構文件收集承包商文件收集設計單位文件收集監(jiān)理單位文件收集文件報送至建設單位第三方檔案管理咨詢服務機構管理不嚴準備工作管理機構和人員要求人員培訓單位、分部、分項工程的劃分表格編號規(guī)定擬定試驗計劃建立溝通平臺：建立管理組QQ群、網(wǎng)站、郵箱、辦公室電話、傳真。第一次送交資料內(nèi)容管理不嚴文件的編制管理質量要求文件的形成文件的積累文件的收集文件的初步鑒定文件的審查文件的立卷文件的裝訂管理不嚴文件編制管理質量要求基本要求內(nèi)在質量：真實、準確、規(guī)范、完整外觀質量使用質量：查找利用方便管理不嚴文件編制管理質量要求具體質量要求書寫材料和工具：耐久性文件的規(guī)格：一律采用A3、A4兩種尺寸文件的裝訂版本的要求：保證其中一套均為原件筆跡要求填表要求管理不嚴文件編制管理文件的形成前期準備階段產(chǎn)生的文件材料建設周期內(nèi)產(chǎn)生的管理性文件材料施工階段產(chǎn)生的文件材料：施工、監(jiān)理、科研交工驗收產(chǎn)生的文件材料竣工圖的編制管理不嚴文件編制管理編制原則內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確、條理清晰、填寫規(guī)范、查閱方便、邏輯合理（不是越多越好）編制內(nèi)容及思路準備工作：單位、分部、分項工程劃分熟悉工序：開工報告及準備資料→放樣→開鉆→驗孔→鋼筋加工及安裝→混凝土澆筑→驗樁→評定→交工文件編制管理選擇表格：與工序有關的表格，施工記錄及質檢表格（SJ、ZJ、JY、ZR）和試驗檢測表格（CS、CY）規(guī)范填寫：各種表格的正確填寫合理組卷：原則是內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確、條理清晰、填寫規(guī)范、查閱方便、合理邏輯（不是越多越好）。（宏觀和微觀）文件編制管理管理不嚴文件編制管理文件的積累—措施以公路施工程序和有關標準、規(guī)范為依據(jù)，實行建設項目全過程的檢查監(jiān)督；抓住薄弱環(huán)節(jié)，做好公路工程文件形成、積累的管理工作；實行“三納入”（建設計劃、工作程序、崗位職責），形成制度化；運用經(jīng)濟原則，加強監(jiān)督管理；認真貫徹《檔案法》和檔案工作的法規(guī)性文件，以法律手段進行督促和檢查，做好形成和積累工作。管理不嚴文件編制管理文件的收集

收集是指把分散形成的具有保存價值的工程管理文件材料，通過接收、征集，采取有效的措施集中起來，統(tǒng)一保存的工作。收集方式：典型形式、補充形式收集措施：以法律法規(guī)為指導、遵循文件自然形成規(guī)律、把好質量關、查漏補遺所有文件材料的成文部門或個人按要求定期送交給各單位的資料管理員；各單位的資料管理員按要求定期向各成文部門或個人收集文件材料；各單位的資料管理員按要求定期向管理組送交本單位某一周期內(nèi)形成的文件材料；管理不嚴文件編制管理管理不嚴文件編制管理管理不嚴文件編制管理文件的初步鑒定文件的質量鑒定原始性鑒定：文件本身是原件，真實完整性鑒定：整個施工周期的文件完整性，單項文件完整性，單份文件的鑒定準確性鑒定：文件內(nèi)容與實際情況一致，文件相互之間在內(nèi)容上協(xié)調一致規(guī)范性鑒定：周期內(nèi)的文件歸檔規(guī)范性，案卷立卷的規(guī)范性，單份文件的規(guī)范性管理不嚴文件編制管理文件的初步鑒定保存期限的鑒定為永久（50年以上）長期（16~49年）短期（15年以下）臨時（5年以下）管理不嚴文件編制管理文件的立卷立卷是將若干文件按形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程。遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用立卷的要求準確反映施工周期內(nèi)的公路工程管理的真實情況內(nèi)容必須真實、準確、完整齊全的審批簽章手續(xù)材料必須符合耐久性要求，利于長期保存一律使用有裝訂線的稿紙或專用打印紙已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制管理不嚴文件編制管理文件的立卷立卷措施各單位管理員應將收集的資料按范本要求進行立卷，通常以一個或若干個分項工程為某一立卷單位，案卷厚度不宜超過25mm（250張紙左右），；管理組分別對各單位可能成為某一案卷單位的文件材料各設置一個標準檔案盒，分別對每次的送交資料根據(jù)要求投放到相應的檔案盒中；立卷的首頁應有清單，對本卷中已經(jīng)收錄的文件做記錄，以確保立卷的完整性和成套性；管理不嚴文件編制管理文件的立卷立卷措施在日常質量保證資料的送交過程中，承包人或監(jiān)理處不一定按完整的立卷單位送交，而是根據(jù)當期計量的某工程的部分資料；管理組將對每個檔案盒內(nèi)的案卷資料進行卷內(nèi)排列；待某一案卷中所要收錄的資料完整后，承包人和監(jiān)理單位應根據(jù)不同的案卷做好封面、副頁、卷內(nèi)目錄、頁碼和備考表等；按《范本》要求進行裝訂，此項工作由管理組完成。管理不嚴文件編制管理文件的立卷立卷的方法按時間按公路工程管理的內(nèi)容：管理性文件按公路工程內(nèi)容：質量文件按合同段或單位