文件資料有效控制制度

文件資料有效控制制度?一、目的為加強公司文件資料的管理，確保文件資料的有效性、完整性和可追溯性，規(guī)范文件資料的編制、審批、發(fā)布、使用、修訂、作廢及保管等環(huán)節(jié)的工作流程，特制定本制度。

二、適用范圍本制度適用于公司內部各類文件資料的管理，包括但不限于管理制度、操作規(guī)程、技術文件、質量記錄、合同協(xié)議、往來信函等。

三、職責分工1.行政部負責公司文件資料管理工作的歸口管理和監(jiān)督指導。制定和完善文件資料管理制度，并組織實施。負責文件資料的編號、登記、歸檔、保管和借閱等日常管理工作。定期對文件資料進行清理和清查，確保文件資料的完整性和準確性。2.各部門負責本部門文件資料的起草、審核、修訂和提交等工作。按照文件資料管理制度的要求，及時將本部門的文件資料提交給行政部進行統(tǒng)一管理。負責本部門文件資料的使用和保管，確保文件資料的安全和有效。配合行政部做好文件資料的清理、清查和銷毀等工作。3.文件資料的起草部門負責文件資料的具體起草工作，確保文件資料內容符合公司實際情況和相關法律法規(guī)要求。對文件資料的準確性、完整性和可行性負責，并提供必要的解釋和說明。4.文件資料的審核部門負責對文件資料進行審核，重點審核文件資料的內容是否符合公司政策、法規(guī)和相關標準要求，格式是否規(guī)范，與其他文件資料是否協(xié)調一致等。對審核意見負責，并督促起草部門對文件資料進行修改完善。5.文件資料的批準部門負責對文件資料進行最終批準，確保文件資料能夠正式發(fā)布實施。對批準的文件資料的有效性和適用性負責。

四、文件資料的分類與編號1.文件資料的分類管理制度類：包括公司的各項規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等。操作規(guī)程類：針對公司各項業(yè)務活動制定的操作規(guī)范和流程。技術文件類：如產品設計圖紙、工藝文件、技術標準等。質量記錄類：與產品質量相關的記錄，如檢驗報告、試驗記錄、質量評審記錄等。合同協(xié)議類：公司簽訂的各類合同、協(xié)議、訂單等。往來信函類：公司與外部單位或個人之間的信函、傳真、電子郵件等。其他類：不屬于以上分類的其他文件資料。2.文件資料的編號文件資料編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。編號格式為：[公司簡稱][文件類別代碼][年份][流水號]例如：[ABC][GLZD][2023][001]，表示ABC公司2023年發(fā)布的第001號管理制度類文件。文件類別代碼具體如下：管理制度類：GLZD操作規(guī)程類：CZGC技術文件類：JSWJ質量記錄類：ZLJL合同協(xié)議類：HTXY往來信函類：WLXH其他類：QT

五、文件資料的編制與審批1.文件資料的編制文件資料的起草應根據(jù)公司實際情況和業(yè)務需求，確保內容準確、完整、清晰、易懂。起草部門應充分收集相關資料，進行分析研究，必要時組織相關人員進行討論和論證，確保文件資料的可行性和有效性。文件資料的格式應符合公司統(tǒng)一規(guī)定，一般應包括文件標題、編號、起草部門、起草人、審核人、批準人、發(fā)布日期、生效日期、正文等部分。2.文件資料的審核文件資料起草完成后，應提交給本部門負責人進行審核。審核人應認真審查文件資料的內容是否符合公司政策、法規(guī)和相關標準要求，格式是否規(guī)范，與其他文件資料是否協(xié)調一致等。審核人應在文件資料上簽署審核意見，并注明審核日期。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時反饋給起草部門進行修改完善。3.文件資料的批準經審核通過的文件資料，應提交給公司領導進行批準。批準人應根據(jù)公司整體利益和發(fā)展戰(zhàn)略，對文件資料進行全面審查，確保文件資料能夠正式發(fā)布實施。批準人應在文件資料上簽署批準意見，并注明批準日期。批準后的文件資料方可生效執(zhí)行。

六、文件資料的發(fā)布與使用1.文件資料的發(fā)布行政部負責將批準后的文件資料進行編號、登記，并按照規(guī)定的格式和渠道進行發(fā)布。文件資料的發(fā)布形式包括紙質文件和電子文件兩種。紙質文件應加蓋公司公章后發(fā)放至相關部門和人員；電子文件應通過公司內部網絡、電子郵件等方式發(fā)送至相關部門和人員，并確保其可查閱和下載。行政部應建立文件資料發(fā)放清單，記錄文件資料的發(fā)放部門、發(fā)放時間、發(fā)放份數(shù)等信息，并要求接收人簽字確認。2.文件資料的使用各部門和人員應按照文件資料的規(guī)定要求，正確使用文件資料，確保工作的規(guī)范化和標準化。文件資料的使用部門應妥善保管文件資料，不得擅自復印、轉借、涂改、偽造文件資料。如有特殊需要，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。文件資料的使用過程中，如發(fā)現(xiàn)文件資料存在問題或不適用的情況，應及時反饋給行政部進行處理。

七、文件資料的修訂與作廢1.文件資料的修訂隨著公司業(yè)務的發(fā)展和內外部環(huán)境的變化，文件資料需要進行修訂時，由原起草部門負責提出修訂申請，并填寫《文件資料修訂申請表》，詳細說明修訂的原因、內容和范圍等。修訂申請經本部門負責人審核后，提交給行政部進行登記。行政部根據(jù)修訂申請，組織相關人員對文件資料進行修訂，并按照編制與審批流程進行審核和批準。文件資料修訂后，行政部應及時更新文件資料的編號、版本號等信息，并按照發(fā)布與使用流程進行重新發(fā)布。同時，應收回原文件資料，確保文件資料的一致性和有效性。2.文件資料的作廢文件資料因不再適用、修訂后替代等原因需要作廢時，由行政部負責填寫《文件資料作廢申請表》，經相關部門負責人審核后，報公司領導批準。批準后的作廢文件資料，行政部應加蓋"作廢"印章，并進行登記和保管。對于重要的作廢文件資料，應按照檔案管理規(guī)定進行妥善保存，以備查閱。作廢文件資料不得再發(fā)放和使用，如因特殊需要查閱作廢文件資料，應經行政部負責人批準，并做好查閱記錄。

八、文件資料的保管與歸檔1.文件資料的保管行政部應建立專門的文件資料保管室，配備必要的保管設備和設施，確保文件資料的安全和完整。文件資料應按照分類和編號順序進行存放，便于查找和使用。對于電子文件資料，應定期進行備份，并存儲在安全可靠的介質上。文件資料保管室應保持清潔、干燥、通風良好，防止文件資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。行政部應定期對文件資料進行清查和盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)文件資料丟失、損壞等情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。2.文件資料的歸檔文件資料辦理完畢后，承辦部門應及時將文件資料整理齊全，移交行政部進行歸檔。歸檔文件資料應符合檔案管理要求，確保文件資料的真實性、完整性和系統(tǒng)性。行政部應按照檔案管理規(guī)定，對歸檔文件資料進行分類、編號、裝訂、編目等工作，并建立檔案目錄和索引，便于查閱和利用。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或損壞，應及時進行修復和處理。

九、文件資料的借閱與查閱1.文件資料的借閱因工作需要借閱文件資料時，借閱人應填寫《文件資料借閱申請表》，注明借閱文件資料的名稱、編號、借閱原因、借閱時間等信息，并提交給行政部。行政部對借閱申請進行審核，經批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱人應在規(guī)定的時間內歸還借閱的文件資料，如需延期借閱，應重新辦理借閱手續(xù)。借閱人應妥善保管借閱的文件資料，不得擅自復印、轉借、涂改、偽造文件資料。如有丟失或損壞，應照價賠償。2.文件資料的查閱公司內部人員因工作需要查閱文件資料時，可直接到行政部文件資料保管室進行查閱。查閱人應在查閱登記本上記錄查閱文件資料的名稱、編號、查閱時間等信息。外部單位或個人因工作需要查閱公司文件資料時，應提前向公司提出查閱申請，并提交相關證明材料。經公司領導批準后，由行政部安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱人不得擅自將文件資料帶離公司。

十、附則1.本制度自發(fā)