項目部費用及報銷管理制度

項目部費用及報銷管理制度?一、總則1.目的為加強項目部費用管理，規(guī)范費用報銷流程，合理控制費用支出，提高資金使用效益，確保項目部各項工作順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于項目部全體員工。3.基本原則預(yù)算控制原則：各項費用支出應(yīng)嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。真實性原則：報銷憑證必須真實、合法、有效，嚴(yán)禁虛假報銷。審批規(guī)范原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程進行費用報銷，確保審批環(huán)節(jié)嚴(yán)謹(jǐn)、公正。及時性原則：員工應(yīng)及時報銷費用，避免逾期報銷。

二、費用報銷范圍及標(biāo)準(zhǔn)1.差旅費定義：指員工因工作需要到項目部所在地以外地區(qū)出差所發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。報銷標(biāo)準(zhǔn)交通費用：根據(jù)實際出差情況，乘坐飛機、火車、汽車等交通工具，按照相應(yīng)等級標(biāo)準(zhǔn)報銷。具體標(biāo)準(zhǔn)如下：飛機：經(jīng)濟艙，因特殊情況需乘坐商務(wù)艙的，須經(jīng)項目經(jīng)理批準(zhǔn)。火車：根據(jù)出差路程和時間，優(yōu)先選擇高鐵二等座，如遇高鐵二等座無票，可選擇其他合適車次。汽車：長途汽車根據(jù)實際票價報銷。住宿費用：根據(jù)出差地區(qū)的經(jīng)濟水平和實際工作需要，按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)報銷。一線城市及經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)，住宿費標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/天；二線城市為[X]元/天；三線及以下城市為[X]元/天。兩人及以上同性員工一同出差，應(yīng)合住標(biāo)準(zhǔn)間，如需單獨住宿，須經(jīng)項目經(jīng)理批準(zhǔn)。餐飲費用：按照實際出差天數(shù)，每人每天[X]元標(biāo)準(zhǔn)包干使用，不再報銷其他餐飲發(fā)票。出差期間如有招待客戶等特殊情況，需單獨注明并經(jīng)項目經(jīng)理審批。2.業(yè)務(wù)招待費定義：指項目部為開展業(yè)務(wù)活動需要而發(fā)生的宴請、禮品、娛樂等費用。報銷標(biāo)準(zhǔn)：業(yè)務(wù)招待費應(yīng)嚴(yán)格控制，不得超過項目預(yù)算的[X]%。單次業(yè)務(wù)招待費支出超過[X]元的，須提前向項目經(jīng)理提交申請報告，詳細(xì)說明招待事由、招待對象、預(yù)計費用等情況，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實施。報銷時，應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票、招待清單及審批報告。3.辦公費定義：指項目部日常辦公所需的文具、紙張、印刷品、辦公設(shè)備等費用。報銷標(biāo)準(zhǔn)：辦公費應(yīng)根據(jù)實際需求采購，嚴(yán)格控制支出。采購辦公設(shè)備等價值較高的物品，應(yīng)按照項目部固定資產(chǎn)管理規(guī)定進行審批和登記。報銷時，應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票及采購清單。4.通訊費定義：指員工因工作需要發(fā)生的手機話費、固定電話費等費用。報銷標(biāo)準(zhǔn)：項目部根據(jù)員工崗位性質(zhì)和工作需要，制定通訊費補貼標(biāo)準(zhǔn)。管理人員每月補貼[X]元，業(yè)務(wù)人員每月補貼[X]元。員工憑手機話費發(fā)票在補貼標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)報銷，超出部分自理。5.差旅費定義：員工因工作需要到項目部所在地以外地區(qū)出差所發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。報銷標(biāo)準(zhǔn)交通費用：乘坐飛機、火車、汽車等交通工具，按照相應(yīng)等級標(biāo)準(zhǔn)報銷。飛機經(jīng)濟艙，特殊情況經(jīng)批準(zhǔn)可乘坐商務(wù)艙；火車優(yōu)先高鐵二等座，無票可選其他車次；汽車按實際票價報銷。住宿費用：一線城市及發(fā)達地區(qū)[X]元/天，二線城市[X]元/天，三線及以下城市[X]元/天。兩人及以上同性合住標(biāo)準(zhǔn)間，單獨住宿需經(jīng)批準(zhǔn)。餐飲費用：每人每天[X]元包干，特殊招待經(jīng)審批。6.車輛費用定義：指項目部車輛使用過程中發(fā)生的燃油費、過路費、停車費、維修保養(yǎng)費等。報銷標(biāo)準(zhǔn)：車輛費用應(yīng)根據(jù)實際使用情況進行報銷。燃油費憑正規(guī)發(fā)票報銷，過路費、停車費等憑相關(guān)票據(jù)報銷。車輛維修保養(yǎng)應(yīng)提前申請，經(jīng)批準(zhǔn)后到指定維修廠維修，報銷時提供維修清單和發(fā)票。項目部車輛實行定點加油、定點維修制度，以控制費用支出。

三、費用報銷流程1.費用申請員工因工作需要發(fā)生費用支出前，應(yīng)填寫《費用申請表》，詳細(xì)注明費用事由、金額、預(yù)計支付時間等信息，并按照審批權(quán)限提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.費用報銷費用發(fā)生后，員工應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)（一般為費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)）整理好報銷憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、清單等，并填寫《費用報銷單》。報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效，發(fā)票必須為稅務(wù)部門統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與費用實際發(fā)生情況相符。3.部門審核員工所在部門負(fù)責(zé)人對費用報銷憑證的真實性、合理性、合規(guī)性進行審核。審核內(nèi)容包括費用是否符合報銷范圍和標(biāo)準(zhǔn)、報銷憑證是否齊全、手續(xù)是否完備等。如審核通過，部門負(fù)責(zé)人在《費用報銷單》上簽字確認(rèn)；如審核不通過，應(yīng)注明原因并退回員工重新整理報銷。4.財務(wù)審核財務(wù)部門對報銷憑證進行進一步審核，重點審核報銷憑證的合法性、準(zhǔn)確性、完整性以及費用報銷是否符合公司財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定。財務(wù)審核人員應(yīng)核對發(fā)票真?zhèn)?、金額計算是否正確、報銷手續(xù)是否齊全等。如審核通過，財務(wù)審核人員在《費用報銷單》上簽字；如審核不通過，應(yīng)將報銷憑證退回員工，并說明理由。5.審批根據(jù)費用金額大小和審批權(quán)限，由項目經(jīng)理、項目總監(jiān)、公司領(lǐng)導(dǎo)等進行審批。具體審批權(quán)限如下：費用金額在[X]元以下的，由項目經(jīng)理審批。費用金額在[X]元至[X]元之間的，由項目總監(jiān)審批。費用金額超過[X]元的，由公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審核費用報銷情況，簽署審批意見。如同意報銷，在《費用報銷單》上簽字批準(zhǔn)；如不同意報銷，應(yīng)注明原因并退回報銷憑證。6.報銷支付經(jīng)審批通過的費用報銷，財務(wù)部門根據(jù)公司資金情況和相關(guān)規(guī)定安排支付。報銷款項原則上通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付到員工個人銀行賬戶，特殊情況需現(xiàn)金支付的，須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

四、費用報銷憑證要求1.發(fā)票要求發(fā)票必須是由稅務(wù)部門統(tǒng)一印制并加蓋發(fā)票專用章的正規(guī)發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)完整，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、服務(wù)內(nèi)容、金額、稅率、稅額等。發(fā)票上的購買方名稱應(yīng)與項目部名稱一致，如不一致，須提供相關(guān)說明并經(jīng)審批。發(fā)票應(yīng)真實有效，不得虛開發(fā)票。如有發(fā)現(xiàn)虛開發(fā)票行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理，涉及違法犯罪的，移交司法機關(guān)處理。2.其他憑證要求除發(fā)票外，其他報銷憑證如收據(jù)、清單等也應(yīng)真實、合法、有效。收據(jù)應(yīng)加蓋收款單位財務(wù)專用章或發(fā)票專用章，清單應(yīng)詳細(xì)注明費用明細(xì)、數(shù)量、單價、金額等信息。報銷憑證應(yīng)整潔、清晰，不得涂改、挖補。如有涂改、挖補，應(yīng)在涂改處加蓋開具單位印章或由經(jīng)辦人員簽字確認(rèn)。報銷憑證應(yīng)按照費用類別和時間順序進行整理、粘貼，確保整齊、規(guī)范，便于審核和裝訂。

五、費用報銷審批權(quán)限1.項目經(jīng)理審批權(quán)限費用金額在[X]元以下的差旅費、辦公費、通訊費、車輛費用等日常費用報銷。單次業(yè)務(wù)招待費支出在[X]元以下的報銷。2.項目總監(jiān)審批權(quán)限費用金額在[X]元至[X]元之間的差旅費、辦公費、通訊費、車輛費用等日常費用報銷。單次業(yè)務(wù)招待費支出在[X]元至[X]元之間的報銷。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限費用金額超過[X]元的差旅費、辦公費、通訊費、車輛費用等日常費用報銷。單次業(yè)務(wù)招待費支出超過[X]元的報銷。其他重大費用支出或特殊事項的報銷審批。

六、費用報銷的監(jiān)督與檢查1.項目部應(yīng)定期對費用報銷情況進行自查，檢查費用報銷是否符合公司制度和相關(guān)規(guī)定，報銷憑證是否真實、合法、有效，審批流程是否規(guī)范等。對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時整改，確保費用報銷工作的合規(guī)性。2.公司財務(wù)部門定期對項目部費用報銷情況進行抽查，對抽查中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給項目部，并督促其整改。如發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重違規(guī)行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴(yán)肅處理。3.公司審計部門定期對項目部費用報銷情