現場樣品及樣品庫管理制度

現場樣品及樣品庫管理制度?一、目的為了加強公司現場樣品及樣品庫的管理，確保樣品的真實性、完整性、安全性和可追溯性，規(guī)范樣品的采集、標識、存儲、使用、處置等流程，特制定本管理制度。

二、適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及現場樣品采集、分析以及樣品庫管理的部門和人員。

三、職責分工

（一）質量部門1.負責制定和修訂現場樣品及樣品庫管理制度。2.指導和監(jiān)督各部門現場樣品的采集、標識、送檢等工作。3.負責樣品庫的日常管理，包括樣品的接收、存儲、保管、發(fā)放等。4.定期對樣品庫進行盤點和檢查，確保樣品的質量和安全。

（二）業(yè)務部門1.根據業(yè)務需求，提出現場樣品采集申請。2.協助質量部門進行現場樣品的采集工作，并確保采集過程符合相關規(guī)定。3.負責對樣品庫中屬于本部門的樣品進行定期清理和處置申請。

（三）采樣人員1.按照規(guī)定的采樣方法和流程，準確、及時地采集現場樣品。2.對采集的樣品進行正確標識和包裝，確保樣品的完整性和可追溯性。3.將采集的樣品及時送交樣品庫或送檢部門。

（四）分析檢測人員1.按照檢測標準和方法，對送檢樣品進行準確的分析檢測。2.及時記錄和報告檢測結果，并對檢測數據的準確性和可靠性負責。

四、現場樣品采集管理

（一）采樣計劃1.業(yè)務部門根據業(yè)務需要，提前制定現場樣品采集計劃，明確采樣的目的、對象、時間、地點、數量、采樣方法等內容。2.采樣計劃需經部門負責人審核，質量部門批準后方可實施。

（二）采樣準備1.采樣人員根據采樣計劃，準備好所需的采樣工具、容器、防護用品等。2.采樣工具和容器應清潔、干燥、無異味，符合樣品采集的要求。3.采樣人員應熟悉采樣方法和流程，掌握相關的安全知識和技能。

（三）采樣方法1.采樣人員應嚴格按照規(guī)定的采樣方法進行操作，確保采集的樣品具有代表性。2.對于不同類型的樣品，應采用相應的采樣技術和工具，如隨機采樣、分層采樣、多點采樣等。3.在采樣過程中，應注意避免樣品受到污染、變質或損壞。

（四）樣品標識1.采集的樣品應立即進行標識，標識內容應包括樣品名稱、編號、采樣時間、采樣地點、采樣人員等信息。2.樣品標識應清晰、準確、不易褪色，可采用標簽、標記、記錄等方式進行標識。3.對于同一樣品的不同部位或不同批次，應分別進行標識，以便區(qū)分和追溯。

（五）樣品包裝1.樣品應采用合適的包裝材料進行包裝，確保樣品在運輸和存儲過程中的安全和完整。2.包裝材料應具有良好的密封性、防潮性、防震性等性能，防止樣品受到污染、損壞或變質。3.在樣品包裝上應標明樣品的標識信息和注意事項。

（六）樣品運輸1.采樣人員應及時將采集的樣品送交樣品庫或送檢部門，避免樣品長時間存放導致質量變化。2.在樣品運輸過程中，應采取必要的防護措施，確保樣品的安全和完整。3.對于易揮發(fā)、易氧化、易變質的樣品，應采取特殊的運輸方式，如冷藏、避光、密封等。

（七）樣品交接1.采樣人員將樣品送交樣品庫或送檢部門時，應填寫樣品交接記錄，詳細記錄樣品的名稱、編號、數量、采樣時間、采樣地點、采樣人員等信息，并由交接雙方簽字確認。2.樣品庫管理人員或送檢部門接收樣品時，應認真核對樣品的標識、包裝等信息，確保樣品的真實性和完整性。

五、樣品庫管理

（一）樣品庫設施1.公司應設立專門的樣品庫，樣品庫應具備良好的通風、防潮、防火、防盜等條件。2.樣品庫應配備必要的存儲設備，如貨架、冰箱、冰柜、保險柜等，確保樣品能夠分類存放，便于管理和查找。3.樣品庫應安裝溫濕度監(jiān)測設備，實時監(jiān)測庫內的溫濕度情況，并記錄存檔。

（二）樣品入庫1.樣品庫管理人員接收樣品時，應認真核對樣品的標識、包裝、數量等信息，確保樣品符合入庫要求。2.對于不符合入庫要求的樣品，應及時與采樣人員或送檢部門溝通，查明原因并進行處理。3.樣品入庫后，應按照樣品的類別、性質、用途等進行分類存放，并建立樣品臺賬，記錄樣品的入庫時間、編號、名稱、數量、來源等信息。

（三）樣品存儲1.不同類型的樣品應按照其特性和要求進行分類存儲，如常溫樣品、冷藏樣品、冷凍樣品、危險樣品等。2.對于易揮發(fā)、易氧化、易變質的樣品，應采取特殊的存儲措施，如密封保存、冷藏保存、避光保存等。3.樣品應存放在規(guī)定的位置，不得隨意堆放，確保庫內通道暢通。4.樣品庫管理人員應定期對樣品進行檢查，查看樣品的存儲狀態(tài)、標識是否清晰等，發(fā)現問題及時處理。

（四）樣品發(fā)放1.業(yè)務部門或其他需要使用樣品的部門，應填寫樣品領用申請表，注明樣品的名稱、編號、數量、用途等信息，并經部門負責人簽字批準。2.樣品庫管理人員根據樣品領用申請表，核對庫存情況，如庫存充足，應及時發(fā)放樣品，并填寫樣品發(fā)放記錄，記錄樣品的發(fā)放時間、領用部門、領用人、樣品名稱、編號、數量等信息。3.對于貴重或限量的樣品，應嚴格控制發(fā)放數量，并經相關領導審批。

（五）樣品使用1.使用部門應按照規(guī)定的用途和方法使用樣品，不得擅自改變樣品的用途或進行其他違規(guī)操作。2.在樣品使用過程中，應做好相關記錄，記錄樣品的使用時間、使用人員、使用方法、使用量等信息。3.使用完畢后，如有剩余樣品，應及時退回樣品庫，并辦理退庫手續(xù)。

（六）樣品處置1.對于已超過保存期限、已無使用價值或已完成檢測分析的樣品，業(yè)務部門應提出樣品處置申請，經質量部門審核，公司領導批準后進行處置。2.樣品處置方式包括報廢、銷毀、回收等，應根據樣品的性質和相關規(guī)定選擇合適的處置方式。3.在樣品處置過程中，應做好記錄，記錄樣品的處置時間、處置方式、處置人員等信息。

（七）樣品庫盤點1.樣品庫管理人員應定期對樣品庫進行盤點，確保賬物相符。2.盤點內容包括樣品的數量、種類、存儲狀態(tài)、標識等信息。3.盤點結束后，應編制樣品庫盤點報告，對盤點結果進行總結和分析，如有差異，應查明原因并及時處理。

六、監(jiān)督與檢查1.質量部門應定期對現場樣品及樣品庫的管理情況進行監(jiān)督檢查，確保各項管理制度的有效執(zhí)行。2.檢查內容包括采樣計劃的執(zhí)行情況、樣品的采集、標識、存儲、使用、處置等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范、樣品庫的設施設備是否完好