企業(yè)印章使用管理制度

資料來源于網(wǎng)絡(luò)整理，更多高質(zhì)量文檔請聯(lián)系。企業(yè)印章使用管理制度一、總則目的：為規(guī)范公司印章的管理和使用，確保印章使用的合法性、安全性和有效性，維護公司的合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍：本制度適用于公司各類印章的刻制、保管、使用、變更、注銷及監(jiān)督管理等相關(guān)事宜。公司全體員工及涉及公司印章使用的外部合作方均應(yīng)遵守本制度。印章定義及分類：本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、各部門專用章及其他因工作需要刻制的印章。公司公章：代表公司的法定名稱章，用于公司對內(nèi)對外的重要文件、證明、報告等，具有最高的法律效力。法定代表人章：刻有公司法定代表人姓名的印章，主要用于公司銀行賬戶相關(guān)業(yè)務(wù)、合同簽署等需要法定代表人簽字的場合。合同專用章：專門用于簽訂各類合同、協(xié)議的印章，明確公司在合同中的權(quán)利和義務(wù)。財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)收支、稅務(wù)申報、銀行結(jié)算等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。發(fā)票專用章：在公司開具發(fā)票時使用，確保發(fā)票的合法性和有效性。部門專用章：各部門因工作需要刻制的印章，僅在本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用，明確標識部門名稱，其使用范圍和效力有嚴格限制。二、印章的刻制刻制申請：因工作需要刻制印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明刻制印章的名稱、用途、使用范圍、刻制材質(zhì)、規(guī)格尺寸等信息，并附上相關(guān)證明材料（如上級主管部門的批準文件、業(yè)務(wù)需求說明等）。申請表需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門（或負責(zé)印章管理的專門部門，以下統(tǒng)稱“印章管理部門”）。審批流程：印章管理部門收到《印章刻制申請表》后，對申請內(nèi)容進行初審。重點審核申請理由是否充分、印章用途及使用范圍是否明確合理、相關(guān)證明材料是否齊全等。初審?fù)ㄟ^后，將申請表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。對于重要印章（如公司公章、法定代表人章、合同專用章等）的刻制申請，需經(jīng)公司總經(jīng)理或董事會審批?？讨茊挝贿x擇：經(jīng)審批同意刻制印章后，印章管理部門應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位。刻制單位需具備公安機關(guān)頒發(fā)的特種行業(yè)許可證，并在當(dāng)?shù)赜辛己玫男抛u和口碑。印章管理部門應(yīng)與刻制單位簽訂詳細的刻制合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括印章的規(guī)格、材質(zhì)、刻制工藝、交付時間、保密責(zé)任等。印章備案：印章刻制完成后，刻制單位應(yīng)按照公安機關(guān)的規(guī)定，將印章印模報送當(dāng)?shù)毓矙C關(guān)備案。印章管理部門負責(zé)跟進備案事宜，確保印章備案手續(xù)的及時完成。同時，印章管理部門應(yīng)留存一份印章印模及備案證明文件的復(fù)印件，作為公司印章管理檔案的一部分。三、印章的保管保管責(zé)任人：公司各類印章應(yīng)指定專人負責(zé)保管。公司公章、法定代表人章一般由公司總經(jīng)理或其指定的專人保管；合同專用章由合同管理部門負責(zé)人或其指定的專人保管；財務(wù)專用章和發(fā)票專用章由財務(wù)部門負責(zé)人或其指定的專人保管；部門專用章由各部門負責(zé)人或其指定的專人保管。保管責(zé)任人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴格遵守印章管理制度，確保印章的安全。保管設(shè)施：印章應(yīng)存放在專門的保險柜或文件柜中，保險柜或文件柜應(yīng)具備防火、防盜、防潮等功能。保管責(zé)任人應(yīng)妥善保管保險柜或文件柜的鑰匙及密碼，不得隨意將鑰匙交予他人或泄露密碼。如因工作需要委托他人臨時保管印章，應(yīng)辦理嚴格的交接手續(xù)，并明確臨時保管期間的責(zé)任。保管記錄：印章保管責(zé)任人應(yīng)建立《印章保管記錄簿》，詳細記錄印章的接收、使用、歸還、交接等情況。每次使用印章后，應(yīng)及時在記錄簿中登記使用日期、使用人、用印事由、用印次數(shù)、批準人等信息。印章交接時，應(yīng)填寫《印章交接清單》，注明交接的印章名稱、印模、交接時間、交接雙方姓名等信息，并由雙方簽字確認。交接清單應(yīng)一式兩份，交接雙方各留存一份，同時交一份至印章管理部門備案。四、印章的使用使用申請：需要使用印章的部門或人員，應(yīng)提前填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事由、用印文件名稱及份數(shù)、用印日期、預(yù)計用印次數(shù)等信息。申請表需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至印章保管責(zé)任人。對于重大事項或涉及公司重要權(quán)益的用印申請，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。審核流程：印章保管責(zé)任人收到《印章使用申請表》后，應(yīng)對申請內(nèi)容進行嚴格審核。審核內(nèi)容包括：用印事由是否真實、合理；用印文件是否經(jīng)過相關(guān)部門的審核批準；用印文件的內(nèi)容是否與申請表中填寫的信息一致；批準人簽字是否齊全等。對于不符合規(guī)定的用印申請，印章保管責(zé)任人有權(quán)拒絕用印，并及時告知申請人原因及需要補充完善的事項。使用登記：審核通過后，印章保管責(zé)任人應(yīng)在《印章使用登記冊》中進行詳細登記，包括用印日期、用印部門、用印人、用印事由、用印文件名稱及份數(shù)、用印次數(shù)、批準人等信息。登記信息應(yīng)與《印章使用申請表》中的內(nèi)容一致，確保印章使用記錄的完整性和可追溯性。印章使用：印章保管責(zé)任人在使用印章時，應(yīng)嚴格按照申請表中批準的用印事項、用印文件及用印次數(shù)進行用印。用印位置應(yīng)準確、清晰，確保印章的完整性和有效性。嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上用印。如遇特殊情況需要在上述空白文件上用印，必須經(jīng)公司總經(jīng)理特別批準，并在事后及時補辦相關(guān)手續(xù)，注明用印用途及文件的使用情況。多人用印：對于需要多個部門或多人共同用印的文件，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程和用印順序依次進行用印。各部門或人員在使用印章前，應(yīng)仔細核對文件內(nèi)容，確保無誤后再進行用印。用印過程中，如有任何疑問或異議，應(yīng)及時溝通解決，避免因用印不當(dāng)引發(fā)糾紛。五、印章的外帶使用外帶申請：因工作需要將印章外帶使用時，由外帶申請人填寫《印章外帶申請表》，詳細說明外帶印章的名稱、外帶原因、外帶時間、外帶地點、預(yù)計使用次數(shù)、隨行人員等信息。申請表需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于重要印章（如公司公章、法定代表人章、合同專用章等）的外帶申請，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。審批流程：印章管理部門收到《印章外帶申請表》后，對申請內(nèi)容進行初審。重點審核外帶原因是否充分、外帶時間和地點是否合理、隨行人員是否可靠等。初審?fù)ㄟ^后，將申請表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。審批通過后，印章管理部門應(yīng)通知印章保管責(zé)任人做好印章外帶的準備工作。外帶管理：印章外帶時，必須由兩人以上共同攜帶，其中一人為印章保管責(zé)任人。外帶人員應(yīng)將印章存放在專門的印章盒中，確保印章的安全。在使用印章時，應(yīng)選擇安全、可靠的場所，并嚴格按照審批的用印事項和用印文件進行用印。用印過程中，外帶人員應(yīng)全程在場，嚴禁將印章交由他人單獨使用。外帶人員返回公司后，應(yīng)及時將印章交回給印章保管責(zé)任人，并填寫《印章外帶使用情況反饋表》，詳細說明印章外帶期間的使用情況、用印文件份數(shù)、是否存在異常情況等信息。印章保管責(zé)任人應(yīng)對外帶返回的印章進行檢查，確認印章完好無損后，在反饋表上簽字確認。同時，將反饋表交一份至印章管理部門備案。六、印章的變更與注銷印章變更：因公司名稱變更、印章?lián)p壞或其他原因需要變更印章時，由需求部門填寫《印章變更申請表》，詳細說明變更印章的名稱、變更原因、原印章印模、擬變更后的印章印模等信息。申請表需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至印章管理部門。印章管理部門按照印章刻制的審批流程，辦理新印章的刻制手續(xù)。新印章刻制完成并備案后，印章管理部門應(yīng)及時收回原印章，并辦理原印章的注銷手續(xù)。印章注銷：因公司解散、破產(chǎn)、業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因需要注銷印章時，由相關(guān)部門填寫《印章注銷申請表》，詳細說明注銷印章的名稱、注銷原因、印章印模等信息。申請表需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至印章管理部門。印章管理部門對申請內(nèi)容進行審核，確認無誤后，將印章交至公安機關(guān)指定的印章銷毀單位進行銷毀。印章銷毀后，印章銷毀單位應(yīng)出具《印章銷毀證明》，印章管理部門留存一份證明文件的復(fù)印件，作為公司印章管理檔案的一部分。同時，在公司內(nèi)部發(fā)布印章注銷公告，告知全體員工及相關(guān)外部合作方。七、印章的監(jiān)督與檢查定期檢查：印章管理部門應(yīng)定期對公司各類印章的保管和使用情況進行檢查，檢查周期一般為每季度一次。檢查內(nèi)容包括印章的保管設(shè)施是否安全可靠、印章使用登記記錄是否完整準確、印章使用是否符合規(guī)定的審批流程和用印范圍等。檢查結(jié)束后，印章管理部門應(yīng)出具《印章檢查報告》，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到及時解決。不定期抽查：公司審計部門或紀檢監(jiān)察部門有權(quán)對印章的管理和使用情況進行不定期抽查。抽查內(nèi)容包括印章管理制度的執(zhí)行情況、印章保管責(zé)任人的履職情況、印章使用過程中的合規(guī)性等。對于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的，將追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。投訴與舉報：公司鼓勵全體員工對印章管理和使用過程中的違規(guī)行為進行投訴和舉報。員工發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為后，可向印章管理部門、審計部門或紀檢監(jiān)察部門進行投訴舉報。受理部門應(yīng)及時對投訴舉報內(nèi)容進行調(diào)查核實，并將處理結(jié)果反饋給投訴舉報人。對于投訴舉報屬實的，公司將對投訴舉報人給予適當(dāng)獎勵。八、違規(guī)責(zé)任內(nèi)部責(zé)任：對于違反本制度規(guī)定，擅自刻制、使用、外帶、變更或注銷印章的部門或人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分，包括警告、罰款、降職、撤職等。如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，違