公司印章管理制度

公司印章管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，規(guī)范印章使用流程，防范印章使用風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。

（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分公司、子公司的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、部門章、業(yè)務(wù)專用章等。

（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：印章使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保用印事項(xiàng)合法、合規(guī)、合理。2.專人保管原則：各類印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，明確保管職責(zé)。3.規(guī)范使用原則：印章使用應(yīng)按照規(guī)定的用途、范圍和程序進(jìn)行，不得擅自更改或超越權(quán)限使用。4.安全保密原則：印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，防止印章被盜用、遺失或?yàn)E用，對(duì)涉及公司機(jī)密的印章使用要嚴(yán)格保密。

二、印章的種類及用途（一）公章1.代表公司對(duì)外行使權(quán)力，具有最高的法律效力。2.用于公司各類文件、報(bào)告、證明、合同、協(xié)議等的簽署，以及與政府部門、其他單位或個(gè)人的正式往來文件。

（二）合同專用章1.專門用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。2.使用范圍嚴(yán)格限定在經(jīng)濟(jì)合同相關(guān)業(yè)務(wù)，確保合同簽訂的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。

（三）財(cái)務(wù)專用章1.用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。2.是公司財(cái)務(wù)管理和資金運(yùn)作的重要印鑒，保障財(cái)務(wù)交易的準(zhǔn)確性和合法性。

（四）法定代表人章1.由法定代表人持有，用于特定的財(cái)務(wù)文件、授權(quán)書等需要法定代表人簽字確認(rèn)的場(chǎng)合。2.作為法定代表人行使職權(quán)的一種形式，增強(qiáng)文件的權(quán)威性。

（五）部門章1.各部門根據(jù)工作需要設(shè)立的印章，用于本部門內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等的加蓋。2.明確部門職責(zé)范圍，便于部門內(nèi)部工作的開展和管理，但不具備對(duì)外代表公司的法律效力。

（六）業(yè)務(wù)專用章1.針對(duì)特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域設(shè)立的印章，如銷售專用章、采購(gòu)專用章等。2.僅用于該業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的相關(guān)文件、單據(jù)的簽署，以滿足業(yè)務(wù)操作的特定需求。

三、印章的刻制與啟用（一）刻制流程1.因工作需要刻制印章時(shí)，由需求部門填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.將申請(qǐng)表提交至行政部門審核，行政部門審核內(nèi)容包括申請(qǐng)理由、用印需求的必要性等。審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制?？讨茊挝粦?yīng)具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，并簽訂印章刻制合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)。4.印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)組織對(duì)印章進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括印章的規(guī)格、字體、圖案、材質(zhì)等是否符合要求，印章是否清晰、完整、無瑕疵。驗(yàn)收合格后，填寫《印章驗(yàn)收單》。

（二）啟用流程1.新印章啟用前，行政部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章名稱、啟用日期、使用范圍、保管人等信息。2.組織相關(guān)部門及人員進(jìn)行印章使用培訓(xùn)，確保相關(guān)人員熟悉印章的用途、使用流程和注意事項(xiàng)。3.由行政部門負(fù)責(zé)將新印章的印模留存?zhèn)浒?，同時(shí)在公司印章管理臺(tái)賬中進(jìn)行登記，記錄印章的名稱、編號(hào)、刻制日期、啟用日期、保管人等信息。

四、印章的保管（一）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全、妥善，防止印章被盜用、遺失或損壞。2.嚴(yán)格按照印章使用審批流程進(jìn)行用印操作，對(duì)不符合規(guī)定的用印申請(qǐng)有權(quán)拒絕。3.做好印章使用登記工作，詳細(xì)記錄用印日期、用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、審批人等信息，定期將印章使用登記情況報(bào)送行政部門備案。4.發(fā)現(xiàn)印章存在異常情況或遺失時(shí)，應(yīng)立即向行政部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，如登報(bào)聲明作廢、向公安機(jī)關(guān)報(bào)案等。

（二）保管方式1.公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等重要印章應(yīng)實(shí)行專人專柜保管，確保印章存放安全、便于管理。2.部門章和業(yè)務(wù)專用章可根據(jù)實(shí)際情況，由部門指定專人保管，但需明確保管責(zé)任，并報(bào)行政部門備案。3.印章保管人員因出差、請(qǐng)假等原因需要暫時(shí)移交印章時(shí)，應(yīng)辦理印章交接手續(xù)，填寫《印章交接登記表》，明確交接時(shí)間、交接人、接交人、印章名稱及數(shù)量等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。接收人應(yīng)按照規(guī)定對(duì)印章進(jìn)行妥善保管，待移交人返回后及時(shí)辦理歸還手續(xù)。

（三）保管環(huán)境1.印章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)Ｓ糜≌潞袃?nèi)，保險(xiǎn)柜應(yīng)設(shè)置密碼鎖，并定期更換密碼。2.保管印章的場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等條件，確保印章不受損壞或丟失。

五、印章的使用（一）使用流程1.用印申請(qǐng)人填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并在申請(qǐng)表上簽字。2.將申請(qǐng)表提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)用印事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性、合理性進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)。3.涉及重要事項(xiàng)或金額較大的合同、協(xié)議等用印申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大事項(xiàng)的用印申請(qǐng)，還需報(bào)公司法定代表人審批。4.審批通過后，用印申請(qǐng)人將申請(qǐng)表連同需用印的文件一并提交至印章保管人。印章保管人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)申請(qǐng)表與文件內(nèi)容是否一致，審批手續(xù)是否齊全，確認(rèn)無誤后，按照規(guī)定的用印位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上進(jìn)行詳細(xì)登記。5.用印完畢后，印章保管人應(yīng)將印章妥善保管，并將用印文件及申請(qǐng)表歸檔保存。

（二）使用范圍1.公章的使用范圍嚴(yán)格按照本制度第二章規(guī)定執(zhí)行，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。除經(jīng)公司法定代表人特別授權(quán)外，不得在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋公章。2.合同專用章僅限于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等具有法律效力的文件，不得用于其他用途。簽訂合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)確保合同條款明確、合法，避免出現(xiàn)模糊不清或存在歧義的條款。3.財(cái)務(wù)專用章的使用必須符合國(guó)家財(cái)務(wù)管理制度和公司財(cái)務(wù)規(guī)定，僅限于財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。財(cái)務(wù)人員在使用財(cái)務(wù)專用章時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)流程進(jìn)行操作，確保資金安全。4.法定代表人章的使用應(yīng)根據(jù)公司授權(quán)范圍進(jìn)行，主要用于特定的財(cái)務(wù)文件、授權(quán)書等需要法定代表人簽字確認(rèn)的場(chǎng)合。使用法定代表人章時(shí)，應(yīng)確保經(jīng)過法定代表人本人同意或授權(quán)。5.部門章和業(yè)務(wù)專用章應(yīng)嚴(yán)格在本部門或業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用，不得超越權(quán)限對(duì)外使用。部門章和業(yè)務(wù)專用章的使用應(yīng)遵循公司內(nèi)部管理規(guī)定，確保文件的真實(shí)性和有效性。

（三）禁止使用情況1.未經(jīng)審批的用印申請(qǐng)，印章保管人有權(quán)拒絕用印。2.涉及違法違規(guī)、損害公司利益或存在風(fēng)險(xiǎn)的事項(xiàng)，不得加蓋印章。3.空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上，未經(jīng)公司法定代表人特別授權(quán)，不得加蓋公章。4.已經(jīng)廢止或失效的文件，不得加蓋印章。

六、印章的停用與銷毀（一）停用條件1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，印章不再使用。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜，無法繼續(xù)正常使用。3.根據(jù)法律法規(guī)或公司規(guī)定，需要停用印章的其他情況。

（二）停用流程1.當(dāng)出現(xiàn)印章停用情況時(shí)，由行政部門填寫《印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明停用原因、印章名稱、編號(hào)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.將申請(qǐng)表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后，發(fā)布《印章停用通知》，明確印章停用日期、停用原因等信息，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示。3.印章保管人應(yīng)在接到印章停用通知后，立即停止使用印章，并將印章交回行政部門。行政部門負(fù)責(zé)對(duì)交回的印章進(jìn)行封存保管。

（三）銷毀流程1.對(duì)于需要銷毀的印章，行政部門應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、編號(hào)、停用日期、銷毀原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.將申請(qǐng)表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后，由行政部門組織相關(guān)人員對(duì)印章進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、銷毀方式等信息，并填寫《印章銷毀登記表》。3.印章銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀完成后，參與銷毀的人員應(yīng)在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。

七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)印章管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章的刻制、啟用、保管、使用、停用與銷毀等環(huán)節(jié)。審計(jì)部門有權(quán)調(diào)閱印章使用登記記錄、審批文件等相關(guān)資料，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。

（二）日常檢查行政部門負(fù)責(zé)對(duì)印章管理情況進(jìn)行日常檢查，定期檢查印章保管環(huán)境是否安全、印章使用登記記錄是否完整、審批手續(xù)是否齊全等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促印章保管人進(jìn)行整改，并將檢查情況定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)