中小學(xué)校檔案分類方案

中小學(xué)校檔案分類方案?一、總則1.目的本檔案分類方案旨在科學(xué)、系統(tǒng)地分類和整理中小學(xué)校的各類檔案，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可查性，為學(xué)校的教學(xué)、管理、科研及各項(xiàng)工作提供有力的信息支持和歷史依據(jù)。2.適用范圍本方案適用于[學(xué)校名稱]全體教職工及相關(guān)部門在學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的檔案材料。3.分類原則遵循檔案形成規(guī)律：按照學(xué)校各項(xiàng)工作的開展順序和檔案產(chǎn)生的自然規(guī)律進(jìn)行分類，便于反映學(xué)校工作的歷史進(jìn)程和內(nèi)在聯(lián)系。結(jié)合實(shí)際，便于管理：從學(xué)校實(shí)際工作出發(fā)，充分考慮檔案的來源、內(nèi)容和形式等因素，使分類方法既科學(xué)合理又簡(jiǎn)便易行，便于檔案的收集、整理、保管和利用。保持相對(duì)穩(wěn)定：分類方案一經(jīng)確定，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，避免頻繁變動(dòng)，以保證檔案分類的連續(xù)性和系統(tǒng)性。

二、分類體系本方案采用年度機(jī)構(gòu)問題分類法，將學(xué)校檔案分為行政管理、教育教學(xué)、學(xué)生管理、教師業(yè)務(wù)、后勤管理、黨群工作六大類，每大類下再根據(jù)不同的問題設(shè)置二級(jí)類目，部分二級(jí)類目下還可根據(jù)需要設(shè)置三級(jí)類目。具體分類如下：

行政管理類1.學(xué)校綜合管理學(xué)校章程、規(guī)劃、計(jì)劃：學(xué)校章程、發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃與總結(jié)、重要會(huì)議記錄、大事記等。學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員編制：學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置文件、人員編制方案、崗位設(shè)置與職責(zé)等。學(xué)校制度建設(shè)：學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、管理辦法等。學(xué)校工作簡(jiǎn)報(bào)：學(xué)校工作動(dòng)態(tài)、工作成果等方面的簡(jiǎn)報(bào)。2.上級(jí)文件與來文辦理上級(jí)文件：上級(jí)教育主管部門及其他相關(guān)部門下發(fā)的各類文件、通知、通報(bào)等。來文辦理：學(xué)校對(duì)上級(jí)文件及其他來文的收文登記、傳閱、辦理、歸檔等過程中形成的文件材料。3.會(huì)議活動(dòng)管理學(xué)校各類會(huì)議：校長(zhǎng)辦公會(huì)、行政會(huì)、教職工大會(huì)、教學(xué)工作會(huì)、德育工作會(huì)等會(huì)議的通知、議程、報(bào)告、決議、記錄等。學(xué)校大型活動(dòng)：開學(xué)典禮、畢業(yè)典禮、校慶活動(dòng)、運(yùn)動(dòng)會(huì)、文藝匯演等活動(dòng)的策劃方案、組織實(shí)施過程中形成的文件材料、總結(jié)報(bào)告等。4.檔案管理檔案管理制度：學(xué)校檔案工作規(guī)章制度、檔案人員崗位職責(zé)等。檔案收集、整理、保管與利用：檔案收集計(jì)劃、檔案整理工作記錄、檔案保管期限表、檔案借閱登記、檔案利用效果反饋等。檔案鑒定與銷毀：檔案鑒定工作記錄、檔案銷毀清冊(cè)等。

教育教學(xué)類1.教學(xué)常規(guī)管理教學(xué)計(jì)劃與總結(jié)：各學(xué)科教學(xué)計(jì)劃、學(xué)期教學(xué)總結(jié)、學(xué)年教學(xué)總結(jié)等。教學(xué)大綱與教材：各學(xué)科教學(xué)大綱、教材選用與征訂情況、教材使用意見反饋等。教學(xué)進(jìn)度安排：各年級(jí)各學(xué)科教學(xué)進(jìn)度表。教學(xué)工作檢查與評(píng)估：教學(xué)工作檢查方案、檢查記錄、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估方案、評(píng)估報(bào)告等。2.課程建設(shè)課程設(shè)置與改革：學(xué)校課程設(shè)置方案、課程改革實(shí)施方案、課程建設(shè)規(guī)劃等。校本課程開發(fā)：校本課程開發(fā)方案、校本教材編寫與審定情況、校本課程實(shí)施記錄等。綜合實(shí)踐活動(dòng)：綜合實(shí)踐活動(dòng)課程計(jì)劃、活動(dòng)方案、活動(dòng)總結(jié)、學(xué)生實(shí)踐成果等。3.課堂教學(xué)教案：教師個(gè)人教案、集體備課教案等。聽課記錄：學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師聽課記錄。教學(xué)公開課、示范課：公開課、示范課的教學(xué)設(shè)計(jì)、教學(xué)課件、教學(xué)反思、聽課評(píng)價(jià)等。4.教學(xué)研究與教育科研教學(xué)研究活動(dòng)：教學(xué)研究計(jì)劃、教研活動(dòng)記錄、教研課題申報(bào)與立項(xiàng)情況、教研成果等。教育科研項(xiàng)目：學(xué)校承擔(dān)的各級(jí)各類教育科研項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)書、研究方案、中期檢查報(bào)告、結(jié)題報(bào)告等。學(xué)術(shù)交流與論文發(fā)表：教師參加學(xué)術(shù)交流活動(dòng)的通知、論文發(fā)表情況等。5.考試與評(píng)價(jià)考試工作：學(xué)期考試、學(xué)年考試、中考、高考等考試的組織安排、考試試卷、成績(jī)統(tǒng)計(jì)與分析等。學(xué)生學(xué)業(yè)評(píng)價(jià)：學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)?cè)u(píng)定辦法、學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)方案、評(píng)價(jià)結(jié)果等。6.教學(xué)設(shè)施與資源管理教學(xué)設(shè)施設(shè)備：教學(xué)設(shè)施設(shè)備采購計(jì)劃、招投標(biāo)文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備使用與維護(hù)記錄等。教學(xué)資源建設(shè)：圖書館藏書目錄、電子圖書資源、教學(xué)課件、教學(xué)視頻等教學(xué)資源的收集、整理與使用情況。

學(xué)生管理類1.學(xué)生基本信息學(xué)生名冊(cè)：各年級(jí)各班級(jí)學(xué)生名冊(cè)，包括學(xué)生姓名、性別、出生日期、家庭住址、入學(xué)時(shí)間等。學(xué)生學(xué)籍檔案：學(xué)生學(xué)籍卡片、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍變動(dòng)材料。2.學(xué)生思想教育與德育工作學(xué)生思想教育計(jì)劃與總結(jié)：學(xué)校學(xué)生思想教育工作計(jì)劃、總結(jié)，班級(jí)思想教育工作計(jì)劃、總結(jié)等。德育活動(dòng)記錄：主題班會(huì)、團(tuán)隊(duì)活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、心理健康教育活動(dòng)等記錄。學(xué)生獎(jiǎng)懲情況：學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)與處分的決定、審批表、事跡材料等。3.學(xué)生日常管理班級(jí)管理：班級(jí)規(guī)章制度、班級(jí)工作計(jì)劃與總結(jié)、班級(jí)日志等。學(xué)生考勤管理：學(xué)生考勤記錄、請(qǐng)假條等。學(xué)生安全管理：學(xué)校安全工作制度、安全檢查記錄、學(xué)生安全事故處理材料等。4.學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)評(píng)價(jià)方案與指標(biāo)體系：學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)方案、評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。評(píng)價(jià)過程與結(jié)果：學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)過程記錄、評(píng)價(jià)結(jié)果匯總表等。5.招生工作招生計(jì)劃與方案：學(xué)校招生計(jì)劃、招生簡(jiǎn)章、招生工作方案等。招生錄取材料：招生報(bào)名登記表、錄取通知書存根、新生錄取名單等。

教師業(yè)務(wù)類1.教師基本信息教師個(gè)人檔案：教師個(gè)人基本情況登記表、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、教師資格證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書等復(fù)印件。教師培訓(xùn)與進(jìn)修：教師參加培訓(xùn)、進(jìn)修的計(jì)劃、通知、結(jié)業(yè)證書等。2.教師教學(xué)業(yè)務(wù)教學(xué)工作量統(tǒng)計(jì)：教師教學(xué)工作量統(tǒng)計(jì)表。教學(xué)業(yè)績(jī)考核：教師教學(xué)業(yè)績(jī)考核方案、考核結(jié)果記錄等。教師教學(xué)成果：教師教學(xué)獲獎(jiǎng)證書、教學(xué)成果推廣應(yīng)用情況等。3.教師教育科研個(gè)人教育科研項(xiàng)目：教師個(gè)人承擔(dān)的教育科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、研究方案、中期檢查報(bào)告、結(jié)題報(bào)告等。參與教育科研活動(dòng)：教師參與學(xué)校或其他教育科研機(jī)構(gòu)組織的科研活動(dòng)記錄、科研成果等。4.教師師德師風(fēng)建設(shè)師德師風(fēng)教育計(jì)劃與總結(jié)：學(xué)校師德師風(fēng)教育工作計(jì)劃、總結(jié)。師德師風(fēng)考核：教師師德師風(fēng)考核方案、考核結(jié)果記錄等。師德師風(fēng)先進(jìn)事跡材料：教師師德師風(fēng)先進(jìn)事跡材料、表彰獎(jiǎng)勵(lì)文件等。

后勤管理類1.校園建設(shè)與規(guī)劃校園建設(shè)規(guī)劃：學(xué)校校園建設(shè)總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等。校園建設(shè)項(xiàng)目：校園新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、招投標(biāo)文件、工程合同、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.資產(chǎn)管理固定資產(chǎn)管理：學(xué)校固定資產(chǎn)管理制度、固定資產(chǎn)清查報(bào)告、固定資產(chǎn)增減變動(dòng)記錄等。流動(dòng)資產(chǎn)與專項(xiàng)資金管理：學(xué)校流動(dòng)資產(chǎn)管理制度、專項(xiàng)資金管理辦法、資金使用計(jì)劃與決算報(bào)告等。3.財(cái)務(wù)管理財(cái)務(wù)管理制度：學(xué)校財(cái)務(wù)管理制度、財(cái)務(wù)人員崗位職責(zé)等。財(cái)務(wù)預(yù)算與決算：學(xué)校年度財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告、決算報(bào)告。財(cái)務(wù)收支憑證：學(xué)校各項(xiàng)收入與支出的原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等。4.后勤服務(wù)管理食堂管理：食堂管理制度、食品衛(wèi)生許可證、從業(yè)人員健康證、食堂物資采購清單、食品留樣記錄、食堂賬目等。宿舍管理：宿舍管理制度、住宿學(xué)生名單、宿舍設(shè)施設(shè)備維修記錄等。校園環(huán)境衛(wèi)生管理：校園環(huán)境衛(wèi)生管理制度、衛(wèi)生檢查記錄、綠化養(yǎng)護(hù)記錄等。水電暖管理：水電暖管理制度、水電暖設(shè)施設(shè)備維修記錄、能耗統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

黨群工作類1.黨組織建設(shè)黨組織設(shè)置與換屆選舉：學(xué)校黨組織設(shè)置文件、黨組織換屆選舉相關(guān)材料。黨員教育與管理：黨員教育計(jì)劃、黨員培訓(xùn)記錄、黨員組織關(guān)系介紹信、黨員黨費(fèi)收繳情況等。黨組織活動(dòng)記錄：黨組織開展的各類活動(dòng)記錄，如"三會(huì)一課"記錄、主題黨日活動(dòng)記錄等。2.黨風(fēng)廉政建設(shè)黨風(fēng)廉政建設(shè)工作計(jì)劃與總結(jié)：學(xué)校黨風(fēng)廉政建設(shè)工作計(jì)劃、總結(jié)。廉政教育活動(dòng)記錄：廉政教育活動(dòng)方案、學(xué)習(xí)資料、活動(dòng)記錄等。違紀(jì)違法案件查處材料：學(xué)校對(duì)違紀(jì)違法案件的調(diào)查處理文件、報(bào)告等。3.工會(huì)工作工會(huì)組織建設(shè)：工會(huì)組織設(shè)置文件、工會(huì)會(huì)員名單、工會(huì)換屆選舉材料等。工會(huì)活動(dòng)記錄：工會(huì)開展的各類活動(dòng)記錄，如教職工文體活動(dòng)、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)記錄等。教職工權(quán)益維護(hù)：教職工權(quán)益維護(hù)相關(guān)文件、教職工意見建議及處理情況等。4.共青團(tuán)工作共青團(tuán)組織建設(shè)：共青團(tuán)組織設(shè)置文件、團(tuán)員名單、團(tuán)支部換屆選舉材料等。共青團(tuán)活動(dòng)記錄：共青團(tuán)開展的各類活動(dòng)記錄，如團(tuán)日活動(dòng)、志愿服務(wù)活動(dòng)記錄等。團(tuán)員發(fā)展與管理：團(tuán)員發(fā)展計(jì)劃、入團(tuán)申請(qǐng)書、團(tuán)員證、團(tuán)費(fèi)收繳情況等。

三、檔案編號(hào)1.編號(hào)原則檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則，便于檔案的標(biāo)識(shí)、分類和管理。2.編號(hào)方法采用"年度機(jī)構(gòu)問題順序號(hào)"的編號(hào)方式，具體如下：年度：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字，如"2023"。機(jī)構(gòu)：根據(jù)學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，用兩位數(shù)字表示，如"01"表示學(xué)校辦公室，"02"表示教務(wù)處等。問題：根據(jù)分類方案中的二級(jí)類目，用兩位數(shù)字表示，如"01"表示學(xué)校綜合管理，"02"表示上級(jí)文件與來文辦理等。順序號(hào)：按照檔案形成時(shí)間順序，用三位數(shù)字表示，從"001"開始編號(hào)。

例如，學(xué)校辦公室2023年形成的第5份關(guān)于學(xué)校綜合管理的文件，其編號(hào)為"20230101005"。

四、檔案整理要求1.歸檔范圍學(xué)校各部門和教職工應(yīng)按照本分類方案的要求，及時(shí)將在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，移交學(xué)校檔案部門歸檔。歸檔文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，反映學(xué)校各項(xiàng)工作的歷史全貌。2.整理方法分類：按照本分類方案的類目設(shè)置，將歸檔文件材料進(jìn)行分類。裝訂：歸檔文件材料應(yīng)使用A4紙打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。編目：編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包括檔號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)、問題、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。裝盒：將編目后的歸檔文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，包括檔號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)、問題等。

五、檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。主要包括學(xué)校章程、規(guī)劃、計(jì)劃、重要會(huì)議記錄、大事記、上級(jí)重要文件、學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員編制文件、學(xué)校制度建設(shè)文件、學(xué)校工作簡(jiǎn)報(bào)、學(xué)校重大活動(dòng)文件材料、檔案管理文件等。2.長(zhǎng)期保管凡是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。保管期限為1650年。主要包括學(xué)校教學(xué)常規(guī)管理文件、課程建設(shè)文件、課堂教學(xué)文件、教學(xué)研究與教育科研文件、考試與評(píng)價(jià)文件、教學(xué)設(shè)施與資源管理文件、學(xué)生管理文件、教師業(yè)務(wù)文件、后勤管理文件、黨群工作文件等。3.短期保管凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限為515年。主要包括學(xué)校臨時(shí)性工作文件、一般性會(huì)議記錄、一般性教學(xué)文件、學(xué)生臨時(shí)性材料等。

六、檔案利用1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案的安全和完整，同時(shí)滿足學(xué)校各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。2.利用方式查閱：檔案部門應(yīng)設(shè)立專門的查閱場(chǎng)所，為利用者提供查閱檔案的條件。利用者需填寫查閱登記表，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱檔案。借閱：因工作需要借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表