宇鑫物流有限公司進(jìn)貨費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1宇鑫物流有限公司簡(jiǎn)介............................................................................................1

2宇鑫物流有限公司進(jìn)貨費(fèi)用控制制度現(xiàn)狀............................................................1

2.1物資進(jìn)貨的組織架構(gòu).........................................................................................1

2.2進(jìn)貨審批流程.....................................................................................................1

2.3物資進(jìn)貨招標(biāo)規(guī)格流程.....................................................................................2

2.4供應(yīng)商管理.........................................................................................................2

3宇鑫物流公司進(jìn)貨費(fèi)用控制制度存在的問題........................................................3

3.1職責(zé)劃分模糊.....................................................................................................3

3.2進(jìn)貨審批流程不完善.........................................................................................3

3.3進(jìn)貨物質(zhì)類別混亂.............................................................................................3

3.4供應(yīng)商選擇不合理.............................................................................................3

3.5缺乏進(jìn)貨預(yù)算.....................................................................................................4

4湖南宇鑫物流有限公司進(jìn)貨費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)............................................4

4.1優(yōu)化職責(zé)劃分.....................................................................................................4

4.2優(yōu)化進(jìn)貨費(fèi)用審批流程.....................................................................................4

4.3物資分類標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)化.............................................................................................5

4.4供應(yīng)商選擇與評(píng)價(jià)優(yōu)化.....................................................................................6

4.5制定預(yù)算管理體系.............................................................................................7

5總結(jié)............................................................................................................................8

參考資料......................................................................................................................9

I

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

宇鑫物流有限公司進(jìn)貨費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

1宇鑫物流有限公司公司簡(jiǎn)介

湖南宇鑫物流有限公司成立于2013-07-23，法定代表人為馮正言，注冊(cè)資本為500

萬元人民幣，統(tǒng)一社會(huì)信用代碼為914301210749689976，企業(yè)地址位于長(zhǎng)沙市開福區(qū)

沙坪街道中青路1255號(hào)深國(guó)際·長(zhǎng)沙綜合物流港W4號(hào)庫(kù)，所屬行業(yè)為道路運(yùn)輸業(yè)，

經(jīng)營(yíng)范圍包含：普通貨運(yùn);信息配載、貨運(yùn)代理;倉(cāng)儲(chǔ)服務(wù)（不含危險(xiǎn)化學(xué)品、監(jiān)控品、

易燃易爆物品）;人工搬運(yùn)。（依法須經(jīng)批準(zhǔn)的項(xiàng)目,經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后方可開展經(jīng)營(yíng)活

動(dòng)）。由于所屬行業(yè)為物流行業(yè)，因此物資進(jìn)貨對(duì)企業(yè)成本及利潤(rùn)有著較為重要的影

響，需要科學(xué)合理的對(duì)物資進(jìn)貨控制制度進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)而不斷增強(qiáng)企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

2宇鑫物流有限公司進(jìn)貨費(fèi)用控制制度現(xiàn)狀

物資進(jìn)貨對(duì)于物流企業(yè)來講是其主營(yíng)業(yè)務(wù)的重要組成部分。在物流行業(yè)中，從業(yè)

人員具有一定的分散性和流動(dòng)性，許多從業(yè)人員文化素質(zhì)較低，無法及時(shí)掌握先進(jìn)技

術(shù)的使用和推廣，對(duì)于信息技術(shù)和新式設(shè)備的接受能力較差，這些是導(dǎo)致公司只能提

供技術(shù)門檻較低的工作崗位的主要原因。加上企業(yè)總體管理水平低下，導(dǎo)致進(jìn)貨流程

不科學(xué)，不完善，對(duì)企業(yè)總體的進(jìn)貨成本管控也造成了不利的影響。

2.1物資進(jìn)貨的組織架構(gòu)

表2-1進(jìn)貨中心各個(gè)部門職責(zé)

部門負(fù)責(zé)工作

供應(yīng)商開發(fā)管理部門具體合作商的資格審核，填寫資料表

商務(wù)談判管理部門對(duì)進(jìn)貨項(xiàng)目物資進(jìn)行招標(biāo)，簽訂合同

進(jìn)貨執(zhí)行管理部門跟進(jìn)物資訂單

進(jìn)貨支付部門審核進(jìn)貨合同，并付款

公司在對(duì)進(jìn)貨人員的整體劃分主要如表1所示，從圖表中可以發(fā)現(xiàn)，企業(yè)進(jìn)貨崗

位的職責(zé)劃分不明確，組織架構(gòu)設(shè)置不完善，對(duì)相關(guān)的管控控制制度較為粗略，并未

設(shè)置專門的進(jìn)貨執(zhí)行部門，對(duì)大型物資進(jìn)行進(jìn)貨。

2.2進(jìn)貨審批流程

當(dāng)下公司所使用的進(jìn)貨流程較為簡(jiǎn)單。首先，由需求部門提起申請(qǐng)，管控部門在

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接到申請(qǐng)后對(duì)提出的申請(qǐng)進(jìn)行審核，再報(bào)經(jīng)總經(jīng)理處進(jìn)行終審簽字，最后遞交給進(jìn)貨

部門進(jìn)行物資進(jìn)貨，這樣就完成了公司物資進(jìn)貨的整個(gè)流程。具體如圖1所示。實(shí)際

上這個(gè)請(qǐng)購(gòu)控制制度是單一的，容易造成進(jìn)貨的不科學(xué)與不合理。

圖2-1申請(qǐng)進(jìn)貨審批流程圖

2.3物資進(jìn)貨招標(biāo)規(guī)格流程

對(duì)于公司來講，物資進(jìn)貨主要分為兩種：庫(kù)存類物質(zhì)申請(qǐng)以及非庫(kù)存類物質(zhì)申請(qǐng)。

進(jìn)貨部門在接到相關(guān)物資申請(qǐng)后，會(huì)在其供應(yīng)商名錄中進(jìn)行查找，然后根據(jù)申請(qǐng)書中

的說明確定物資的規(guī)格、大小以及需求時(shí)間，確定三家供應(yīng)商的價(jià)格差值，再把所需

物資的具體情況提交給商務(wù)部門，由商務(wù)部門與供應(yīng)商進(jìn)行供貨談判。商務(wù)部門結(jié)合

所需物資本身的情況，選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)貨。通常情況下，商務(wù)部門與供

應(yīng)商確定好合作關(guān)系后，會(huì)進(jìn)行合作合同的簽署工作，所有涉及合同的條款通常會(huì)報(bào)

至總經(jīng)理處，在獲得總經(jīng)理的審批后，由進(jìn)貨執(zhí)行部門跟蹤訂單和物資到貨情況。企

業(yè)所進(jìn)貨物資到貨后，通常由進(jìn)貨部門交由需求部門，同時(shí)財(cái)務(wù)部門支付相應(yīng)貨款，

此時(shí)完整的進(jìn)貨才能夠?qū)崿F(xiàn)，并沒有明確的區(qū)分具體物資，分類的標(biāo)準(zhǔn)與劃分的類型

比較雜亂無章。

2.4供應(yīng)商管理

公司目前對(duì)企業(yè)所合作的供應(yīng)商并未進(jìn)行科學(xué)有效的管理和規(guī)范，當(dāng)下所具備的

管控也僅僅是浮于表面，管理的方式方法相對(duì)單一。部門提出物資申請(qǐng)時(shí)，會(huì)將所有

的物資需求信息提交至開發(fā)部門，供應(yīng)商開發(fā)部門會(huì)結(jié)合部門所申請(qǐng)的物資情況進(jìn)行

市場(chǎng)摸排，尋找出具有一定性價(jià)比的供應(yīng)商，在進(jìn)行價(jià)格對(duì)比時(shí)，通常會(huì)選擇至少是

三家供應(yīng)商進(jìn)行比較，也就是通常所說的三方比價(jià)。商務(wù)部門結(jié)合需求部門所提出的

申請(qǐng)與備選供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，確保物資質(zhì)量及運(yùn)輸效率等相關(guān)情況。

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3宇鑫物流公司進(jìn)貨費(fèi)用控制制度存在的問題

3.1職責(zé)劃分模糊

公司在企業(yè)物資進(jìn)貨控制制度面具有嚴(yán)重問題，公司所設(shè)置的進(jìn)貨流程缺乏科學(xué)

性，各部門間沒有進(jìn)行明確的職責(zé)劃分，同時(shí)各部門間的配合和協(xié)作能力也相對(duì)較差，

企業(yè)物資進(jìn)貨所涉及的部門通常較多，只有各部門間科學(xué)有效的協(xié)調(diào)好才能增加企業(yè)

的運(yùn)行效率。在公司的實(shí)際進(jìn)貨過程中各部門間缺乏有效的配合，各部門對(duì)自身的職

責(zé)缺乏清晰的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致進(jìn)貨過程中各個(gè)環(huán)節(jié)都有不同的問題，如物資進(jìn)貨的訂單無

人處理，所進(jìn)貨的物資去向模糊等，嚴(yán)重影響企業(yè)運(yùn)行效率的問題。在進(jìn)行核查的過

程中，由于各部門間自身職責(zé)的不清晰導(dǎo)致核查工作難以開展。這就導(dǎo)致進(jìn)貨業(yè)務(wù)處

理速度受到很大影響。

3.2進(jìn)貨審批流程不完善

公司當(dāng)前所使用的進(jìn)貨申請(qǐng)流程還有許多不完善之處，進(jìn)貨部門通常無法在第一

時(shí)間對(duì)進(jìn)貨申請(qǐng)進(jìn)行處理，進(jìn)而造成了后續(xù)一系列問題。同時(shí)也導(dǎo)致需求部門無法及

時(shí)得到所需物資，變相的增加了企業(yè)運(yùn)行難度，無法從根本上反映出企業(yè)當(dāng)前所需物

資的重要程度。進(jìn)貨部門在進(jìn)貨過程中也缺乏相應(yīng)的監(jiān)督和管理，這也是當(dāng)前公司進(jìn)

貨混亂的主要原因之一，而導(dǎo)致這一原因出現(xiàn)的根本則是企業(yè)的進(jìn)貨流程不完善，進(jìn)

貨沒有達(dá)到透明化、公開化，對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率產(chǎn)生了極大的影響.

3.3進(jìn)貨物質(zhì)類別混亂

由于公司缺乏物資進(jìn)貨的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，在進(jìn)行物資進(jìn)貨的過程中，往往無法對(duì)物資

進(jìn)行有效區(qū)分，通常情況下，物資進(jìn)貨需要對(duì)所進(jìn)貨的物資信息進(jìn)行匯總，這就需要

物資申請(qǐng)人能夠提供完整的物資信息對(duì)于公司來講，由于進(jìn)貨部門缺乏物資進(jìn)貨經(jīng)驗(yàn)，

在對(duì)物資進(jìn)行信息匯總時(shí)無法做到全面性、準(zhǔn)確性。

3.4供應(yīng)商選擇不合理

伴隨著公司的業(yè)務(wù)量的增長(zhǎng)，與公司成立初期相比，目前所進(jìn)貨的相關(guān)物料在質(zhì)

量和數(shù)量上都有了很大提升。公司當(dāng)前所使用的供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)的評(píng)價(jià)指標(biāo)數(shù)量較少，

并沒有充分結(jié)合企業(yè)物資進(jìn)貨標(biāo)準(zhǔn)。除以上相關(guān)指標(biāo)外，通常需要對(duì)供貨能力以及質(zhì)

量保證能力等進(jìn)行綜合考察，對(duì)于進(jìn)貨來講這些指標(biāo)十分重要，該指標(biāo)的確定是衡量

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供應(yīng)商是否具備合作基礎(chǔ)的重要依據(jù)。

3.5缺乏進(jìn)貨預(yù)算

公司進(jìn)貨部編制進(jìn)貨預(yù)算缺乏，預(yù)算的編制欠準(zhǔn)確、不及時(shí)、不適應(yīng)市場(chǎng)變化，

公司資源分配的效率性受影響。財(cái)務(wù)部缺乏對(duì)進(jìn)貨部用款的預(yù)測(cè)，只能根據(jù)進(jìn)貨預(yù)算

進(jìn)行資金的分配，無法充分了解進(jìn)貨計(jì)劃及價(jià)格，往往是貨物驗(yàn)收入庫(kù)后才進(jìn)行登記

入賬，無法及時(shí)合理安排公司的現(xiàn)金流量。對(duì)于實(shí)際進(jìn)貨金額與進(jìn)貨預(yù)算的差異，沒

有定期進(jìn)行差異分析，如果差異較大則會(huì)影響公司資金的運(yùn)轉(zhuǎn)，會(huì)出現(xiàn)流動(dòng)資金運(yùn)轉(zhuǎn)

不暢、資金閑置浪費(fèi)等情況。公司相關(guān)部門只編制年度進(jìn)貨預(yù)算，進(jìn)貨部門根據(jù)進(jìn)貨

預(yù)算編制進(jìn)貨實(shí)施方案，無法適應(yīng)實(shí)際生產(chǎn)情況和時(shí)刻在變的市場(chǎng)環(huán)境。

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4.1優(yōu)化職責(zé)劃分

對(duì)于不同的企業(yè)來說，由于公司的分工不同：不同崗位的職位劃分也不同。而在

進(jìn)貨崗位上，需要精細(xì)劃分具體的職責(zé)才能夠更加清晰的展開相應(yīng)的工作。具體組織

架構(gòu)的優(yōu)化設(shè)計(jì)如表4-1所示：

表4-1優(yōu)化后的崗位職責(zé)分配表

崗位人員職責(zé)分配

制定和修訂進(jìn)貨控制制度

進(jìn)貨部門負(fù)責(zé)人創(chuàng)建準(zhǔn)時(shí)化進(jìn)貨班組

精選少數(shù)供應(yīng)商

進(jìn)行進(jìn)貨物資的供應(yīng)試點(diǎn)工作

加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)

制定進(jìn)貨計(jì)劃

計(jì)劃人員指導(dǎo)進(jìn)貨人員與供應(yīng)商工作開展

合同的審議

貨源、價(jià)格、服務(wù)

供應(yīng)商具體談判

進(jìn)貨人員物品入庫(kù)手續(xù)

管理物資交貨期

處理協(xié)調(diào)供需關(guān)系

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4.2優(yōu)化進(jìn)貨費(fèi)用審批流程

在請(qǐng)購(gòu)審批控制制度的環(huán)節(jié)中，應(yīng)該首先考慮到不同部門之間的協(xié)調(diào)問題，并劃

分不同人員的職責(zé)，對(duì)此加強(qiáng)監(jiān)管力度。表4-2是優(yōu)化后的請(qǐng)購(gòu)與審批流程：

表4-2優(yōu)化后的請(qǐng)購(gòu)與審批流程表

序號(hào)業(yè)務(wù)責(zé)任部門/人不相容職責(zé)監(jiān)督檢責(zé)任部門/人

流程查方法

需求部門審核檢查需求單需求

1提出進(jìn)貨申請(qǐng)審批等資料是否部門

完備

2整理不同部門進(jìn)貨部審核檢查表單是否填進(jìn)貨部

的進(jìn)貨需求審批寫規(guī)范

3物資需求分析進(jìn)貨部監(jiān)督需求分析方進(jìn)貨部

法

審核進(jìn)貨申請(qǐng)審核檢查申請(qǐng)單是否

4單，并提出進(jìn)貨進(jìn)貨部審批填寫規(guī)范符合要進(jìn)貨部

申請(qǐng)求

財(cái)務(wù)部主管檢查審批權(quán)財(cái)務(wù)部

進(jìn)貨審批副總總經(jīng)理進(jìn)貨限，是否符主管

5申請(qǐng)合規(guī)定副總

總經(jīng)理

4.3物資分類標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)化

在對(duì)公司現(xiàn)有的進(jìn)貨流程進(jìn)行梳理后發(fā)現(xiàn)當(dāng)下所使用的進(jìn)貨流程和標(biāo)準(zhǔn)難以被運(yùn)

用到現(xiàn)實(shí)情況中，部分進(jìn)貨流程和標(biāo)準(zhǔn)照搬來其他企業(yè)的采購(gòu)流程設(shè)置，并不符合企

業(yè)自身的實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，導(dǎo)致相關(guān)進(jìn)貨標(biāo)準(zhǔn)無法被運(yùn)用到實(shí)際情況中，這就需要企業(yè)

能夠重視物資進(jìn)貨問題，進(jìn)而降低企業(yè)的進(jìn)貨風(fēng)險(xiǎn)。表4-3是優(yōu)化后的進(jìn)貨物資分類

表：

表4-3優(yōu)化后的公司進(jìn)貨物資分類表

進(jìn)貨物資類別進(jìn)貨物資

戰(zhàn)略物資打木架木材，包裝袋等包裝用品

重要物資運(yùn)輸車輛，工程建設(shè)用品及打包機(jī)

一般重要物資電腦、打印機(jī)等相關(guān)固定資產(chǎn)用品

一般物資營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)主要的辦公用品

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4.4供應(yīng)商選擇與評(píng)價(jià)優(yōu)化

公司應(yīng)該重視供應(yīng)商的選擇與評(píng)價(jià)，在此基礎(chǔ)上對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)與考核，只有

這樣對(duì)供應(yīng)商的選擇與管理才能更加貼合實(shí)際物資需要。表4-4和表4-5分別是優(yōu)化設(shè)

計(jì)后的供應(yīng)商基本信息表與供應(yīng)商考核表：

表4-4供應(yīng)商基本信息表

供應(yīng)商名稱

公司地址

責(zé)任人/崗位電話/微信/00

供應(yīng)商類型廠家直銷口代理商□批發(fā)商□零售商

供應(yīng)高情況說明

公司規(guī)模公司性質(zhì)

合作意向

合作品類合作方式

1、提供的相關(guān)材質(zhì)以及對(duì)應(yīng)價(jià)格

2、對(duì)應(yīng)供貨周期

合作意向描述

3、對(duì)接/報(bào)價(jià)響應(yīng)周期

4、供貨范圍：

3、是否收取運(yùn)費(fèi)：□是□香

4、付款方式：□提前付款□貨到付款□使用一定時(shí)間之后付款

5、其他：

表4-5供應(yīng)商考核表

考核周期：2022年

考核部門：進(jìn)貨部門

序號(hào)供應(yīng)商編碼類別得分上期得分同比備注

1供應(yīng)商1G0001XXX85824%

2供應(yīng)商2G0002XXX9092-2%

3供應(yīng)商3G0003XXX8088-9%

4供應(yīng)商4G0004XXX85841%

5供應(yīng)商5G0005XXX93886%

6供應(yīng)商6G0006XXX87852%

7供應(yīng)商7G0007XXX90856%

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4.5制定預(yù)算管理體系

制定預(yù)算是進(jìn)貨部門為配合公司年度銷售預(yù)測(cè)或生產(chǎn)數(shù)量，對(duì)所需求的物料的數(shù)

量及成本編制的計(jì)劃，對(duì)未來使用情況進(jìn)行預(yù)測(cè)的一種方式。通過制定預(yù)算管理的管

控，可以幫助企業(yè)達(dá)到資源最佳優(yōu)化配置。制定預(yù)算管理是鑫源有限公司內(nèi)部控制管

理的一種方法，是會(huì)計(jì)控制不可缺少的管理環(huán)節(jié)。制定預(yù)算管理可以完善公司內(nèi)部進(jìn)

貨監(jiān)督管理體系，能夠根據(jù)具體的進(jìn)貨業(yè)務(wù)能夠發(fā)揮公司進(jìn)貨的會(huì)計(jì)控制作用，實(shí)現(xiàn)

有效的公司進(jìn)貨管控，減少公司財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)公司預(yù)算管理的執(zhí)行能力，實(shí)現(xiàn)公司

財(cái)務(wù)目標(biāo)。

針對(duì)湖南宇鑫物流有限公司的進(jìn)貨費(fèi)用控制，可以設(shè)計(jì)以下預(yù)算管理體系：

表4-6預(yù)算管理體系表

制定進(jìn)貨預(yù)算需要根據(jù)公司的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和市場(chǎng)需求，制定進(jìn)貨預(yù)算。預(yù)

算應(yīng)該考慮到公司的經(jīng)營(yíng)范圍、客戶需求、市場(chǎng)價(jià)格等因

素，確保公司能夠按時(shí)按量地采購(gòu)所需物資。

采購(gòu)計(jì)劃根據(jù)進(jìn)貨預(yù)算，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)該考慮到供應(yīng)

商的信譽(yù)度、價(jià)格、交貨期限等因素，同時(shí)也需要考慮到

庫(kù)存管理和物流配送的因素。

管理供應(yīng)商建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，保證供應(yīng)商的

信譽(yù)度和供貨能力。對(duì)于與供應(yīng)商合作過程中出現(xiàn)的問題，

需要及時(shí)解決，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的評(píng)價(jià)和反饋。

優(yōu)化庫(kù)存管理在采購(gòu)物資的同時(shí)，需要建立科學(xué)合理的庫(kù)存管理體系，

對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行分類、分級(jí)、定量管理，以達(dá)到減少庫(kù)存

積壓、提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)率的目的。同時(shí)也需要加強(qiáng)庫(kù)存管理

和物資保管，防止損耗和浪費(fèi)。

監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況建立進(jìn)貨預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控體系，對(duì)采購(gòu)過程中的成本、庫(kù)存、

供應(yīng)商管理等進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)調(diào)整預(yù)算，避免超支

和浪費(fèi)。

通過以上預(yù)算管理體系，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)進(jìn)貨費(fèi)用的有效控制和管理，同時(shí)提高采購(gòu)

效率和降低采購(gòu)成本，為湖南宇鑫物流有限公司的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供有力支持。

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

5總結(jié)

采購(gòu)成本的控制是公司增加盈利的途徑之一，是抵抗內(nèi)外壓力，求得生存的主要

保障，在公司的