銷售合同與訂單管理手冊

銷售合同與訂單管理手冊

一、業(yè)務(wù)目標

?銷售合同的簽訂與審批經(jīng)過適當授權(quán)。

?銷售訂單加強審核，保障及時準確安排生產(chǎn)；

?應(yīng)當做好發(fā)貨各環(huán)節(jié)的記錄，填制相應(yīng)的憑證，設(shè)置銷售臺賬，實現(xiàn)全過

程的銷售登記制度。

二、業(yè)務(wù)風險

?未經(jīng)審核，變更產(chǎn)品銷售合同示范文本中涉及權(quán)利、義務(wù)的條款導致的風

險；

?訂單排產(chǎn)缺少審核，導致排產(chǎn)不準確及時；

?未經(jīng)授權(quán)發(fā)貨或發(fā)貨不符合合同約定，可能導致貨物損失或客戶與企業(yè)的

銷售爭議。

三、業(yè)務(wù)范圍

該子流程主要描述了XXXX股份有限公司（以下簡稱“XX股份"）關(guān)于銷售

收款與財務(wù)對賬的相關(guān)流程，主要包括銷售合同的簽訂與審批、銷售訂單管理、發(fā)

貨和開票流程。

四、業(yè)務(wù)流程描述

1銷售合同的簽訂與審批

1.1民品銷售合同的簽訂、審批

1.1.1各銷售自營門店以XX市統(tǒng)一的工業(yè)品購銷合同為銷售合同的范本，合作

門店應(yīng)根據(jù)所在商場的規(guī)定，使用商場統(tǒng)一的銷售合同。門店銷售人員與

客戶達成初步意向后，擬定合同條款。

1.1.2合同條款談判完成后，經(jīng)辦銷售人員擬訂合同，報經(jīng)門店負責人審核后，

方可簽訂銷售合同。

1.1.3銷售合同談判中，若發(fā)生的特殊銷售折扣與優(yōu)惠由銷售人員需向銷售部門

部長、主管副總請示后，報公司總經(jīng)理審批。

1.1.4公司總經(jīng)理審批通過后，銷售人員方可和客戶簽訂銷售合同。

1.1.5簽訂合同后，銷售人員應(yīng)按合同的規(guī)定向客戶收取定金。

1.2機關(guān)訂貨合同的簽訂、審批

1.2.1各銷售部的銷售人員應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定的統(tǒng)一格式合同和客戶進行合同條款談

判擬定銷售合同，銷售合同擬定完成后，需經(jīng)各哨售部門的部長審核通過

后,方可和客戶簽訂銷售合同。

1.2.2若重要的客戶要求采用其他格式的合同,銷售人員在和客戶進行合同條款

談判擬定銷售合同后，需經(jīng)個銷售部門部長、主管副總審核后，報公司總

經(jīng)理審批。

1.2.3銷售合同談判中，若產(chǎn)品定價超出銷售人員的權(quán)限，需向銷售部門部長、主

管副總請示后，報公司總經(jīng)理審批。

1.2.4簽訂合同后，銷售人員應(yīng)按合同的規(guī)定向客戶收取定金。

1.2.5簽訂后的銷售合同正本一份交公司辦公室備案，得銷售部留存經(jīng)辦公室蓋章

后的復印件，銷售人員負責對銷售合同登記臺賬,辦公室合同管理文員對

合同進行編號、登記、歸類、存檔,并以月度為單位對合同簽署情況進行

匯總。

1.2.6銷售合同修訂：當銷售合同涉及的價格、數(shù)量、付款期限等重要條款的要求

發(fā)生變化時，應(yīng)對合同進行修訂，修訂的合同草案或補充協(xié)議草案由客戶

提出，按121至123的規(guī)定重新簽署。

2銷售訂單管理

2.1民品銷售訂單管理

2.1.1簽訂銷售合同后，各銷售門店訂單專員根據(jù)銷售合同將《銷售合同訂單》錄

入0A系統(tǒng)，由銷售部部長進行審批。

2.1.2訂單專員將審批后的《銷售合同訂單》通過0A系統(tǒng)報成本管理部，成本管

理部成本核算專員對《銷售合同訂單》中合同產(chǎn)品定價進行審核。審核通

過后報生產(chǎn)部和國內(nèi)合作部。

2.1.3生產(chǎn)部計劃員根據(jù)銷售合同訂單向生產(chǎn)分廠下達《銷售生產(chǎn)計劃表》安排生

產(chǎn)，需要外部廠家生產(chǎn)的訂單，由國內(nèi)合作部計劃員向協(xié)作廠家下達《生

產(chǎn)配套產(chǎn)品審單》安排生產(chǎn)。

2.2機關(guān)訂貨訂單的管理

2.2.1簽訂銷售合同后銷售人員根據(jù)銷售合同編制《內(nèi)部訂貨合同》，由銷售部

部長進行審批，若銷售合同中產(chǎn)品定價超過公司規(guī)定的銷售人員的權(quán)限，

需報經(jīng)主管副總、公司總經(jīng)理審批。

2.2.2銷售人員將審批后的《內(nèi)部訂貨合同》報送成本管理部，成本管理部成本

核算專員對《內(nèi)部訂貨合同》中合同產(chǎn)品定價進行審核。審核通過后報生

產(chǎn)部和國內(nèi)合作部。

2.2.3生產(chǎn)部計劃員對《內(nèi)部訂貨合同》進行審核后，向生產(chǎn)分廠下達《內(nèi)部訂

貨合同》安排生產(chǎn)，需要外部廠家生產(chǎn)的訂單，由國內(nèi)合作部計劃員向協(xié)

作廠家下達《生產(chǎn)配套產(chǎn)品審批單》安排生產(chǎn)。

2.3家具城訂單的管理

2.3.1簽訂銷售合同后，導購員開具銷售證明單和發(fā)貨通知單，如需訂貨開具收據(jù)

收款臺根據(jù)銷售證明單和發(fā)貨通知單或收據(jù)收取定金或全款。

2.3.2實現(xiàn)收款后,導購員填寫《內(nèi)部訂貨合同》報成本管理部,成本管理部成本

核算專員對計劃單中產(chǎn)品定價進行審核。審核通過后報生產(chǎn)部和國內(nèi)合作

部。

2.3.3生產(chǎn)部計劃員對《內(nèi)部訂貨合同》進行審核后，向生產(chǎn)分廠下達《內(nèi)部訂

貨合同》安排生產(chǎn)，需要外部廠家生產(chǎn)的訂單，由國內(nèi)合作部計劃員向協(xié)

作廠家下達《生產(chǎn)配套產(chǎn)品審批單》安排生產(chǎn)。

3發(fā)貨與開票

3.1民品、機關(guān)訂貨發(fā)貨、開票流程

1.1.1銷售部銷售人員收到生產(chǎn)部或國內(nèi)合作部產(chǎn)品生產(chǎn)完工的通知后，根據(jù)已

經(jīng)簽訂的銷售合同填制《開票通知單》，報銷售部長審批。

1.1.2銷售人員將審批通過的《開票通知單》及相應(yīng)的銷售合同復印件報送財務(wù)

資金部，財務(wù)資金部專員對《開票通知單》及相應(yīng)的銷售合同進行審核，

核實銷售合同的定金支付是否到位。

1.1.3審核通過后，財務(wù)資金部打票專員根據(jù)《開票通知單》開具產(chǎn)品提貨單，

提貨單一式五聯(lián)，一聯(lián)提貨聯(lián)、一聯(lián)客戶聯(lián)、一聯(lián)業(yè)務(wù)聯(lián)、一聯(lián)記賬聯(lián)、

一聯(lián)存根聯(lián)，打票專員將提貨聯(lián)、客戶聯(lián)、業(yè)務(wù)聯(lián)交銷售人員，記賬聯(lián)交

財務(wù)記賬人員，存根聯(lián)留存。

1.1.4銷售人員將打印的提貨聯(lián)和客戶聯(lián)交物流部配送人員，物流配送人員根據(jù)

提貨聯(lián)到成品管理庫提貨，組織配送。

1.1.5物流配送人員將產(chǎn)品配送到后，需客戶在送貨回執(zhí)單上簽字確認，如果是

民品配送，還需要物流配送人員收取尾款，并編制收款明細表交財務(wù)資金

部蓋章，將其復印件交各銷售部銷售人員，銷售部銷售人員將依據(jù)銷售發(fā)

貨及收款情況記錄履行合同臺賬。

1.1.6當客戶提出開具發(fā)票的要求時，銷售人員填制《增值稅發(fā)票開票申請單》，

報銷售部長審核簽字后，并客戶聯(lián)及客戶開票的信息、營業(yè)執(zhí)照副本復印

件（僅適用于機關(guān)訂貨）一同報送財務(wù)資金部。

1.1.7財務(wù)資金部開票人員收到《增值稅發(fā)票開票申請單》，客戶聯(lián)及客戶開票

的信息、營業(yè)執(zhí)照副本復印件（僅適用于機關(guān)訂貨），報財務(wù)部長及財務(wù)

總監(jiān)審批，審批通過后開具發(fā)票，并加蓋印章。

1.1.8開票人員在開具發(fā)票過程中應(yīng)核對實際發(fā)運數(shù)量，保證所有發(fā)出商品已核

實銷售數(shù)量；核對發(fā)票價格，使之與合同價格及公司批準的產(chǎn)品價格一致。

3.2家具城發(fā)貨、開票流程

3.2.1導購員收到生產(chǎn)部或國內(nèi)合作部產(chǎn)品生產(chǎn)完工的通知后，根據(jù)已經(jīng)簽訂的銷

售合同填制《發(fā)貨通知單》，交收款臺對該訂單收款情況核實，當訂單收

到全款后，收款臺在《發(fā)貨通知單》上蓋章，并打印提貨轉(zhuǎn)庫單。

3.2.2銷售人員將審核蓋章的《發(fā)貨通知單》公司聯(lián)及提貨轉(zhuǎn)庫單提貨聯(lián)報送XX

股份財務(wù)資金部，財務(wù)資金部專員對《發(fā)貨通知單》及提貨轉(zhuǎn)庫單審核。

3.2.3審核通過后，財務(wù)資金部打票專員根據(jù)《發(fā)貨通知單》公司聯(lián)及提貨轉(zhuǎn)庫單

提貨聯(lián)開具產(chǎn)品提貨單，提貨單一式六聯(lián)，一聯(lián)理貨聯(lián)、一聯(lián)客戶聯(lián)、一

聯(lián)業(yè)務(wù)聯(lián)、一聯(lián)記賬聯(lián)、一聯(lián)存根聯(lián)，一聯(lián)出門聯(lián)，打票專員4魏貨聯(lián)、

客戶聯(lián)、業(yè)務(wù)聯(lián)、出門聯(lián)交銷售人員，記賬聯(lián)交財務(wù)記賬人員，存根聯(lián)留

存。

3.2.4銷售人員將打印的提貨聯(lián)、客戶聯(lián)、出門聯(lián)交物流部配送人員，物流部配送

人員根據(jù)提貨聯(lián)到成品管理庫提貨，組織配送。

3.2.5物流配送人員將產(chǎn)品配送到后，需客戶在送貨回執(zhí)單上簽字確認。

3.2.6銷售部銷售人員將依據(jù)銷售發(fā)貨及收款情況記錄履行合同臺賬。

3.2.7當客戶提出開具發(fā)票的要求時，銷售人員填制《增值稅發(fā)票開票申請單》，

報銷售部長審核簽字后，并客戶聯(lián)及客戶開票的信息、營業(yè)執(zhí)照副本復印

件（僅適用于機關(guān)訂貨）一同報送財務(wù)資金部。

3.2.8財務(wù)資金部開票人員收到《增值稅發(fā)票開票申請單》，客戶聯(lián)及客戶開票的

信息、營業(yè)執(zhí)照副本復印件（僅適用于機關(guān)訂貨），報財務(wù)部長及財務(wù)總

監(jiān)審批，審批通過后開具發(fā)票，并加蓋印章。

3.2.9開票人員在開具發(fā)票過程中應(yīng)核對實際發(fā)運數(shù)量，保證所有發(fā)出商品已核實

銷售數(shù)量；核對發(fā)票價格，使之與合同價格及公司批準的產(chǎn)品價格一致。

五、相關(guān)制度目錄

1XXXX股份有限公司《訂貨業(yè)務(wù)規(guī)范化管理實施辦法》

2xxxx股份有限公司《財務(wù)管理制度》

3xxxx股份有限公司發(fā)票的管理制度

六、主要控制點

1銷售合同的談判

2銷售合同的授權(quán)審批與簽訂

3銷售合同的修改

4銷售訂單的簽批

5銷售發(fā)貨的申