采購合同管理制度

采購合同管理制度?一、總則1.目的為加強公司采購合同管理，規(guī)范采購合同簽訂、履行、變更、終止等行為，維護公司合法權益，降低采購風險，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門簽訂的各類采購合同，包括但不限于物資采購合同、服務采購合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：采購合同的簽訂、履行等應遵守國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方應在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害雙方合法權益。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。

二、合同簽訂管理1.采購申請與審批各部門根據(jù)實際需求填寫采購申請表，詳細注明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額、用途等信息。采購申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。采購部門對采購申請進行匯總、分析，結合庫存情況，判斷是否確需采購。對于重大采購項目，需提交公司管理層審批。2.供應商選擇與評估采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商名錄。根據(jù)采購項目的要求，從供應商名錄中篩選出潛在供應商，并對其進行初步評估，評估內容包括供應商的資質、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質量、價格水平、售后服務等。對于重要采購項目，采購部門組織相關人員對潛在供應商進行實地考察，形成考察報告。根據(jù)評估結果，選擇確定合格供應商，并建立合格供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估情況等。3.合同談判與起草采購部門與選定的供應商進行合同談判，明確雙方的權利義務、采購物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。談判過程中，采購部門應充分了解供應商的報價構成，爭取有利的價格和條款。對于涉及技術要求的采購項目，應與技術部門密切溝通，確保技術條款明確、合理。根據(jù)談判結果，采購部門起草采購合同文本。合同文本應使用公司統(tǒng)一的合同模板，確保合同條款完整、準確、清晰。4.合同審核與審批采購合同初稿完成后，提交至公司法務部門進行法律審核。法務部門對合同的合法性、合規(guī)性進行審查，提出修改意見。采購部門根據(jù)法務部門的意見對合同進行修改完善后，提交至財務部門進行財務審核。財務部門對合同的付款方式、付款期限、預算控制等條款進行審核，確保合同符合公司財務規(guī)定。采購合同經(jīng)法務部門和財務部門審核通過后，提交至公司管理層審批。公司管理層根據(jù)合同的重要性、金額大小等因素進行審批決策。對于重大采購合同，需經(jīng)公司董事會或股東會批準。5.合同簽訂采購合同經(jīng)審批通過后，由采購部門負責與供應商簽訂合同。合同簽訂應使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并確保合同雙方簽字蓋章齊全。合同簽訂過程中，應嚴格按照審批后的合同文本執(zhí)行，不得擅自變更合同條款。如因特殊情況需要變更合同條款，應重新履行審批程序。采購部門應及時將簽訂好的合同副本分發(fā)給相關部門，如法務部門、財務部門、使用部門等，以便各部門履行相應職責。

三、合同履行管理1.供應商通知與協(xié)調采購合同簽訂后，采購部門應及時向供應商發(fā)出供貨通知，明確交貨時間、交貨地點、交貨方式等要求。在合同履行過程中，如出現(xiàn)供應商無法按時交貨、貨物質量不符等問題，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)調，了解原因，督促供應商采取措施解決問題。對于因供應商原因導致的合同履行問題，采購部門應按照合同約定追究供應商的違約責任。2.貨物驗收與付款貨物到貨前，使用部門應做好驗收準備工作，包括制定驗收標準、安排驗收人員等。貨物到貨后，采購部門組織使用部門、質量檢驗部門等相關人員按照合同約定的驗收標準進行驗收。驗收合格后，填寫驗收報告，并由驗收人員簽字確認。對于驗收不合格的貨物，采購部門應及時通知供應商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，并承擔相應的違約責任。財務部門根據(jù)驗收報告和合同約定的付款方式、付款期限等進行付款審核。審核通過后，按照公司財務流程辦理付款手續(xù)。3.合同執(zhí)行跟蹤與監(jiān)控采購部門應建立合同執(zhí)行跟蹤臺賬，詳細記錄合同的履行情況，包括交貨時間、驗收情況、付款情況等。定期對合同執(zhí)行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在的問題，并采取有效措施加以解決。對于合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大問題或風險，采購部門應及時向公司管理層報告，以便公司及時做出決策。

四、合同變更與終止管理1.合同變更在合同履行過程中，如因市場變化、不可抗力等原因需要變更合同條款，合同雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應明確變更的內容、變更的原因、變更后的權利義務等條款，并按照合同簽訂的審批程序進行審批。采購部門應及時將合同變更協(xié)議副本分發(fā)給相關部門，確保各部門了解合同變更情況。2.合同終止合同履行完畢，雙方權利義務終止。采購部門應組織相關人員對合同履行情況進行總結評估，填寫合同履行情況總結報告。在合同履行過程中，如出現(xiàn)以下情形之一，合同可以提前終止：雙方協(xié)商一致同意提前終止合同；因不可抗力等原因導致合同無法繼續(xù)履行；一方嚴重違反合同約定，另一方有權解除合同。合同提前終止時，合同雙方應簽訂書面的合同終止協(xié)議，明確終止的原因、雙方的權利義務、善后事宜等條款，并按照合同簽訂的審批程序進行審批。采購部門應及時清理與合同相關的文件、資料、款項等，確保合同終止后的各項工作妥善處理。

五、合同檔案管理1.合同歸檔采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同正本及相關附件、審批文件等資料整理歸檔。合同檔案應按照公司檔案管理規(guī)定進行分類、編號、裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。合同檔案應包括合同文本、合同變更協(xié)議、合同終止協(xié)議、采購申請表、供應商評估報告、考察報告、驗收報告、付款憑證等相關資料。2.檔案保管與查閱公司設立專門的合同檔案室，指定專人負責合同檔案的保管工作。合同檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保合同檔案的安全。因工作需要查閱合同檔案的，查閱人員應填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到合同檔案室查閱。查閱過程中，查閱人員應遵守檔案管理制度，不得擅自復印、涂改、損毀合同檔案。如需借閱合同檔案，借閱人員應填寫借閱申請表，經(jīng)公司管理層批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人員應按時歸還檔案。如因特殊情況需要延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。

六、合同風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對采購合同進行風險識別和評估，分析合同履行過程中可能存在的風險，如供應商違約風險、質量風險、價格風險、法律風險等。根據(jù)風險識別和評估結果，對風險進行分類、分級，確定風險的嚴重程度和影響范圍。2.風險應對措施針對不同類型和等級的風險，制定相應的風險應對措施。對于供應商違約風險，應加強對供應商的管理和監(jiān)督，明確違約責任，必要時采取法律手段追究供應商的責任；對于質量風險，應加強驗收環(huán)節(jié)的管理，嚴格把控質量標準；對于價格風險，應加強市場調研，合理確定采購價格，并在合同中約定價格調整條款；對于法律風險，應加強合同審核，確保合同合法合規(guī)。定期對風險應對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時調整和完善風險應對策略，確保風險得到有效控制。

七、監(jiān)督與考核1.內部監(jiān)督公司內部審計部門定期對采購合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行審計監(jiān)督，檢查合同管理是否符合公司制度規(guī)定，是否存在違規(guī)操作行為。審計部門應及時發(fā)現(xiàn)合同管理過程中存在的問題，并提出整改意見和建議，督促相關部門進行整改。2.考核機制建立采購合同管理考核機制，對采購部門及相關人員在合同管理工作中的表現(xiàn)進行考核評價?？己藘热莅ê贤炗喌募皶r性、準確性、合規(guī)性，合同履行的情況，合同風險控制的效果等。根