實驗室及儀器設備檔案管理細則

實驗室及儀器設備檔案管理細則?一、總則1.目的為加強實驗室及儀器設備檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在實驗室建設、教學、科研和管理等方面的作用，特制定本細則。2.適用范圍本細則適用于學校各級各類實驗室及所配備的儀器設備檔案的管理。3.管理職責學校實驗室管理部門負責制定實驗室及儀器設備檔案管理的規(guī)章制度，并監(jiān)督實施；各實驗室負責本實驗室儀器設備檔案的收集、整理、歸檔和保管；學校檔案管理部門負責對實驗室及儀器設備檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查，并提供必要的檔案管理技術支持。二、檔案內容1.實驗室檔案實驗室基本信息：包括實驗室名稱、類別、負責人、聯(lián)系方式、成立時間、地點、面積、人員編制等。實驗室建設規(guī)劃：實驗室建設的中長期規(guī)劃、年度計劃及其執(zhí)行情況。實驗室評估材料：實驗室自評報告、評估專家意見、評估結果等。實驗室安全管理文件：實驗室安全管理制度、應急預案、安全檢查記錄、事故處理報告等。實驗室教學與科研活動記錄：教學大綱、實驗指導書、課程表、學生實驗報告、科研項目申請書、研究成果、學術交流活動記錄等。實驗室人員檔案：實驗室人員的基本情況、學歷學位、職稱晉升、培訓進修、考核獎懲等材料。2.儀器設備檔案儀器設備申購文件：申購計劃、可行性論證報告、采購合同、協(xié)議等。儀器設備驗收文件：驗收報告、驗收記錄、開箱檢查記錄、質量檢驗證書等。儀器設備安裝調試文件：安裝調試記錄、調試報告、操作手冊、維修手冊等。儀器設備使用記錄：使用登記表、使用日志、維護保養(yǎng)記錄等。儀器設備維修記錄：維修申請單、維修記錄、維修費用清單、維修后驗收報告等。儀器設備校準與計量文件：校準證書、計量檢定證書、自校準記錄等。儀器設備報廢文件：報廢申請單、報廢鑒定報告、報廢處理記錄等。三、檔案收集1.收集要求各實驗室應明確專人負責儀器設備檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整。檔案材料應真實、準確、齊全，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。對電子文件應進行備份，并確保其可讀性和完整性。2.收集時間儀器設備申購文件在簽訂合同后一周內收集歸檔。儀器設備驗收文件在驗收合格后兩周內收集歸檔。儀器設備安裝調試文件在安裝調試完成后一周內收集歸檔。儀器設備使用記錄、維修記錄等應定期收集歸檔，一般每月一次。實驗室的其他檔案材料應根據(jù)實際情況及時收集歸檔。四、檔案整理1.分類原則實驗室檔案按實驗室類別進行分類，同一類別的實驗室檔案按時間順序排列。儀器設備檔案按儀器設備的類別、型號進行分類，同一型號的儀器設備檔案按時間順序排列。2.編號方法實驗室檔案編號采用"實驗室類別代碼+實驗室序號"的方式，如"K01"表示一類實驗室中的第1個實驗室。儀器設備檔案編號采用"儀器設備類別代碼+儀器設備序號"的方式，如"Y001"表示一類儀器設備中的第1臺設備。3.裝訂要求檔案材料應使用A4紙張打印或復印，左側裝訂，裝訂應牢固、整齊。對于紙張較大或較多的材料，應進行折疊或裁剪，使其大小符合A4紙張要求。4.編目要求檔案應編制目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、頁數(shù)等信息。電子檔案應編制電子目錄，并建立相應的索引，以便快速檢索。五、檔案歸檔1.歸檔流程實驗室檔案由各實驗室整理后移交學校實驗室管理部門統(tǒng)一歸檔。儀器設備檔案由使用單位整理后移交學校設備管理部門統(tǒng)一歸檔，設備管理部門在歸檔前應會同實驗室管理部門對檔案進行審核。2.歸檔期限實驗室檔案和儀器設備檔案應在形成后次年的上半年完成歸檔工作。3.歸檔要求歸檔的檔案應編制檔案移交清單，清單一式兩份，交接雙方簽字確認后各執(zhí)一份。檔案移交清單應包括檔案編號、題名、日期、頁數(shù)、移交時間、移交人、接收人等信息。六、檔案保管1.保管方式實驗室及儀器設備檔案應采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式進行保管。紙質檔案應存放在專用的檔案柜中，按類別、編號順序排列，便于查找和利用。電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放。2.保管環(huán)境檔案保管場所應保持清潔、干燥、通風，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。檔案柜應定期進行檢查和維護，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。3.保密要求實驗室及儀器設備檔案涉及學校的教學、科研和管理等方面的信息，應嚴格保密。檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，未經(jīng)批準不得擅自查閱、借閱檔案。查閱、借閱檔案應辦理相關手續(xù)，查閱、借閱人員應在規(guī)定的時間內歸還檔案，并不得擅自復制、摘抄檔案內容。七、檔案利用1.利用范圍學校內部人員因教學、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱實驗室及儀器設備檔案。校外單位因合作研究、技術咨詢等需要，經(jīng)學校有關部門批準，可查閱、借閱相關檔案。2.利用流程查閱檔案應填寫查閱申請表，經(jīng)所在單位或部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。借閱檔案應填寫借閱申請表，經(jīng)所在單位或部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，并繳納一定的押金。檔案管理人員應根據(jù)查閱、借閱申請表提供相應的檔案，并做好登記工作。查閱、借閱人員應在規(guī)定的時間內歸還檔案，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性。3.利用限制涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)學校有關部門批準，不得查閱、借閱。檔案原件一般不得外借，確因工作需要外借的，應經(jīng)學校檔案管理部門負責人批準，并在規(guī)定的時間內歸還。查閱、借閱人員不得擅自更改、涂抹、損壞檔案內容。八、檔案鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定工作應遵循"全面審查、區(qū)別對待、保留重點、確保質量"的原則。檔案鑒定工作應定期進行，一般每五年進行一次。2.鑒定內容檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。檔案的保存價值，包括現(xiàn)實利用價值和歷史參考價值。檔案的密級和保密期限。3.鑒定方法檔案鑒定工作應由學校檔案管理部門會同實驗室管理部門、設備管理部門等有關人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應根據(jù)檔案鑒定原則和方法，對檔案進行逐一審查，并提出鑒定意見。4.銷毀程序經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)學校檔案管理部門負責人批準后，予以銷毀。檔案銷毀應指定專人負責，銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括檔案編號、題名、日期、數(shù)量、銷毀時間、銷毀人等。檔案銷毀記錄應歸檔保存，以備查考。九、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查內容檔案管理制度的執(zhí)行情況。檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質量。檔案鑒定與銷毀工作的規(guī)范性。2.監(jiān)督檢查方式學校檔案管理部門定期對實驗室及儀器設備檔案管理工作進行檢查，檢查方式包括實地檢查、查閱檔案、聽取匯報等。學校檔案管理部門不定期對實驗室及儀器設備檔案管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.問題處理對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的單位和個人，學校將給予表彰和獎勵。對違反檔案