公司辦公用品管理辦法

公司辦公用品管理辦法?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購(gòu)、使用、保管等行為，節(jié)約成本，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的辦公用品管理。（三）基本原則1.按需配置原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理配置辦公用品，避免浪費(fèi)。2.勤儉節(jié)約原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用辦公用品，降低公司運(yùn)營(yíng)成本。3.歸口管理原則：辦公用品管理工作由行政部門歸口負(fù)責(zé)，各部門配合實(shí)施。二、管理職責(zé)（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善辦公用品管理辦法，并組織實(shí)施。2.匯總各部門辦公用品需求計(jì)劃，統(tǒng)一編制采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后組織采購(gòu)。3.負(fù)責(zé)辦公用品的驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、發(fā)放和庫(kù)存管理。4.定期盤點(diǎn)辦公用品庫(kù)存，確保賬物相符。5.對(duì)各部門辦公用品使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，提出改進(jìn)意見。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門辦公用品需求計(jì)劃的編制和上報(bào)。2.合理使用和保管本部門領(lǐng)用的辦公用品，杜絕浪費(fèi)。3.配合行政部門做好辦公用品的盤點(diǎn)工作。三、辦公用品分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公文具1.書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。2.紙制品：如復(fù)印紙、打印紙、便簽紙、筆記本等。3.桌面用品：如訂書機(jī)、訂書釘、回形針、膠水、計(jì)算器等。4.辦公耗材：如墨盒、硒鼓、色帶等。（二）辦公設(shè)備1.電腦及周邊設(shè)備：如臺(tái)式電腦、筆記本電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等。2.辦公家具：如辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)等。（三）其他辦公用品1.清潔用品：如拖把、掃帚、抹布、清潔劑等。2.勞保用品：如手套、安全帽、工作服等。3.其他：如飲水機(jī)、一次性水杯、茶葉等。（四）辦公用品標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用品的配置標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司實(shí)際情況和工作需要制定，原則上以滿足基本工作需求為限。2.對(duì)于價(jià)格較高的辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，應(yīng)根據(jù)使用年限和實(shí)際情況進(jìn)行合理配置和更新。四、辦公用品采購(gòu)（一）需求計(jì)劃編制1.各部門應(yīng)于每月[具體日期]前，將本部門次月辦公用品需求計(jì)劃報(bào)送行政部門。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.行政部門根據(jù)各部門需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，統(tǒng)一編制公司辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。（二）采購(gòu)審批采購(gòu)計(jì)劃報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。對(duì)于預(yù)算金額較大的辦公用品采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)或詢價(jià)采購(gòu)。（三）采購(gòu)實(shí)施1.行政部門根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量和交貨期。2.對(duì)于常用辦公用品，可通過(guò)與供應(yīng)商簽訂框架協(xié)議的方式，建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，以獲取更優(yōu)惠的價(jià)格和更好的服務(wù)。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.辦公用品到貨后，行政部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購(gòu)合同一致。2.對(duì)于驗(yàn)收合格的辦公用品，應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公用品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其更換或退貨。五、辦公用品庫(kù)存管理（一）入庫(kù)管理1.辦公用品驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫入庫(kù)單，注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期等信息。2.入庫(kù)單一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門記賬，一聯(lián)交采購(gòu)部門備查。（二）庫(kù)存保管1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)設(shè)置專門的辦公用品存放區(qū)域，分類存放各類辦公用品，確保物品擺放整齊、有序。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，檢查庫(kù)存數(shù)量、質(zhì)量等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持良好的通風(fēng)、防潮、防火等條件，確保辦公用品的安全存儲(chǔ)。（三）出庫(kù)管理1.各部門領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到行政部門倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并在領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。領(lǐng)用申請(qǐng)表一式兩聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交領(lǐng)用部門備查。3.對(duì)于貴重辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，領(lǐng)用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，并做好使用記錄。（四）庫(kù)存盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，原則上每月至少盤點(diǎn)一次。盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，注明盤點(diǎn)日期、盤點(diǎn)結(jié)果、差異情況及原因分析等內(nèi)容。2.如發(fā)現(xiàn)庫(kù)存數(shù)量與賬面記錄不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。對(duì)于盤盈或盤虧的辦公用品，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和處理。六、辦公用品使用與節(jié)約（一）使用規(guī)定1.各部門應(yīng)教育員工正確使用辦公用品，避免浪費(fèi)和損壞。2.對(duì)于可重復(fù)使用的辦公用品，如文件夾、檔案袋等，應(yīng)提倡循環(huán)使用。3.員工離職時(shí)，應(yīng)將領(lǐng)用的辦公用品交回行政部門倉(cāng)庫(kù)，如有丟失或損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。（二）節(jié)約措施1.推行無(wú)紙化辦公，盡量減少紙張的使用。文件、資料等應(yīng)優(yōu)先采用電子文檔形式保存和傳遞，確需打印的應(yīng)雙面打印。2.合理設(shè)置打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備的打印、復(fù)印參數(shù)，避免浪費(fèi)紙張和墨粉。3.加強(qiáng)對(duì)辦公設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命，降低設(shè)備維修成本。4.倡導(dǎo)節(jié)約用水用電，下班時(shí)及時(shí)關(guān)閉電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備電源，關(guān)閉水龍頭。七、監(jiān)督與檢查（一）行政部門定期對(duì)各部門辦公用品使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括辦公用品的領(lǐng)用、使用、保管等情況。（二）對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題