預(yù)算部簽證管理制度

預(yù)算部簽證管理制度?一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司預(yù)算部簽證管理工作，規(guī)范簽證流程，明確各部門(mén)職責(zé)，有效控制工程成本，確保公司利益最大化，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目中涉及的簽證事項(xiàng)管理，包括但不限于工程變更、現(xiàn)場(chǎng)簽證、技術(shù)核定單等。3.基本原則簽證管理應(yīng)遵循客觀、公正、及時(shí)、準(zhǔn)確的原則，確保簽證內(nèi)容真實(shí)反映工程實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假簽證。二、簽證管理職責(zé)1.預(yù)算部職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善簽證管理制度及流程，并監(jiān)督執(zhí)行。參與工程變更、簽證事項(xiàng)的前期審核，從造價(jià)角度提出專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)和建議。負(fù)責(zé)對(duì)簽證資料進(jìn)行審核，包括簽證事項(xiàng)的合理性、完整性、準(zhǔn)確性等，并出具審核意見(jiàn)。負(fù)責(zé)對(duì)簽證費(fèi)用進(jìn)行核算，按照合同約定及相關(guān)計(jì)價(jià)規(guī)范確定簽證金額。建立簽證臺(tái)賬，對(duì)簽證事項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)記錄和跟蹤管理，定期統(tǒng)計(jì)簽證費(fèi)用情況。2.項(xiàng)目工程部職責(zé)負(fù)責(zé)收集、整理工程變更及簽證的相關(guān)資料，包括變更通知、技術(shù)核定單、現(xiàn)場(chǎng)照片、會(huì)議紀(jì)要等，并及時(shí)提交給預(yù)算部。對(duì)工程變更及簽證事項(xiàng)的必要性、可行性進(jìn)行初步評(píng)估，確保變更及簽證事項(xiàng)符合工程實(shí)際需要。負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員對(duì)工程變更及簽證事項(xiàng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)，確保簽證內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確，并及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)。協(xié)助預(yù)算部對(duì)簽證費(fèi)用進(jìn)行核對(duì)和確認(rèn)，提供必要的工程信息和資料。3.監(jiān)理單位職責(zé)對(duì)工程變更及簽證事項(xiàng)進(jìn)行審核，確保變更及簽證事項(xiàng)符合工程合同要求、相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)及工程實(shí)際情況。對(duì)現(xiàn)場(chǎng)簽證事項(xiàng)進(jìn)行旁站監(jiān)督，確保簽證過(guò)程真實(shí)、準(zhǔn)確，并及時(shí)簽署監(jiān)理意見(jiàn)。協(xié)助建設(shè)單位、施工單位及預(yù)算部做好簽證資料的整理和歸檔工作。4.施工單位職責(zé)嚴(yán)格按照本制度及相關(guān)規(guī)定辦理工程變更及簽證手續(xù)，及時(shí)提交簽證申請(qǐng)資料。對(duì)簽證事項(xiàng)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保簽證資料完整、有效，并配合相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核和確認(rèn)。按照審核后的簽證金額組織施工，不得擅自變更簽證內(nèi)容或增加簽證費(fèi)用。三、簽證申請(qǐng)與審批流程1.簽證申請(qǐng)施工單位在工程實(shí)施過(guò)程中，如遇需要辦理簽證的事項(xiàng)，應(yīng)在事項(xiàng)發(fā)生后的[X]個(gè)工作日內(nèi)填寫(xiě)《簽證申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明簽證事項(xiàng)的內(nèi)容、原因、涉及的工程量及費(fèi)用等，并附上相關(guān)證明材料，如變更通知、技術(shù)核定單、現(xiàn)場(chǎng)照片、會(huì)議紀(jì)要等，提交給項(xiàng)目工程部?！逗炞C申請(qǐng)表》應(yīng)按照規(guī)定格式填寫(xiě)，內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，不得涂改。如有涂改，應(yīng)在涂改處加蓋施工單位公章確認(rèn)。2.工程部初審項(xiàng)目工程部收到施工單位提交的《簽證申請(qǐng)表》及相關(guān)資料后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)組織相關(guān)人員對(duì)簽證事項(xiàng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)。核實(shí)內(nèi)容包括簽證事項(xiàng)的真實(shí)性、必要性、可行性等，并對(duì)簽證涉及的工程量進(jìn)行初步計(jì)量。項(xiàng)目工程部根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)情況，在《簽證申請(qǐng)表》上簽署初審意見(jiàn)，明確簽證事項(xiàng)是否屬實(shí)、是否同意辦理簽證以及初步估算的簽證金額等。初審?fù)ㄟ^(guò)后，將《簽證申請(qǐng)表》及相關(guān)資料一并提交給監(jiān)理單位審核。3.監(jiān)理單位審核監(jiān)理單位收到項(xiàng)目工程部提交的《簽證申請(qǐng)表》及相關(guān)資料后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對(duì)簽證事項(xiàng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括簽證事項(xiàng)是否符合工程合同要求、相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)及工程實(shí)際情況，簽證資料是否完整、有效等。監(jiān)理單位在審核過(guò)程中，如有疑問(wèn)或需要進(jìn)一步核實(shí)的情況，應(yīng)及時(shí)與項(xiàng)目工程部、施工單位溝通確認(rèn)。審核通過(guò)后，監(jiān)理單位在《簽證申請(qǐng)表》上簽署審核意見(jiàn)，并加蓋監(jiān)理單位公章。4.預(yù)算部審核預(yù)算部收到經(jīng)項(xiàng)目工程部和監(jiān)理單位審核通過(guò)的《簽證申請(qǐng)表》及相關(guān)資料后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對(duì)簽證事項(xiàng)進(jìn)行造價(jià)審核。審核內(nèi)容包括簽證事項(xiàng)的合理性、完整性、準(zhǔn)確性，以及簽證費(fèi)用的計(jì)算依據(jù)、計(jì)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等是否符合合同約定及相關(guān)計(jì)價(jià)規(guī)范。預(yù)算部在審核過(guò)程中，如有需要，可要求項(xiàng)目工程部、施工單位提供補(bǔ)充資料或進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)。審核通過(guò)后，預(yù)算部在《簽證申請(qǐng)表》上出具審核意見(jiàn)，明確簽證金額，并加蓋預(yù)算部公章。5.審批《簽證申請(qǐng)表》經(jīng)預(yù)算部審核通過(guò)后，按照公司相關(guān)審批流程提交給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批權(quán)限根據(jù)簽證金額大小及公司規(guī)定執(zhí)行，一般情況下，簽證金額在[X]元以下的由[具體審批人]審批，簽證金額在[X]元以上[X]元以下的由[具體審批人]審批，簽證金額在[X]元以上的由[具體審批人]審批。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在審批過(guò)程中，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注簽證事項(xiàng)的必要性、合理性、費(fèi)用情況等，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出修改意見(jiàn)或不予批準(zhǔn)。審批通過(guò)后，在《簽證申請(qǐng)表》上簽署審批意見(jiàn)，并加蓋公司公章。6.簽證辦理施工單位根據(jù)審批通過(guò)的《簽證申請(qǐng)表》及相關(guān)資料，按照規(guī)定格式填寫(xiě)《工程簽證單》，并由項(xiàng)目工程部、監(jiān)理單位、預(yù)算部相關(guān)人員簽字確認(rèn)后，作為工程結(jié)算的依據(jù)?！豆こ毯炞C單》應(yīng)一式多份，分別由建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、預(yù)算部等部門(mén)留存歸檔。簽證辦理完成后，預(yù)算部應(yīng)及時(shí)將簽證事項(xiàng)錄入簽證臺(tái)賬，進(jìn)行跟蹤管理。四、簽證資料管理1.資料內(nèi)容簽證資料應(yīng)包括但不限于《簽證申請(qǐng)表》、《工程簽證單》、變更通知、技術(shù)核定單、現(xiàn)場(chǎng)照片、會(huì)議紀(jì)要、工程量計(jì)算書(shū)、費(fèi)用明細(xì)清單等。所有簽證資料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，能夠充分證明簽證事項(xiàng)的發(fā)生原因、過(guò)程及結(jié)果。2.資料整理施工單位負(fù)責(zé)簽證資料的收集、整理和裝訂工作，確保資料內(nèi)容清晰、順序合理、簽字蓋章齊全。項(xiàng)目工程部、監(jiān)理單位應(yīng)協(xié)助施工單位做好簽證資料的整理工作，并對(duì)資料的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。預(yù)算部在收到簽證資料后，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、歸檔，建立簽證資料檔案。3.資料保管簽證資料檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或篡改。檔案保管期限按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定及公司檔案管理制度執(zhí)行。如需查閱簽證資料檔案，應(yīng)按照公司檔案查閱流程辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案資料。五、簽證費(fèi)用核算與支付1.費(fèi)用核算預(yù)算部根據(jù)審核通過(guò)的簽證資料及相關(guān)計(jì)價(jià)規(guī)范，對(duì)簽證費(fèi)用進(jìn)行核算。核算內(nèi)容包括工程量計(jì)算、單價(jià)套用、費(fèi)用匯總等，確保簽證費(fèi)用計(jì)算準(zhǔn)確無(wú)誤。簽證費(fèi)用應(yīng)按照合同約定的計(jì)價(jià)方式進(jìn)行計(jì)算，如合同未約定計(jì)價(jià)方式的，應(yīng)按照國(guó)家現(xiàn)行計(jì)價(jià)規(guī)范及相關(guān)政策執(zhí)行。預(yù)算部在核算簽證費(fèi)用時(shí)，如發(fā)現(xiàn)與施工單位申報(bào)的費(fèi)用存在差異，應(yīng)及時(shí)與施工單位溝通協(xié)商，達(dá)成一致意見(jiàn)后確定最終簽證金額。2.費(fèi)用支付簽證費(fèi)用支付應(yīng)按照工程合同約定及公司資金管理制度執(zhí)行。施工單位在完成簽證事項(xiàng)并經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核確認(rèn)后，按照規(guī)定程序提交《簽證費(fèi)用支付申請(qǐng)表》，申請(qǐng)支付簽證費(fèi)用。預(yù)算部對(duì)《簽證費(fèi)用支付申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)簽證費(fèi)用金額及支付條件符合要求后，出具審核意見(jiàn)。經(jīng)預(yù)算部審核通過(guò)的《簽證費(fèi)用支付申請(qǐng)表》，按照公司資金審批流程提交給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照審批金額進(jìn)行支付。六、簽證變更臺(tái)賬管理1.臺(tái)賬建立預(yù)算部負(fù)責(zé)建立簽證變更臺(tái)賬，對(duì)所有簽證事項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)記錄。臺(tái)賬內(nèi)容應(yīng)包括簽證編號(hào)、簽證日期、簽證事項(xiàng)內(nèi)容、涉及工程部位、工程量、簽證金額、審批情況、支付情況等。簽證變更臺(tái)賬應(yīng)采用電子表格形式進(jìn)行記錄，并定期進(jìn)行更新和維護(hù)，確保臺(tái)賬信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.臺(tái)賬更新預(yù)算部應(yīng)在簽證事項(xiàng)辦理完成后及時(shí)將相關(guān)信息錄入簽證變更臺(tái)賬，包括簽證金額的審核確認(rèn)、費(fèi)用支付情況等。如簽證事項(xiàng)發(fā)生變更或調(diào)整，預(yù)算部應(yīng)及時(shí)在臺(tái)賬中進(jìn)行修改，并注明變更原因及調(diào)整后的相關(guān)信息。3.臺(tái)賬查詢(xún)與統(tǒng)計(jì)公司內(nèi)部相關(guān)部門(mén)可根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序查詢(xún)簽證變更臺(tái)賬信息。查詢(xún)?nèi)藛T應(yīng)遵守公司保密制度，不得泄露臺(tái)賬中的敏感信息。預(yù)算部應(yīng)定期對(duì)簽證變更臺(tái)賬進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如按簽證類(lèi)型、工程部位、時(shí)間區(qū)間等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，為公司成本控制、工程管理等提供數(shù)據(jù)支持。七、簽證管理監(jiān)督與檢查1.定期檢查公司應(yīng)定期對(duì)簽證管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括簽證管理制度的執(zhí)行情況、簽證流程的規(guī)范性、簽證資料的完整性和準(zhǔn)確性、簽證費(fèi)用的核算與支付情況等。定期檢查可采用內(nèi)部審計(jì)、專(zhuān)項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行，檢查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，并及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)。2.不定期抽查公司審計(jì)部門(mén)或相關(guān)管理部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)簽證事項(xiàng)進(jìn)行抽查，核實(shí)簽證事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性及費(fèi)用情況等。抽查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，應(yīng)及時(shí)要求責(zé)任部門(mén)進(jìn)行整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查。3.責(zé)任追究對(duì)于在簽證管理工作中違反本制度規(guī)定，存在虛假簽證、擅自變更簽證內(nèi)容、違規(guī)支付簽證費(fèi)用等行為的單位和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、