企業(yè)會計電算化管理制度

企業(yè)會計電算化管理制度?一、總則1.目的為了規(guī)范企業(yè)會計電算化工作，保證會計電算化系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定、高效運行，提高會計工作效率和質量，根據《中華人民共和國會計法》、《會計電算化管理辦法》等相關法律法規(guī)，結合本企業(yè)實際情況，制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)內部各會計核算單位及使用會計電算化系統(tǒng)的相關部門和人員。3.職責分工企業(yè)負責人：負責審批會計電算化系統(tǒng)的建設、升級等重大事項，確保會計電算化工作符合企業(yè)整體發(fā)展戰(zhàn)略和相關法規(guī)要求。財務部門負責人：全面負責企業(yè)會計電算化工作的組織、管理和協調，制定會計電算化管理制度并監(jiān)督執(zhí)行，對會計電算化系統(tǒng)的運行效果負責。系統(tǒng)管理員：負責會計電算化系統(tǒng)的日常維護、安全管理、數據備份與恢復等工作，確保系統(tǒng)的正常運行。會計人員：按照會計電算化操作規(guī)程進行賬務處理，負責錄入會計憑證、審核憑證、查詢和打印會計報表等工作，保證會計數據的準確性和及時性。二、會計電算化系統(tǒng)建設與管理1.系統(tǒng)選型與采購根據企業(yè)業(yè)務需求和發(fā)展規(guī)劃，綜合考慮軟件功能、性能、價格、售后服務等因素，選擇適合本企業(yè)的會計電算化軟件。采購過程應遵循企業(yè)采購管理制度，進行招標、詢價等程序，確保采購軟件的合法性、合規(guī)性和質量可靠性。與軟件供應商簽訂詳細的合同，明確雙方的權利和義務，包括軟件功能、培訓服務、技術支持、系統(tǒng)升級等條款。2.系統(tǒng)安裝與調試由系統(tǒng)管理員按照軟件安裝指南進行會計電算化系統(tǒng)的安裝，確保安裝過程順利進行，無錯誤和遺漏。安裝完成后，進行系統(tǒng)初始化設置，包括賬套建立、會計科目設置、憑證類型設置、人員權限設置等，確保系統(tǒng)參數符合企業(yè)會計核算要求。在系統(tǒng)調試階段，進行數據錄入、處理、查詢和打印等功能測試，檢查系統(tǒng)運行是否正常，各項功能是否滿足企業(yè)業(yè)務需求。發(fā)現問題及時與軟件供應商溝通解決，確保系統(tǒng)能夠正式投入使用。3.系統(tǒng)升級與維護關注軟件供應商發(fā)布的軟件升級信息，根據企業(yè)業(yè)務發(fā)展和法規(guī)要求，及時進行系統(tǒng)升級。系統(tǒng)升級前，應制定詳細的升級計劃，備份重要數據，組織相關人員進行培訓，確保升級過程順利進行，不影響企業(yè)正常會計核算工作。定期對會計電算化系統(tǒng)進行維護，包括檢查系統(tǒng)硬件設備運行情況、清理系統(tǒng)垃圾文件、優(yōu)化系統(tǒng)性能等，確保系統(tǒng)運行穩(wěn)定、高效。建立系統(tǒng)故障應急處理機制，對系統(tǒng)出現的故障能夠及時響應和處理，盡量減少故障對會計工作的影響。如遇重大故障，應及時報告財務部門負責人，并采取臨時替代措施保證會計工作的連續(xù)性。三、會計電算化操作管理1.操作流程憑證錄入：會計人員按照審核無誤的原始憑證，在會計電算化系統(tǒng)中準確錄入記賬憑證。錄入內容應包括憑證日期、憑證字號、摘要、會計科目、金額、附件張數等，確保憑證信息完整、準確。憑證審核：審核人員對錄入的記賬憑證進行審核，檢查憑證的合法性、準確性和完整性。審核內容包括會計科目使用是否正確、金額計算是否準確、摘要是否清晰、附件是否齊全等。對于審核不通過的憑證，應及時通知錄入人員進行修改。憑證記賬：審核通過的憑證由記賬人員進行記賬處理，系統(tǒng)自動更新賬簿數據。記賬過程應確保數據處理準確無誤，記賬后憑證不得再進行修改。期末結賬：在每個會計期末，由系統(tǒng)管理員進行期末結賬操作。結賬前應確保本期所有憑證已審核記賬，各項費用已計提、分攤完畢，核對賬賬、賬實相符。結賬后，系統(tǒng)自動生成下一會計期間的期初余額。會計報表生成與報送：根據企業(yè)財務報告制度和相關法規(guī)要求，在會計電算化系統(tǒng)中生成各類會計報表，如資產負債表、利潤表、現金流量表等。報表生成后，由會計人員進行審核，確保報表數據準確、格式規(guī)范。審核無誤后，按照規(guī)定的時間和方式報送相關部門和單位。2.操作權限管理根據會計人員的崗位職責和工作權限，設置不同的系統(tǒng)操作權限。操作權限應遵循不相容職務分離原則，確保各崗位之間相互制約、相互監(jiān)督。系統(tǒng)管理員負責用戶權限的設置和管理，定期檢查用戶權限設置是否合理，防止越權操作。用戶應妥善保管自己的操作密碼，不得泄露給他人。如發(fā)現密碼被盜用，應及時通知系統(tǒng)管理員進行處理，并修改密碼。3.操作日志管理會計電算化系統(tǒng)應自動記錄所有操作日志，包括操作人員姓名、操作時間、操作內容、操作結果等信息。操作日志應定期進行備份，保存期限按照企業(yè)檔案管理制度執(zhí)行。操作日志作為會計電算化系統(tǒng)審計和監(jiān)督的重要依據，不得擅自刪除或修改。財務部門負責人和審計人員有權查閱操作日志，檢查會計人員的操作是否符合規(guī)定，發(fā)現問題及時進行調查和處理。四、會計電算化數據管理1.數據備份系統(tǒng)管理員應定期對會計電算化系統(tǒng)中的數據進行備份，備份頻率至少為每天一次。備份數據應存儲在安全可靠的介質上，如磁帶、光盤、移動硬盤等，并異地存放一份，以防止數據丟失。在進行數據備份前，應檢查系統(tǒng)運行是否正常，確保備份數據的完整性。備份完成后，應對備份數據進行驗證，確保能夠正?；謴?。除日常備份外，在會計年度終了、系統(tǒng)升級、數據結構調整等重要時間節(jié)點，應進行額外的數據備份，并做好標記和記錄。2.數據恢復建立數據恢復應急預案，明確數據恢復的流程和責任人。在系統(tǒng)出現故障或數據丟失等情況下，能夠及時進行數據恢復，保證會計工作的連續(xù)性。數據恢復操作應在系統(tǒng)管理員的指導下進行，恢復前應仔細核對備份數據的時間和內容，確?；謴偷臄祿蚀_無誤。恢復完成后，應對系統(tǒng)進行全面檢查，確保系統(tǒng)運行正常。數據恢復過程中產生的所有操作記錄應詳細保存，以備審計和查詢。3.數據安全保密加強會計電算化數據的安全保密工作，采取必要的安全措施，如設置防火墻、安裝殺毒軟件、定期進行數據加密等，防止數據被非法訪問、篡改或泄露。嚴格限制對會計電算化數據的訪問權限，只有經過授權的人員才能接觸和操作相關數據。嚴禁未經授權的人員私自拷貝、下載、打印會計數據。對涉及企業(yè)商業(yè)秘密和財務機密的數據，應采取更嚴格的保密措施，如專人保管、加密存儲等。會計人員離職時，應及時辦理數據交接手續(xù)，確保數據安全。五、會計電算化檔案管理1.檔案范圍會計電算化檔案包括存儲在計算機硬盤、光盤、磁帶等介質上的會計數據，以及打印輸出的紙質會計憑證、會計賬簿、會計報表等。2.檔案整理與裝訂每月終了，會計人員應將本月的會計憑證按照編號順序整理成冊，加上封面和封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖號碼、憑證張數等信息，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。會計賬簿應在每個會計年度終了后打印輸出，按照總賬、明細賬、日記賬等分類裝訂，封面注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等信息。會計報表應按照規(guī)定的格式和時間打印輸出，裝訂成冊，并加蓋單位公章和相關人員印章。3.檔案保管設立專門的會計電算化檔案保管室，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案安全。會計電算化檔案應按照類別、年度、月份等順序進行存放，便于查找和使用。檔案保管期限按照國家有關規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照規(guī)定的程序進行銷毀。定期對會計電算化檔案進行檢查和盤點，發(fā)現問題及時處理。如檔案出現損壞、丟失等情況，應及時采取補救措施，并報告財務部門負責人。4.檔案查閱與借閱本企業(yè)內部人員因工作需要查閱會計電算化檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經財務部門負責人批準后，在檔案保管人員的陪同下進行查閱。查閱人員不得在檔案上涂改、標記、拆散原卷冊，不得擅自復制、借出檔案。外單位人員因特殊原因需要查閱本企業(yè)會計電算化檔案的，應持有單位介紹信，經企業(yè)負責人批準后，方可查閱。查閱過程應嚴格按照規(guī)定進行，查閱結果應進行登記。借閱會計電算化檔案必須經過財務部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過規(guī)定時間，借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上進行任何形式的記錄或標記。借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案保管人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完好無損。六、會計電算化培訓與考核1.培訓計劃根據企業(yè)會計電算化工作的需要和人員素質狀況，制定年度會計電算化培訓計劃。培訓計劃應包括培訓目標、培訓內容、培訓方式、培訓時間、培訓師資等方面的內容。2.培訓內容會計電算化基礎知識，包括計算機基礎知識、會計軟件操作界面介紹等。會計軟件的功能應用，如賬務處理、報表編制、工資核算、固定資產管理等模塊的操作方法。系統(tǒng)管理與維護知識，如用戶權限設置、數據備份與恢復、系統(tǒng)故障排除等。相關法律法規(guī)和職業(yè)道德規(guī)范，確保會計人員在電算化環(huán)境下依法合規(guī)開展工作。3.培訓方式內部培訓：由企業(yè)內部熟悉會計電算化系統(tǒng)的人員擔任培訓講師，根據培訓計劃定期組織培訓。內部培訓可采用集中授課、現場演示、實際操作演練等方式進行，使會計人員能夠系統(tǒng)地學習和掌握會計電算化知識和技能。外部培訓：根據實際需要，選派部分會計人員參加軟件供應商或專業(yè)培訓機構舉辦的會計電算化培訓班，學習最新的軟件功能和應用技巧，拓寬會計人員的視野。在線學習：利用網絡平臺提供的會計電算化學習資源，鼓勵會計人員自主學習，及時更新知識結構。4.培訓考核建立會計電算化培訓考核制度，對參加培訓的人員進行考核?？己朔绞娇刹捎美碚摽荚?、實際操作考核等形式，全面評估會計人