xx公司辦公用品管理制度

xx公司辦公用品管理制度?一、總則（一）目的為加強公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等行為，節(jié)約成本，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)全體員工。（三）管理原則1.按需采購原則：根據(jù)工作實際需要，合理確定辦公用品的采購數(shù)量和規(guī)格。2.節(jié)約使用原則：倡導(dǎo)員工節(jié)約辦公用品，杜絕浪費現(xiàn)象。3.規(guī)范管理原則：建立健全辦公用品管理流程，確保管理工作規(guī)范、有序。二、職責分工（一）行政部門1.負責制定辦公用品管理制度并組織實施。2.匯總各部門辦公用品需求計劃，統(tǒng)一進行采購。3.負責辦公用品的驗收、入庫、保管、發(fā)放等工作。4.定期盤點辦公用品庫存，編制盤點報告。5.對各部門辦公用品使用情況進行監(jiān)督檢查。（二）各部門1.負責本部門辦公用品需求的統(tǒng)計和上報。2.嚴格按照規(guī)定使用辦公用品，不得隨意浪費或挪作他用。3.配合行政部門做好辦公用品的管理工作。（三）財務(wù)部門1.負責審核辦公用品采購費用的報銷。2.對辦公用品的成本核算和預(yù)算控制進行監(jiān)督。三、辦公用品分類及標準（一）辦公文具類1.書寫工具：如中性筆、圓珠筆、鉛筆、鋼筆等。2.紙張類：復(fù)印紙、打印紙、便簽紙、筆記本等。3.文件夾、檔案袋、訂書機、訂書釘、回形針、膠水、膠帶等。（二）辦公設(shè)備類1.電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、掃描儀等。2.辦公桌椅、文件柜、保險柜等。（三）辦公耗材類1.硒鼓、墨盒、色帶、打印紙等。2.清潔用品：如抹布、拖把、清潔劑等。（四）其他辦公用品1.電話機、飲水機、茶具等。2.綠植、花卉等裝飾用品。（五）辦公用品標準1.根據(jù)不同崗位和工作需求，制定相應(yīng)的辦公用品配備標準，如普通員工每月領(lǐng)用中性筆[X]支、復(fù)印紙[X]包等。2.辦公設(shè)備的配備根據(jù)工作實際需要和公司規(guī)定執(zhí)行，如需更換或新增辦公設(shè)備，需履行相應(yīng)的審批手續(xù)。四、辦公用品采購管理（一）需求計劃1.各部門應(yīng)于每月[具體日期]前將次月辦公用品需求計劃報送行政部門。需求計劃應(yīng)詳細注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.行政部門對各部門報送的需求計劃進行匯總、審核，結(jié)合庫存情況，編制辦公用品采購計劃。（二）采購渠道1.優(yōu)先選擇與公司建立長期合作關(guān)系、信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商。2.通過招標、詢價、談判等方式確定供應(yīng)商，并簽訂采購合同。（三）采購流程1.采購人員根據(jù)采購計劃，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間等要求。2.供應(yīng)商按照采購訂單要求及時組織發(fā)貨，并提供相關(guān)發(fā)票和送貨清單。3.采購人員負責跟蹤采購進度，確保辦公用品按時、按質(zhì)、按量到貨。五、辦公用品驗收與入庫（一）驗收1.辦公用品到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等。2.對于驗收合格的辦公用品，驗收人員應(yīng)在送貨清單上簽字確認；對于驗收不合格的辦公用品，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。（二）入庫1.驗收合格的辦公用品應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單。入庫單應(yīng)注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息。2.倉庫管理人員按照入庫單將辦公用品分類存放，并建立庫存臺賬，記錄辦公用品的出入庫情況。六、辦公用品發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.按需發(fā)放原則：根據(jù)員工的工作需要和辦公用品配備標準進行發(fā)放。2.限量發(fā)放原則：對部分辦公用品實行限量發(fā)放，如復(fù)印紙、墨盒等，以控制成本。3.定期發(fā)放原則：辦公用品原則上每月定期發(fā)放一次。（二）發(fā)放流程1.員工填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人簽字審批。2.行政部門根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請表，核實庫存情況，如庫存充足，則予以發(fā)放；如庫存不足，則告知員工并說明原因。3.倉庫管理人員按照審批后的領(lǐng)用申請表發(fā)放辦公用品，并在庫存臺賬上記錄發(fā)放情況。4.員工領(lǐng)取辦公用品后，應(yīng)在領(lǐng)用登記表上簽字確認。七、辦公用品使用管理（一）使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照辦公用品的使用說明正確使用辦公用品，不得隨意拆卸、損壞辦公用品。2.辦公設(shè)備應(yīng)定期進行維護和保養(yǎng)，確保正常運行。3.復(fù)印紙、打印紙等紙張類辦公用品應(yīng)雙面使用，節(jié)約用紙。（二）責任追究1.對于因個人原因造成辦公用品浪費、損壞的，由責任人照價賠償。2.對于違反辦公用品使用規(guī)范，導(dǎo)致辦公設(shè)備損壞或影響正常工作的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。八、辦公用品保管管理（一）倉庫管理1.倉庫應(yīng)保持整潔、通風、干燥，確保辦公用品不受潮、不受損。2.辦公用品應(yīng)分類存放，標識清晰，便于查找和管理。3.倉庫管理人員應(yīng)定期對辦公用品進行盤點，確保賬實相符。（二）庫存盤點1.行政部門應(yīng)定期組織辦公用品庫存盤點，盤點周期為每季度一次。2.盤點人員應(yīng)認真核對庫存辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息，并填寫盤點表。3.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)的處理。九、辦公用品費用管理（一）預(yù)算管理1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司實際情況，編制辦公用品年度預(yù)算，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.辦公用品預(yù)算應(yīng)明確各項辦公用品的采購金額、使用部門等信息。3.行政部門應(yīng)嚴格按照預(yù)算控制辦公用品的采購和使用，不得超預(yù)算支出。（二）費用報銷1.辦公用品采購費用報銷時，應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票、采購訂單、送貨清單、入庫單等相關(guān)憑證。2.報銷憑證應(yīng)經(jīng)部門負責人、行政部門審核、財務(wù)部門審批后，方可報銷。3.財務(wù)部門應(yīng)定期對辦公用品費用進行統(tǒng)計和分析，為公司成本控制提供依據(jù)。十、監(jiān)督與檢查（一）行政部門應(yīng)定期對各部門辦公用品