應(yīng)收賬款催收規(guī)章制度

應(yīng)收賬款催收規(guī)章制度?一、總則1.目的為規(guī)范公司應(yīng)收賬款的催收工作，加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理，確保公司資金的及時回收，降低壞賬風(fēng)險，特制定本規(guī)章制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有銷售業(yè)務(wù)產(chǎn)生的應(yīng)收賬款的催收管理。3.職責(zé)分工銷售部門：負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的前期管理，包括客戶信用評估、合同簽訂、發(fā)貨及應(yīng)收賬款的催收等工作。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的核算、監(jiān)控、分析及提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助銷售部門進(jìn)行催收工作。法務(wù)部門：負(fù)責(zé)對應(yīng)收賬款催收過程中涉及的法律事務(wù)提供專業(yè)支持和指導(dǎo)。二、應(yīng)收賬款管理流程客戶信用評估1.銷售部門在與新客戶建立業(yè)務(wù)關(guān)系前，應(yīng)收集客戶的基本信息，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明、聯(lián)系方式、經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況等。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對收集到的客戶信息進(jìn)行分析和評估，根據(jù)客戶的信用狀況、經(jīng)營能力、財務(wù)實(shí)力等因素，確定客戶的信用等級和信用額度。3.信用等級分為A、B、C、D四級，具體標(biāo)準(zhǔn)如下：A級：客戶信用狀況良好，經(jīng)營能力強(qiáng)，財務(wù)實(shí)力雄厚，具有較強(qiáng)的償債能力，信用額度可適當(dāng)放寬。B級：客戶信用狀況較好，經(jīng)營能力較強(qiáng)，財務(wù)狀況穩(wěn)定，有一定的償債能力，信用額度適中。C級：客戶信用狀況一般，經(jīng)營能力一般，財務(wù)狀況存在一定風(fēng)險，償債能力較弱，信用額度應(yīng)嚴(yán)格控制。D級：客戶信用狀況較差，經(jīng)營能力不足，財務(wù)狀況惡化，償債能力嚴(yán)重不足，應(yīng)謹(jǐn)慎與其開展業(yè)務(wù)或拒絕合作。4.信用額度的確定應(yīng)綜合考慮客戶的歷史交易記錄、預(yù)計銷售額、付款周期等因素，原則上不超過客戶預(yù)計年度銷售額的一定比例。具體比例由公司根據(jù)實(shí)際情況確定。合同簽訂1.銷售部門在與客戶簽訂銷售合同時，應(yīng)明確約定付款方式、付款期限、逾期付款違約金等條款。付款方式應(yīng)優(yōu)先選擇銀行轉(zhuǎn)賬，避免現(xiàn)金交易。2.合同中應(yīng)明確規(guī)定產(chǎn)品或服務(wù)的交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式等內(nèi)容，確保雙方權(quán)利義務(wù)清晰，避免因合同糾紛導(dǎo)致應(yīng)收賬款回收困難。3.銷售合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本提交給財務(wù)部門備案，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同條款對應(yīng)收賬款進(jìn)行跟蹤和管理。發(fā)貨與開票1.銷售部門應(yīng)根據(jù)銷售合同約定的交貨時間和方式，及時組織發(fā)貨。發(fā)貨前，應(yīng)確保貨物的質(zhì)量和數(shù)量符合合同要求，并辦理相關(guān)的發(fā)貨手續(xù)。2.貨物發(fā)出后，銷售部門應(yīng)及時通知客戶，并提供發(fā)貨憑證。同時，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)開具發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與銷售合同一致。3.財務(wù)部門在收到銷售部門提交的發(fā)貨憑證和發(fā)票后，應(yīng)及時進(jìn)行賬務(wù)處理，確認(rèn)應(yīng)收賬款的形成。應(yīng)收賬款監(jiān)控與分析1.財務(wù)部門應(yīng)建立應(yīng)收賬款臺賬，詳細(xì)記錄每筆應(yīng)收賬款的客戶名稱、合同編號、發(fā)貨日期、金額、到期日、收款情況等信息。2.定期對應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，將應(yīng)收賬款按照賬齡分為1個月以內(nèi)、13個月、36個月、612個月、12個月以上等不同區(qū)間，分析各區(qū)間應(yīng)收賬款的金額占比和變化趨勢。3.每月末，財務(wù)部門應(yīng)編制應(yīng)收賬款分析報告，向銷售部門和管理層匯報應(yīng)收賬款的總體情況、賬齡結(jié)構(gòu)、逾期賬款情況等，并提出相應(yīng)的管理建議。4.銷售部門應(yīng)定期與客戶溝通，了解客戶的經(jīng)營狀況和付款計劃，及時掌握應(yīng)收賬款的回收情況。對于逾期未付款的客戶，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注，加強(qiáng)催收力度。應(yīng)收賬款催收1.正常催收當(dāng)應(yīng)收賬款到期前[X]天，財務(wù)部門應(yīng)向銷售部門發(fā)出《應(yīng)收賬款到期提醒函》，提醒銷售部門及時跟進(jìn)客戶付款情況。銷售部門在收到提醒函后，應(yīng)安排專人與客戶聯(lián)系，了解客戶未付款的原因，并根據(jù)實(shí)際情況協(xié)商解決方案。如客戶因資金周轉(zhuǎn)困難等原因需要延期付款，銷售部門應(yīng)要求客戶提供書面的付款計劃，并報財務(wù)部門備案。對于信用狀況良好、因臨時性資金周轉(zhuǎn)困難導(dǎo)致逾期付款的客戶，銷售部門可與客戶協(xié)商給予一定的寬限期，但寬限期一般不超過[X]天。在寬限期內(nèi)，銷售部門應(yīng)持續(xù)跟進(jìn)客戶付款情況，確?？铐?xiàng)按時收回。2.逾期催收當(dāng)應(yīng)收賬款逾期超過[X]天，銷售部門應(yīng)啟動逾期催收程序，向客戶發(fā)出《應(yīng)收賬款逾期催收函》，明確告知客戶逾期付款的后果，并要求客戶在收到函件后的[X]個工作日內(nèi)支付逾期款項(xiàng)。逾期催收函應(yīng)通過專人送達(dá)、掛號信、快遞等方式發(fā)送給客戶，并保留相關(guān)的送達(dá)憑證。同時，銷售部門應(yīng)將逾期催收情況及時反饋給財務(wù)部門。對于多次逾期付款的客戶，銷售部門應(yīng)加大催收力度，可采取上門催收、電話催收、郵件催收等多種方式相結(jié)合的方式進(jìn)行催收。上門催收時，應(yīng)至少安排兩名工作人員，并做好相關(guān)記錄。在催收過程中，如客戶對逾期款項(xiàng)存在異議，銷售部門應(yīng)及時與客戶溝通，核實(shí)情況。如確實(shí)存在爭議，應(yīng)暫停催收工作，由銷售部門與客戶協(xié)商解決爭議。待爭議解決后，再繼續(xù)進(jìn)行催收工作。3.重點(diǎn)客戶催收對于應(yīng)收賬款金額較大、逾期時間較長、信用狀況較差的重點(diǎn)客戶，銷售部門應(yīng)成立專項(xiàng)催收小組，制定專門的催收方案，加大催收力度。專項(xiàng)催收小組應(yīng)由銷售部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括銷售人員、財務(wù)人員、法務(wù)人員等。催收小組應(yīng)定期召開會議，分析客戶情況，制定催收策略，協(xié)調(diào)各方資源，確保催收工作順利進(jìn)行。在催收過程中，如發(fā)現(xiàn)客戶存在惡意拖欠、欺詐等行為，銷售部門應(yīng)及時向法務(wù)部門咨詢，尋求法律支持。法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)具體情況，采取相應(yīng)的法律措施，維護(hù)公司的合法權(quán)益。壞賬處理1.對于經(jīng)催收后仍無法收回的應(yīng)收賬款，銷售部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，如客戶破產(chǎn)證明、法院判決書、仲裁裁決書等，向財務(wù)部門提出壞賬核銷申請。2.財務(wù)部門在收到壞賬核銷申請后，應(yīng)會同法務(wù)部門對申請材料進(jìn)行審核，核實(shí)應(yīng)收賬款確實(shí)無法收回的原因和證據(jù)是否充分。審核通過后，報公司管理層審批。3.公司管理層根據(jù)財務(wù)部門和法務(wù)部門的審核意見，做出是否同意壞賬核銷的決定。如同意核銷，財務(wù)部門應(yīng)按照公司財務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理，沖減應(yīng)收賬款賬面價值，并將相關(guān)情況記錄在案。4.已核銷的壞賬如后期又收回，財務(wù)部門應(yīng)及時進(jìn)行賬務(wù)處理，恢復(fù)應(yīng)收賬款賬面價值，并將收回款項(xiàng)計入公司當(dāng)期損益。三、應(yīng)收賬款催收工作流程及規(guī)范催收工作流程1.催收準(zhǔn)備銷售部門在接到財務(wù)部門的應(yīng)收賬款到期提醒函或逾期催收函后，應(yīng)立即組織相關(guān)人員對客戶的基本情況、交易記錄、付款情況等進(jìn)行全面梳理，了解客戶未付款的原因和可能的解決方案。根據(jù)客戶情況，制定具體的催收計劃，明確催收人員、催收方式、催收時間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容。催收計劃應(yīng)報銷售部門負(fù)責(zé)人審批后實(shí)施。2.首次催收催收人員按照催收計劃與客戶取得聯(lián)系，向客戶說明應(yīng)收賬款的到期情況和逾期后果，要求客戶盡快支付款項(xiàng)。在與客戶溝通時，應(yīng)注意語氣和態(tài)度，保持禮貌和專業(yè)，避免與客戶發(fā)生沖突。同時，應(yīng)詳細(xì)記錄與客戶溝通的內(nèi)容，包括客戶的反饋意見、承諾付款時間等。3.跟進(jìn)催收根據(jù)首次催收的結(jié)果，對客戶付款情況進(jìn)行跟蹤。如客戶未按照承諾支付款項(xiàng)，催收人員應(yīng)再次與客戶聯(lián)系，了解原因，并加強(qiáng)催收力度。在跟進(jìn)催收過程中，可根據(jù)客戶的實(shí)際情況，靈活調(diào)整催收方式。如對于信用狀況較好的客戶，可適當(dāng)給予寬限期，并通過友好協(xié)商解決問題；對于信用狀況較差、惡意拖欠的客戶，應(yīng)采取強(qiáng)硬措施，如上門催收、法律催收等。4.升級催收當(dāng)應(yīng)收賬款逾期時間較長、金額較大或經(jīng)過多次催收仍無效果時，應(yīng)啟動升級催收程序。升級催收可采取成立專項(xiàng)催收小組、委托專業(yè)催收機(jī)構(gòu)、尋求法律幫助等方式進(jìn)行。在升級催收過程中，應(yīng)及時向銷售部門負(fù)責(zé)人和公司管理層匯報催收進(jìn)展情況，聽取領(lǐng)導(dǎo)意見和建議，確保催收工作按照公司的決策和部署進(jìn)行。5.催收總結(jié)每筆應(yīng)收賬款催收工作結(jié)束后，催收人員應(yīng)及時撰寫催收總結(jié)報告，總結(jié)催收過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，分析客戶未付款的原因，提出改進(jìn)措施和建議。催收總結(jié)報告應(yīng)提交給銷售部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門備案，作為公司今后應(yīng)收賬款管理工作的參考依據(jù)。催收工作規(guī)范1.溝通規(guī)范催收人員在與客戶溝通時，應(yīng)使用禮貌、規(guī)范的語言，避免使用威脅、侮辱性言辭。保持冷靜和耐心，認(rèn)真傾聽客戶的意見和訴求，及時給予回應(yīng)和解釋。對于客戶提出的合理要求，應(yīng)在權(quán)限范圍內(nèi)盡量滿足，以維護(hù)良好的客戶關(guān)系。如與客戶溝通出現(xiàn)分歧或爭議，應(yīng)保持克制，避免情緒化反應(yīng)。及時向上級匯報，尋求解決方案，確保催收工作順利進(jìn)行。2.記錄規(guī)范催收人員應(yīng)建立詳細(xì)的催收記錄臺賬，對每次與客戶溝通的時間、方式、內(nèi)容、客戶反饋意見等進(jìn)行準(zhǔn)確記錄。催收記錄應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢和核對。記錄內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，能夠反映催收工作的全過程。3.證據(jù)收集規(guī)范在催收過程中，催收人員應(yīng)注意收集和保存相關(guān)證據(jù)，如客戶的書面承諾、還款計劃、付款憑證、溝通記錄等。對于涉及法律糾紛的應(yīng)收賬款，應(yīng)及時收集和整理相關(guān)證據(jù)，如合同、發(fā)票、發(fā)貨憑證、催款函、客戶簽收記錄等，為后續(xù)的法律訴訟或仲裁提供有力支持。4.保密規(guī)范催收人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對在催收過程中獲取的客戶信息和商業(yè)秘密予以保密，不得泄露給任何第三方。不得利用客戶信息謀取私利，或采取不正當(dāng)手段損害客戶利益。四、應(yīng)收賬款催收績效考核1.考核指標(biāo)應(yīng)收賬款回收率：考核期內(nèi)實(shí)際收回的應(yīng)收賬款金額與到期應(yīng)收賬款金額的比率。計算公式為：應(yīng)收賬款回收率=（實(shí)際收回金額/到期應(yīng)收賬款金額）×100%。逾期賬款發(fā)生率：考核期內(nèi)逾期未收回的應(yīng)收賬款金額與應(yīng)收賬款總額的比率。計算公式為：逾期賬款發(fā)生率=（逾期未收回金額/應(yīng)收賬款總額）×100%。壞賬率：考核期內(nèi)實(shí)際發(fā)生的壞賬金額與應(yīng)收賬款總額的比率。計算公式為：壞賬率=（實(shí)際壞賬金額/應(yīng)收賬款總額）×100%。催收費(fèi)用率：考核期內(nèi)為催收應(yīng)收賬款所發(fā)生的費(fèi)用與實(shí)際收回金額的比率。計算公式為：催收費(fèi)用率=（催收費(fèi)用/實(shí)際收回金額）×100%。2.考核周期應(yīng)收賬款催收績效考核周期為季度考核和年度考核相結(jié)合。季度考核于每季度末進(jìn)行，年度考核于每年年末進(jìn)行。3.考核方式銷售部門負(fù)責(zé)對應(yīng)收賬款催收相關(guān)指標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)計和匯總，并于考核周期結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)提交給公司人力資源部門。人力資源部門根據(jù)銷售部門提交的考核數(shù)據(jù)，結(jié)合公司制定的考核標(biāo)準(zhǔn)，對銷售部門及相關(guān)催收人員進(jìn)行績效考核評分?？己嗽u分結(jié)果將作為銷售部門及催收人員績效獎金發(fā)放、晉升、獎勵等的重要依據(jù)。4.獎懲措施獎勵措施對于應(yīng)收賬款回收率高、逾期賬款發(fā)生率低、壞賬率低的銷售部門和催收人員，公司將給予一定的獎勵，包括績效獎金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會等。對在應(yīng)收賬款催收工作中表現(xiàn)突出，成功收回大額逾期賬款或避免重大壞賬損失的個人，公司將給予特別獎勵。懲罰措施對于應(yīng)收賬款回收率未達(dá)到公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)、逾期賬款發(fā)生率較高、壞賬率較高的銷售部門和催收人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的懲罰