2025年度合同管理流程規(guī)范

2025年度合同管理流程規(guī)范第一章總則第一條為進(jìn)一步規(guī)范本單位合同管理工作，提高合同管理水平，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，確保合同的合法性、合規(guī)性和有效性，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及本單位實(shí)際情況，特制定本規(guī)范。第二條本規(guī)范適用于本單位在2025年度內(nèi)訂立的所有合同，包括但不限于采購合同、服務(wù)合同、銷售合同、合作合同等。凡涉及本單位權(quán)益的合同，均應(yīng)按照本規(guī)范執(zhí)行。第三條合同管理應(yīng)遵循合法性、合規(guī)性、效益性和風(fēng)險(xiǎn)可控性原則。合同管理的主要工作包括合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止及檔案管理等環(huán)節(jié)。第四條合同管理實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)制，各相關(guān)部門應(yīng)按照本規(guī)范的規(guī)定，明確職責(zé)，協(xié)同配合，共同做好合同管理工作。第二章合同的起草第五條合同的起草應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，起草部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)及本單位實(shí)際情況，擬定合同初稿。第六條合同的起草應(yīng)遵循以下基本要求：合同內(nèi)容應(yīng)具體、明確，避免模糊表述；合同條款應(yīng)完整，包括但不限于合同主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、履行地點(diǎn)、履行方式、違約責(zé)任及爭議解決方式等；合同語言應(yīng)簡潔、規(guī)范，不得使用含糊不清或易產(chǎn)生歧義的表述；合同應(yīng)注明簽訂日期、簽訂地點(diǎn)，并附帶必要的附件和說明；涉及金額的合同，應(yīng)明確幣種、金額、支付方式及支付時(shí)間等。第七條起草部門在起草合應(yīng)與相關(guān)業(yè)務(wù)部門（如財(cái)務(wù)部、法律事務(wù)部等）充分溝通，確保合同內(nèi)容符合本單位的整體利益。第八條合同初稿完成后，起草部門應(yīng)填寫《合同初稿提交審批表》，并附上相關(guān)背景資料，提交至審核部門進(jìn)行審查。第三章合同的審核第九條合同的審核工作由法律事務(wù)部（或具有法律審核職能的部門）負(fù)責(zé)。審核部門應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)及本單位內(nèi)部管理制度，對(duì)合同的合法性、合規(guī)性及可行性進(jìn)行審核。第十條審核部門在審核合應(yīng)重點(diǎn)審查以下內(nèi)容：合同主體是否合法，具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力；合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)及本單位的規(guī)章制度；合同條款是否公平合理，是否存在損害本單位利益的風(fēng)險(xiǎn)；合同是否符合本單位的業(yè)務(wù)發(fā)展需求；合同的履行是否具備可行性，是否可能導(dǎo)致法律糾紛或經(jīng)濟(jì)損失；合同的履行是否可能導(dǎo)致稅務(wù)、財(cái)務(wù)或其他法律問題。第十一條審核部門在審核后，應(yīng)填寫《合同審核意見書》，明確指出合同中存在的問題及修改建議，并提交至相關(guān)部門進(jìn)行修改或補(bǔ)充。第十二條對(duì)于復(fù)雜的合同，審核部門可組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核，確保合同內(nèi)容的全面性和可行性。第四章合同的審批第十三條合同的審批工作實(shí)行分級(jí)審批制。審批權(quán)限根據(jù)合同金額、重要性及涉及領(lǐng)域等因素確定。第十四條合同金額在人民幣萬元以下的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；合同金額在人民幣萬元以上的，需提交至總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審批。第十五條審批部門在審批合應(yīng)根據(jù)審核部門的意見，結(jié)合本單位整體利益，對(duì)合同進(jìn)行全面評(píng)估，確保合同的合法性和可行性。第十六條合同審批通過后，審批部門應(yīng)在《合同審批表》上簽署明確的審批意見，并加蓋公章或合同專用章。第十七條對(duì)于重大合同，審批部門可要求起草部門提交補(bǔ)充資料或進(jìn)行進(jìn)一步論證，確保合同內(nèi)容的科學(xué)性和可操作性。第五章合同的簽署第十八條合同經(jīng)審批通過后，由合同承辦部門負(fù)責(zé)簽署。簽署前，承辦部門應(yīng)核對(duì)合同內(nèi)容，確保合同內(nèi)容與審批通過的內(nèi)容一致。第十九條合同的簽署應(yīng)由本單位法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋本單位公章或合同專用章。授權(quán)代表簽署合同的，應(yīng)持有法定代表人的書面授權(quán)委托書。第二十條合同的簽署應(yīng)盡量使用本單位提供的合同文本。如對(duì)方提供合同文本，承辦部門應(yīng)仔細(xì)核對(duì)合同內(nèi)容，確保與本單位提供的文本一致。如有差異，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商修改。第二十一條合同簽署后，承辦部門應(yīng)將合同正本及簽署的相關(guān)資料（包括授權(quán)委托書、審批表等）提交至檔案管理部門歸檔。第二十二條合同簽署過程中，承辦部門應(yīng)做好合同簽署的記錄工作，包括簽署時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息，并形成書面記錄存檔。第六章合同的履行第二十三條合同履行由承辦部門負(fù)責(zé)具體實(shí)施，相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)合同內(nèi)容，積極配合承辦部門完成合同履行工作。第二十四條合同履行過程中，承辦部門應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查，確保合同按約定履行。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商解決，避免因履行不當(dāng)導(dǎo)致違約。第二十五條本單位應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定支付款項(xiàng)，不得超出合同約定的范圍或期限支付。支付款項(xiàng)前，承辦部門應(yīng)填寫《合同付款申請(qǐng)表》，并附上相關(guān)憑證，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后方可支付。第二十六條合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，承辦部門應(yīng)與對(duì)方協(xié)商一致，并簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)按照本規(guī)范的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核和審批。第二十七條合同履行完畢后，承辦部門應(yīng)填寫《合同履行完畢確認(rèn)書》，并附上相關(guān)證明材料，提交至相關(guān)部門審核后存檔。第七章合同的變更與終止第二十八條合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，承辦部門應(yīng)與對(duì)方協(xié)商一致，并簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)按照本規(guī)范的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核和審批。第二十九條本單位因特殊情況需提前終止合同的，應(yīng)與對(duì)方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。終止協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)，確保本單位的合法權(quán)益不受損害。第三十條合同終止后，承辦部門應(yīng)做好合同履行的善后工作，包括清理債權(quán)債務(wù)、收回未履行的合同標(biāo)的等，并形成書面報(bào)告存檔。第八章合同的檔案管理第三十一條合同檔案管理由檔案管理部門負(fù)責(zé)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門應(yīng)建立完善的合同檔案管理制度，確保合同檔案的安全完整。第三十二條合同簽署后，承辦部門應(yīng)將合同正本及相關(guān)資料（包括合同初稿、審核意見、審批表、簽署記錄等）提交至檔案管理部門歸檔。第三十三條檔案管理部門應(yīng)對(duì)合同檔案進(jìn)行分類編號(hào)，建立合同檔案目錄，方便查閱和管理。合同檔案的保管期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)及本單位檔案管理制度的規(guī)定。第三十四條合同檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全性和完整性。第三十五條任何部門或個(gè)人查閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門審核同意后方可查閱。查閱合同檔案時(shí)，不得涂改或損毀檔案內(nèi)容。第九章合同的風(fēng)險(xiǎn)管理第三十六條合同風(fēng)險(xiǎn)管理貫穿合同管理的全過程，包括合同起草、審核、審批、簽署、履行及檔案管理等環(huán)節(jié)。第三十七條在合同起草階段，承辦部門應(yīng)充分識(shí)別合同風(fēng)險(xiǎn)，包括法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、operationalrisk等，并在合同條款中予以規(guī)避或防范。第三十八條審核部門應(yīng)重點(diǎn)審查合同的法律風(fēng)險(xiǎn)，并提出相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范建議。審批部門應(yīng)根據(jù)審核意見，評(píng)估合同的風(fēng)險(xiǎn)程度，并決定是否繼續(xù)推進(jìn)合同簽署。第三十九條在合同履行過程中，承辦部門應(yīng)密切關(guān)注合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理潛在風(fēng)險(xiǎn)。如遇重大風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)立即向相關(guān)部門報(bào)告，并采取相應(yīng)措施加以應(yīng)對(duì)。第四十條本單位應(yīng)建立合同風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，定期對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，確保合同管理的規(guī)范性和安全性。第十章附則第四十一條本規(guī)范未盡事