2025企業(yè)員工人事檔案保管的合同范本

2025企業(yè)員工人事檔案保管的合同范本甲方（員工）：乙方（企業(yè)）：鑒于甲方為乙方的在職員工，乙方負(fù)責(zé)管理甲方的人事檔案，為明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合實(shí)際情況，甲乙雙方經(jīng)友好協(xié)商，達(dá)成如下協(xié)議：第一條合同的目的和依據(jù)本合同旨在規(guī)范乙方對(duì)甲方人事檔案的保管工作，確保檔案的真實(shí)、完整和安全。本合同的簽訂依據(jù)包括但不限于以下文件：《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》；《中華人民共和國(guó)檔案法》；《企業(yè)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范》（GB/T17608-1999）；其他相關(guān)法律法規(guī)及乙方內(nèi)部規(guī)章制度。第二條合同的有效期限本合同自簽訂之日起生效，至甲方與乙方的勞動(dòng)關(guān)系終止或雙方協(xié)商一致解除之日止。合同期限為年，具體起止日期為年月日至年月日。第三條雙方的權(quán)利與義務(wù)甲方的權(quán)利與義務(wù)信息的真實(shí)性：甲方應(yīng)確保其提供的個(gè)人資料（包括但不限于學(xué)歷證明、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄等）真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。如因甲方提供虛假或不完整的信息導(dǎo)致檔案內(nèi)容錯(cuò)誤，乙方不承擔(dān)任何責(zé)任。及時(shí)更新：甲方在個(gè)人情況發(fā)生變化時(shí)（如聯(lián)系方式變更、家庭成員信息變動(dòng)等），應(yīng)及時(shí)通知乙方，并配合乙方完成檔案的更新工作。配合義務(wù)：甲方應(yīng)積極配合乙方的檔案管理工作，包括提供必要的文件資料以及協(xié)助乙方進(jìn)行檔案的核查和整理。乙方的權(quán)利與義務(wù)檔案管理：乙方負(fù)責(zé)甲方人事檔案的收集、整理、歸檔及保管工作，并確保檔案的安全性和完整性。乙方應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定建立完善的檔案管理制度。信息保密：乙方對(duì)甲方的人事檔案負(fù)有保密義務(wù)，未經(jīng)甲方書面同意，不得向第三方泄露甲方的個(gè)人隱私信息或檔案內(nèi)容，法律法規(guī)另有規(guī)定除外。檔案使用：在甲方與乙方勞動(dòng)關(guān)系存續(xù)期間，乙方有權(quán)根據(jù)需要使用甲方的檔案信息，包括但不限于招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核等用途。第四條檔案管理的具體內(nèi)容與要求檔案收集：乙方應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定和乙方內(nèi)部制度的要求，及時(shí)收集甲方的相關(guān)人事資料，并進(jìn)行分類整理。檔案歸檔：乙方應(yīng)當(dāng)在收到甲方的各類人事資料后，及時(shí)完成歸檔工作，并做好登記記錄。歸檔范圍包括但不限于：甲方的證件明文件（如證件、護(hù)照等）；甲方的學(xué)歷證明文件（如畢業(yè)證、學(xué)位證等）；甲方的工作經(jīng)歷證明；甲方與乙方簽訂的勞動(dòng)合同及相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議；甲方的培訓(xùn)記錄和考核結(jié)果；其他與甲方工作相關(guān)的文件資料。檔案保管：乙方應(yīng)當(dāng)為甲方提供安全、可靠的檔案保管環(huán)境，防止檔案損壞或遺失。如因乙方管理不善導(dǎo)致檔案損毀或丟失，乙方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。電子檔案管理：若乙方采用電子化方式管理人事檔案，應(yīng)當(dāng)采取必要的技術(shù)措施確保電子檔案的安全性，并定期備份以防止數(shù)據(jù)丟失。第五條檔案的使用與查詢內(nèi)部使用：在甲方與乙方勞動(dòng)關(guān)系存續(xù)期間，乙方因工作需要可以查閱、復(fù)制甲方的人事檔案。查閱或復(fù)制檔案應(yīng)當(dāng)履行相關(guān)審批程序，并做好記錄。外部提供：未經(jīng)甲方書面同意，乙方不得將甲方的檔案信息提供給第三方。如因法律要求或其他正當(dāng)理由確需提供的，乙方應(yīng)當(dāng)提前通知甲方并征得其書面同意。員工查詢：在符合法律法規(guī)的前提下，甲方有權(quán)了解其人事檔案的保管情況，并可以提出合理的查閱請(qǐng)求。乙方應(yīng)在收到甲方查詢申請(qǐng)后個(gè)工作日內(nèi)予以回復(fù)。第六條合同的費(fèi)用與支付方式管理費(fèi)：乙方為甲方提供人事檔案保管服務(wù)的，雙方約定每年收取檔案管理費(fèi)人民幣元（大寫：）。該費(fèi)用應(yīng)當(dāng)由甲方在每年的月日前支付至乙方指定賬戶。其他費(fèi)用：如因甲方要求辦理檔案轉(zhuǎn)遞、復(fù)印或其他特殊服務(wù)產(chǎn)生額外費(fèi)用的，由甲方承擔(dān)。第七條雙方的權(quán)利與義務(wù)員工權(quán)利：有權(quán)了解本人人事檔案的管理情況；有權(quán)要求乙方依法保護(hù)其個(gè)人隱私和檔案信息安全；有權(quán)拒絕提供虛假或不完整的信息。企業(yè)義務(wù)：為甲方提供符合標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案保管服務(wù)；確保檔案管理工作的規(guī)范性和保密性；及時(shí)處理甲方關(guān)于檔案管理的合理請(qǐng)求。第八條違約責(zé)任甲方違約責(zé)任：若甲方未按本合同約定履行義務(wù)，如提供虛假信息、拒絕配合檔案更新等，乙方有權(quán)要求甲方改正或采取其他補(bǔ)救措施。情節(jié)嚴(yán)重的，乙方有權(quán)解除本合同，并追究甲方的相應(yīng)法律責(zé)任。乙方違約責(zé)任：若乙方因管理不善導(dǎo)致甲方檔案損壞或遺失，或者未經(jīng)甲方同意泄露甲方隱私信息，乙方應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。第九條爭(zhēng)議解決如雙方在履行本合同過程中發(fā)生爭(zhēng)議，應(yīng)通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均可向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。第十條其他條款合同變更：本合同的任何修改或補(bǔ)充均需經(jīng)雙方協(xié)商一致，并以書面形式確認(rèn)后方可生效。不可抗力：因不可抗力導(dǎo)致本合同無法履行的，雙方應(yīng)及時(shí)協(xié)商解決。通知方式：本合同項(xiàng)下所有通知、文件應(yīng)當(dāng)采用書面形式，并通過郵件、傳真或親自送達(dá)的方式發(fā)送至對(duì)方指定地址。任何一方變更地址的，應(yīng)當(dāng)提前日以書面形式通知另一方。第十一章簽署甲方（簽字）：日期：年月日乙方（蓋章