于秀慧《管理學(xué)原理與方法》 第16章　管理信息

國內(nèi)外經(jīng)典教材名師講堂周三多《管理學(xué)原理與方法》第16章管理信息主講老師：于秀慧

第16章管理信息

16.1本章要點(diǎn)

■管理信息及其特征

■管理信息系統(tǒng)的開發(fā)

■管理信息技術(shù)的運(yùn)用和發(fā)展

16.2重難點(diǎn)導(dǎo)學(xué)

一、管理信息及其特征

1．信息的定義

信息是數(shù)據(jù)經(jīng)過加工處理后的結(jié)果。

信息和數(shù)據(jù)的聯(lián)系與區(qū)別：數(shù)據(jù)是記錄客觀事物的性質(zhì)、形態(tài)和數(shù)量特征的抽象符號(hào)，如文字、數(shù)字、圖形和曲線等。信息由數(shù)據(jù)生成，是數(shù)據(jù)經(jīng)過加工處理后得到的。信息被用來反映客觀事物的規(guī)律，從而為管理工作提供依據(jù)。

信息和數(shù)據(jù)的區(qū)別不是絕對(duì)的。信息的生成過程如圖16-1所示。

圖16-1從數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息的過程數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)器加工處理信息

2．信息的評(píng)估

信息評(píng)估的關(guān)鍵在于對(duì)信息的收益和獲取成本進(jìn)行預(yù)先估計(jì)，即進(jìn)行成本—收益分析。

（1）兩類不值得管理者去獲取的信息：

一是信息的收益較高，但其獲取成本更高；

二是信息的獲取成本較低，但其收益更低。

（2）考察與數(shù)據(jù)收集和信息產(chǎn)生的成本可劃分為兩類

①有形成本：可被精確量化的成本；

②無形成本：很難或不能被量化的成本。

（3）信息產(chǎn)生的收益也包括兩類：有形收益和無形收益。

3．信息的特征

（1）價(jià)值的不確定性

①信息在不同時(shí)間的有用性是不同的；

②同一信息在不同地區(qū)的有用性是不一樣的。比如某一項(xiàng)技術(shù)在發(fā)達(dá)與不發(fā)達(dá)地區(qū)之間的作用可能不同；

③同一信息對(duì)不同企業(yè)有用性也是不一樣的。這是由不同企業(yè)認(rèn)識(shí)和利用信息的能力各不相同所形成的。

（2）內(nèi)容的可干擾性

①這種干擾可能首先來自其他信息的存在

不論是在企業(yè)外部的經(jīng)營環(huán)境中，還是在企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)過程中，都存在著大量的事和物，不斷產(chǎn)生出大量的信息。

②人們的態(tài)度和能力

其他信息的存在不是人們認(rèn)識(shí)信息的惟一干擾源。信息的內(nèi)容在傳遞過程中可能還會(huì)受到人們的態(tài)度和能力的扭曲，使管理信息失去客觀性，管理者最終使用的可能是在傳播過程中已經(jīng)失真的信

息。（3）形式和內(nèi)容的更替性

管理信息的內(nèi)容和形式是隨著客觀世界本身的變化而不斷改變的，企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)及其相關(guān)要素始終處在不斷發(fā)展和變化的動(dòng)態(tài)過程中。

二、管理信息系統(tǒng)的開發(fā)

1．概述

信息系統(tǒng)為管理者提供了一種在組織內(nèi)收

集、處理、維持和分配信息的系統(tǒng)方法。

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和信息技術(shù)的其他方面進(jìn)展為組織及其管理者提供了收集、加工和管理信息的無窮的機(jī)會(huì)。

2．管理信息系統(tǒng)的要素

一般信息系統(tǒng)包括五個(gè)基本要素：輸入、處理、輸出、反饋和控制。

（1）輸入是指系統(tǒng)所要處理的原始數(shù)據(jù)

（或提供原始數(shù)據(jù)的設(shè)備）；

（2）處理是指把原始數(shù)據(jù)加工或轉(zhuǎn)換成有意義和有用的信息的過程；

（3）輸出是指系統(tǒng)處理后的結(jié)果，即有意義和有用的信息；（4）反饋是指當(dāng)管理者對(duì)輸出的結(jié)果不太滿意或希望得到更好的結(jié)果時(shí)，對(duì)輸入進(jìn)行調(diào)整；

（5）控制是對(duì)輸入、處理、輸出和反饋等過程進(jìn)行監(jiān)視，使這些過程保持正常。

3．管理信息系統(tǒng)的開發(fā)步驟

（1）系統(tǒng)調(diào)查

信息系統(tǒng)開發(fā)的第一步是系統(tǒng)調(diào)查。

在這一步驟，組織確定是否存在一個(gè)能被信息系統(tǒng)處理的問題或機(jī)會(huì)。

另外，也要進(jìn)行可行性研究，以確定是否能在組織內(nèi)建立一個(gè)新信息系統(tǒng)。（2）系統(tǒng)分析

①考察和分析目前使用的系統(tǒng)、評(píng)估組織的外部環(huán)境（如行業(yè)前景和競爭程度等）和組織的內(nèi)部條件（如組織的結(jié)構(gòu)、人員和活動(dòng)等）以及仔細(xì)評(píng)估最終用戶的信息需求。

②系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員確定一系列功能要求（或?qū)π畔⑾到y(tǒng)必備的功能進(jìn)行詳細(xì)描述）。這些要求應(yīng)集中體現(xiàn)在用戶需要什么樣的信息類型以及應(yīng)該以什么樣的格式、頻率和容量來生產(chǎn)和分配信息等上面。（3）系統(tǒng)設(shè)計(jì)

①設(shè)計(jì)用戶界面或人員和信息的交互點(diǎn)；

②產(chǎn)生數(shù)據(jù)及其屬性和結(jié)構(gòu)以及不同數(shù)據(jù)

元素之間的關(guān)系，這些數(shù)據(jù)將最終輸入到數(shù)據(jù)庫

中，成為數(shù)據(jù)庫的輸入；

③設(shè)計(jì)軟件系統(tǒng)——各種計(jì)算機(jī)程序。（4）系統(tǒng)實(shí)施

系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)完成之后，就進(jìn)入了系統(tǒng)實(shí)施步驟。

這一步驟的結(jié)果是產(chǎn)生一個(gè)運(yùn)行系統(tǒng)。

在這一步驟中，要添置或開發(fā)硬件和軟件，以組成新信息系統(tǒng)。

在系統(tǒng)組成之后，就要進(jìn)行全方位的調(diào)試，以保證系統(tǒng)能滿足上面提到的所有要求。（5）系統(tǒng)維護(hù)

信息系統(tǒng)開發(fā)的最后一步是系統(tǒng)維護(hù)。

為了保持良好的狀態(tài)并保證它不會(huì)遇到本來可以預(yù)防的問題，信息系統(tǒng)也要加以維護(hù)。

新的硬件可能要添加到系統(tǒng)中，以滿足新的需要或替換舊設(shè)備。

軟件要升級(jí)，用新的功能更強(qiáng)大的版本。

三、管理信息技術(shù)的運(yùn)用和發(fā)展

1．電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)

（1）電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的含義

電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)（EDPS）又稱事務(wù)處理系統(tǒng)（TPS）。

它是在20世紀(jì)50年代初期，將計(jì)算機(jī)應(yīng)用在經(jīng)營管理工作中的數(shù)據(jù)處理，特別是會(huì)計(jì)和統(tǒng)計(jì)工作的數(shù)據(jù)。

電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)是用來處理一些具體電子數(shù)據(jù)，主要用于運(yùn)作層的控制管理。（2）電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的主要功能

記錄、保存精確的記錄；

分類；

數(shù)據(jù)檢索；

計(jì)算；

匯總；

產(chǎn)生文件、管理報(bào)告、賬單等，定期生成常規(guī)的報(bào)表供檢查與監(jiān)督，也可能生成特別報(bào)告。（3）電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的特點(diǎn)

支持每日的運(yùn)作；

能夠處理大量數(shù)據(jù)；

精度要求高；

邏輯關(guān)系簡單；

重復(fù)性強(qiáng)；

能支持許多用戶；

無法制止非法或犯罪活動(dòng)。

2．管理信息系統(tǒng)

20世紀(jì)70年代興起的管理信息系統(tǒng)（MIS）是一個(gè)由人、計(jì)算機(jī)結(jié)合的對(duì)管理信息進(jìn)行收

集、傳遞、存儲(chǔ)、加工、維護(hù)和使用的系統(tǒng)。它是由大容量數(shù)據(jù)庫支持、以數(shù)據(jù)處理為基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)。

（1）組織的管理信息系統(tǒng)的組成部分

①EDPS部分

主要完成數(shù)據(jù)的收集、輸入，數(shù)據(jù)庫的管

理、查詢、基本運(yùn)算、日常報(bào)表的輸出等。

②分析部分

主要在EDPS基礎(chǔ)之上，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深加工，如運(yùn)用各種管理模型、定量化分析手段、程序化方法、運(yùn)籌學(xué)方法等對(duì)組織的生產(chǎn)經(jīng)營情況進(jìn)行分析。

③決策部分

MIS的決策模型多限于以解決結(jié)構(gòu)化的管理決策問題為主，其決策結(jié)果要為高層管理者提供一個(gè)最佳的決策方案。

④數(shù)據(jù)庫部分

主要完成數(shù)據(jù)文件的存貯、組織、備份等功能，數(shù)據(jù)庫是管理信息系統(tǒng)的核心部分。

（2）管理信息系統(tǒng)的特點(diǎn)

①是一個(gè)人機(jī)結(jié)合的輔助管理系統(tǒng)。

管理和決策的主體是人，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)只是工具和輔助設(shè)備；

②主要應(yīng)用于結(jié)構(gòu)化問題的解決；

③主要考慮完成例行的信息處理業(yè)務(wù)；

④目標(biāo)是要實(shí)現(xiàn)一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的、協(xié)調(diào)的工作環(huán)境；

⑤數(shù)據(jù)信息成為系統(tǒng)運(yùn)作的驅(qū)動(dòng)力。

只有保證完整的數(shù)據(jù)資料的采集，系統(tǒng)才有運(yùn)作的前提。

3．決策支持系統(tǒng)

（1）決策支持系統(tǒng)的含義

決策支持系統(tǒng)（DSS）是指以管理科學(xué)、運(yùn)籌學(xué)、控制論和行為科學(xué)為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、仿真技術(shù)和信息技術(shù)為手段，針對(duì)半結(jié)構(gòu)化的決策問題，支持決策活動(dòng)的具有智能作用的人機(jī)系統(tǒng)。

（2）決策支持系統(tǒng)的特點(diǎn)

①系統(tǒng)的使用面向決策者，在運(yùn)用DSS的過程中，參與者都是決策者。

②系統(tǒng)解決的問題是針對(duì)半結(jié)構(gòu)化的決策問題。

半結(jié)構(gòu)化問題介于非結(jié)構(gòu)化問題與結(jié)構(gòu)化問題之間，系統(tǒng)的環(huán)境是變化的，問題的條件雖具有不確定和非惟一性，但模型和方法的使用是確定的。

③系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)的是支持的概念，幫助加強(qiáng)決策者作出科學(xué)決策的能力。

④系統(tǒng)的驅(qū)動(dòng)力來自模型和用戶，人是系統(tǒng)運(yùn)行的發(fā)起者，模型是系統(tǒng)完成各環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)換的核心。

⑤系統(tǒng)運(yùn)行強(qiáng)調(diào)交互式的處理方式，一個(gè)問題的決策要經(jīng)過反復(fù)的、大量的、經(jīng)常的人機(jī)對(duì)話，人的因素如偏好、主觀判斷、能力、經(jīng)驗(yàn)、價(jià)值觀等對(duì)系統(tǒng)的決策結(jié)果有重要的影響。（3）決策支持系統(tǒng)的分類

①群體決策支持系統(tǒng)

群體決策支持系統(tǒng)：指在系統(tǒng)環(huán)境中，多個(gè)決策參與者共同進(jìn)行思想和信息的交流，群策群力，尋找一個(gè)令人滿意和可行的方案，但在決策過程中只由某個(gè)特定的人做出最終決策，并對(duì)決策結(jié)果負(fù)責(zé)。②智能決策支持系統(tǒng)

智能決策支持系統(tǒng)（IDSS）：是人工智能和DSS相結(jié)合，應(yīng)用專家系統(tǒng)（ES）技術(shù)，使DSS能夠更充分地應(yīng)用人類的知識(shí)，如關(guān)于決策問題的描述性知識(shí)，決策過程中的過程性知識(shí)，求解問題的推理性知識(shí)，通過邏輯推理來幫助解決復(fù)雜的決策問題的輔助決策系統(tǒng)。

4．經(jīng)理信息系統(tǒng)

（1）經(jīng)理信息系統(tǒng)的含義

經(jīng)理信息系統(tǒng)（EIS）：是一個(gè)計(jì)算機(jī)化的系統(tǒng)，它能夠幫助經(jīng)理方便地存取與他們的關(guān)鍵成功因素有關(guān)的企業(yè)內(nèi)部和外部的信息。

（2）經(jīng)理信息系統(tǒng)的特點(diǎn)

①它是為經(jīng)理和高級(jí)管理人員專門設(shè)計(jì)和開發(fā)的；

②它抽取、篩選、壓縮和跟蹤關(guān)鍵數(shù)據(jù)；

③它能在線進(jìn)行目前狀況查詢、趨勢分析、例外報(bào)告以及正常報(bào)告，并能說明匯總數(shù)據(jù)的詳細(xì)數(shù)據(jù)來源；

④它存取和綜合廣泛范圍內(nèi)的內(nèi)部和外部信

息；

⑤它的使用只需極少，甚至不需培訓(xùn)；

⑥它直接由經(jīng)理自己使用，而無需別人幫助；

⑦它的輸出用圖形、表格和文本等多種形式。（3）經(jīng)理信息系統(tǒng)（EIS）和決策支持系統(tǒng)（DDS）的差異

①DDS是以問題為導(dǎo)向，EIS是以決策者為導(dǎo)向。DSS是要解決一個(gè)特定的