DB15-T 3967.5-2025 氣候可行性論證技術規(guī)范 第5部分：檔案業(yè)務建設

氣候可行性論證技術規(guī)范第5部分：檔案業(yè)務建設Specificationsforclimaticfeasibilitydemonstrat2025-03-28發(fā)布2025-04-28實施I前言 1范圍 12規(guī)范性引用文件 13術語和定義 14業(yè)務檔案建設規(guī)則 15業(yè)務檔案信息安全體系建設 4附錄A(規(guī)范性)氣候可行性論證業(yè)務材料歸檔范圍和保管期限 5參考文獻 6——第1部分：火電工程；——第2部分：太陽能發(fā)電工程；——第3部分：水利工程；——第4部分：城市軌道交通工程；——第6部分：區(qū)域現(xiàn)場踏勘；——第7部分：雷電工程參數(shù)的計算；——第8部分：能源化工類園區(qū)；——第9部分：物流類園區(qū)(開發(fā)區(qū));——第10部分：油田開發(fā)工程。根據《國務院關于印發(fā)清理規(guī)范投資項目報建審批事項實施方案的通知》(國發(fā)[2016]29號)精神，重大規(guī)劃、重點工程項目氣候可行性論證是涉及安全的強制性評估之一。《內蒙古自治區(qū)氣象條例》第二十五條規(guī)定，旗縣級以上氣象主管機構應當組織對城鄉(xiāng)規(guī)劃、國家重點建設工程、重大區(qū)域性經濟開發(fā)項目和大型太陽能、風能等氣候資源開發(fā)利用項目進行氣候可行性論證。涉及安全的重大規(guī)劃、重點工程項目強制進行氣候可行性論證。旗縣級以上人民政府在開發(fā)區(qū)和新區(qū)推行區(qū)域性氣候可行性論證。為了有效保護和合理開發(fā)利用氣候資源，規(guī)范各類重大規(guī)劃、重點工程領域氣候可行性論證技術，特制訂《氣候可行性論證技術規(guī)范》系列標準，擬由以下十二部分組成?！?部分：火電工程。目的在于為火電工程項目氣候可行性論證提供技術指南?！?部分：太陽能發(fā)電工程。目的在于為太陽能發(fā)電工程項目氣候可行性論證提供技術指——第3部分：水利工程。目的在于為水利工程項目氣候可行性論證提供技術指南?！?部分：城市軌道交通工程。目的在于為城市軌道交通工程項目氣候可行性論證提供技術指南?！?部分：檔案業(yè)務建設。目的在于為氣候可行性論證項目檔案業(yè)務建設提供技術指南?！?部分：區(qū)域現(xiàn)場踏勘。目的在于為氣候可行性論證現(xiàn)場踏勘提供技術指南?！?部分：雷電工程參數(shù)的計算。目的在于為氣候可行性論證雷電工程參數(shù)的計算提供技術指南?！?部分：能源化工類園區(qū)。目的在于為能源化工類園區(qū)項目氣候可行性論證提供技術指——第9部分：物流類園區(qū)(開發(fā)區(qū))。目的在于為物流類園區(qū)(開發(fā)區(qū))項目氣候可行性論證提供技術指南。——第10部分：油田開發(fā)工程。目的在于為油田開發(fā)工程項目氣候可行性論證提供技術指南。——第11部分：食品加工類園區(qū)。目的在于為食品加工類園區(qū)項目氣候可行性論證提供技術指——第12部分：信息產業(yè)類園區(qū)。目的在于為信息產業(yè)類園區(qū)項目氣候可行性論證提供技術指1第5部分：檔案業(yè)務建設僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本根據國家和自治區(qū)氣候可行性論證管理相關規(guī)定，編制符合氣候可行性論證工作的業(yè)務檔案分類4.2.3紙質業(yè)務材料宜采用國際標準A4幅面，表頭方向應向4.3.1.1經收集整理的業(yè)務材料應及時組卷，視情況可按照月、季或年度組卷，不應跨年組卷。業(yè)務4.3.1.2案卷內材料應按照案卷封面、卷內文件目錄、業(yè)務材料、卷內備考表的順序依次排24.3.2.1業(yè)務檔案的案卷檔號包括：年度、保管期限代碼、檔案類別代碼、案卷類別代碼和案卷號。4.3.2.2業(yè)務檔案的文件檔號包括：年度、保管期限代碼、檔案類別代碼、案卷類別代碼、案卷號和件號。4.3.2.3編號要求如下：——載體類別：用1位英文字母表示；——年度：以4位阿拉伯數(shù)字表示；——保管期限代碼和業(yè)務類別代碼；——案卷號：3位阿拉伯數(shù)字，以年度為更新周期。4.3.2.4業(yè)務檔案的文件檔號結構見圖1。圖1業(yè)務檔案的文件檔號結構4.3.2.5案卷內業(yè)務材料應編制頁碼，以阿拉伯數(shù)字表示。頁碼位置在業(yè)務材料右上角20mm×20mm處，背面有正文的位置在左上角相同位置。4.3.2.6案卷內以“件”為單位組卷的，應在卷內文件目錄中標注業(yè)務材料的頁數(shù)。4.3.3編目4.3.3.1業(yè)務檔案應編目，目錄應包括機讀目錄和紙質目錄。4.3.3.2機讀目錄中，案卷級著錄項目應包括：檔號、一級類目、二級類目、案卷號、案卷題名、保管期限、起止日期、總頁數(shù)、密級、份數(shù)、借出份數(shù)、機構、庫位號、案卷寬度、是否在庫、銷毀標識、歸檔狀態(tài)、記錄ID。4.3.3.3機讀目錄中，文件級著錄項目應包括：檔號、一級類目、二級類目、案卷號、案卷題名、件號、文件題名、保管期限、起止日期、總頁數(shù)、密級、份數(shù)、借出份數(shù)、機構、庫位號、案卷寬度、是否在庫、銷毀標識、歸檔狀態(tài)、記錄ID。4.3.3.4紙質目錄中，案卷封面項目應包括：檔號、年度、案卷題名、編制單位、業(yè)務材料形成起止年月、保管期限、保管期限、總卷數(shù)、所屬卷。4.3.3.5紙質目錄中，案卷目錄項目應包括：檔號、案卷題名、案卷號、業(yè)務材料形成起止年月、總頁數(shù)、保管期限、備注。4.3.3.6紙質目錄中，卷內文件目錄項目應包括：件號、文件標題、業(yè)務材料形成起止日期、總頁數(shù)、保管期限。4.3.3.7紙質目錄中，卷內備考表項目應包括：本卷情況說明、立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期。備考表中的本卷情況說明包括卷內業(yè)務材料共有材料頁數(shù)，其中：文字材料頁數(shù)、圖樣材料頁數(shù)、照片材料頁數(shù)，缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況的說明，由檔案管理人員注明發(fā)生或者發(fā)現(xiàn)問題的時間、人員。34.3.5.1裝訂好的業(yè)務材料應裝入檔案盒，保證檔案盒外形平整。不同年度、不同保管期限或不同案4.3.5.2檔案盒脊背項目包括：年度、保管期4.3.5.3檔案盒宜采用檔案主管部門統(tǒng)一制發(fā)的檔案盒。脊背厚度為20mm、30mm、40mm、50mm、4.3.5.4采取封裝方式保管的紙質業(yè)務檔案應在外包裝明示年度、保管期限、檔案類別代碼、案卷類4.4.2建立配套的業(yè)務檔案檢索工具，檢索工4.5.1.1檔案庫房應指定專職的檔案管理人員4.5.1.2檔案庫房應配備必要的防火、防盜、4.5.1.3檔案庫房內溫、適度范圍應符合JGJ25的規(guī)定。檔案人員應每日定時登記庫房內溫、濕度情4.6.1由相關負責人、檔案管理人員和經辦人員組成業(yè)務檔案鑒定小組，負責鑒定4.6.2業(yè)務檔案保管時間自形成之日的次年1月1日開始計算。4.6.3對達到或者超過保管期限的業(yè)務檔案應定期組織鑒定。鑒定時，應從檔案的內容、來源、產生4.6.5銷毀檔案時，應由兩人或兩人以上監(jiān)銷，在檔案行政管理部門指定地點實施銷毀。4.6.6銷毀人員和監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。銷毀清冊應永久保存。44.7.2定期統(tǒng)計分析各類業(yè)務檔案立卷歸檔進度、庫存檔案的數(shù)量結構等情況。4.8利用4.8.1業(yè)務檔案利用包括閱覽、復制、摘錄、外借、編研、展覽等。4.8.2按相關規(guī)定將可開放的業(yè)務檔案對社會和個人提供檢索和查詢服務，但涉及項目合同約定具有保密義務的敏感數(shù)據不得對外提供。4.8.3查閱業(yè)務檔案應如實填寫氣候可行性論證檔案利用登記單，履行審批手續(xù)，采取保護措施，避免造成檔案損害和遺失。4.8.4應記錄并定期分析業(yè)務檔案利用效果，根據業(yè)務檔案信息編制反映氣候可行性論證工作情況的專題概要等參考資料，為管理決策和經辦服務提供參考信息。5業(yè)務檔案信息安全體系建設5.1檔案管理部門應建立信息安全管理制度。5.2開展業(yè)務檔案信息化建設，信息化系統(tǒng)應具備用戶密碼與權限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據備份與回復、系統(tǒng)及數(shù)據安全維護等基本功能。5.3業(yè)務檔案信息應納入容災系統(tǒng)。5(規(guī)范性)氣候可行性論證業(yè)務材料歸檔范圍和保管期限表A.1規(guī)定了氣候可行性論證業(yè)務材料歸檔范圍和保管期限。表A.1氣候可行性論證業(yè)務材料歸檔范圍和保管期限業(yè)務類別案卷類別歸檔范圍歸檔范圍1.規(guī)劃類者區(qū)域發(fā)展建設規(guī)劃123氣候可行性論證報告45程和大型工程建設項目1項目合同書2氣候可行性論