工程信息與合同管理

工程信息與合同管理一、工程文件管理工作規(guī)定（一）、總則1、本細則適用于水庫除險加固工程建設監(jiān)理的所有項目文件的管理體工作。2、工程文件按其編制和發(fā)出的單位可分為設計文件，施工文件，監(jiān)理文件，業(yè)主文件四類。3、設計文件是指由業(yè)主單位委托監(jiān)理單位向承包方提供的施工圖紙、設計說明書、技術要求、技術標準及其相應的變更通知，或按合同規(guī)定可由監(jiān)理工程師簽署的修改通知等文件。4、監(jiān)理單位收到業(yè)主提供的設主文件后應迅速進行審核，并簽發(fā)給施工承包單位執(zhí)行。對于設計文件中的問題或需修改的部位，提出意見和建議，通過業(yè)主轉回設計單位，或按事先協(xié)商規(guī)定，直接與設計單位聯(lián)系研究處理。5、凡用于監(jiān)理工程項目施工的設計文件必須是經(jīng)監(jiān)理單位審核確認并簽發(fā)的文件，未經(jīng)監(jiān)理單位審核簽發(fā)的設計文件，而實施的工程項目，監(jiān)理單位可拒絕支付簽證。6、施工期間，監(jiān)理工程師簽署的設計修改通知是工程承包合同的補充，施工承包單位不得拒絕，也不得以此為理由解除或改變其合同責任與義務。7、施工過程中，若施工或自然條件發(fā)生與設計文件不符，施工承包單位應及時書面通知監(jiān)理工程師，并提出處理或變更建議報監(jiān)理工程師審定。8、通過業(yè)主提供的設計文件，其中8份由監(jiān)理工程審核后加蓋監(jiān)理單位印章轉發(fā)施工承包單位執(zhí)行。2份監(jiān)理單位留存?zhèn)洳楹褪褂茫溆喾祷亟o業(yè)主。9、施工承包單位可根據(jù)施工需要自行復制設計文件，也可通過監(jiān)理單位向業(yè)主單位增購設計圖紙。10、由監(jiān)理單位簽發(fā)的設計文件，未經(jīng)監(jiān)理單位許可，施工承包單位不得用于合同項目范圍以外或轉給第三方。11、施工文件是指施工單位根據(jù)工程承包合同規(guī)定或根據(jù)監(jiān)理文件規(guī)定所必須報送的施工組織設計、施工技術措施、施工計劃、材料供應計劃、工程項目開工（開倉）申請、工程檢測試驗報告、工程支付申請報表、各種工程問題請示以及與工程實施、竣工、維護等有關各種圖紙、文件、報告、圖片和原始記錄、報表、材料和資料。12、施工承包單位應按工程承包合同的規(guī)定和監(jiān)理工程師的要求，報送或遞交工程活動全過程的施工文件。文件的內(nèi)容、格式和其它細節(jié)應符合業(yè)主單位和監(jiān)理單位的要求。13、對于已報批的施工文件，若因自然條件或施工條件發(fā)生重大變化，而必須對施工文件作實質性變更時，施工承包單位仍應及時重新提出書面文件報請監(jiān)理單位審批。14、業(yè)主單位或合同文件規(guī)定由施工承包單位負責設計的工程項目（主要指施工所需的臨時設施及模板，支撐等輔助工程），須經(jīng)監(jiān)理單位審核的必須于開工前14天一式四份報監(jiān)理單位審核。15、監(jiān)理單位只負責所監(jiān)理項目的施工承包單位的文件處理。施工承包單位下屬單位或分包、合作單位的施工文件應報請項目施工總承包單位審查處理，必要時再轉報監(jiān)理單位。16、監(jiān)理文件是指監(jiān)理單位在業(yè)主授權和工程承包合同范圍內(nèi)開展監(jiān)理工作所編制發(fā)送的文件，以及有關工程建設活動的報告、批復、簡報、通知、規(guī)定、簽證等各種文件。17、監(jiān)理單位審核涉及到設計變更、造價等施工文件時，應與有關單位協(xié)商并取得統(tǒng)一意見后再批復。18、監(jiān)理單位指定一人負責工程文件的管理。19、業(yè)主文件是指經(jīng)業(yè)主單位簽發(fā)、遞送、批轉的與工程建設活動有關的紀要、簡報、通報、通知、規(guī)定、批復、批轉以及與此有關的各種文件、函件等。20、一切工程信息均以書面為準。（二）、工程文件的審核和處理1、凡簽收的工程文件必須按統(tǒng)一編號進行登記，并填寫文件登記表連同文件交總（或副總）監(jiān)理工程師閱批。收文登記表應包括：原文日期、原文編號、文件名稱、文件份數(shù)、發(fā)文單位、收文日期、文件處理等欄目。2、凡簽收的工程文件由總（或副總）監(jiān)理工程師或其批示的各專業(yè)監(jiān)理工程師辦理，并按合同規(guī)定或總（或副總）監(jiān)理工程師限定的日期內(nèi)辦理完畢。3、凡以監(jiān)理單位名義發(fā)出的監(jiān)理文件必須經(jīng)總（或副總）監(jiān)理工程師批準簽發(fā)。監(jiān)理文件發(fā)出前必須編號登記、復制和將原文及復制件1份存檔。發(fā)出的文件必須有收文人簽字。4、監(jiān)理單位對施工承包單位報送的要求審批的文件必須在合同或其他規(guī)定的時間內(nèi)及時辦理。超過上述時間施工承包單位可以認為該報審文件已通過監(jiān)理單位審查批準。5、監(jiān)理單位審核的文件，批復的意見文字要明確，有同意、不同意和需修改等三種情況。同意的文件包括“照此執(zhí)行”、“按修改的意見執(zhí)行”、“同意呈報”；不同意的文件包括“不能執(zhí)行”、“不能呈報”；需要修改的文件包括“修改后重新報審”、“整理后再報”，該類文件按有關規(guī)定及時返回給施工單位，修改后重新報送。（三）、工程文件的傳遞1、工程文件的傳遞：按“工程文件傳遞流程圖”進行：設計單位業(yè)主單位設計單位業(yè)主單位設計文件業(yè)主文件設計文件業(yè)主文件監(jiān)理單位有關施工中設計監(jiān)理單位監(jiān)理文件監(jiān)理文件信息反饋施工承包單位施工承包單位施工文件施工文件工程文件傳遞流程圖2、工程文件傳遞雙方，工程文件傳遞必須經(jīng)由各方指定負有其職能的下屬部門進行，并應指定專門的收發(fā)人員。3、收文單位必須在發(fā)文簿上簽字或加蓋單位收文公章。施工承包單位要求按合同規(guī)定期限答復的工程文件，必須在發(fā)文時間的當天送達，超過這個時間，須修改發(fā)文時間。4、對于非常情況下的特殊緊急事項可以通過電話或雙方口頭傳送文件內(nèi)容要點，但必須在事后4小時內(nèi)補送書面正式文件。5、除非合同文件另有規(guī)定，否則涉及工程施工的所有文件，都必須通過監(jiān)理單位簽發(fā)或轉送。6、不按規(guī)定傳遞的工程文件，可能被視為非正式文件或無效文件，而不具有合同所賦予的效力。7、施工承包單位對監(jiān)理文件有異議，應先向監(jiān)理單位申明理由，要求復議。如果雙方各處堅持原議，施工承包單位也可以在收到該監(jiān)理文件10日內(nèi)向業(yè)主單位申請復議，但要承擔由此而產(chǎn)生的一切費用和損失。8、除非業(yè)主單位確認監(jiān)理文件有誤并指示對監(jiān)理文件做出否認、變更或修改，否則在復議期間原已送達的監(jiān)理文件繼續(xù)有效。（四）、工程文件的歸檔保存1、凡已辦理完畢的來文及已發(fā)送的文件，應由工程文件管理部門及時回收、分類、編號、歸檔。2、工程文件資料的調(diào)閱、借用必須履行借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)退還。其原件一律不借出，必要時經(jīng)批準可復制。3、凡有保密要求的工程文件必須按“保密法”規(guī)定歸檔保存。4、次年初對上年歸檔工程文件進行正式立卷、建檔、歸檔。5、監(jiān)理工程項目竣工移交后應按監(jiān)理委托合同規(guī)定，將經(jīng)整理的工程文件交業(yè)主單位。二、施工承包合同管理規(guī)定（一）、總則1、為加強工程的合同管理，提高合同意識，依據(jù)施工承包合同，經(jīng)濟合同法的有關規(guī)定，現(xiàn)行法令中的要求，特制定本規(guī)定。2、本規(guī)定適用于監(jiān)理范圍內(nèi)的所有監(jiān)理工程項目。3、監(jiān)理單位通過對所有施工承包合同的有效管理，使建設工程項目在質量、進度和造價三方面按施工承包合同規(guī)定的總目標順利實施。（二）、施工承包合同實施管理1、監(jiān)理單位受業(yè)主單位委托和授權，以工程施工承包合同為依據(jù)，對工程建設實施階段進行全過程、全方位監(jiān)督和管理。2、監(jiān)理合同作為施工承包合同的第三方，應根據(jù)合同賦予的權力，作好施工承包合同管理，認真閱讀和分析招標文件、投標文件、理解合同條款，了解現(xiàn)行法令、法規(guī)和各種技術標準等，出現(xiàn)合同糾紛時負責解釋合同條款，對合同中可能發(fā)生的風險或索賠提前進行預測并與業(yè)主單位協(xié)商采取必要的措施以避免風險或索賠事件發(fā)生，或將風險降到最小程度。3、監(jiān)理單位本著公正、公平的原則，督促業(yè)主單位和施工單位履行合同義務和職責，并協(xié)助雙方獲得相應的利益。4、監(jiān)理單位應對監(jiān)理工程項目的質量、進度和造價進行全面控制，實現(xiàn)施工承包合同總目標，并作好監(jiān)理范圍內(nèi)施工組織協(xié)調(diào)工作，同時還應協(xié)助業(yè)主單位為施工單位創(chuàng)造良好的外部施工環(huán)境。5、工程質量控制⑴工程項目的質量是工程建設的核心，是監(jiān)理工作的重點，監(jiān)理單位應本著“百年大計、質量第一”的方針對工程質量進行控制管理，全面實現(xiàn)工程質量的質量目標。⑵各工程項目質量控制的目標是，通過有效的措施和手段使工程的質量達到國家頒布的有關規(guī)定規(guī)范、技術標準的規(guī)定和要求。⑶監(jiān)理工作中的質量控制，重點是施工階段的質量控制。施工準備工作，使用原材料的質檢，影響施工質量的所有因素（施工人員、材料、設備、施工方案、施工環(huán)境）進行控制。⑷對施工承包單位未能達到合同規(guī)定質量要求的應查找原因分別，屬于高質量要求的，監(jiān)理單位可建議業(yè)主適當降低標準以利工程順利進行；屬承包單位責任且又是關鍵部位的質量問題應堅決返工，業(yè)主保留由此造成損人的索賠權利；屬非關鍵部位的質量問題只要不影響工程的正常運行，監(jiān)理單位可建議業(yè)主予以驗收，以有利于加快工程施工，但應扣除一定的金額。上面的批準或驗收不影響施工承包單位根據(jù)合同應承擔的全部責任和義務。6、工程進度控制⑴監(jiān)理工程項目進度控制目標是經(jīng)審查批準的工程總進度計劃中該項目的控制性工期，各合同工程項目的進度控制目標是合同工期。⑵監(jiān)理單位將采取主動控制與被動控制相結合，超前預測與事后分析相結合的綜合控制措施使工程項目在確保質量的前提下，在預期造價的目標范圍內(nèi)按合同工期完成。⑶監(jiān)理工程項目的進度計劃分為總進度計劃和實施性進度計劃。當實施性進度與總進度出現(xiàn)偏差時，施工承包單位應報送詳細的分析資料說明原因，監(jiān)理單位同期進行現(xiàn)場調(diào)查核實，并與施工承包單位研究對策對實施性進度計劃進行調(diào)整。⑷若工程項目的實施性進度計劃經(jīng)調(diào)整仍無法滿足總進度的要求時，監(jiān)理單位應分析原因分別處理。屬業(yè)主單位原因：在施工承包單位提出工期索賠要求后監(jiān)理單位進行審核，并組織雙方核定補償工期，進行進度調(diào)整。當該項目位于工程總進度計劃的關鍵線路上而不允許對總進度進行調(diào)整時，則業(yè)主單位應補償一定數(shù)量的趕工費，以便施工承包單位增加資源投入按總進度實施。屬施工承包單位原因：監(jiān)理單位應要求施工承包單位采取一切措施，主要是增加資源投入和加強現(xiàn)場管理，以滿足總進度的要求。當施工承包單位由于某些原因無法增加投入時，監(jiān)理單位應與業(yè)主單位協(xié)商，當該項目不影響工程總進度計劃，可以確定合理的工期延長。但業(yè)主單位保留由此造成的索賠權利；該項目總進度計劃不允許調(diào)整且施工承包單位又無法滿足總進度計劃要求時，監(jiān)理單位可以建議業(yè)主終止施工合同，并按終止合同條款的有關規(guī)定處理。7、工程造價控制⑴造價控制是監(jiān)理單位工作的重要任務之一，監(jiān)理單位應采取有效措施進行造價控制，并協(xié)助業(yè)主單位把工程項目建設的投資控制在固本審定的概算以內(nèi)，以提高工程的投資效益。⑵監(jiān)理工程項目造價控制的目標是以工程施工承包合同價為基礎，將工程項目的造價，控制在依據(jù)工程執(zhí)行概算所偏定的并經(jīng)業(yè)主單位同意的工程造價范圍以內(nèi)。⑶工程造價控制主要從以下三個方面進行：a.對于合同報價表中項目的支付應與工程進度和質量相結合，防止超前支付和質量不合格的工程量的支付。b.對于工程變更應嚴格進行控制，盡量與變更指令，對必須發(fā)出的變更指示應在該項變更工作實施前進行估價，然后實施。c.對于合同風險或索賠應采取超前預測的辦法進行控制或轉移，如保險可轉移部分合同保險，反索賠可減少部分索賠事件的發(fā)生。對于不可避免的索賠事件應采取各種疏導措施并跟蹤作好原始記錄，以便對索賠的影響進行正確的評估。8、施工協(xié)調(diào)管理⑴監(jiān)理單位應負責監(jiān)理項目范圍內(nèi)各項施工承包單位同施工承包單位與業(yè)主單位間和施工承包單位與設計單位間的協(xié)調(diào)工作。⑵監(jiān)理單位還應參加業(yè)主單位主持的，監(jiān)理單位和施工承包單位參加的施工協(xié)調(diào)會。⑶施工承包單位款提請監(jiān)理單位協(xié)調(diào)，或監(jiān)理單位協(xié)調(diào)后施工單位未能執(zhí)行，從而使其他單位或個人造成的一切損失均由施工承包單位負責。9、物質與設備供應管理⑴工程所需主要物資按合同規(guī)定由業(yè)主單位負責供應時，監(jiān)理單位應協(xié)助業(yè)主單位作好物資供應的總量控制。⑵施工承包單位應在年度開始前60天，季度開始前30天和月前20天分別將年度、季、月物資申請計劃報送監(jiān)理單位審核，并根據(jù)實際完成工程量對物資消耗進行審核。⑶次要材料由施工承包單位同行采購，不論是業(yè)主單位供應的還是施工單位承包自行采購的次要材料，施工承包單位和監(jiān)理單位都應定期進行檢測以使材料滿足規(guī)范要求。⑷由業(yè)主單位供應的永久設備、施工承包單位應根據(jù)工程進度計劃，分別在年開始前60天，季度開始前30天及月前20天將設備供應申請計劃報送監(jiān)理單位審核，否則影響施工由施工承包單位負責。⑸不論是業(yè)主單位還是施工承包單位自行采購的用于工程的永久設備，其質量應滿足相應的技術規(guī)范和標準，施工承包單位和監(jiān)理單位應對其質量進行認真檢測，以滿足工程的需要。10、價值工程⑴施工承包單位應在工程實施前2個月將合理化建議或優(yōu)化設計建議提交監(jiān)理單位審查。⑵監(jiān)理單位在收到施工承包單位的合理化建議或優(yōu)化設計建議1個月內(nèi)應將審查意見報業(yè)主單位，并抄送設計單位。⑶監(jiān)理單位在收到業(yè)主單位的審查批準后簽發(fā)承包單位執(zhí)行。⑷能取得工程投資節(jié)省或工期縮短的效益，將由業(yè)主、監(jiān)理和施工單位三方共同協(xié)商確定一定比例做為價值工程支付給施工承包單位。⑸價值工程的審查和批準，不免除施工承包單位按合同要求對價值工程應承擔全部義務和責任。（三）、變更與索賠管理1、變更與索賠的管理是承包合同管理的重要內(nèi)容之一，對于作好工程的三大控制具有重要意義。2、業(yè)主單位和設計單位提出變更工程設計或修改圖紙（設計修改通知），須經(jīng)監(jiān)理單位審核簽發(fā)。3、監(jiān)理單位認為有必要對工程或其中任何部分的形式，質量或數(shù)量作出任何變更，在授權范圍內(nèi)可指令施工承包單位進行下述工作：⑴增加或減少合同的工程量；⑵改變工程任何部分的高程、基線、位置或尺寸；⑶實施工程竣工所必須的任何種類的附加工作；⑷改變工程任何部分的任何規(guī)定，施工順序或時間安排。上述變更不應以任何方式使合同作廢或失效，并應對上述變更的影響進行估價。但是由于施工承包單位的違約、毀約或對此負有責任，使監(jiān)理單位發(fā)出變更指令，則此類違約造成的附加費應由施工承包單位承擔。4、對變更進行估價⑴變更可能影響工程造價和工期。因此，監(jiān)理單位應認真作好變更的控制，盡量少發(fā)變更指令。對于必須變更的，應作出正確的估價。⑵監(jiān)理單位發(fā)出變更指令后，施工承包單位才能實施此變更工作。否則，由此造成的一切損失由施工承包單位承擔，在合同范圍內(nèi)的變更，監(jiān)理單位不必發(fā)變更指令。⑶在變更指令發(fā)出后的14天內(nèi)或變更工作開始前，監(jiān)理單位表示要變更單價或價格，施工承包單位也要求額外付款或提出變更的單價或價格，否則，監(jiān)理單位可不對變更進行估價。⑷對于變更應以合同中規(guī)定的單價和價格來進行估價，如果合同中沒有上述合適的單價或價格，或變更的性質或數(shù)量關系到整個工程的性質或數(shù)量，則監(jiān)理單位須組織業(yè)主單位與施工單位協(xié)商解決。5、如果在發(fā)出整個工程的移交證書時，發(fā)現(xiàn)由于①全部變更工程費用和②對工程量表中所列的估計工程量加以量測所得出的全部調(diào)整費用，但不包括備用金、計日工和價格調(diào)整費用，而不是別的原因，使合同價增加或減少的總數(shù)超過了“有效合同期”的15%（有效合同期指不包括備用金和計日工的價格），在發(fā)生此種情況時，監(jiān)理單位和業(yè)主單位及施工承包單位可協(xié)商確定在合同價上增加或減少的金額。當協(xié)商不成一致意見時，監(jiān)理單位應在考慮施工承包單位的現(xiàn)場和綜合管理費后予以確定。此金額僅以增加或減少有效合同價15%的那部分費用為基礎確定。6、目前工程招標采用的單價合同，大部分是由施工承包單位承擔，施工承包單位必須通過索賠來減少自己的風險。因此索賠實際上是施工承包單位和業(yè)主單位之間承擔工程風險比例的合理再分配。7、監(jiān)理單位與業(yè)主單位協(xié)商對合同中可能發(fā)生的索賠事件進行超前預測并采取相應的疏導措施，以減少索賠事件的發(fā)生或將索賠的影響降低到最小程度。8、當索賠事件發(fā)生后，監(jiān)理單位應做到跟蹤調(diào)查和記錄，本著公正、公平、合理的原則來估價索賠的影響，在維護業(yè)主單位利益的同時，也要維護施工承包單位的利益。9、業(yè)主單位可以通過反索賠，達到控制索賠或維護自身利益的目的。（四）、保函與保險、1、為使施工承包單位認真履行合同義務和責任，施工承包單位在投標承包工程的過程中，應向業(yè)主單位提交以下三種形式的保函：⑴投標保函。施工單位在投標時，應隨投標書送交一份投標保函，以此制約投標后中途撤標。⑵履約保函。投標人中標后，應按合同規(guī)定，向業(yè)主單位開具履約保函，同時撤回投標保函。⑶預付款保函。