外貿(mào)科管理制度

外貿(mào)科管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范外貿(mào)科工作流程，提高工作效率，確保外貿(mào)業(yè)務(wù)的順利開展，加強(qiáng)對外貿(mào)業(yè)務(wù)的管理，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司外貿(mào)科全體員工。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、國際貿(mào)易規(guī)則以及相關(guān)政策要求開展外貿(mào)業(yè)務(wù)。2.誠實守信原則：在與客戶、合作伙伴交往中，秉持誠實守信的態(tài)度，維護(hù)公司良好形象。3.效益優(yōu)先原則：以提高公司經(jīng)濟(jì)效益為核心目標(biāo)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，降低運營成本，確保業(yè)務(wù)的盈利能力。4.團(tuán)隊協(xié)作原則：強(qiáng)調(diào)各崗位之間的協(xié)同配合，形成高效的工作團(tuán)隊，共同推動外貿(mào)業(yè)務(wù)發(fā)展。二、組織架構(gòu)與崗位職責(zé)（一）組織架構(gòu)外貿(mào)科設(shè)科長一名，副科長若干名，下設(shè)業(yè)務(wù)部、單證部、跟單部等部門。（二）崗位職責(zé)1.科長職責(zé)全面負(fù)責(zé)外貿(mào)科的日常管理工作，制定工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。協(xié)調(diào)與公司其他部門的溝通與協(xié)作，確保外貿(mào)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。負(fù)責(zé)外貿(mào)業(yè)務(wù)的整體規(guī)劃和市場開拓，制定營銷策略，提升公司在國際市場的競爭力。審核重要業(yè)務(wù)文件和合同，把控業(yè)務(wù)風(fēng)險。負(fù)責(zé)團(tuán)隊建設(shè)和員工培訓(xùn)，提升團(tuán)隊整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。2.業(yè)務(wù)部職責(zé)負(fù)責(zé)國際市場的調(diào)研與分析，尋找潛在客戶，拓展業(yè)務(wù)渠道。與客戶進(jìn)行商務(wù)洽談，了解客戶需求，提供專業(yè)的產(chǎn)品解決方案。負(fù)責(zé)外貿(mào)訂單的獲取與簽訂，跟進(jìn)訂單執(zhí)行情況，及時解決客戶問題。維護(hù)客戶關(guān)系，定期回訪客戶，提高客戶滿意度和忠誠度。3.單證部職責(zé)負(fù)責(zé)進(jìn)出口單證的制作、審核與提交，確保單證的準(zhǔn)確性和完整性。熟悉各類貿(mào)易術(shù)語和結(jié)算方式，根據(jù)業(yè)務(wù)需求選擇合適的操作方式。與海關(guān)、商檢、貨代等相關(guān)部門保持密切溝通，辦理進(jìn)出口貨物的報關(guān)、報檢等手續(xù)。整理和歸檔各類單證文件，建立完善的單證檔案管理系統(tǒng)。4.跟單部職責(zé)負(fù)責(zé)訂單生產(chǎn)進(jìn)度的跟蹤與協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量完成生產(chǎn)任務(wù)。與生產(chǎn)部門溝通協(xié)調(diào)，解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，保證產(chǎn)品質(zhì)量符合客戶要求。安排貨物的運輸、保險等事宜，確保貨物安全、及時送達(dá)客戶手中。負(fù)責(zé)與客戶溝通貨物運輸情況，及時反饋物流信息，處理運輸過程中的異常情況。三、業(yè)務(wù)流程規(guī)范（一）客戶開發(fā)與跟進(jìn)1.業(yè)務(wù)人員通過多種渠道收集潛在客戶信息，包括行業(yè)展會、網(wǎng)絡(luò)平臺、社交媒體、行業(yè)報告等。2.對收集到的客戶信息進(jìn)行篩選和分析，確定重點跟進(jìn)對象。3.主動與潛在客戶進(jìn)行聯(lián)系，介紹公司產(chǎn)品和服務(wù)，了解客戶需求和意向。4.建立客戶檔案，記錄客戶基本信息、溝通記錄、業(yè)務(wù)進(jìn)展等情況，以便跟蹤和管理。5.定期回訪客戶，保持與客戶的良好溝通，及時了解客戶動態(tài)，解決客戶問題，促進(jìn)業(yè)務(wù)合作。（二）訂單獲取與簽訂1.業(yè)務(wù)人員與客戶就合作事宜進(jìn)行深入洽談，明確產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式等條款。2.根據(jù)洽談結(jié)果，制作形式發(fā)票或銷售合同，提交科長審核。3.科長審核通過后，與客戶簽訂正式合同，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。4.對于重要訂單或金額較大的訂單，需組織相關(guān)部門進(jìn)行合同評審，確保合同條款合理、風(fēng)險可控。（三）訂單執(zhí)行1.業(yè)務(wù)人員將訂單信息傳遞給跟單部，跟單部負(fù)責(zé)制定生產(chǎn)計劃，并與生產(chǎn)部門協(xié)調(diào)安排生產(chǎn)。2.生產(chǎn)部門按照生產(chǎn)計劃組織生產(chǎn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量和交貨期。3.單證部根據(jù)訂單要求和合同條款，制作相關(guān)進(jìn)出口單證，如商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、報關(guān)單、報檢單等。4.在貨物生產(chǎn)完成后，跟單部負(fù)責(zé)安排貨物的檢驗、包裝、運輸?shù)仁乱?。同時，單證部負(fù)責(zé)辦理貨物的報關(guān)、報檢手續(xù)，確保貨物順利出口。5.業(yè)務(wù)人員及時向客戶反饋訂單執(zhí)行情況，包括生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨時間、預(yù)計到達(dá)時間等信息，保持與客戶的溝通順暢。（四）貨款回收1.業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)跟蹤客戶付款情況，按照合同約定及時提醒客戶付款。2.對于逾期未付款的客戶，業(yè)務(wù)人員要及時與客戶溝通，了解原因，并采取相應(yīng)的催款措施。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)與業(yè)務(wù)人員核對貨款到賬情況，確保貨款及時、足額回收。4.如客戶出現(xiàn)付款困難或拖欠貨款等情況，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時向科長匯報，并協(xié)同財務(wù)部門制定解決方案，必要時采取法律手段維護(hù)公司權(quán)益。四、文件與檔案管理（一）文件管理1.外貿(mào)科文件分為內(nèi)部文件和外部文件。內(nèi)部文件包括工作計劃、報告、通知、制度等；外部文件包括客戶訂單、合同、發(fā)票、提單、報關(guān)單等。2.文件起草由相關(guān)崗位人員負(fù)責(zé)，文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范。起草完成后，提交科長審核。3.科長審核通過的文件，按照公司文件編號規(guī)則進(jìn)行編號，并根據(jù)文件性質(zhì)和用途進(jìn)行分類存放。4.文件的發(fā)放、傳閱、借閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行登記，確保文件的安全和可追溯性。5.文件的修改和廢止應(yīng)經(jīng)過相應(yīng)的審批程序，并及時更新文件記錄。（二）檔案管理1.外貿(mào)科應(yīng)建立完善的檔案管理制度，對各類業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類整理、歸檔保存。2.業(yè)務(wù)檔案包括客戶檔案、訂單檔案、合同檔案、單證檔案、運輸檔案、財務(wù)檔案等。3.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、裝訂、編號、上架等工作，確保檔案的完整性和規(guī)范性。4.檔案的查閱和借閱應(yīng)填寫申請表，經(jīng)科長批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱或借閱，并嚴(yán)格遵守檔案借閱期限和歸還規(guī)定。5.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，確保檔案的安全保管。對于超過保管期限或無保存價值的檔案，按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，并做好銷毀記錄。五、客戶關(guān)系管理（一）客戶信息維護(hù)1.業(yè)務(wù)人員應(yīng)定期更新客戶檔案信息，確保客戶信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.關(guān)注客戶動態(tài)，及時了解客戶公司的經(jīng)營狀況、市場份額、行業(yè)地位等信息，為客戶提供更有針對性的服務(wù)。3.收集客戶反饋意見，包括對產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平、交貨期等方面的評價和建議，及時反饋給相關(guān)部門進(jìn)行改進(jìn)。（二）客戶投訴處理1.當(dāng)接到客戶投訴時，業(yè)務(wù)人員應(yīng)立即記錄投訴內(nèi)容，并向科長匯報。2.科長組織相關(guān)部門對投訴進(jìn)行調(diào)查和分析，確定投訴原因和責(zé)任部門。3.責(zé)任部門針對投訴問題制定解決方案，并在規(guī)定時間內(nèi)回復(fù)客戶。4.跟蹤投訴處理結(jié)果，確?？蛻魸M意。對于因投訴給客戶造成損失的，按照公司規(guī)定給予相應(yīng)賠償。（三）客戶滿意度調(diào)查1.定期開展客戶滿意度調(diào)查，了解客戶對公司產(chǎn)品和服務(wù)的滿意度。2.設(shè)計科學(xué)合理的調(diào)查問卷，涵蓋產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)態(tài)度、溝通效率等方面內(nèi)容。3.通過郵件、電話、在線調(diào)查等方式向客戶發(fā)送調(diào)查問卷，并及時回收和整理調(diào)查數(shù)據(jù)。4.對調(diào)查結(jié)果進(jìn)行分析，找出存在的問題和不足之處，制定改進(jìn)措施，并跟蹤改進(jìn)效果。六、績效考核與激勵機(jī)制（一）績效考核1.制定外貿(mào)科員工績效考核方案，明確考核指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、考核周期等內(nèi)容。2.考核指標(biāo)包括業(yè)績指標(biāo)（如銷售額、利潤額、訂單量等）、工作能力指標(biāo)（如業(yè)務(wù)知識、溝通能力、團(tuán)隊協(xié)作能力等）、工作態(tài)度指標(biāo)（如責(zé)任心、積極性、執(zhí)行力等）。3.考核周期為月度考核與年度考核相結(jié)合。月度考核于次月上旬進(jìn)行，年度考核于次年1月中旬進(jìn)行。4.考核方式采用自評、上級評價、同事評價相結(jié)合的方式，確保考核結(jié)果的客觀公正。5.根據(jù)考核結(jié)果，對員工進(jìn)行績效等級評定，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。（二）激勵機(jī)制1.設(shè)立績效獎金，根據(jù)員工績效考核結(jié)果發(fā)放?？冃И劷鹋c績效等級掛鉤，優(yōu)秀等級的員工獲得較高比例的績效獎金，不合格等級的員工不發(fā)放績效獎金。2.對于業(yè)績突出、為公司做出重大貢獻(xiàn)的員工，給予專項獎勵，如獎金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會等。3.提供培訓(xùn)與發(fā)展機(jī)會，根據(jù)員工的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃和培訓(xùn)需求，安排內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、參加行業(yè)研討會等，提升員工的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。4.建立良好的晉升機(jī)制，為表現(xiàn)優(yōu)秀的員工提供晉升空間，鼓勵員工不斷成長和進(jìn)步。七、保密制度（一）保密范圍1.公司商業(yè)秘密，包括產(chǎn)品配方、生產(chǎn)工藝、客戶信息、市場策略、財務(wù)數(shù)據(jù)等。2.業(yè)務(wù)文件和資料，如合同、訂單、報價單、談判記錄等。3.公司尚未公開的業(yè)務(wù)計劃、發(fā)展戰(zhàn)略、項目信息等。（二）保密措施1.加強(qiáng)員工保密意識培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確員工的保密義務(wù)和責(zé)任。2.對涉及保密信息的文件、資料進(jìn)行嚴(yán)格的管理，標(biāo)明密級，限制查閱范圍。3.在辦公場所設(shè)置保密區(qū)域，對重要文件和資料進(jìn)行加密存儲和保管。4.嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)等公開渠道泄露公司保密信息，如因工作需要在外部平臺發(fā)布信息，需經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。5.對于離職員工，需進(jìn)行離職審計，收回其持有的涉及公司保密信息的文件和資料，并提醒其履行保密義務(wù)。（三）違規(guī)處