電話間管理制度

電話間管理制度?一、總則1.目的為了規(guī)范公司電話間的使用，確保電話通訊的順暢、高效和安全，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有電話間，包括但不限于辦公區(qū)域、生產(chǎn)區(qū)域、公共區(qū)域等設(shè)置的電話間。3.管理原則遵循統(tǒng)一管理、合理使用、安全保密的原則，保障公司通訊需求，維護(hù)公司正常運(yùn)營(yíng)秩序。二、電話間使用規(guī)范1.使用時(shí)間電話間正常使用時(shí)間為公司規(guī)定的辦公時(shí)間。特殊情況需在非辦公時(shí)間使用電話間的，需提前向行政部門申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。2.使用權(quán)限公司員工因工作需要有權(quán)使用電話間進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通，但應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定使用，不得用于私人事務(wù)。嚴(yán)禁非公司員工擅自使用公司電話間。3.使用行為進(jìn)入電話間后應(yīng)隨手關(guān)門，保持電話間內(nèi)安靜，避免影響他人。使用電話時(shí)應(yīng)語言文明、簡(jiǎn)潔明了，不得在電話中爭(zhēng)吵、謾罵或進(jìn)行其他不文明行為。不得長(zhǎng)時(shí)間占用電話間，完成通話后應(yīng)及時(shí)掛斷電話，以便他人使用。愛護(hù)電話設(shè)備，不得隨意拆卸、損壞電話間內(nèi)的設(shè)施。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。三、電話費(fèi)用管理1.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)公司根據(jù)業(yè)務(wù)需求制定電話費(fèi)用預(yù)算和標(biāo)準(zhǔn)，具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)按照公司相關(guān)財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。2.費(fèi)用核算行政部門每月對(duì)公司電話費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)核算，根據(jù)各部門的使用情況進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)偂?.費(fèi)用控制各部門應(yīng)合理使用電話資源，控制電話費(fèi)用支出。如發(fā)現(xiàn)某部門電話費(fèi)用異常偏高，行政部門將進(jìn)行調(diào)查并采取相應(yīng)措施。四、電話安全管理1.設(shè)備維護(hù)行政部門定期對(duì)電話間內(nèi)的設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備老化或損壞，應(yīng)及時(shí)安排維修或更換。2.線路安全加強(qiáng)對(duì)電話線路的管理，防止線路被盜用、破壞或出現(xiàn)故障。如發(fā)現(xiàn)線路異常，應(yīng)及時(shí)通知電信部門進(jìn)行維修。3.信息安全嚴(yán)禁在電話中談?wù)撋婕肮緳C(jī)密的信息。員工應(yīng)增強(qiáng)保密意識(shí)，妥善保管個(gè)人通話內(nèi)容，避免信息泄露。五、電話間衛(wèi)生管理1.日常清潔使用電話間的員工應(yīng)保持電話間內(nèi)衛(wèi)生整潔，每次使用完畢后應(yīng)清理桌面、地面等，將垃圾放入指定垃圾桶內(nèi)。2.定期消毒行政部門定期對(duì)電話間進(jìn)行全面消毒，預(yù)防疾病傳播，保障員工健康。六、電話間設(shè)施管理1.設(shè)施配備電話間內(nèi)應(yīng)配備必要的辦公設(shè)施，如桌椅、電話機(jī)、文件架等，確保員工使用方便。2.設(shè)施更新根據(jù)公司發(fā)展和實(shí)際需求，適時(shí)對(duì)電話間設(shè)施進(jìn)行更新和升級(jí)，提高電話間的使用效率和舒適度。3.設(shè)施管理員工應(yīng)愛護(hù)電話間內(nèi)的設(shè)施，不得隨意移動(dòng)、損壞或丟棄。如有違反，應(yīng)照價(jià)賠償。七、電話間的預(yù)約與分配1.預(yù)約方式員工如需使用電話間，可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或向行政部門進(jìn)行預(yù)約。預(yù)約時(shí)應(yīng)注明使用時(shí)間、事由等信息。2.分配原則行政部門根據(jù)員工預(yù)約情況和電話間的使用狀況進(jìn)行合理分配。優(yōu)先滿足緊急、重要業(yè)務(wù)的使用需求。3.特殊情況處理如遇突發(fā)情況或緊急業(yè)務(wù)，員工可在未預(yù)約的情況下使用電話間，但事后應(yīng)及時(shí)向行政部門說明情況并補(bǔ)辦預(yù)約手續(xù)。八、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用電話間。利用電話間進(jìn)行私人事務(wù)，長(zhǎng)時(shí)間占用電話間影響他人使用。故意損壞電話間設(shè)備或設(shè)施。在電話中泄露公司機(jī)密信息。違反電話間衛(wèi)生管理規(guī)定，不保持電話間整潔。2.處理措施對(duì)于首次違規(guī)的員工，給予口頭警告，并記錄在個(gè)人檔案中。對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，將視情況給予書面警告、罰款、降職、辭退等處理措施。如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。九、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機(jī)制行政部門負(fù)責(zé)對(duì)電話間的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.檢查內(nèi)容檢查內(nèi)容包括電話間的使用規(guī)范執(zhí)行情況、設(shè)備設(shè)施完好情況、衛(wèi)生狀況、電話費(fèi)用使用情況等。3.檢查頻率行政部門定期對(duì)電話間進(jìn)行全面檢查，每周至少進(jìn)行一次抽查。十、附則