學(xué)籍室管理制度

學(xué)籍室管理制度?總則目的為了加強(qiáng)學(xué)籍室的規(guī)范化管理，確保學(xué)籍信息的準(zhǔn)確、完整與安全，保障學(xué)校教學(xué)秩序的正常運(yùn)行，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于學(xué)校學(xué)籍室全體工作人員以及涉及學(xué)籍管理相關(guān)工作的部門和人員。基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保學(xué)籍信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，與學(xué)生實(shí)際情況相符。2.完整性原則：全面收集、整理和保存學(xué)生的各類學(xué)籍資料，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生學(xué)籍信息的安全，防止信息泄露。4.及時(shí)性原則：及時(shí)更新和處理學(xué)籍信息，保證信息的時(shí)效性。學(xué)籍室人員職責(zé)學(xué)籍室主管職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)學(xué)籍室的日常管理工作，制定工作計(jì)劃和規(guī)章制度。2.組織和指導(dǎo)學(xué)籍室工作人員開(kāi)展學(xué)籍信息的收集、整理、錄入、審核和維護(hù)等工作。3.協(xié)調(diào)與學(xué)校其他部門的關(guān)系，確保學(xué)籍管理工作與學(xué)校整體工作的順利銜接。4.定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)學(xué)籍管理工作情況，及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。5.負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)籍室工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。學(xué)籍信息管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)籍信息的收集、整理和初步審核工作，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)，將學(xué)生學(xué)籍信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立學(xué)籍檔案。3.定期對(duì)學(xué)籍信息進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.協(xié)助主管做好學(xué)籍信息的查詢、統(tǒng)計(jì)和報(bào)表工作，為學(xué)校教學(xué)管理提供數(shù)據(jù)支持。5.負(fù)責(zé)學(xué)籍室文件、資料的整理和歸檔工作，妥善保管各類學(xué)籍檔案。學(xué)籍檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)籍檔案的分類、裝訂和保管工作，確保檔案的安全和完整。2.按照檔案管理的規(guī)定，對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行借閱、查閱登記，嚴(yán)格控制檔案的流向。3.定期對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。4.做好學(xué)籍檔案的保密工作，防止檔案信息泄露。5.根據(jù)工作需要，對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，提高檔案管理的效率和便捷性。學(xué)籍管理流程新生學(xué)籍注冊(cè)1.招生部門在新生錄取工作結(jié)束后，將新生錄取名單提交給學(xué)籍室。2.學(xué)籍信息管理員根據(jù)錄取名單，收集新生的基本信息，包括姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、家庭住址、聯(lián)系電話等。3.對(duì)收集到的新生信息進(jìn)行初步審核，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。審核無(wú)誤后，將新生信息錄入學(xué)籍管理系統(tǒng)，完成新生學(xué)籍注冊(cè)。4.為新生分配學(xué)號(hào)，并打印新生學(xué)籍卡片，發(fā)放給新生本人或其家長(zhǎng)。學(xué)籍異動(dòng)管理1.轉(zhuǎn)學(xué)學(xué)生因家庭住址變動(dòng)、父母工作調(diào)動(dòng)等原因需要轉(zhuǎn)學(xué)的，由學(xué)生本人或其家長(zhǎng)提出書(shū)面申請(qǐng)，并提交相關(guān)證明材料。轉(zhuǎn)出學(xué)校學(xué)籍室審核轉(zhuǎn)學(xué)申請(qǐng)及證明材料，符合轉(zhuǎn)學(xué)條件的，在學(xué)籍管理系統(tǒng)中發(fā)起轉(zhuǎn)學(xué)申請(qǐng)，并打印轉(zhuǎn)學(xué)審批表。轉(zhuǎn)學(xué)審批表經(jīng)轉(zhuǎn)出學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后，連同證明材料一并提交給轉(zhuǎn)入學(xué)校。轉(zhuǎn)入學(xué)校學(xué)籍室對(duì)轉(zhuǎn)學(xué)申請(qǐng)及證明材料進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，在學(xué)籍管理系統(tǒng)中辦理接收手續(xù)，并將轉(zhuǎn)學(xué)審批表存檔。學(xué)籍信息管理員根據(jù)轉(zhuǎn)學(xué)審批表，在學(xué)籍管理系統(tǒng)中更新學(xué)生的學(xué)籍信息。2.休學(xué)與復(fù)學(xué)學(xué)生因病或其他特殊原因需要休學(xué)的，由學(xué)生本人或其家長(zhǎng)提出書(shū)面申請(qǐng)，并提交醫(yī)院診斷證明等相關(guān)材料。學(xué)校學(xué)籍室審核休學(xué)申請(qǐng)及證明材料，符合休學(xué)條件的，在學(xué)籍管理系統(tǒng)中辦理休學(xué)手續(xù)，并打印休學(xué)證明。學(xué)生休學(xué)期間，學(xué)籍信息予以保留。學(xué)生休學(xué)期滿，需要復(fù)學(xué)的，由學(xué)生本人或其家長(zhǎng)提出書(shū)面申請(qǐng)，并提交相關(guān)證明材料。學(xué)校學(xué)籍室審核復(fù)學(xué)申請(qǐng)及證明材料，符合復(fù)學(xué)條件的，在學(xué)籍管理系統(tǒng)中辦理復(fù)學(xué)手續(xù)，并更新學(xué)生的學(xué)籍信息。3.退學(xué)學(xué)生因各種原因需要退學(xué)的，由學(xué)生本人或其家長(zhǎng)提出書(shū)面申請(qǐng)，并提交相關(guān)證明材料。學(xué)校學(xué)籍室審核退學(xué)申請(qǐng)及證明材料，符合退學(xué)條件的，在學(xué)籍管理系統(tǒng)中辦理退學(xué)手續(xù)，并打印退學(xué)證明。學(xué)生退學(xué)后，學(xué)籍信息予以注銷。畢業(yè)與結(jié)業(yè)管理1.學(xué)生完成規(guī)定的學(xué)業(yè)課程，經(jīng)考核成績(jī)合格，達(dá)到畢業(yè)要求的，學(xué)校學(xué)籍室進(jìn)行畢業(yè)資格審核。2.畢業(yè)資格審核通過(guò)后，為學(xué)生辦理畢業(yè)證書(shū)，并在學(xué)籍管理系統(tǒng)中進(jìn)行畢業(yè)信息登記。3.學(xué)生在規(guī)定的學(xué)制內(nèi)，未完成全部學(xué)業(yè)課程，但取得的學(xué)分達(dá)到畢業(yè)要求的[X]%以上的，學(xué)校可頒發(fā)結(jié)業(yè)證書(shū)。4.結(jié)業(yè)學(xué)生在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，完成未修課程的學(xué)習(xí)并考核合格的，學(xué)校可換發(fā)畢業(yè)證書(shū)。學(xué)籍信息查詢與統(tǒng)計(jì)1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查詢學(xué)籍信息的，需填寫學(xué)籍信息查詢申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給學(xué)籍室。2.學(xué)籍室工作人員根據(jù)查詢申請(qǐng)表，在學(xué)籍管理系統(tǒng)中查詢相關(guān)學(xué)籍信息，并提供給查詢?nèi)藛T。3.學(xué)籍室定期對(duì)學(xué)籍信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類學(xué)籍報(bào)表，如學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、學(xué)籍異動(dòng)情況報(bào)表等，為學(xué)校教學(xué)管理提供數(shù)據(jù)支持。學(xué)籍檔案管理檔案收集1.學(xué)籍信息管理員在日常工作中，及時(shí)收集學(xué)生的各類學(xué)籍資料，包括入學(xué)登記表、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲記錄、體檢表等。2.招生部門在招生工作結(jié)束后，將新生入學(xué)登記表等相關(guān)資料移交學(xué)籍室。3.各教學(xué)部門在學(xué)生成績(jī)?cè)u(píng)定、獎(jiǎng)懲等工作完成后，及時(shí)將相關(guān)材料送交學(xué)籍室。檔案整理1.學(xué)籍檔案管理員按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的學(xué)籍資料進(jìn)行分類整理。2.每份學(xué)籍檔案應(yīng)按照一定的順序排列，如入學(xué)登記表在前，成績(jī)單在后，獎(jiǎng)懲記錄等依次排列。3.對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)，并制作檔案目錄，方便查找和管理。檔案裝訂1.將整理好的學(xué)籍資料按照順序依次裝訂成冊(cè)，確保裝訂牢固、整齊。2.在檔案封面填寫檔案名稱、學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、班級(jí)等信息。檔案保管1.學(xué)籍檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和年度進(jìn)行分類存放。2.檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。3.建立檔案保管制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。檔案借閱與查閱1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要借閱學(xué)籍檔案的，需填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱期限等。2.檔案借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給學(xué)籍室主管審批。3.學(xué)籍室主管審批通過(guò)后，檔案管理員按照申請(qǐng)表的要求，將檔案借給借閱人員，并做好借閱登記。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.學(xué)校外部人員因工作需要查閱學(xué)籍檔案的，需持單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，檔案管理員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)印檔案內(nèi)容。信息安全與保密信息安全管理1.學(xué)籍室應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施，如防火墻、殺毒軟件等，保障學(xué)籍信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行。2.定期對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行維護(hù)和檢查，及時(shí)更新系統(tǒng)軟件和殺毒軟件，防止病毒入侵和數(shù)據(jù)泄露。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)學(xué)籍信息進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的地方，如異地存儲(chǔ)或外接存儲(chǔ)設(shè)備。保密制度1.學(xué)籍室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露學(xué)生的學(xué)籍信息。2.嚴(yán)禁在非工作場(chǎng)所談?wù)搶W(xué)生的學(xué)籍信息，不得將學(xué)籍信息帶出學(xué)籍室。3.對(duì)涉及學(xué)生隱私的學(xué)籍信息，如身份證號(hào)碼、家庭住址等，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得隨意公開(kāi)。4.對(duì)因工作需要接觸學(xué)籍信息的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。設(shè)備與設(shè)施管理計(jì)算機(jī)設(shè)備管理1.學(xué)籍室配備的計(jì)算機(jī)設(shè)備應(yīng)專人專用，不得擅自轉(zhuǎn)借他人使用。2.計(jì)算機(jī)設(shè)備的使用人員應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用設(shè)備，不得隨意更改系統(tǒng)設(shè)置和安裝軟件。3.定期對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，如清潔設(shè)備、檢查硬件設(shè)施等，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。4.計(jì)算機(jī)設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告學(xué)籍室主管，并聯(lián)系專業(yè)人員進(jìn)行維修。檔案柜與辦公桌椅管理1.學(xué)籍室的檔案柜和辦公桌椅應(yīng)定期進(jìn)行清潔和維護(hù)，保持整潔衛(wèi)生。2.檔案柜應(yīng)擺放整齊，不得隨意挪動(dòng)，確保檔案存放有序。3.辦公桌椅應(yīng)保持完好無(wú)損，如有損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)修。培訓(xùn)與考核培訓(xùn)計(jì)劃1.學(xué)籍室主管應(yīng)根據(jù)學(xué)籍管理工作的需要和工作人員的業(yè)務(wù)水平，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間等，確保培訓(xùn)工作的系統(tǒng)性和針對(duì)性。培訓(xùn)內(nèi)容1.學(xué)籍管理政策法規(guī)培訓(xùn)，使工作人員了解國(guó)家和地方有關(guān)學(xué)籍管理的政策法規(guī)。2.學(xué)籍管理業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，包括新生學(xué)籍注冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)管理、畢業(yè)與結(jié)業(yè)管理、學(xué)籍信息查詢與統(tǒng)計(jì)、檔案管理等方面的知識(shí)和技能。3.計(jì)算機(jī)操作技能培訓(xùn)，如學(xué)籍管理系統(tǒng)的操作、辦公軟件的使用等。培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由學(xué)籍室主管或業(yè)務(wù)骨干擔(dān)任培訓(xùn)講師，對(duì)工作人員進(jìn)行集中培訓(xùn)。2.外部培訓(xùn)：根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容的需要，選派工作人員參加上級(jí)教育部門或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)組織的培訓(xùn)。3.在線學(xué)習(xí)：鼓勵(lì)工作人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)自主學(xué)習(xí)學(xué)籍管理相關(guān)知識(shí)和技能?？己酥贫?.建立學(xué)籍室工作人員考核制度，對(duì)工作人員的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、服務(wù)態(tài)度等進(jìn)行全面考核。2.考核方式包括平時(shí)考核和年度考核