胸卡管理制度

胸卡管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司規(guī)范化管理，維護(hù)公司正常秩序，提高員工歸屬感和責(zé)任感，特制定本胸卡管理制度。本制度旨在規(guī)范公司胸卡的制作、發(fā)放、使用、保管及回收等相關(guān)事宜，確保胸卡能準(zhǔn)確反映員工身份信息，便于公司內(nèi)部管理及安全防范。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工、實(shí)習(xí)生、外包服務(wù)人員以及因工作需要臨時(shí)進(jìn)入公司的各類人員（以下統(tǒng)稱"人員"）。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：胸卡所登記的信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映持卡人的身份及工作相關(guān)信息。2.唯一性原則：每位人員對應(yīng)唯一的胸卡編號，不得私自轉(zhuǎn)借、冒用他人胸卡。3.規(guī)范性原則：胸卡的樣式、標(biāo)識、信息填寫等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定，保持規(guī)范、統(tǒng)一。4.嚴(yán)肅性原則：全體人員應(yīng)嚴(yán)格遵守胸卡管理制度，對違反規(guī)定的行為將予以嚴(yán)肅處理。二、胸卡制作（一）設(shè)計(jì)與樣式1.公司胸卡由人力資源部門會(huì)同行政部門統(tǒng)一設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)樣式應(yīng)簡潔大方、易于識別，包含公司標(biāo)志、員工姓名、部門、職位、照片、胸卡編號、有效期等必要信息。2.胸卡分為正式員工胸卡、實(shí)習(xí)生胸卡、臨時(shí)人員胸卡等不同類型，以顏色或標(biāo)識加以區(qū)分，便于快速識別人員身份類別。（二）信息采集1.員工信息：新員工入職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工的個(gè)人資料，包括但不限于姓名、性別、身份證號碼、照片、所在部門、職位等信息，并錄入公司人力資源管理系統(tǒng)。2.實(shí)習(xí)生信息：對于實(shí)習(xí)人員，由接收實(shí)習(xí)的部門提供實(shí)習(xí)生基本信息，包括姓名、學(xué)校、專業(yè)、實(shí)習(xí)崗位、實(shí)習(xí)期限等，經(jīng)人力資源部門審核后錄入胸卡制作系統(tǒng)。3.臨時(shí)人員信息：因工作需要臨時(shí)進(jìn)入公司的人員，由邀請部門填寫臨時(shí)人員信息登記表，注明姓名、單位（如有）、工作內(nèi)容、進(jìn)入公司時(shí)間、預(yù)計(jì)停留期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，交至行政部門辦理胸卡。（三）制作流程1.人力資源部門將審核通過的人員信息提交至行政部門，行政部門根據(jù)胸卡設(shè)計(jì)樣式及信息內(nèi)容進(jìn)行排版制作。2.胸卡制作完成后，行政部門進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保胸卡信息清晰、照片與本人相符、卡片無損壞等問題。3.檢查合格的胸卡由行政部門統(tǒng)一保管，按照人員類別及發(fā)放計(jì)劃準(zhǔn)備發(fā)放。三、胸卡發(fā)放（一）發(fā)放對象胸卡發(fā)放對象為已辦理入職手續(xù)的正式員工、簽訂實(shí)習(xí)協(xié)議的實(shí)習(xí)生以及經(jīng)公司批準(zhǔn)臨時(shí)進(jìn)入公司工作的人員。（二）發(fā)放時(shí)間1.正式員工：新員工入職培訓(xùn)結(jié)束后，由人力資源部門統(tǒng)一發(fā)放胸卡。2.實(shí)習(xí)生：在實(shí)習(xí)人員到崗并完成信息采集后的[X]個(gè)工作日內(nèi)發(fā)放胸卡。3.臨時(shí)人員：臨時(shí)人員信息審核通過后的[X]個(gè)工作日內(nèi)發(fā)放胸卡。（三）發(fā)放方式1.集中發(fā)放：對于新入職員工、實(shí)習(xí)生人數(shù)較多的情況，采取集中發(fā)放的方式。由人力資源部門組織，行政部門協(xié)助，在指定地點(diǎn)集中發(fā)放胸卡，并現(xiàn)場指導(dǎo)員工正確佩戴。2.個(gè)別發(fā)放：對于人數(shù)較少或因特殊情況未能參加集中發(fā)放的人員，由人力資源部門或行政部門工作人員將胸卡送至員工所在部門，由部門負(fù)責(zé)人轉(zhuǎn)交給員工，并告知相關(guān)使用規(guī)定。（四）領(lǐng)取確認(rèn)員工領(lǐng)取胸卡時(shí)，需在胸卡發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)。如因特殊原因委托他人代領(lǐng)胸卡，代領(lǐng)人需出示有效身份證件，并在登記表上注明代領(lǐng)原因及代領(lǐng)人與被代領(lǐng)人的關(guān)系。四、胸卡使用（一）佩戴要求1.全體人員在公司辦公區(qū)域內(nèi)必須佩戴胸卡，胸卡應(yīng)佩戴在胸前明顯位置，不得遮擋或故意損壞胸卡上的任何信息。2.胸卡正面朝外，保持平整、清潔，不得隨意涂改、粘貼其他物品。3.如胸卡損壞或遺失，應(yīng)及時(shí)向行政部門申請補(bǔ)辦，在補(bǔ)辦期間需佩戴臨時(shí)胸卡或按照行政部門指定的方式證明身份。（二）用途說明1.身份識別：胸卡是公司人員身份的重要標(biāo)識，用于公司門禁管理、考勤記錄、內(nèi)部活動(dòng)出入等場合，以便公司準(zhǔn)確識別人員身份，維護(hù)公司正常秩序和安全。2.權(quán)限證明：不同職位和部門的員工胸卡具有不同的權(quán)限設(shè)置，例如某些區(qū)域的門禁權(quán)限、文件查閱權(quán)限、系統(tǒng)操作權(quán)限等。員工應(yīng)憑借胸卡使用相應(yīng)權(quán)限，不得私自轉(zhuǎn)借或冒用他人胸卡獲取權(quán)限。3.工作交流：胸卡上的信息有助于公司內(nèi)部員工之間的溝通與交流，方便同事之間快速了解對方的部門、職位等信息，提高工作效率。（三）特殊情況處理1.訪客胸卡：因工作需要來訪公司的外部人員，由接待部門填寫訪客登記表，并引導(dǎo)訪客到行政部門辦理訪客胸卡。訪客胸卡應(yīng)注明訪客姓名、單位、來訪部門、來訪時(shí)間、有效期等信息，訪客需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)佩戴訪客胸卡進(jìn)出公司指定區(qū)域，并在離開公司時(shí)交回訪客胸卡。2.臨時(shí)借用胸卡：因工作需要臨時(shí)借用他人胸卡的，需經(jīng)胸卡所有者及所在部門負(fù)責(zé)人同意，并報(bào)行政部門備案。借用期限不得超過[X]個(gè)工作日，借用期間借用人員應(yīng)妥善保管胸卡，如因借用胸卡產(chǎn)生的任何問題，由借用人和胸卡所有者共同承擔(dān)責(zé)任。五、胸卡保管（一）個(gè)人保管責(zé)任1.每位人員應(yīng)對自己的胸卡妥善保管，不得隨意丟棄、轉(zhuǎn)讓或故意損壞胸卡。如因個(gè)人原因?qū)е滦乜ㄟz失、損壞，應(yīng)承擔(dān)補(bǔ)辦胸卡的相關(guān)費(fèi)用。2.員工離職或?qū)嵙?xí)結(jié)束、臨時(shí)人員工作結(jié)束離開公司時(shí)，應(yīng)將胸卡交回行政部門。如未交回胸卡，公司將按照規(guī)定從工資中扣除相應(yīng)的胸卡成本費(fèi)用。（二）公司保管措施1.行政部門負(fù)責(zé)胸卡的日常保管工作，設(shè)立專門的胸卡保管區(qū)域，確保胸卡存放安全、有序。2.定期對胸卡進(jìn)行盤點(diǎn)和檢查，核對胸卡數(shù)量與人員信息是否一致，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理胸卡保管過程中出現(xiàn)的問題。（三）遺失補(bǔ)辦1.如員工胸卡遺失，應(yīng)立即向行政部門掛失，并填寫胸卡補(bǔ)辦申請表。行政部門核實(shí)人員身份信息后，為員工補(bǔ)辦胸卡，并收取一定的補(bǔ)辦費(fèi)用（費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)為[X]元/張）。2.補(bǔ)辦胸卡的信息應(yīng)與原胸卡一致，如有變更，需提供相關(guān)證明材料，經(jīng)人力資源部門審核通過后進(jìn)行補(bǔ)辦。3.胸卡補(bǔ)辦完成后，行政部門通知員工領(lǐng)取新胸卡，并收回掛失聲明。（四）損壞更換1.胸卡如有損壞，員工應(yīng)及時(shí)向行政部門提出更換申請。行政部門檢查胸卡損壞情況，如確認(rèn)屬于正常使用導(dǎo)致的損壞，為員工免費(fèi)更換胸卡。2.如因員工故意損壞胸卡而申請更換的，行政部門除收取胸卡成本費(fèi)用外，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。六、胸卡回收（一）回收情形1.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)在員工辦理離職手續(xù)的同時(shí)，督促員工將胸卡交回行政部門。2.實(shí)習(xí)生實(shí)習(xí)期滿、臨時(shí)人員工作結(jié)束離開公司時(shí)，由所在部門負(fù)責(zé)收回胸卡，并交至行政部門。3.員工因崗位調(diào)動(dòng)、部門變動(dòng)等原因需要更換胸卡時(shí)，原胸卡由行政部門收回。（二）回收流程1.部門負(fù)責(zé)人在員工離職或結(jié)束相關(guān)工作前，告知員工胸卡回收要求，并提醒員工清理胸卡上的個(gè)人信息。2.員工將胸卡交至所在部門，部門負(fù)責(zé)人核對胸卡信息及完整性后，在胸卡回收登記表上簽字確認(rèn)，并將胸卡統(tǒng)一交至行政部門。3.行政部門收到胸卡后，再次核對胸卡信息，確認(rèn)無誤后進(jìn)行銷毀或存檔處理。對于不再使用的胸卡，定期進(jìn)行集中銷毀，銷毀過程需進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、胸卡數(shù)量、銷毀方式等信息。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對胸卡管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，人力資源部門及各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)積極配合行政部門的工作，確保胸卡管理制度的有效實(shí)施。（二）檢查內(nèi)容1.人員是否按規(guī)定佩戴胸卡，胸卡佩戴位置是否正確、信息是否完整清晰。2.胸卡的使用是否符合權(quán)限規(guī)定，有無轉(zhuǎn)借、冒用他人胸卡獲取權(quán)限的情況。3.胸卡的保管是否妥善，有無遺失、損壞未及時(shí)補(bǔ)辦的情況。4.訪客胸卡的辦理、使用及回收是否符合規(guī)定。（三）違規(guī)處理1.對于首次發(fā)現(xiàn)未按規(guī)定佩戴胸卡的人員，行政部門將給予口頭警告，并提醒其正確佩戴胸卡。2.對于多次違反胸卡管理制度或情節(jié)嚴(yán)重的行為，公司將視情況給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括但不限于書面警告、罰款、降職降薪、解除勞動(dòng)合同等。3.因轉(zhuǎn)借、冒用胸卡給公司造成損失的，公司將追究當(dāng)事人的責(zé)任，并要求其賠償相應(yīng)損失。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司人力資源部門負(fù)