局會(huì)務(wù)管理制度

局會(huì)務(wù)管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范局內(nèi)各類會(huì)議的組織與管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策和工作部署得到有效落實(shí)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于局機(jī)關(guān)及下屬各單位組織召開的各類會(huì)議，包括但不限于全局大會(huì)、專題會(huì)議、工作協(xié)調(diào)會(huì)、業(yè)務(wù)研討會(huì)等。（三）會(huì)議原則1.精簡高效原則嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)間，提高會(huì)議質(zhì)量，避免形式主義，確保會(huì)議能夠解決實(shí)際問題，推動(dòng)工作開展。2.務(wù)實(shí)管用原則會(huì)議內(nèi)容應(yīng)緊密圍繞工作實(shí)際，注重針對性和可操作性，提出切實(shí)可行的措施和辦法，力戒空話、套話。3.分級負(fù)責(zé)原則根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)模和參會(huì)范圍，實(shí)行分級負(fù)責(zé)組織和管理，明確各級職責(zé)，確保會(huì)議順利進(jìn)行。二、會(huì)議分類及組織（一）全局大會(huì)1.定義全局大會(huì)是對局內(nèi)全體人員召開的綜合性會(huì)議，傳達(dá)重要政策、部署全局工作、通報(bào)重大事項(xiàng)等。2.組織部門由局辦公室負(fù)責(zé)牽頭組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門配合。3.會(huì)議內(nèi)容傳達(dá)上級重要會(huì)議精神、政策法規(guī)等。總結(jié)回顧上一階段工作，部署下一階段重點(diǎn)任務(wù)。表彰獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)集體和個(gè)人。通報(bào)局內(nèi)重大事項(xiàng)、重要工作進(jìn)展等。4.參會(huì)人員局機(jī)關(guān)全體工作人員，下屬各單位領(lǐng)導(dǎo)班子成員及相關(guān)人員。5.會(huì)議頻率根據(jù)工作需要適時(shí)召開，原則上每年不少于[X]次。（二）專題會(huì)議1.定義專題會(huì)議是針對某項(xiàng)特定工作或問題召開的專門會(huì)議，深入研究討論相關(guān)事宜，提出解決方案。2.組織部門由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織，涉及多個(gè)部門的由牽頭部門負(fù)責(zé)召集。3.會(huì)議內(nèi)容對特定業(yè)務(wù)工作進(jìn)行詳細(xì)分析、研究和討論。制定專項(xiàng)工作計(jì)劃、方案或措施。協(xié)調(diào)解決工作中存在的突出問題。4.參會(huì)人員與專題工作相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人及工作人員，必要時(shí)可邀請相關(guān)專家或外部人員參加。5.會(huì)議頻率根據(jù)工作推進(jìn)情況適時(shí)召開。（三）工作協(xié)調(diào)會(huì)1.定義工作協(xié)調(diào)會(huì)是為協(xié)調(diào)解決工作中涉及多個(gè)部門的交叉問題、矛盾糾紛等而召開的會(huì)議。2.組織部門由局辦公室根據(jù)協(xié)調(diào)事項(xiàng)確定牽頭部門，牽頭部門負(fù)責(zé)組織召開。3.會(huì)議內(nèi)容通報(bào)工作中存在的涉及多個(gè)部門的問題。各部門匯報(bào)相關(guān)工作進(jìn)展及存在的困難。共同商討解決方案，明確責(zé)任分工和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。4.參會(huì)人員涉及工作協(xié)調(diào)的相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及具體工作人員。5.會(huì)議頻率根據(jù)工作需要及時(shí)召開。（四）業(yè)務(wù)研討會(huì)1.定義業(yè)務(wù)研討會(huì)是為交流業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)、探討業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢、研究解決業(yè)務(wù)難題而召開的會(huì)議。2.組織部門由相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出申請，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織召開。3.會(huì)議內(nèi)容分享業(yè)務(wù)工作中的好經(jīng)驗(yàn)、好做法。分析當(dāng)前業(yè)務(wù)面臨的形勢和問題。研討業(yè)務(wù)發(fā)展方向和創(chuàng)新舉措。4.參會(huì)人員局內(nèi)相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的工作人員，可邀請系統(tǒng)內(nèi)其他單位或行業(yè)專家參加。5.會(huì)議頻率根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求不定期召開。三、會(huì)議籌備（一）會(huì)議計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，提前制定本部門年度會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、組織部門等，并于每年[具體時(shí)間]前報(bào)局辦公室匯總。2.局辦公室結(jié)合全局工作安排，對各部門會(huì)議計(jì)劃進(jìn)行審核和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，編制全局年度會(huì)議計(jì)劃，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。3.因工作臨時(shí)需要召開的會(huì)議，由相關(guān)部門填寫《臨時(shí)會(huì)議申請表》，說明會(huì)議原因、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，報(bào)局辦公室備案并安排會(huì)議籌備工作。（二）會(huì)議通知1.根據(jù)會(huì)議計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)批示，會(huì)議組織部門應(yīng)提前[X]個(gè)工作日發(fā)出會(huì)議通知。通知應(yīng)明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、相關(guān)要求等內(nèi)容。2.會(huì)議通知可采用書面、郵件、電話等多種方式發(fā)送。對于重要會(huì)議，應(yīng)采用書面通知，并要求參會(huì)人員簽字確認(rèn)是否收到。3.如因特殊情況需要變更會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)或議程等，應(yīng)提前[X]個(gè)小時(shí)通知參會(huì)人員，并說明變更原因。（三）會(huì)議材料準(zhǔn)備1.會(huì)議組織部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和議程，提前準(zhǔn)備好會(huì)議材料，包括會(huì)議報(bào)告、文件、資料、發(fā)言稿等。2.會(huì)議材料應(yīng)主題明確、內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范。對于重要會(huì)議材料，應(yīng)提前送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門審核把關(guān)。3.會(huì)議材料應(yīng)在會(huì)議召開前[X]分鐘發(fā)放到參會(huì)人員手中，確保參會(huì)人員有足夠時(shí)間閱讀和準(zhǔn)備。（四）會(huì)議場地布置1.根據(jù)會(huì)議規(guī)模和性質(zhì)，選擇合適的會(huì)議場地。會(huì)議場地應(yīng)整潔、安靜、光線充足，具備良好的音響、投影等設(shè)備設(shè)施。2.會(huì)議組織部門應(yīng)提前對會(huì)議場地進(jìn)行布置，擺放好桌椅、話筒、投影儀、資料架等物品，設(shè)置好會(huì)標(biāo)、座次牌等。3.對于重要會(huì)議，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議場地的服務(wù)工作，如茶水供應(yīng)、會(huì)議記錄等。四、會(huì)議組織與管理（一）會(huì)議簽到1.參會(huì)人員應(yīng)提前[X]分鐘到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)，在會(huì)議簽到處簽到。會(huì)議組織部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)簽到工作，對參會(huì)人員的簽到情況進(jìn)行記錄。2.對于未按時(shí)簽到的參會(huì)人員，會(huì)議組織部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行聯(lián)系，了解原因，并做好記錄。（二）會(huì)議主持1.會(huì)議應(yīng)指定專人擔(dān)任主持人。主持人應(yīng)熟悉會(huì)議議程和內(nèi)容，具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和語言表達(dá)能力。2.主持人應(yīng)按照會(huì)議議程有序組織會(huì)議，引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞主題進(jìn)行發(fā)言和討論，控制會(huì)議節(jié)奏和時(shí)間，確保會(huì)議順利進(jìn)行。（三）會(huì)議發(fā)言1.參會(huì)人員應(yīng)圍繞會(huì)議主題積極發(fā)言，提出建設(shè)性意見和建議。發(fā)言應(yīng)簡潔明了、重點(diǎn)突出，避免冗長和無關(guān)內(nèi)容。2.如需進(jìn)行書面發(fā)言，應(yīng)提前將發(fā)言稿提交會(huì)議組織部門。在會(huì)議上發(fā)言時(shí)，應(yīng)脫稿或簡要照稿宣讀。3.對于重要會(huì)議，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議發(fā)言內(nèi)容、討論情況、決策結(jié)果等。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，會(huì)后及時(shí)整理形成會(huì)議紀(jì)要。（四）會(huì)議紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況需要請假，應(yīng)提前向會(huì)議組織部門請假，并說明原因。2.參會(huì)人員在會(huì)議期間應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意走動(dòng)、交頭接耳、接打電話，不得從事與會(huì)議無關(guān)的事情。3.會(huì)議組織部門應(yīng)加強(qiáng)對會(huì)議紀(jì)律的監(jiān)督檢查，對違反會(huì)議紀(jì)律的參會(huì)人員進(jìn)行批評教育，并視情節(jié)輕重進(jìn)行通報(bào)。（五）會(huì)議決策與落實(shí)1.會(huì)議應(yīng)明確決策事項(xiàng)，對決策事項(xiàng)進(jìn)行充分討論和研究，形成共識(shí)。決策事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。2.會(huì)議組織部門應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后，印發(fā)給參會(huì)人員和相關(guān)部門。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確會(huì)議決策事項(xiàng)、工作要求和下一步工作安排等。3.相關(guān)部門和責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議決策和會(huì)議紀(jì)要要求，認(rèn)真抓好工作落實(shí)，及時(shí)反饋工作進(jìn)展情況。局辦公室應(yīng)加強(qiáng)對會(huì)議決策事項(xiàng)落實(shí)情況的跟蹤檢查，確保會(huì)議決策得到有效執(zhí)行。五、會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理（一）經(jīng)費(fèi)預(yù)算1.會(huì)議組織部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)等因素，提前編制會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算，明確會(huì)議所需的各項(xiàng)費(fèi)用，如場地租賃、設(shè)備租賃、資料印刷、餐飲住宿、交通等費(fèi)用。2.會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)報(bào)局財(cái)務(wù)部門審核，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）經(jīng)費(fèi)使用1.會(huì)議經(jīng)費(fèi)應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算使用，不得超預(yù)算支出。各項(xiàng)費(fèi)用支出應(yīng)符合國家法律法規(guī)和局內(nèi)財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定。2.會(huì)議組織部門應(yīng)按照財(cái)務(wù)報(bào)銷程序，及時(shí)辦理會(huì)議經(jīng)費(fèi)報(bào)銷手續(xù)。報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，并有相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.局財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用情況的監(jiān)督檢查，定期對會(huì)議經(jīng)費(fèi)進(jìn)行審計(jì)，確保經(jīng)費(fèi)使用合理、合規(guī)、透明。六、會(huì)議檔案管理（一）檔案收集1.會(huì)議組織部門應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)收集會(huì)議相關(guān)資料，包括會(huì)議通知、會(huì)議材料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、參會(huì)人員簽到表、會(huì)議照片、視頻等。2.會(huì)議資料應(yīng)分類整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.會(huì)議組織部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集到的會(huì)議資料進(jìn)行整理、編目、裝訂等工作，建立會(huì)議檔案卷宗。2.會(huì)議檔案卷宗應(yīng)包括卷宗封面、目錄、正文等部分，正文部分應(yīng)按照資料的類別和時(shí)間順序進(jìn)行排列。（三）檔案保管1.會(huì)議檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，存放于專門的檔案柜或檔案室，確保檔案的安全和完整。2.檔案管理人員應(yīng)定期對會(huì)議檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱會(huì)議檔案的，應(yīng)填寫《會(huì)議檔案查閱申請表》，經(jīng)部門