某合同管理制度

某合同管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，維護(hù)公司的合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門(mén)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類(lèi)合同，包括但不限于買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、勞動(dòng)合同等。（三）基本原則1.依法簽訂原則。合同的簽訂必須遵守國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，不得簽訂違法違規(guī)的合同。2.平等自愿原則。合同雙方當(dāng)事人在簽訂合同時(shí)應(yīng)遵循平等、自愿、公平、誠(chéng)實(shí)信用的原則，不得強(qiáng)迫或欺詐對(duì)方。3.協(xié)商一致原則。合同條款應(yīng)經(jīng)雙方充分協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)，確保合同內(nèi)容明確、具體、可行。4.防范風(fēng)險(xiǎn)原則。在簽訂合同前，應(yīng)充分評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)，采取有效措施防范風(fēng)險(xiǎn)，保障公司利益。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理委員會(huì)1.組成合同管理委員會(huì)由公司總經(jīng)理?yè)?dān)任主任，副總經(jīng)理?yè)?dān)任副主任，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。2.職責(zé)（1）審議公司合同管理制度、流程及重大合同事項(xiàng)。（2）對(duì)重大合同的簽訂、變更、解除等進(jìn)行決策。（3）協(xié)調(diào)解決合同管理過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題。（二）合同管理部門(mén)1.公司設(shè)立合同管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司合同的統(tǒng)一管理工作。2.職責(zé)（1）制定和完善公司合同管理制度、流程，并組織實(shí)施。（2）參與合同的談判、起草、審核、簽訂等工作。（3）負(fù)責(zé)合同的登記、歸檔、保管等工作。（4）監(jiān)督合同的履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（5）對(duì)合同糾紛進(jìn)行處理，提出法律意見(jiàn)和建議。（三）合同承辦部門(mén)1.公司各部門(mén)為合同承辦部門(mén)，負(fù)責(zé)本部門(mén)合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作。2.職責(zé)（1）根據(jù)業(yè)務(wù)需要，及時(shí)起草合同文本，并提交合同管理部門(mén)審核。（2）負(fù)責(zé)與合同對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行談判，達(dá)成一致意見(jiàn)后簽訂合同。（3）按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)處理合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（4）定期向合同管理部門(mén)匯報(bào)合同履行情況。三、合同的簽訂（一）合同簽訂流程1.合同承辦部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出簽訂合同的申請(qǐng)，并填寫(xiě)《合同審批表》，詳細(xì)說(shuō)明合同的名稱(chēng)、對(duì)方當(dāng)事人、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款。2.合同承辦部門(mén)將《合同審批表》及合同文本初稿提交給合同管理部門(mén)進(jìn)行審核。合同管理部門(mén)重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性、嚴(yán)密性等，提出修改意見(jiàn)。3.合同承辦部門(mén)根據(jù)合同管理部門(mén)的審核意見(jiàn)，對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善后，提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，合同承辦部門(mén)與合同對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。合同簽訂后，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給合同管理部門(mén)進(jìn)行登記、歸檔。（二）合同文本要求1.合同文本應(yīng)使用國(guó)家統(tǒng)一的合同示范文本或公司制定的標(biāo)準(zhǔn)合同文本。如無(wú)標(biāo)準(zhǔn)文本，合同承辦部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況起草合同文本，但必須符合法律法規(guī)的規(guī)定和公司的利益。2.合同文本應(yīng)內(nèi)容完整、條款清晰、權(quán)利義務(wù)明確，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或漏洞。3.合同文本中的違約責(zé)任條款應(yīng)具體明確，具有可操作性，能夠有效約束合同雙方當(dāng)事人的行為。（三）授權(quán)委托1.簽訂合同前，合同承辦部門(mén)應(yīng)審查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、資信狀況等，確保對(duì)方當(dāng)事人具有簽訂合同的合法資格和履行合同的能力。2.如對(duì)方當(dāng)事人為自然人，應(yīng)要求其提供身份證復(fù)印件；如對(duì)方當(dāng)事人為法人或其他組織，應(yīng)要求其提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人身份證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)等相關(guān)資料。3.授權(quán)委托書(shū)應(yīng)明確委托事項(xiàng)、權(quán)限范圍、委托期限等內(nèi)容，并由委托單位加蓋公章和法定代表人簽字。（四）合同專(zhuān)用章管理1.公司設(shè)立合同專(zhuān)用章，由合同管理部門(mén)專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。2.合同專(zhuān)用章的使用必須嚴(yán)格按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行審批。合同承辦部門(mén)填寫(xiě)《合同專(zhuān)用章使用申請(qǐng)表》，經(jīng)合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可使用合同專(zhuān)用章。3.合同專(zhuān)用章使用時(shí)，應(yīng)在合同文本上加蓋清晰、完整的印章，并留存蓋章記錄。四、合同的履行（一）履行原則1.全面履行原則。合同雙方當(dāng)事人應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，包括履行的主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)和方式等。2.協(xié)作履行原則。合同雙方當(dāng)事人在履行合同過(guò)程中應(yīng)相互協(xié)作，共同完成合同約定的義務(wù)。一方當(dāng)事人履行合同義務(wù)時(shí)，對(duì)方當(dāng)事人應(yīng)給予必要的協(xié)助和配合。（二）履行跟蹤與監(jiān)督1.合同承辦部門(mén)負(fù)責(zé)合同的具體履行工作，并應(yīng)定期向合同管理部門(mén)匯報(bào)合同履行情況。2.合同管理部門(mén)應(yīng)建立合同履行跟蹤臺(tái)賬，對(duì)合同履行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施解決。3.如發(fā)現(xiàn)合同對(duì)方當(dāng)事人有違約行為或可能影響合同履行的情況，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知合同管理部門(mén)，并共同研究應(yīng)對(duì)措施。（三）變更與解除1.合同履行過(guò)程中，如需變更合同內(nèi)容，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審批。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知合同對(duì)方當(dāng)事人，并協(xié)商簽訂書(shū)面的合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審批。3.合同變更或解除后，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將相關(guān)情況通知合同管理部門(mén)，并辦理合同變更或解除的登記、歸檔手續(xù)。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.合同承辦部門(mén)在簽訂合同前，應(yīng)充分了解合同對(duì)方當(dāng)事人的情況，評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)，并采取有效措施防范風(fēng)險(xiǎn)。2.在合同履行過(guò)程中，合同承辦部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)處理合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，避免糾紛的發(fā)生。（二）糾紛處理流程1.如發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，并向合同管理部門(mén)報(bào)告。2.合同管理部門(mén)會(huì)同法務(wù)部門(mén)對(duì)合同糾紛進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.根據(jù)糾紛處理方案，合同承辦部門(mén)與合同對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可通過(guò)仲裁或訴訟等方式解決。4.在合同糾紛處理過(guò)程中，合同承辦部門(mén)應(yīng)積極配合，提供相關(guān)證據(jù)和資料，協(xié)助法務(wù)部門(mén)做好訴訟或仲裁工作。六、合同的登記與歸檔（一）登記1.合同簽訂后，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給合同管理部門(mén)進(jìn)行登記。合同管理部門(mén)應(yīng)建立合同登記臺(tái)賬，對(duì)合同的基本信息、簽訂時(shí)間、履行情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.合同登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和更新，確保合同信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）歸檔1.合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)合同的歸檔工作。合同歸檔應(yīng)按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)整理，建立合同檔案。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同審批表、授權(quán)委托書(shū)、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來(lái)信函、糾紛處理文件等相關(guān)資料。3.合同檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或泄露。合同檔案的保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。七、合同管理的信息化建設(shè)（一）建立合同管理信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。合同管理信息系統(tǒng)應(yīng)涵蓋合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理、登記、歸檔等全過(guò)程管理。（二）系統(tǒng)功能要求1.合同模板管理功能。能夠存儲(chǔ)和管理公司各類(lèi)合同的標(biāo)準(zhǔn)模板，方便合同承辦部門(mén)調(diào)用。2.合同審批流程管理功能。能夠根據(jù)公司規(guī)定的合同審批流程，實(shí)現(xiàn)合同審批的在線(xiàn)流轉(zhuǎn)和跟蹤。3.合同文本比對(duì)功能。能夠?qū)贤谋具M(jìn)行比對(duì)，自動(dòng)識(shí)別合同條款的變化和差異。4.合同履行跟蹤功能。能夠?qū)崟r(shí)跟蹤合同的履行情況，提醒合同承辦部門(mén)及時(shí)處理合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。5.合同檔案管理功能。能夠?qū)贤瑱n案進(jìn)行電子化管理，實(shí)現(xiàn)合同檔案的快速查詢(xún)和檢索。（三）系統(tǒng)使用與維護(hù)1.公司各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)合同管理信息系統(tǒng)的使用，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時(shí)、準(zhǔn)確錄入。2.合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和功能的不斷完善。八、合同管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)公司合同管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同檔案管理情況等。2.合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同承辦部門(mén)的合同管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)合同承辦部門(mén)和合同管理部門(mén)的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂的合規(guī)性、合同履行的情況、合同糾紛的處理情況、合同檔案的管理情況等