定點住宿管理制度

定點住宿管理制度?一、總則（一）目的為加強公司員工出差、培訓(xùn)、業(yè)務(wù)活動等期間的住宿管理，規(guī)范定點住宿行為，保障員工的住宿需求，同時合理控制費用支出，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務(wù)需要前往有定點住宿安排地區(qū)的住宿管理。（三）基本原則1.定點管理原則：通過與協(xié)議酒店建立合作關(guān)系，實現(xiàn)住宿的集中管理和規(guī)范化操作。2.費用合理原則：在保障住宿質(zhì)量的前提下，嚴格控制住宿費用，確保費用支出的合理性和經(jīng)濟性。3.服務(wù)優(yōu)質(zhì)原則：要求定點酒店提供優(yōu)質(zhì)、安全、便捷的住宿服務(wù)，滿足員工的基本需求。二、定點酒店的選定與管理（一）選定標(biāo)準(zhǔn)1.地理位置：酒店應(yīng)位于公司業(yè)務(wù)活動較為集中的區(qū)域或交通便利的地點，方便員工出行。2.設(shè)施設(shè)備：具備完善的住宿設(shè)施，如房間整潔、床鋪舒適、衛(wèi)生良好，同時應(yīng)配備必要的商務(wù)設(shè)施，如網(wǎng)絡(luò)、傳真等。3.服務(wù)質(zhì)量：酒店服務(wù)人員應(yīng)具備良好的服務(wù)態(tài)度和專業(yè)素養(yǎng)，能夠及時響應(yīng)員工的需求。4.價格合理：在保證服務(wù)質(zhì)量的前提下，酒店價格應(yīng)具有市場競爭力，符合公司的費用標(biāo)準(zhǔn)。5.安全保障：酒店應(yīng)具備完善的安全設(shè)施和管理制度，確保員工的人身和財產(chǎn)安全。（二）選定流程1.市場調(diào)研：由人事部門會同相關(guān)部門對目標(biāo)地區(qū)的酒店進行市場調(diào)研，收集酒店的基本信息、價格、服務(wù)等資料。2.初步篩選：根據(jù)選定標(biāo)準(zhǔn)，對調(diào)研收集的酒店進行初步篩選，確定若干家候選酒店。3.實地考察：組織相關(guān)人員對候選酒店進行實地考察，了解酒店的實際情況，包括設(shè)施設(shè)備、服務(wù)質(zhì)量、安全狀況等。4.談判簽約：與選定的酒店進行談判，就住宿價格、服務(wù)內(nèi)容、結(jié)算方式等達成協(xié)議，并簽訂合作合同。（三）管理與評估1.定期溝通：人事部門應(yīng)與定點酒店保持定期溝通，及時了解酒店的服務(wù)情況和價格變動情況。2.服務(wù)評估：每年對定點酒店的服務(wù)質(zhì)量進行評估，評估內(nèi)容包括設(shè)施設(shè)備、服務(wù)態(tài)度、衛(wèi)生狀況、安全管理等方面。評估結(jié)果作為是否繼續(xù)合作的重要依據(jù)。3.動態(tài)調(diào)整：根據(jù)服務(wù)評估結(jié)果和公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，適時對定點酒店進行動態(tài)調(diào)整，確保定點酒店的服務(wù)質(zhì)量和性價比始終符合公司要求。三、住宿申請與審批（一）申請流程1.員工因公務(wù)需要前往有定點住宿安排地區(qū)，應(yīng)提前填寫《住宿申請表》，注明出差或業(yè)務(wù)活動的地點、時間、人數(shù)等信息。2.將《住宿申請表》提交給所在部門負責(zé)人審批，部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要和實際情況進行審核，并簽署意見。3.經(jīng)部門負責(zé)人審批同意后，員工將《住宿申請表》提交給人事部門備案。（二）審批權(quán)限1.一般員工的住宿申請由部門負責(zé)人審批。2.部門經(jīng)理及以上人員的住宿申請由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）特殊情況處理如因特殊原因無法提前申請住宿，員工應(yīng)在到達目的地后及時向所在部門負責(zé)人報告，并補辦住宿申請手續(xù)。四、住宿安排與入?。ㄒ唬┌才旁瓌t1.根據(jù)員工的申請信息和定點酒店的實際情況，人事部門負責(zé)統(tǒng)一安排員工的住宿。2.優(yōu)先安排在協(xié)議酒店住宿，如協(xié)議酒店已滿房或不具備接待條件，可安排在其他符合要求的酒店。（二）入住手續(xù)1.員工到達定點酒店后，應(yīng)向酒店前臺出示本人有效身份證件，并告知酒店前臺是公司的定點住宿客人。2.酒店前臺根據(jù)人事部門提供的信息，為員工辦理入住手續(xù)，并提供相應(yīng)的房卡和發(fā)票。3.員工應(yīng)仔細核對入住信息，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與酒店前臺溝通解決。五、住宿費用標(biāo)準(zhǔn)與結(jié)算（一）費用標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)不同地區(qū)和酒店檔次，制定相應(yīng)的住宿費用標(biāo)準(zhǔn)。費用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確房間類型、價格上限等內(nèi)容。2.住宿費用標(biāo)準(zhǔn)將根據(jù)市場行情和公司實際情況適時進行調(diào)整。（二）費用結(jié)算1.員工在辦理退房手續(xù)時，應(yīng)按照酒店實際收取的費用支付住宿費，并取得酒店開具的正規(guī)發(fā)票。2.員工將住宿費發(fā)票及相關(guān)報銷憑證提交給所在部門，由部門統(tǒng)一進行報銷。3.人事部門定期與定點酒店進行費用結(jié)算，結(jié)算方式可根據(jù)合作協(xié)議約定采用轉(zhuǎn)賬、支票等方式。六、住宿期間的管理（一）遵守酒店規(guī)定1.員工應(yīng)遵守定點酒店的各項規(guī)章制度，愛護酒店設(shè)施設(shè)備，保持房間整潔衛(wèi)生。2.不得在酒店內(nèi)從事違法違規(guī)活動，如賭博、吸毒等。（二）安全管理1.員工應(yīng)增強安全意識，妥善保管個人財物，注意防火、防盜、防詐騙。2.如遇緊急情況，應(yīng)及時與酒店工作人員聯(lián)系，并向公司報告。（三）變更與取消1.員工如需變更住宿日期、房間類型等信息，應(yīng)提前通知人事部門，由人事部門與定點酒店協(xié)調(diào)辦理變更手續(xù)。2.如因特殊原因需要取消住宿預(yù)訂，員工應(yīng)提前[X]天通知人事部門，否則由此產(chǎn)生的費用由員工自行承擔(dān)。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未按規(guī)定申請住宿或未經(jīng)批準(zhǔn)擅自變更住宿酒店。2.虛報住宿費用或提供虛假報銷憑證。3.違反酒店規(guī)定，給酒店造成損失或不良影響。（二）處理措施1.對于違規(guī)行為較輕的員工，給予警告批評，并責(zé)令其改正。2.對于違規(guī)行為較重的員工，除責(zé)令其退還違規(guī)報銷的費用外，還將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如扣發(fā)績效獎金、降職降薪等。3.對于違規(guī)行為嚴