貨款管理制度

貨款管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司貨款管理，規(guī)范貨款結(jié)算流程，確保公司資金安全與正常周轉(zhuǎn)，提高資金使用效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有涉及貨款收付的業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供等產(chǎn)生的貨款往來?；驹瓌t1.合法性原則：貨款收付活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.準(zhǔn)確性原則：確保貨款金額、收付時(shí)間、客戶信息等準(zhǔn)確無誤，避免因錯(cuò)誤導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失和糾紛。3.及時(shí)性原則：貨款收付應(yīng)按照合同約定或公司規(guī)定的時(shí)間及時(shí)辦理，不得拖延。4.安全性原則：保障公司資金安全，防止貨款被挪用、侵占等情況發(fā)生。貨款結(jié)算流程銷售訂單管理1.訂單簽訂：銷售人員與客戶簽訂銷售合同或訂單，明確產(chǎn)品或服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式等條款。合同或訂單需經(jīng)公司相關(guān)部門審核蓋章后生效。2.訂單錄入：銷售內(nèi)勤將生效的銷售訂單信息及時(shí)錄入公司銷售管理系統(tǒng)，確保訂單信息準(zhǔn)確完整，作為貨款結(jié)算的依據(jù)。發(fā)貨管理1.發(fā)貨通知：倉庫管理人員根據(jù)銷售訂單，在產(chǎn)品生產(chǎn)完成或備貨齊全后，開具發(fā)貨通知單，通知物流部門安排發(fā)貨。2.貨物發(fā)運(yùn)：物流部門按照發(fā)貨通知單要求，及時(shí)組織貨物發(fā)運(yùn)，并將發(fā)貨信息（如運(yùn)單號、發(fā)貨日期等）反饋給銷售內(nèi)勤。3.發(fā)貨確認(rèn)：銷售內(nèi)勤在收到物流部門的發(fā)貨反饋信息后，及時(shí)與客戶溝通確認(rèn)貨物是否已送達(dá)，并將發(fā)貨確認(rèn)情況記錄在銷售管理系統(tǒng)中。發(fā)票開具管理1.開票申請：銷售內(nèi)勤根據(jù)銷售訂單和發(fā)貨確認(rèn)情況，在系統(tǒng)中提交發(fā)票開具申請，注明客戶名稱、納稅人識別號、開票金額、開票內(nèi)容等信息。2.發(fā)票審核：財(cái)務(wù)部門收到發(fā)票開具申請后，對開票信息進(jìn)行審核，確保發(fā)票內(nèi)容與銷售合同或訂單一致，符合稅務(wù)法規(guī)要求。審核無誤后，開具發(fā)票。3.發(fā)票送達(dá)：財(cái)務(wù)部門將開具好的發(fā)票及時(shí)送達(dá)客戶，可采用郵寄、專人送達(dá)等方式，并記錄發(fā)票送達(dá)情況。貨款催收管理1.賬期跟蹤：財(cái)務(wù)部門定期對客戶貨款賬期進(jìn)行跟蹤，統(tǒng)計(jì)逾期未付款客戶名單，并將相關(guān)信息反饋給銷售部門。2.催收通知：銷售部門負(fù)責(zé)對逾期未付款客戶發(fā)送催收通知，明確告知客戶逾期欠款金額、還款期限及逾期后果，督促客戶盡快付款。3.催收跟進(jìn)：銷售部門安排專人對催收情況進(jìn)行跟進(jìn)，及時(shí)與客戶溝通，了解客戶未付款原因，并采取相應(yīng)措施解決問題。對于惡意拖欠貨款的客戶，必要時(shí)采取法律手段追討貨款。貨款結(jié)算管理1.收款核對：財(cái)務(wù)部門在收到客戶貨款后，及時(shí)與銷售管理系統(tǒng)中的訂單信息進(jìn)行核對，確認(rèn)收款金額、客戶名稱等是否一致。2.入賬處理：核對無誤后，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行貨款入賬處理，將收款記錄在相應(yīng)的會計(jì)科目中。3.付款審批：對于需要支付貨款的情況，如采購原材料、支付供應(yīng)商貨款等，相關(guān)部門需填寫付款申請單，注明付款金額、付款對象、付款原因等信息，并按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。4.付款執(zhí)行：財(cái)務(wù)部門在付款申請單審批通過后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)安排付款，并記錄付款情況。客戶信用管理信用評估1.客戶信息收集：銷售部門負(fù)責(zé)收集客戶基本信息、經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、信用記錄等資料，建立客戶信用檔案。2.信用評估指標(biāo)：綜合考慮客戶的注冊資本、經(jīng)營年限、行業(yè)地位、財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行信用評級、過往交易記錄等因素，設(shè)定信用評估指標(biāo)體系。3.信用等級劃分：根據(jù)信用評估結(jié)果，將客戶信用等級劃分為A、B、C、D四級，其中A級為信用良好客戶，B級為信用一般客戶，C級為信用較差客戶，D級為信用惡劣客戶。信用額度設(shè)定1.額度確定原則：根據(jù)客戶信用等級、經(jīng)營規(guī)模、合作歷史等因素，為客戶設(shè)定相應(yīng)的信用額度。信用額度一般不超過客戶上一年度銷售額的一定比例。2.額度調(diào)整：定期對客戶信用額度進(jìn)行評估和調(diào)整，如客戶經(jīng)營狀況發(fā)生重大變化、信用記錄出現(xiàn)問題等，應(yīng)及時(shí)調(diào)整其信用額度。信用風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：財(cái)務(wù)部門和銷售部門應(yīng)密切關(guān)注客戶信用狀況變化，當(dāng)客戶出現(xiàn)逾期付款、經(jīng)營困難、財(cái)務(wù)狀況惡化等情況時(shí)，及時(shí)發(fā)出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：針對不同信用等級的客戶，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。對于A級客戶，可給予一定的信用優(yōu)惠政策；對于B級客戶，加強(qiáng)貨款催收和風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控；對于C級客戶，嚴(yán)格控制發(fā)貨和信用額度，要求客戶提供擔(dān)保或增加付款保證金；對于D級客戶，停止合作或采取法律手段追討欠款。應(yīng)收賬款管理應(yīng)收賬款核算1.核算原則：財(cái)務(wù)部門按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則對應(yīng)收賬款進(jìn)行核算，準(zhǔn)確記錄應(yīng)收賬款的發(fā)生、收回及壞賬情況。2.賬齡分析：定期對應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，編制賬齡分析表，了解應(yīng)收賬款的賬齡結(jié)構(gòu)和逾期情況，為貨款催收提供依據(jù)。應(yīng)收賬款監(jiān)控1.監(jiān)控指標(biāo)設(shè)定：設(shè)定應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率、逾期賬款率、壞賬率等監(jiān)控指標(biāo)，定期對指標(biāo)進(jìn)行分析和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)應(yīng)收賬款管理中存在的問題。2.監(jiān)控頻率：財(cái)務(wù)部門每月對應(yīng)收賬款進(jìn)行一次全面監(jiān)控分析，銷售部門每周對逾期未付款客戶進(jìn)行跟蹤監(jiān)控，并將監(jiān)控情況及時(shí)反饋給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。壞賬管理1.壞賬確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：符合下列條件之一的應(yīng)收賬款，可確認(rèn)為壞賬：債務(wù)人依法宣告破產(chǎn)、關(guān)閉、解散、被撤銷，或者被依法注銷、吊銷營業(yè)執(zhí)照，其清算財(cái)產(chǎn)不足清償?shù)?；債?wù)人死亡，或者依法被宣告失蹤、死亡，其財(cái)產(chǎn)或者遺產(chǎn)不足清償?shù)?；債?wù)人逾期3年以上未清償，且有確鑿證據(jù)證明已無力清償債務(wù)的；與債務(wù)人達(dá)成債務(wù)重組協(xié)議或法院批準(zhǔn)破產(chǎn)重整計(jì)劃后，無法追償?shù)模灰蜃匀粸?zāi)害、戰(zhàn)爭等不可抗力導(dǎo)致無法收回的；國務(wù)院財(cái)政、稅務(wù)主管部門規(guī)定的其他條件。2.壞賬計(jì)提與核銷：財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定的壞賬計(jì)提方法，對應(yīng)收賬款計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。對于確認(rèn)為壞賬的應(yīng)收賬款，經(jīng)公司審批后進(jìn)行核銷處理，并在財(cái)務(wù)報(bào)表中予以披露。應(yīng)付賬款管理應(yīng)付賬款核算1.核算原則：財(cái)務(wù)部門按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則對應(yīng)付賬款進(jìn)行核算，準(zhǔn)確記錄應(yīng)付賬款的發(fā)生、支付及余額情況。2.入賬依據(jù)：應(yīng)付賬款以采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證為入賬依據(jù)，確保入賬金額準(zhǔn)確無誤。應(yīng)付賬款監(jiān)控1.監(jiān)控指標(biāo)設(shè)定：設(shè)定應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)率、逾期賬款率等監(jiān)控指標(biāo)，定期對指標(biāo)進(jìn)行分析和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)應(yīng)付賬款管理中存在的問題。2.監(jiān)控頻率：財(cái)務(wù)部門每月對應(yīng)付賬款進(jìn)行一次全面監(jiān)控分析，采購部門每周對已到期未付款的供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤監(jiān)控，并將監(jiān)控情況及時(shí)反饋給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。付款安排1.付款計(jì)劃制定：采購部門根據(jù)采購合同約定的付款期限和金額，結(jié)合公司資金狀況，制定付款計(jì)劃，并報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。2.付款審批：財(cái)務(wù)部門按照公司規(guī)定的審批流程對付款計(jì)劃進(jìn)行審批，確保付款安排合理合規(guī)。3.付款執(zhí)行：財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過的付款計(jì)劃，按時(shí)足額支付供應(yīng)商貨款，并記錄付款情況。供應(yīng)商溝通與協(xié)調(diào)1.付款溝通：采購部門在付款前及時(shí)與供應(yīng)商溝通，告知付款時(shí)間和金額，確保供應(yīng)商對付款情況了解清楚，避免因溝通不暢導(dǎo)致的糾紛。2.付款差異協(xié)調(diào)：如因質(zhì)量問題、數(shù)量差異等原因?qū)е屡c供應(yīng)商付款金額存在差異，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，確保雙方達(dá)成一致意見后再進(jìn)行付款調(diào)整。票據(jù)管理支票管理1.支票領(lǐng)用：因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用支票時(shí)，申請人需填寫支票領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用日期、用途、金額、收款單位等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到財(cái)務(wù)部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.支票使用：支票領(lǐng)用人應(yīng)按照申請表注明的用途和金額使用支票，不得擅自更改支票用途和金額。支票必須由專人填寫，字跡清晰、內(nèi)容完整，不得涂改。3.支票保管：支票領(lǐng)用人應(yīng)妥善保管支票，不得將支票轉(zhuǎn)借他人或攜帶支票外出辦理與業(yè)務(wù)無關(guān)的事項(xiàng)。如支票遺失或被盜，應(yīng)立即向財(cái)務(wù)部門報(bào)告，并采取掛失等措施。4.支票核銷：支票使用完畢后，領(lǐng)用人應(yīng)及時(shí)將支票存根、發(fā)票等相關(guān)憑證交回財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核銷，并在支票領(lǐng)用申請表上簽字確認(rèn)。匯票管理1.匯票開具：因業(yè)務(wù)需要開具匯票時(shí)，申請人需填寫匯票開具申請表，注明開具日期、金額、收款單位、付款期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到財(cái)務(wù)部門辦理開具手續(xù)。2.匯票背書：如匯票需要背書轉(zhuǎn)讓，背書人應(yīng)在匯票背面背書欄內(nèi)簽章，并注明被背書人名稱、背書日期等信息。背書應(yīng)連續(xù)、清晰，不得附有條件。3.匯票保管：財(cái)務(wù)部門應(yīng)妥善保管開具好的匯票，確保匯票安全。匯票到期前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)辦理托收手續(xù)，確保匯票款項(xiàng)及時(shí)收回。4.匯票核銷：匯票款項(xiàng)收回后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將匯票存根、托收憑證等相關(guān)資料進(jìn)行核銷，并在匯票開具申請表上簽字確認(rèn)。其他票據(jù)管理1.發(fā)票管理：財(cái)務(wù)部門按照國家稅務(wù)法規(guī)要求，負(fù)責(zé)公司發(fā)票的購買、開具、保管、核銷等工作。發(fā)票開具應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行，確保發(fā)票真實(shí)、有效。2.收據(jù)管理：公司使用的收據(jù)應(yīng)統(tǒng)一編號、專人保管。收據(jù)開具應(yīng)注明收款日期、收款金額、收款事由、交款人等信息，并加蓋公司財(cái)務(wù)專用章。收據(jù)使用完畢后，應(yīng)及時(shí)交回財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核銷。財(cái)務(wù)核對與審計(jì)財(cái)務(wù)核對1.賬賬核對：財(cái)務(wù)部門定期進(jìn)行總賬與明細(xì)賬、日記賬之間的核對，確保賬賬相符。2.賬實(shí)核對：定期對庫存現(xiàn)金、銀行存款、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款等進(jìn)行賬實(shí)核對，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.往來賬款核對：定期與客戶、供應(yīng)商進(jìn)行往來賬款核對，發(fā)送對賬函，確認(rèn)雙方賬目余額是否一致。如存在差異，應(yīng)及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，查明原因并進(jìn)行調(diào)整。內(nèi)部審計(jì)1.審計(jì)計(jì)劃制定：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期制定貨款管理審計(jì)計(jì)劃，明確審計(jì)目標(biāo)、范圍、重點(diǎn)和方法。2.審計(jì)實(shí)施：審計(jì)部門按照審計(jì)計(jì)劃對貨款管理流程、內(nèi)部控制制度等進(jìn)行審計(jì)，檢查貨款收付